Dato Journalnr Sagsbehandler e-mail Telefon 24. september 2009 1-1-13-20-09 Jytte Groth jgr@midttrafik.dk 8740 8223 Referat fra Administrationens Lokal-MEDudvalg 23. september 2009, kl. 10.00 12.15 Sted Søren Nymarksvej 3 Mødetidspunkt Mødedeltagere Ledersiden: Jens Erik Sørensen, Mikael Carlsen, John Kristensen, Merete Lundgaard Nielsen og Lise Terkildsen. Medarbejdersiden: Flemming Mogensen, Jette Kousgaard Ulfkjær, Anders Winkler Rasmussen, Thomas Nielsen, Bettina Bonde, Charlotte Dalby Pedersen, Kirsten Schjødt, Adam Søe Hansen Referent: Jytte Groth Adam Søe Hansen deltog i mødet fra kl. 11.00. Anders Winkler Rasmussen forlod mødet kl. 11.00. Afbud Søren Bastholm, Henrik Ekstrøm Jørgensen og Anders Brogaard 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt, dog således at dagsordenens pkt. 6 (rekrutteringsstrategi i Midttrafik) blev behandlet som pkt. 3. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 22. juni 2009. Referatet blev godkendt. 3. Trivselsundersøgelsen indhold i koncept. LMU besluttede i mødet den 22. juni 2009 at anvende det koncept som parterne på det offentlige arbejdsmarked har udviklet i fællesskab. Standardkonceptet er suppleret med spørgsmål som er særlig relevante for Midttrafik. Det blev oplyst, at parterne fortsat har enkelte uafklarede forhold, hvorfor den foreslåede tidsplan er under forbehold af, at standardkonceptet bliver færdigt inden udgangen af september måned 2009. Det blev opfordret til at passe på med at få alt for mange spørgsmål. Hertil blev bemærket, at det er nødvendigt med mange spørgsmål for at få et godt og nuanceret grundlag for den efterfølgende behandling i afdelingerne. Det blev foreslået, at der skal være en kobling fra trivselsundersøgelsen til MUSkonceptet.
Indholdet i spørgeskemaet og tidsplanen blev godkendt. Der var delte meninger om, hvorvidt undersøgelsen skal være anonym eller ej. På den ene side var der bekymring for, om man vil være 100 % ærlig i sin besvarelse, hvis besvarelsen ikke er anonym. Og på den anden side forudsætter god trivsel, at der er en åben og ærlig dialog medarbejder og leder i mellem. Ledelsen har ikke bemærkninger til anonymitet på selve besvarelsen, men det forventes, at man er åben i den efterfølgende dialog i afdelingerne. Herefter blev det besluttet, at trivselsundersøgelsen er anonym. 4. Nyt MUS-koncept LMU bad i sidste møde HR-afdelingen om at udarbejde et forslag til MUS-koncept, som integrerer elementerne i strategiplanen. I dagsordenen var der lagt op til at skyde MUS-processen til 1. kvartal i 2010, da alle afdelinger ikke er lige langt med målnedbrydning og implementering af strategiplanen. Af hensyn til planlægningen i de enkelte afdelinger har ledelsen foreslået, at MUSprocessen i stedet afvikles i perioden 1. november 2009 31. januar 2010. På det tidspunkt kender både leder og medarbejdere også resultatet af egen afdelings trivselsundersøgelse. Jfr. behandlingen af pkt. 3 trivselsundersøgelsen tilføjes resultatet af trivselsundersøgelsen til konceptet. MUS-konceptet blev herefter godkendt. 5. Mål for LMU s arbejde i indeværende valgperiode. Som opfølgning på LMU s temadag er det besluttet at arbejde med de 4 hovedpunkter fra temadagen. Et af punkterne er mål for LMU s arbejde i indeværende valgperiode. Ledelsen præsenterede følgende overordnede temaer, som det kan være relevante at lave mål for i LMU: Værdibaserede personalepolitikker. Der skal arbejdes med tiltag og projekter, der gradvist kan føre til færre regler, retningslinjer og rettigheder og flere værdier i personalepolitikkerne og fortsat udvikling af Midttrafiks virksomhedskultur. Baglandet. Der skal arbejdes med tiltag og projekter, der medvirker til i højere grad at inddrage og engagere alle ledere og medarbejdere i LMU s arbejde. Attraktive arbejdspladser. Der skal arbejdes med konkrete tiltag og projekter, der medvirker til udviklingen af den generelle trivsel og den attraktive arbejdsplads. Personalegoder. Der skal foretages en vurdering af Midttrafiks personalegode med henblik på sammensætning af den optimale pakke inden for de givne økonomiske rammer herunder med inddragelse af sundhedsfremmende tiltag. 2
