Vejledning i at udfylde skemaet: Ansøgning om autorisation til produktion, behandling, opbevaring, import, salg og eksport af økologiske produkter til brug for den økologiske jordbrugsproduktion I skal udfylde dette skema, hvis I på virksomheden ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere andre økologiske produkter end økologiske foderstoffer. Virksomheder, der ønsker at producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere økologiske foderstoffer skal udfylde skemaet Ansøgning om autorisation som økologisk foderstofvirksomhed. Virksomheder, der både ønsker at håndtere og markedsføre økologiske foderstoffer og andre økologiske produkter, skal udfylde begge skemaer. De samme bilag skal kun sendes med én gang. For at blive autoriseret til økologisk produktion skal virksomheden have rådighed over produktionsanlæg og lagerfaciliteter, så vi kan kontrollere, om I kan overholde økologireglerne. 1. Generelle oplysninger om virksomheden I skriver virksomhedens/produktionsenhedens navn under punkt a). Bogholderiadresse og adressen på hovedsædet skriver I også i skemaet. Søger I om autorisation af flere produktionsenheder og/eller lageradresser, skal I skrive samtlige adresser i ansøgningen, eventuelt på et bilag. Det skal fremgå klart, hvilke produkt- og produktionsområder der hører til på de enkelte adresser. Det er vigtigt, at I skriver, hvem der er kontaktperson til NaturErhvervstyrelsen med hensyn til den økologiske drift og indberetning af væsentlige ændringer af virksomhedens juridiske status, produktion, drift, indretning, m.m. I punkt b) skriver I virksomhedens/produktionsenhedens CVR-nummer. I punkt c) skriver I produktionsenhedens P-nummer. 2. Ansøgning Under dette punkt krydser I af, om der er tale om en ny autorisation, eller om I søger om ændring af en autorisation. Handler det om en ændring af en autorisation, skal I skrive autorisationsnummeret ud for Aut.nr.: i det øverste højre felt på forsiden af skemaet. 3. Produktområde I skemaets punkt 3 skal I krydse af, hvilke hovedaktiviteter og produktområder I ønsker, autorisationen skal omfatte. For hvert enkelt produktområde skal I afkrydse, om den driftsmæssige enhed vil producere, behandle, opbevare, importere, sælge og/eller eksportere økologiske produkter. I skal også krydse af, om der samtidig foregår ikkeøkologiske aktiviteter på virksomheden, og om virksomheden/produktionsenheden er registreret i henhold til den øvrige lovgivning i NaturErhvervstyrelsen. Side 1 af 5
4. Aktiviteter og produktionsforhold I skemaet skal I krydse af om virksomheden har aktiviteter inden for de nævnte produkter. I skal desuden krydse af for hvert produktområde, hvis der samtidig foregår ikke-økologiske aktiviteter. Aktiviteter I skal nærmere beskrive aktiviteterne (punkt a) og I skal velægge et flowdiagram for de enkelte økologiske varegrupper. Produktionsforhold I skal beskrive bygninger, anlæg og udstyr (punkt b og c). I skal på en grundplan vise, hvordan lagre og anlæg er placeret, typer, antal og størrelse af lagerplads og anlæg. Det oplyses hvilke bygninger/anlæg, der benyttes til varemodtagelse, produktion og opbevaring af de økologiske produkter. Beskrivelse af tekniske anlæg skal fremgå af punkt c, herunder en beskrivelse af, hvordan I sikrer klar adskillelse mellem produkter med forskellig status. I skal desuden beskrive, hvilke anlæg der både anvendes til økologiske varer, omlægningsvarer og ikke-økologiske varer (punkt d). 5. Virksomhedens procedurer Modtagekontrol Med hensyn til kontrol af partiernes økologiske status skal I udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser for: kontrol af transportreglerne, så I sikrer, at de bliver overholdt (punkt a) kontrol af, at emballagen på økologiske produkter og omlægningsprodukter, som I modtager, er ubrudt (punkt a) kontrol af oprindelse, status, art og mængde for de økologiske produkter og omlægningsprodukter, som I modtager, samt kontrol af at følgesedler og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation (punkt b) kontrol af, om importbestemmelserne overholdes (punkt c) procedurer for egne analyser for GMO, pesticider, medicinrester og lignende, hvis det er relevant (punkt d) kontrol af, om følgepapirer og mærkater stemmer overens med produkternes øvrige økologiske dokumentation, herunder hvordan I sikrer jer, at danske og udenlandske varer er økologiske, inden de indlagres som økologiske (punkt e). Håndtering I skal udarbejdes en teknisk tegning eller et flow-diagram for hver enkelt varegruppe, der viser, hvordan de økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske varer holdes adskilt under produktionen (punkt f). Af flow-diagrammet skal fremgå: tilgang og fraførsel af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter Side 2 af 5
