Afbud: Line Skovgaard Pedersen, Mogens Sørensen mødte ca. kl. 15

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde tirsdag den 11. februar 2014 kl (udsat fra den 28. januar 2014) Mødested: Hjørring Søndre Provsti, Nørregade 18C, Hjørring Version: 1 Afbud: Line Skovgaard Pedersen, Mogens Sørensen mødte ca. kl. 15 Fælles: 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste provstiudvalgsmøde Sager, der er indkommet efter udsendelse af dagsorden: 0A 0B 0C 0D : Ansøgning om 5%-midler fra Hørmested Menighedsråd. Hørmested MR ansøger om kr ,26 af 5%-midlerne til dækning af faktura fra Nordjysk VVS Teknik A/S vedr. udskiftning af oliekedel til gaskedelanlæg : Sag til orientering: Henvendelse vedr. Sørig Kirke og menighedsråd : Sag til orientering: Notat vedr. fejl i lønindberetning for provstisekretærer i Hjørring Nordre Provsti : Sag til behandling: Bjergby-Mygdal MR ansøger om tilskud til dækning af udgifter ifm. ansættelse af ny præst i pastoratet. Der ansøges om kr ,30. Bevilget Sagen blev nøje gennemgået af ODY, som svarer på PU s vegne i uge 8 Udover den regulering, der skete i november vedr. provstisekretærdelen, kommer der nu en regulering vedr. de 2 sekretærers kordegnearbejde, i alt ca. kr ,- Bevilget Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 1 Anbefaling af honorarer til MRmedlemmer 2014 Sag: Anbefaling af honorarer til MRmedlemmer 2014 (927) LES pristalsregulerer satserne Anbefaling af honorarer til MRmedlemmer 2014 Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

2 : Anbefaling af honorarer til MRmedlemmer Der træffes beslutning om vejledende beløb, hvorefter oversigten offentliggøres på hjemmeside... 2 Takstblad 2014 Sag: Takstblad 2014 (928) Takstblad : Takstblad 2014 findes i GIAS - offentliggøres på hjemmeside. 3 Revisionsprotokollater beholdningseftersyn Sag: Revisionsprotokollater beholdningseftersyn 2013 (930) Gert Frederiksen meddeler, at det er sket. MR anmodes om at sikre, at graverne/kirkegårdslederne har opdateret Brandsoft-systemet i henhold til GIAS. Der indsendes senest 28. februar et print af taksterne fra Brandsoft til provstikontoret. og underskrevet Revisionsprotokollater beholdningseftersyn : Modtaget revisionsprotokollater for beholdningseftersyn i Endvidere til behandling og underskrift: Revisionsprotokollat vedr. ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering for PUKkassen i Hjørring Nordre Provsti. 4 Budget 2014 PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti Sag: Budget 2014 (771) Godkendes Budget 2014 PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti : Revideret årsbudget 2014 for PUK-kassen i Hjørring Nordre Provsti til godkendelse og underskrift. Budgettet er genåbnet den hvor ligningen er forhøjet med kr ,00 til indfrielse af midlertidigt likviditetslån til dækning af udgifter ifm. rettelse af fejl i løn til provstisekretærer. 5 Hjælp til mindre sogne... Sag: Provstikontor i Hjørring Nordre Provsti (932) Hjælp til mindre sogne : ODY foreslår efter drøftelse med ny sp. i Bindslev, at provstikontoret skal yde assistance ifm. personregistrering samt hjemmeside. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

3 6 Vedr. midlertidig præstebolig Bjergby- Mygdal pastorat Sag: Bjergby-Mygdal præstebolig (782) - Bjergby Sogn PU besigtiger præstegården på næste møde den 18. marts 2014 kl Huslejen i kontrakten tjekkes s. 3 Udsat fra sidste møde, idet ODY gerne vil undersøge reglerne vedr. så gamle bygninger nærmere. Vedr. midlertidig præstebolig Bjergby- Mygdal pastorat : ODY meddeler Bjergby-Mygdal MR, at der endnu ikke er taget stilling til nuv. tjenesteboligs fremtid - der skal forhandles med MR. MR ønsker nedrivning og nyopførelse af ny tjenestebolig - PU er mest indstillet på renovering. Midlertidig præstebolig Bjergby-Mygdal pastorat : Bjergby-Mygdal MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af den resterende del af huslejen vedr. Munkekæret 15, Bjergby, som er midlertidig præstebolig for sognepræst Lars Brinth. Der ansøges om kr ,00 pr. måned : LES meddeler MR, at beløbet bevilges administrativt. Kopi af lejekontrakt - Bjergby Mygdal : Modtaget kopi af lejekontrakt vedr. midlertidig præstebolig i Bjergby- Mygdal pastorat - beliggende Munkekæret 15, Bjergby, 9800 Hjørring. Udflytningssyn Bjergby præstegård 23.januar : Notat fra udflytningssyn i Bjergby Præstebolig. 7 Lånebeløb sognehus Sag: Om- og tilbygning til Hirtshals Kirkekontor (763) - Hirtshals Sogn Rev. projekt Hirtshals Kirkecenter : Arkitekt Ole Knudsen fremsender til PU rev. projekt vedr. om-/tilbygning til Hirtshals Kirkekontor. PU har forståelse for nødvendigheden af et vindfang, men anmoder om at der sendes et overslag/tilbud på vindfanget forinden godkendelse gives. Lånebeløb sognehus : Hirtshals MR v/leif Axberg Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

