MTSU Administrationen DAGSORDEN Møde nr. : 02/2007 Sted : Rådhuset Grenaa. Rådssalen Dato : 10. april 2007 Start kl. : 10.00 Slut kl. : 12.00 Medlemmer Keld Overgaard Jensen (Ledelse) Finn Mikkelsen (Ledelse) Hans Carsten Rasmussen (Ledelse) Lilly Lauridsen (Medarbejderne) Jens Christian Friis (Medarbejderne) Leif Bønnerup (Medarbejderne) Kirsten Højgaard (Medarbejderne) Charlotte S. Nielsen (Medarbejderne) Kirsten Hyldal (Medarbejderne) Knud Egon Schultz (Medarbejderne) Peter Bek (Medarbejderne) Deltog Afbud Afbud Afbud H:\Dagosrden 02 MTSUADM.doc Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af sidste mødes referat...1 2. Drøftelse af principper for budget 2008...2 3. Flekstidssystem...3 4. Drøftelse af elevuddannelse m.v....4 5. Projekt sundhed....5 6. Orientering fra ledelsen...6 7. Orientering fra medarbejderne...7 8. Eventuelt....8 9. Næste møde...9 H:\Dagosrden 02 MTSUADM.doc Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af sidste mødes referat. Referatet godkendtes medfølgende bemærkning: Det blev på mødte tilkendegivet fra Jens Chr. Friis, at det vil være hensigtsmæssigt om der gives besked til rådhusbetjentene på de respektive rådhuse, såfremt der fra centralt hold sendes håndværkere ud. 1
2. Drøftelse af principper for budget 2008../. Procedure- og tidsplan vedlagt. Procedure- og tidsplan var udsendt. Keld Overgaard redegjorde for, at der for budgetlægningen for 2008 bliver tale om rammebudgettering. Økonomiudvalget tager den 7. juni 2007 stilling til rammerne. Der er håb om, at man i 2008 kan undgå de store besparelser, men der er allerede indlagt en uspecificeret besparelse på ca. 10 mill. kroner. Indtægterne vil være kendt omkring den 20. juni 2007. Processen fortsætter så ifølge planen der afholdes et budgetseminar den 6./7. september 2007. Der skal ske høring af områdeudvalget for administrationen f.s.v. angår konto 6. Høringsfasen går fra den 16. 31. august 2007. Der er planlagt møde mellem Hovedudvalget og økonomiudvalget den 30. september 2007. Finn Nørskov Mikkelsen forespurgte, hvordan man sikrer helhedstænkningen ved rammebudgettering. Keld Overgaard svarede hertil, at det ved blokbudgettering er kommunalbestyrelsen, der er i centrum i forbindelse med prioritering af blokkene, men også ved rammebudgettering sker der jo en helhedsvurdering i forbindelse med udmeldelse af rammerne. På budgetseminaret ser kommunalbestyrelsen på helheden. MTSU tog herefter principperne for budgetlægning for 2008 til efterretning. 2
3. Flekstidssystem. Information om implementering af flekssystem på rådhuset og administrationsbygninger. Man drøftede de foreliggende muligheder bl.a. et regneark, som var udviklet lokalt og som anvendes i Job-Centret. Fra medarbejderside tilkendegaves det, at man nok havde en forventning om et system, som aktiveres, når man tænder computeren, og som selv tæller op. Et flekstidssystem skal gerne være på plads, inden rygeforbud træder i kraft. En arbejdsgruppe bestående af Lilly Lauridsen, Kirsten Hyldal og repræsentant for HRafdelingen vurderer systemer. 3
4. Drøftelse af elevuddannelse m.v../. Notat vedrørende ansættelse og beskæftigelse af kontorelever ved Norddjurs Kommune vedlagt. Der arbejdes for tiden med at få udfærdiget en fælles plan for elevuddannelse. Der arbejdes p.t. med at få udfærdiget en fælles plan for elevuddannelse. Keld Overgaard redegjorde for, at det i forbindelse med budgetlægningen for 2007 var besluttet, at der på sigt skal være 6 kontorelever i administrationen og at disse ordinært ansatte elever tilbydes varig ansættelse ved Norddjurs Kommune efter afsluttet uddannelse. Dette gælder fra 1. august 