Samarbejdet i LMU. Der skal gennemføres konkrete tiltag og projekter, der fremmer samarbejdet, kommunikationen, dialogen, den gode mødeafholdelse, anerkendelse og respekt, tydelighed, den positive beslutningsdygtighed, engagementet, loyalitet i forhold til trufne beslutninger osv. Sygefravær. Der skal fremsættes konkrete forslag til tiltag til nedbringelse af sygefravær. Kompetenceudvikling. LMU arbejder systematisk med principper og retningslinjer for kompetenceudvikling i Midttrafik som forudsætning for opfyldelse af strategiplanen. Udover temaerne blev det foreslået, at de enkelte LMU-medlemmer påtager sig rollen som tovholder for et af de foreslåede emner. Det er fortsat mulighed for at supplere ovennævnte emnerække. Forslag kan afleveres til sekretæren. Det blev aftalt, at man til temadagen den 13. november 2009 overvejer, hvilke emner, man ønsker at arbejde videre med. 6. Rekrutteringsstrategi i Midttrafik. I sidste LMU-møde blev det foreslået, at rekrutteringsstrategien enten suppleres med afsnit om fastholdelse og videndeling eller der udarbejdes et selvstændigt supplement med disse emner. På den baggrund præsenterede Anders Winkler Rasmussen et oplæg om videndeling og fastholdelse. Fra oplægget og den efterfølgende debat skal særligt fremhæves: Videndeling: Der er en grundlæggende forskel på videndeling og informationsdeling. Videndeling sker i kommunikation mellem 2 eller flere parter, når der udveksles viden. Afsender og modtager forstår hinanden. Informationsdeling vil typiske være via den viden der findes skriftligt. Det er vigtigt at sortere i informationsmængden ellers drukner det. Eller med andre ord, alle skal ikke vide alt om alt og alle. Det er vigtigt først og fremmest at tænke i information og kommunikation frem for forkromede it-løsninger. Nødvendig information skal være let tilgængelig, f.eks. de procedurebeskrivelser, som alle afdelinger er forpligtet til at lave. I den forbindelse drøftede man, hvor information mest hensigtsmæssigt placeres f.eks. SBSyS, F-drevet, intranet mv. Der var forslag om at få den nuværende information udbygget med oplysninger om den enkelte medarbejders ansvarsområde. Jens Erik Sørensen foreslog, at LMU beder Kommunikationsafdelingen om at vurdere, hvorvidt vi kommunikerer på den mest hensigtsmæssige måde, herunder hvilke elektroniske medier, der bør anvendes. Fastholdelse: Ledelse er vigtig i forhold til fastholdelse af medarbejdere. Adskillige undersøgelser har vist, at ledelsen har størst betydning, når en medarbejder forlader en arbejds- 3
plads. Man kommer til en arbejdsplads, men man forlader en leder Der kan være en tendens til, at medarbejderne har for store forventninger til, hvad der kan lade sig gøre ledelsesmæssigt. En af handlemulighederne er at styrke den enkelte leders kompetence og handlemuligheder. LMU fandt herefter ikke grund til at ændre eller supplere rekrutteringsstrategien. Der var enighed om at lade Kommunikationsafdelingen vurdere Midttrafiks kommunikation. 7. Orientering fra Sikkerhedsgrupperne. Mikael Carlsen orienterede om følgende punkter: Et par episoder med ubehagelige kunder i Kontroladministrationen. Sikkerhedsgrupperne arbejder med at få lavet en fast procedure for, hvordan vi tager hånd om medarbejdere, der bliver udsat for ubehagelige episoder og som sikrer inddragelse eller orientering af sikkerhedsorganisationen. Der er overvejelser om en ensartet registrering af ubehagelige episoder med henblik på læring og forebyggelse. Der skal gennemføres en mini APV i billetkontrollen. Der er planlagt kursus for tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant og leder i psykisk førstehjælp og debriefing. Det skal undersøges