4 anmoder om garanti for, at PU vil supplere bevillingen op, såfremt licitationen viser, at udgiften til vindfanget ikke kan finansieres indenfor den givne beløbsramme på ,00. MR mener, at der SKAL bygges vindfang på det nye kirkecenter! VS: Rådgivningsaftale vedr. Hirtshals kirkecenter : STØ anbefaler, at MR underskriver pågældende rådgivningsaftale : Hirtshals Kirkekontor fremsender til STØ til videre foranstaltning rådgivningsaftale vedr. ombygning af Hirtshals Kirkekontor. Evt. tilkøb af jordstykke S for sognehuset : ODY meddeler Hirtshals MR, at det muligvis vil være fornuftigt at erhverve nogle meter af grund S for sognehuset for ikke at løbe ind i problemer ved nærhed til skel. 8 Tornby Sognegård - revideret Sag: Tornby Vidstrup Sognegård (870) - Tornby Sogn Tornby Sognegård - revideret : Rev. tegninger vedr. Tornby Sognegård. PU anbefaler, at man går videre med projekteringen inden for den udstukne ramme på i alt 3 mio kr. inkl. inventar og moms. Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 9 VS: begæring om aktindsigt - HASTER!!! Sag: Sørig Menighedsråd: begæring om aktindsigt (926) - Sørig Sogn Se pkt. 0-B VS: begæring om aktindsigt - HASTER!!! : STØ v/jørgen Lützau Larsen fremsender meddelelse om, at der er aktindsigt i alle 3 dokumenter - blot skal det anføres, at såfremt der måtte være et lukket punkt under det MR-møde, hvor julefrokosten blev besluttet, skal indholdet af et sådant punkt i givet fald fjernes inden resten af referatet udleveres : ODY videresender meddelelse til Sørig MR-formand. Begæring om aktindsigt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

5 : ODY videresender til STØ anmdoning om aktindsigt idet man forespørger, hvilke dokumenter, MR har pligt til at udlevere. 10 Vedr. Tversted Kirke - tag Sag: Tversted Kirke - fugt og råd i tagrum m.v. (862) - Tversted Sogn Vedr. Tversted Kirke - tag : Modtaget kopi af korrespondance med Forsikringsselskabet, skadesanmeldelse samt uddrag af forsikringsbetingelser ifm. svampeangreb på tagkonstruktionen i Tversted Kirke. 11 Ny kirkeklokke i Astrup Sag: Astrup Kirke - ansøgning om ny klokke (823) - Astrup Sogn Ny kirkeklokke i Astrup : Astrup MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler samt midlertidigt likviditetslån, da det lovede beløb fra A.P.Møllers fond kr ,00 først udbetales senere. Derfor har kirkekassen et midlertidigt likviditetsproblem. Der anmodes derfor om et kortvarigt lån på kr ,00. Desuden anmodes om udbetaling af de tidligere bevilgede 5%-midler - kr , : LES anmoder Astrup MR om kopi af de relevante regninger, hvorefter ekstrabevillingen og det supplerende lån vil blive udbetalt. Astrup kirke klokke - midlertidigt likviditetslån : Internt notat vedr. likviditetslån til Astrup Kirke på kr ,00 samt administrativ forhøjelse af ekstrabevilling af på kr Bevillingen er forhøjet til kr , Tversted-Uggerby pastorat - salgssum Sag: Forpagterboligen Tversted (687) - Tversted Sogn. Beløbene skal indbetales til sognenes embedskapitaler i Aalborg Stift Tversted-Uggerby pastorat - salgssum : STØ fremsender til Tversted og Uggerby MR samt PU til orientering meddelelse om, at salgssum stor kr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

