Dagsorden / referat - møde i Fælles MED Administration den 19. januar 2017 kl. 13.00 i mødelokale 3, Varde Rådhus, Bytoften 2 Deltagere: Mogens Pedersen, Anne-Mette Rørvang, Erik Schultz, Helle Marquertsen, Vibeke Jensen, Lars-Bo Johansen, Lotte Klecka, Brian Skytte Laursen, Ulla Rosendahl Fraværende: Anette Brodde, Anette P. Lund Marianne Krickau deltager i mødet ved behandling af punkt 2. Referent: Lotte Bøgelund Dagsorden Referat 1. Godkendelse af dagsorden Bemærkninger til referat af de seneste møde: Opmærksomheden rettes mod fejl under punkt 2. Der skulle have stået: En arbejdsgruppe, der skal arbejde med de teknisk / fysiske udfordringer Hvad kan vi gøre som ikke koster noget? Arbejdsgruppens sammensætning: Helle Marquartsen, Lars-Bo Johansen, Anne-Mette Rørvang. Fælles MED ser gerne, at arbejdsmiljøkoordinator kan deltage i arbejdsgruppens arbejde. En arbejdsgruppe, der skal arbejde med hvad kan vi gøre som koster penge? og hvad koster det så?. Arbejdsgruppens sammensætning: Erik Schultz, Brian Skytte Laursen og to personer med faglig indsigt. 2. Socialt ansvar Der lægges op til en drøftelse af, hvordan vi bedst muligt lever op til det sociale ansvar. Marianne Krickau fortæller om Jobcentrets opgaver og samarbejde med Varde Kommune. Hun fortæller, at der særligt på det administrative område er nogle udfordringer med at finde et tilstrækkeligt antal praktikpladser. Der bliver løbende etableret samarbejdsaftaler mellem Jobcentret og afdelinger ved VK om at tage imod praktikanter. Marianne Krickau opfordrer til, at der Fælles MED Administration møde den 19. januar 2017 Side 1 af 5
etableres flere samarbejdsaftaler. Fælles MED-udvalget drøfter eventuelle årsager til, at det ikke har været muligt at finde et tilstrækkeligt antal praktikpladser. Som eksempler nævnes den teknologiske udvikling og behandling af fortrolige personsager. Samtidig skal medarbejderen kunne rumme at tage en praktikant og der er også et ønske om, at de opgaver, der gives til en praktikant, skal være værdifulde opgaver. Endelig må det ikke føre til, at der er mindre brug for de fastansatte medarbejdere. De opgaver, der tildeles praktikanterne bør primært være opgaver, der ellers ikke ville blive løst. Erik fortæller at det er vigtigt at være opmærksom på, at der stilles en praktikplads til rådighed for medarbejdere, der er sygemeldt i en længerevarende periode det er vigtigt at medarbejderen ikke mister tilknytningen til arbejdspladsen. Varde Kommune arbejder hen imod, at det sociale ansvar indarbejdes i aftaler omkring udbudsopgaver. Der er store forskelle på, hvilke områder den enkelte praktikant skal afprøves. I den forbindelse bør der være en forudgående dialog med arbejdspladsen om forventninger og behov. 3. Effektivisering i administrationen Hvilke ønsker har Fælles MED Administration til involvering af forslag til effektiviseringsområder? Bilag: Sagsfremstilling fra direktionsmødet den 4. januar 2017 # 2685/17 Mogens fortæller, at Direktion har igangsat arbejde for at afdække muligheder for at opnå besparelser på det administrative område. Det skal blandt andet undersøges om opgaverne kan løses mere effektivt ved at flytte opgaveløsningen til et andet sted i organisationen. Økonomiafdelingen vil gå i dialog med de enkelte ledere for at indhente forslag til, hvad der kan gøres. Fælles MED-udvalget er velkomne til at komme Fælles MED Administration møde den 19. januar 2017 Side 2 af 5
med forslag og idéer. Fælles MED drøfter muligheder som etablering af idefora og en idekasse som mulighed for at inddrage medarbejdere i processen. Direktionens oplæg vil blive forelagt Fælles MEDudvalget inden politisk fremlæggelse. Fælles MED-udvalget foreslår, at VK sammenligner ressourceforbruget på udvalgte områder med andre kommuner. Det aftales, at emnet drøftes som et strategisk tema på næste møde i MED-udvalget. 4. Ny organisering af Social- og sundhedsområdet Bilag: #189030/16 5. Forslag til ny organisering i Kultur og Vækst Orientering om forslag til ny organisering 10/2 Mogens fortæller at forslaget har været i høring i efteråret. Idet elementer i den nye organisering berører det administrative område, orienteres Fælles MED-udvalget om organisationsændringen. Fælles MED-udvalget bemærker, at processen omkring organisationsændringen går lidt hurtigt, og at det ikke er længe siden, Kultur og Fritidsområdet har været berørt af en organisationsændring. Medarbejderne føler, at de stillede opgaver er blevet løst, og at argumentet for en ny organisationsændring ikke står klart. Fælles MED-udvalget drøfter kort organisationsændringen i forhold til aftalestyringen. Det præciseres dog, at aftalen med udvalget ikke indeholder forhold og krav omkring den organisatoriske opbygning. Fælles MED-udvalget er meget opmærksomme på, at en organisatorisk ændring altid vil stille store krav til medarbejdernes omstillingsparathed. MED-udvalget ønsker at indgive et høringssvar. Høringssvaret skal ikke berøre indholdet i forslaget, men alene argumenter i forhold til processen i forløbet. Fælles MED Administration møde den 19. januar 2017 Side 3 af 5
6. Emner til kommende møder: ØEU drøftelser Høringssvar til budget emne på møde den 17. august Medarbejdersikkerhed vagter, vold, brand m.m. dialog på tværs af borgerservicecentret Emner fra de lokale MED-udvalg er der emner, der kan bringes videre til Fælles MED? Strukturændringer Sygefravær Budget Strategiske emner - forslag: o Hvordan trives man på en arbejdsplads o Værdiarbejde o Direktionens strategiplan o Kompetenceudvikling o Samspil politikere og medarbejdere Temadrøftelse om besparelser på det administrative område sættes på dagsorden til det kommende møde i Fælles MED-udvalget. 7. Eventuelt Brandøvelser på BCV hvad er planerne for den videre proces? Erik og Helle følger op. Fremover sættes et fast punkt på dagsordenen: Status på arbejdsgrupper nedsat af Fælles MEDadministration Helle giver en status på den ene af de to nedsatte APV-arbejdsgrupper. Det aftales, at arbejdsgruppen igangsætter en undersøgelse blandt medarbejderne for at afdække, hvor problemerne opleves. Den anden arbejdsgruppe, har endnu ikke haft sit første møde. Mogens har aftalt med HR, at struktureret supervision indarbejdes i det overordnede arbejde. Dagsorden til møder i Fælles MED sendes fremover også til suppleanter. Fælles MED Administration møde den 19. januar 2017 Side 4 af 5
Fælles MED Administration møde den 19. januar 2017 Side 5 af 5 9. januar 2017