om der er mulighed for at få sat en hjertestarter op i Midttrafik og i givet fald på hvilke vilkår. Bettina Bonde havde følgende orienteringspunkter: Cresea har været på besøg i forbindelse med støjgener i call-centret (Planet). Man har haft forskellige støjvægge på prøve for at finde de bedst egnede. De gamle EFG-støjvægge har vist sig at være de mest optimale på nuværende tidspunkt. Cresea har ligeledes været involveret i forbindelse med muse-problemer i Køreplanafdelingen. John Kristensen orienterede om følgende punkter: Der afholdes et kursus i konflikthåndtering for medarbejderne Kontroladministrationen, Kundeservice og Informationen. Der er lavet handleplaner for debriefing i Billetkontrollen i forbindelse med overfald eller andre voldsomme episoder. 8. Omsorgssamtaler. Afholdelse af omsorgssamtaler er et vigtigt led i Midttrafiks strategi for nedbringelse af sygefravær. For at opnå så god effekt som muligt af samtaler er der udarbejdet materiale, der kan bruges som hjælpeværktøj hertil. Det blev af flere understreget, at det er vigtigt at tænke over, hvordan man henvender sig til den sygemeldte medarbejder. Bl.a. blev det foreslået, at der bliver 4
blødt op i formuleringer i indkaldelsen til sygesamtalen, så formålet i højere grad fremstår som en reel bekymring for medarbejderen (hvad det også er), frem for bare en henvisning til Midttrafiks politik. Standardkoncepterne tilpasses og bliver indskrevet i personalehåndbogen. 9. Fratrædelsessamtaler. I bestræbelserne på fortsat at skabe attraktive arbejdsplader i Midttrafik, skal vi fremover arbejde endnu mere systematisk med fratrædelsessamtaler end vi gør i dag. Fratrædelsessamtaler kan give god og nyttig viden om, hvad der er med til at gøre Midttrafik til en god og attraktiv arbejdsplads og ikke mindst om, hvor der kan være forbedringsmuligheder. Fratrædelsessamtaler er en god mulighed for at få sagt ordentligt farvel til den fratrædende medarbejder, ligesom det er en god mulighed for feedback i en konstruktiv dialog. LMU fandt, at fratrædelsessamtaler er et nyttigt værktøj i bestræbelserne på at skabe attraktive arbejdspladser. Der var ikke ønsker om ændringer til det med dagsordenen fremsendte materiale. Procesbeskrivelsen og spørgeskemaet indskrives i personalehåndbogen. 10. Beskatning af mobiltelefoner og hjemme-pc. Folketinget har vedtaget, at der skal ske beskatning af hjemme-pc og arbejdsmobiler. Dog er det sådan, at en arbejdsmobil fortsat kan være skattefri under forudsætning af, at medarbejderen udfylder en tro og love-erklæring om, at den kun anvendes erhvervsmæssigt, og at arbejdsgiveren kontrollere de udgående telefonopkald. Jens Erik Sørensen fastslog, at de udleverede mobiltelefoner alene må anvendes til arbejdsmæssige formål. Midttrafik skal løbende lave stikprøvekontrol om anvendelsen. For så vidt angår hjemme-pc er der ikke mulighed for at undgå beskatning. Midttrafik vil ikke kompensere den enkelte medarbejder svarende til beskatningen. Det hænger bl.a. sammen med, at hjemme-pc ikke altid er udleveret efter egentlige behovskriterier, men er overførte rettigheder i forbindelse med kommunalreformen. Hvis man ikke ønsker beskatning kan et alternativ til hjemme-pc være en token, hvis man vil have mulighed for at arbejde hjemmefra. 11. Abonnementsordning kantinen På sidste LMU-møde ønskede medarbejdersiden at få undersøgt, om der er mulighed for at indføre en abonnementsordning til kantinemaden. Mikael Carlsen oplyste, at det helt store problem med kantinemaden er, at Tamu har meget svært ved at levere den rigtige mængde. En abonnementsordning til den varme mad, hvor den enkelte medarbejder binder sig for en periode, kan måske give en større sikkerhed for, at der er mad nok også til dem som spiser sent. Tamu er interesseret i en sådan ordning. 5