tilgang og fraførsel samt eventuel genanvendelse af råvarer, tilsætningsstoffer, affaldstoffer fra filtre, rest- og returvarer produktionsrækkefølgen mellem økologisk og ikke-økologisk produktion led i produktionsprocessen, hvor der benyttes fælles maskiner og transportveje til den økologiske og ikke-økologiske produktion. Et flow-diagram kan udformes som dette simplificerede eksempel: Eksempel på Flow-diagram Anlæg 7 SILO 3 SILO 1 Transportbånd 2 Transportbånd 1 Ikke-øko Anlæg 4 (Oprensning) Øko Tidsmæssigt adskilt produktion. Økoproduktion ulige uger. SILO 2 A ØKO Transport SILO 2 B ØKO Salgssted Økofærdiglager I skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser: der kan sikre adskillelse i tid eller sted, dvs. hvilke forhåndsregler der tages for, at der ikke sker sammenblanding af økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter under produktion og opbevaring. Det skal fremgå, hvordan anlæg og lagerpladser mærkes, for at sikre adskillelse mellem siloer, rum, partier og lignende med henholdsvis økologiske, omlægnings- og ikke-økologiske produkter (punkt f) der forebygger iblanding med fx GMO, bejdsemidler, medicinrester, vækstfremmere eller pesticider. Der skal foreligge en registreringsmulighed fx i form af en logbog, hvori rengøringens effektivitet noteres (punkt g). Side 3 af 5
Medarbejderinstrukser skal ikke sendes til NaturErhvervstyrelsen. Medarbejderinstrukser skal til gengæld altid være til stede på de steder i virksomheden, der er relevante for operatørerne. Regnskab/bogholderi I skal udarbejde interne procedurer for de medarbejdere, der er beskæftiget med regnskabsføring af de økologiske produkter. Beskrivelserne skal omfatte alle arbejdsgange, der er specielle for virksomheden i forbindelse med den økologiske produktion. Beskrivelserne skal desuden inkludere procedurer til sikring af, at fakturering sker korrekt, og at betegnelser og reklamer på økologiske varer lever op til de faktiske forhold. I skal beskrive, hvordan transportkontrollen og kontrol af oprindelsesdokumenterne ved modtagekontrollen registreres i regnskabet (punkt h). I skal udarbejde en beskrivelse og liste for alle økologiske produkter og omlægningsvarer med deres varenumre, som I planlægger at modtage og producere - recepter og sporbarhed for ingredienser i blandinger skal indgå (punkt i). I skal udarbejde et lagerregnskab, som I skal opbygge, så der føres separat regnskab for hvert enkelt varenummer. I skal vedlægge et eksempel på et lagerregnskab for virksomheden (punkt j). I skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser, der sikrer, at regnskabet altid foreligger ajourført, nemt tilgængeligt og let gennemskueligt (punkt k). Mærkning I skal udarbejde salgsdokumentation, som eksempel faktura, indlægssedler, mærkater mv. med korrekt mærkning (punkt l). I skal give eksempler på påtænkte varebetegnelser (punkt m). Information til NaturErhvervstyrelsen Det er væsentligt for tilrettelæggelsen af økologikontrollen, at NaturErhvervstyrelsens dokumentation over virksomheden bliver løbende opdateret (punkt n). Hvis I ikke udfører de økologiske aktiviteter jævnligt, skal I anmelde dem til NaturErhvervstyrelsens lokalafdeling. Der sættes en frist for anmeldelsen. Ved sæsonproduktion skal I angive de perioder, hvor det er mest sandsynligt, at der foregår økologiske aktiviteter (punkt o). Der skal foreligge en procedure i virksomheden, der sikrer, at kunder eller modtagere af virksomhedens økologiske produkterbliver informeret med det samme, hvis der er sket fejl, og der opstår tvivl om produkternes økologiske status (punkt p). I skal ligeledes have en procedure, der sikrer, at I straks orienterer NaturErhvervstyrelsen, hvis: I ved en fejl har sammenblandet produkter med forskellig status fx økologi og ikkeøkologi eller økologi og omlægning I har mistanke om, at et produkt, som I har produceret, importeret eller modtaget fra en anden virksomhed, ikke opfylder reglerne for økologisk produktion. Side 4 af 5
6. Bilag til ansøgningen I skal vedlægge ansøgningen forskellige bilag alt efter virksomhedens karakter og aktiviteter. 7. Erklæring Med sin underskrift forpligtiger den ansvarlige for virksomheden sig til at følge de nævnte økologiregler og autorisationsvilkår. Side 5 af 5