2008. Charlotte Nielsen udtrykte tilfredshed med, at eleverne tilbydes varig ansættelse. Forespurgte, om det forudsatte, at der var en ledig stilling eller skal afdelingen afholde en ekstra udgift. Keld Overgaard konkluderede, at der i budgettet skal være midler til, at betale lønudgiften ved ansættelse af en udlært elev, såfremt der umiddelbart ikke er en ledig stilling. Leif Bønnerup tilkendegav, at der også ansættes andre elever i administrationen eksempelvis teknisk designerelev. P.t. er ansat en sådan med løntilskud. Fra ledelsens side tilkendegav man, at såfremt der skal oprettes fast stilling som teknisk designerelev må ledelsen på det tekniske område foreslå dette i forbindelse med budgetlægningen. Man må så yderligere vurdere, om der er basis for at beslutte tilbud om varig ansættelse i dette tilfælde. 4
5. Projekt sundhed../. Notat vedlagt. Man drøftede det igangsatte projekt omkring sundhedstjek af det administrative område. Der var enighed om, at dette projekt var blevet taget godt imod - rigtig mange har benyttet sig af det. Kirsten Højgaard forespurgte, om sundhedstjekket bliver fulgt op med henblik på etablering af aktiviteter i arbejdstiden eksempelvis en rask gåtur i frokostpausen eller lignende. Keld Overgaard svarede hertil, at det vil man da gerne drøfte. 5
6. Orientering fra ledelsen. Keld Overgaard orienterede om, at der var udsendt en pressemeddelelse om økonomien i Norddjurs Kommune. Regnskabet for de 3½ kommune for 2006 ser ud til samlet set at udvise et positivt resultat - driftsoverskud på ca. 6 mill. kr., ligesom der er andre positive forhold, der gør, at der kan lægges 15 mill kr. i kassen. Den gennemsnitlige kassebeholdning var på ca. 107 mill kr. Økonomien ser således fornuftig ud, men der er fortsat grund til en stram økonomistyring. Keld Overgaard orienterede endvidere om, at kommunaldirektørstillingen nu er opslået med ansøgningsfrist den 16. april 2007. KL medvirker som konsulent ved ansættelsen. 1. samtalerunde er den 25. april 2. samtalerunde den 7. maj. Den 8. maj træffer økonomiudvalg og kommunalbestyrelse beslutning om ansættelse. 6
7. Orientering fra medarbejderne. Kirsten Højgaard orienterede om, at den fastsatte åbningstid til kl. 15.00 sammenholdt med, at rådhusbetjentene ikke er til stede efter kl. 15.00 er medvirkende til utryghed på områder, hvor der er borgere/klienter, der er til stede efter kl. 15.00. På socialområdet går lyset på gangen endvidere ud kl. 15.00. Keld Overgaard lovede at drøfte disse forhold til Klaus Dahlin (lys og bemanding). Jens Friis tilkendegav, at det er problematisk, at nogle ansatte glemmer at lukke vinduer. Det er eksempelvis et problem på enmandskontorer, hvor rengøringen åbner vinduer om morgenen, og hvor medarbejderen er fraværende. Keld Overgaard var enig i dette synspunkt på Grenaa Rådhus havde rådhusbetjentene tidligere en runde på Rådhuset for at sikre, at alt blev lukket og slukket det er der ikke længere. Det blev endvidere påtalt, at yderdør i trappetårn på Grenaa Rådhus (fløj mod Mogensgade) ikke falder helt i. Keld Overgaard konkluderede, at det må indskærpes over for alle, at vinduer skal være lukkede, når man går fra arbejde. Det skal samtidig sikres, at alle døre er lukkede specielt efter sene møder. 7
8. Eventuelt. Kirsten Hyldal forespurgte, om møder i MTSU (områdeudvalg for administrationen) kan holdes på de andre rådhuse. Keld Overgaard svarede hertil, at der ikke var noget i vejen for det aftales eventuelt i det nye områdeudvalg. 8
9. Næste møde. Næste møde aftaltes til mandag den 11. juni 2007 kl. 10.00 på Rådhuset i Grenaa. Medarbejderrepræsentanterne holder formøde kl. 8.30. 9