Medarbejdere med skiftende vagter kan have svært ved at benytte en sådan ordning fuldt ud. Der blev udtrykt ønske om flere valgmuligheder end den varme mad. Men det kan give usikkerhed om volumenen ved flere valgmuligheder. Der er en forventning om en form for rabat, hvis man på forhånd binder sig for en periode. Mikael Carlsen laver en minibrugerundersøgelse for at konstatere, hvorvidt der vil være tilslutningen til en abonnementsordning. En endelig tilbud fra Tamu vil foreligge til temadagen den 13. november 2009. 12. Midttrafiks økonomi Statusredegørelsen for 2. kvartal viser, at budgettet overholdes for så vidt angår forventede udgifter til busdriften. Men der er vigende tendens på 1-2 % på indtægtssiden. Direktionen skal have en nærmere drøftelse med bestyrelsen om, hvad der kan gøres for at øge indtægterne på busdriften. Budgettet for handicapkørsel overholdes. Budgettet for 2010 er for så vidt angår driften af den kollektive trafik usikker. Det hænger sammen med de igangværende budgetdrøftelser i kommunerne. Det forventes, at flere kommuner vil justere i budgettet til kollektiv trafik med nedgang i aktiviteterne til følge. Regionen har allerede meldt ud, at de påtænkte besparelser først skal effektueres i 2011. Regionen har fremskrevet budgettet for 2010 med pris- og lønstigninger. Der forventes uændret aktivitet på handicapområdet. Bestyrelsen har vedtaget at fremskrive administrationens budget med pris- og lønstigninger. Midttrafik har landets laveste administrationsomkostninger. Først efter budgetforhandlingerne i kommunerne er endelig på plads, bliver det afklaret om aktivitetsniveauet kan fastholdes eller der skal ske besparelser. 13. Orientering fra direktøren om organisationen Togrevisorer fra Midtjyske Jernbaner: Opgaverne for togrevisorerne ved Midtjyske Jernbaner er ændret, således at der ikke længere skal sælges billetter i togene. Der er i stedet opsat billetautomater ved alle stoppesteder. Midtjyske Jernbaner har ikke længere behov for at have 4 togrevisorer ansat. Men da der er behov for at øge kontrollen i de regionale busser, vil de 4 togrevisorer blive tilbudt ansættelse i Midttrafik under forudsætning af, at der kan opnås en aftale med de faglige organisationer om vilkårene. Opgaverne for de pågældende vil være kontrol i både busser og tog. Adam opfordrede til, at man overvejer muligheden for et samlet kontrollørkorps frem for den nuværende organisering. 6
X-bus: X-bus er et samarbejde med de 3 jyske trafikselskaber. Bestyrelserne for trafikselskaberne har fået udarbejdet en rapport, som belyser følgende forhold: kørsel hvor meget benyttes X-bus økonomien kvaliteten er der ensartet kvalitet indenfor alle trafikselskabers dækningsområde X-bussekretariatet har haft lejlighed at kommentere faktuelle forhold i rapporten. Direktørerne i de 3 trafikselskaber mødes den 6. oktober 2009 for at træffes afgørelse om den fremtidige organisering af X-bus. Hvis den fremtidige organisering får personalemæssige konsekvenser, vil LMU blive inddraget. Det blev besluttet, at LMU i første omgang orienteres via en mail fra ledelsen. Finder medarbejdersiden herefter behov for indkaldelse til et ekstraordinært møde, vil det ske hurtigst muligt. 14. Sygefravær Seneste sygefraværs oversigt var udsendt med dagsordenen. Yderligere drøftelse skydes til temamødet 13. november 2009. 15. Temamøder Det er aftalt, at der afholdes 4 årlige LMU-møder af 2½ - 3 timers varighed. For at sikre tilstrækkelig tid til at drøfte særlige temaer er det foreslået, at der herudover afholdes 1-2 temadage årligt. Der var enighed om afholdelse af temadage. Den 1. temadag holdes den 13. november 2009. 16. Evaluering af mødet Der var enighed om, at mødet var godt. Deltagerne var engagerede og væsentlige emner blev debatteret. I øvrigt blev mødet afviklet med god stemning og i en god tone. Det blev udtrykt ønske om fremover også at få dagsordenen i en papirudgave, hvilket blev taget til efterretning af sekretariatet. 17. Eventuelt Intet 18. Næste møde Næste møde holdes den 14. december 2009. 7