6 ,36 skal fordeles således: Tversted: kr ,14 Uggerby: kr ,22 Registreringsmeddelelse U Referencenr : Miljøministeriet fremsender registreringsmeddelelse vedr. matr. 1ci og 1cv Tversted By, Tversted. 13 Kopiaftale ml. HJ Kontorcenter og Hjørring Nordre Provsti Sag: Kopiaftale ml. HJ Kontorcenter og Hjørring Nordre Provsti (925) Kopiaftale ml. HJ Kontorcenter og Hjørring Nordre Provsti : Underskrevet, revideret aftale ml. HJ Kontorcenter og Hjørring Nordre Provsti vedr. kopi-/printløsning. 14 Opgørelse vedr. Sørigs overtagelse af kirkejorden i Sørig sogn (5%-midler) Sag: Vedr. overdragelse af jord - Tversted og Sørig MR (723) - Sørig Sogn Opgørelse vedr. Sørigs overtagelse af kirkejorden i Sørig sogn (5%-midler) : Sørig MR fremsender til PU endelig opgørelse vedr. Sørigs overtagelse af kirkejorden i Sørig sogn : Fremsendt til Søndre provsti mhp. udbetaling fra 5%-midlerne. 15 Til Sindal sogns mr. - frigiv. af kr ,54 Sag: Vedr. nedrivning af avlsbygninger ved Sindal Præstegård (915) - Sindal Sogn Til Sindal sogns mr. - frigiv. af kr , : STØ fremsender til Sindal sogns MR meddelelse om, at der frigives kr ,54 af den af Sindal kirke indbetalte kapital vedr. salg af præsteboligen beliggende Ulstedboparken 48, Sindal. Beløbet anvendes til dækning af udgifter ifm. nedrivning af avlsbygningerne ved Sindal Præstegård. Vedr. nedrivning af avlsbygninger ved Sindal Præstegård : PU videresender til STØ dokumentation for afholdte udgifter ifm. nedrivning af avlsbygningerne ved Sindal Præstegård. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

7 16 Sindal Gl. Kirke - istandsættelse Sag: Sindal Gl. Kirke, renovering, slutfakturering og byggeregnskab (858) - Sindal Sogn Sindal Gl. Kirke - istandsættelse : PU videresender til STØ byggeregnskab bilagt revisors erklæring vedr. istandsættelse af Sindal Gl. Kirke. 17 Sag : Byrum kirke Sag: Byrum Kirke - restaurering (813) - Byrum Sogn PU kan anbefale finansieringsmodel nr. 3 Sag : Byrum kirke : PU videresender til STØ til videre foranstaltning beskrivelse af reduceret projekt vedr. renovering af Byrum kirke. Byrum kirke - indvendig istandsættlese (980/13) : STØ fremsender til Læsø MR principgodkendelse af revideret projekt vedr. indvendig istandsættelse af Byrum Kirke. 18 Østerby Kirke, arkæologisk rapport Sag: Østerby kirke, graverhus (696) - Hals Sogn Østerby Kirke, arkæologisk rapport : STØ videresender til PU arkæologisk rapport ifm. gravearbejde på Østerby Kirkegård den Fra bygningskonsulenten - Honoraropgørelse for vurdering Kirkevej 129 Sag: Tolne præstegård (682) - Tolne Sogn Fra bygningskonsulenten - Honoraropgørelse for vurdering - Kirkevej : STØ fremsender til Tolne MR regning vedr. honorar for afholdt vurdering af tjenestebolig beliggende Kirkevej 129, Tolne. Udgift for bygningskonsulentens deltagelse i vurderingen lyder på kr ,80. Til spr. Lise Munk Petersen - endelig fastsættelse af boligbidrag : STØ fremsender til sp. Lise Munk Petersen, Tolne-Mosbjerg MR og PU fastsættelse af boligbidrag for tjenesteboligen beliggende Kirkevej 129, Tolne, 9870 Sindal. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

8 20 Til spr. Lars Rasmussen Brinth - boligbidrag, varmebidrag m.m. Sag: Sp. Lars Rasmussen Brinth (929) - Bjergby Sogn Til spr. Lars Rasmussen Brinth - boligbidrag, varmebidrag m.m : STØ fremsender til sp. Lars Rasmussen Brinth og PU til orientering meddelelse om boligbidrag, varmebidrag mm. 21 Vedr. nedrivning eller salg af offentligt ejede bygninger Sag: Nedrivning eller salg af offentligt ejede bygninger (938) Vedr. nedrivning eller salg af offentligt ejede bygninger : STØ fremsender orientering vedr. nedrivning eller salg af offentligt ejede bygninger. 22 Vejledning om ændring af aftaler om vedligeholdelse af gravsteder Sag: Vejledning om ændring af aftaler om vedligeholdelse af gravsteder (942) Vejledning om ændring af aftaler om vedligeholdelse af gravsteder : STØ fremsender til PU og MR vejledning om ændring af aftaler om vedligeholdelse af gravsteder. 23 Mere kirke for pengene Sag: Mere kirke for pengene (937) Sendt videre til præsterne Mere kirke for pengene : Landsforeningen af Menighedsråd anmoder PU om hjælp til at samle lokale erfaringer. Projektet går ud på at samle gode eksempler fra MR, der har ændret deres prioriteringer for at skabe mere kirke for pengene. De gode eksempler skal gøres tilgængelige for alle landets sogne. Fristen for indsendelse af gode erfaringer er til [email protected] Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /

9 24 Vejledning om offentliggørelse af Regnskabstal Sag: Regnskab 2012 (695) Det er sket Vejledning om offentliggørelse af regnskabstal : MILIKI fremsender til alle provstier Vejledning om offentliggørelse af regnskabstal for Orientering om Forsikringsenheden Sag: Forsikringsenheden (931) Orientering om Forsikringsenheden : Orientering om Forsikringsenheden, der pr rådgiver omkring anmeldelser af arbejdsskade for folkekirkens ansatte. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den /