Referat mandag den 8. januar 2018 Kl. 16:00 i Mødelokale 2, Lejrevej 15, 4320, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. TM - Godkendelse af dagsorden...1 2. TM - Orientering - Januar...2 3. TM - Valg af formand...3 4. TM - Valg af næstformand...5 5. KB - Mødeplan...6 6. TM - Ønsker til introduktion...9
08-01-2018 Side 1 1. TM - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 08-01-2018: Godkendt Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
08-01-2018 Side 2 2. TM - Orientering - Januar Sagsnr.: 17/13597 Resumé: A. Bortfald af klagesag vedr. Lejre Kommunes afslag til ansøgning om landzonetilladelse til parkering af campingvogne på adressen Mariendalsvej 6, 4000 Roskilde Planklagenævnet anser klagesagen for bortfaldet som uaktuel og lukker sagen, da ansøger har oplyst, at vognene er fjernet. Lukkebrev fra Planklagenævnet er vedlagt som bilag. B. KL s kommunalpolitiske konference på teknik- og miljøområdet, TEKNIK & MILJØ 18 KL s kommunalpolitiske konference på teknik- og miljøområdet, TEKNIK & MILJØ 18 afholdes den 12. 13. april 2018 hos Radisson Blu Scandinavia Hotel i Aarhus. Mere om konferencen og det foreløbige program bliver lagt her i starten af januar: www.kl.dk/tm18 C. holder borgermøder den 25. januar 2018 Udvalget besluttede på sit møde den 5. december 2017 at holde 2 borgermøder den 25. januar 2018. Kl. 18.30 afholdes borgermøde i Ejby om Forslag til Lokalplan LK54 for Ejby Strandvej 4, og kl. 20.00 afholdes borgermøde i Hvalsø om lokalplanønske for 6 rækkehuse på Skovvej i Hvalsø. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 08-01-2018: Taget til efterretning. Ad b) Udvalget vil gerne deltage i konferencen. Ad c) Borgermødet som er planlagt til den 25. januar flyttes til den 24. januar, hvor flere udvalgsmedlemmer kan deltage Der blev orienteret om, at der er aftalt borgermøde om kommuneplantillæg og lokalplan for udvidelse af Herslev bryghus den 1. februar 2018. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Lukkebrev fra Planklagenævet vedr. Mariendalsvej 6, 4000 Roskilde.pdf
08-01-2018 Side 3 3. TM - Valg af formand Sagsnr.: 17/2494 Resumé: I henhold til styrelseslovens 22, stk. 1 vælger udvalget selv sin formand. Valget af formand skal foretages på udvalgets første møde. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der udpeges en formand. Beslutningskompetence: Beslutning den 08-01-2018: Ivan Mott blev valgt som formand. Sagsfremstilling: Udvalget skal på deres første møde vælge en formand. Ethvert medlem af udvalget er forpligtet til at modtage valg til formand. Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Det er ikke reguleret i styrelsesloven hvilket medlem, der skal lede valget af formand. Når der foretages valg af formand til kommunalbestyrelsen er det jfr. Styrelseslovens 6, stk. 2 det medlem, som har været længst medlem af kommunalbestyrelsen, som leder valget. Da det ikke er reguleret i styrelsesloven, hvem der skal lede valget af udvalgsformand, anbefaler administrationen, at det samme princip anvendes her, sådan at det er det udvalgsmedlem med længst kommunalbestyrelsesanciennitet, som leder valget. På Kommunalbestyrelsens konstituerende møde den 1. december 2017 blev medlemmerne til de 6 udvalg valgt. Det medlem i, der har været medlem af Kommunalbestyrelsen længst (alle perioder medtaget) er: Martin Stokholm (A) Administrationens vurdering: Intet at bemærke.
08-01-2018 Side 4 Handicappolitik: Intet at bemærke. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.
08-01-2018 Side 5 4. TM - Valg af næstformand Sagsnr.: 17/2494 Resumé: I henhold til styrelseslovens 22, stk. 1 vælger udvalget selv sin næstformand. Valget sker ved flertalsvalg, medmindre der i udvalget er enighed om andet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der udpeges en næstformand. Beslutningskompetence: Beslutning den 08-01-2018: Jens. K. Jensen blev valgt som næstformand. Sagsfremstilling: Næstformanden varetager i formandens midlertidige fravær dennes opgaver. Hvis formanden fratræder formandshvervet, f.eks. ved udtrædelse af udvalget, skal der vælges ny udvalgsformand. Næstformanden indtræder således ikke automatisk i formandens plads. Administrationens vurdering: Intet at bemærke. Handicappolitik: Intet at bemærke. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.
08-01-2018 Side 6 5. KB - Mødeplan Sagsnr.: 17/10093 Resumé: På Kommunalbestyrelsens møde den 25. september 2017 blev mødeplan for 2018 godkendt. Der blev ved valget den 21. november 2017 valgt nye medlemmer til Kommunalbestyrelsen. Derudover blev der ved konstitueringen i den nye kommunalbestyrelse den 1. december 2017 udpeget nye medlemmer af de stående udvalg. Grundet fordelingen af medlemmer i de stående udvalg, vil det være nødvendigt at tilpasse mødeplanen, da der er personsammenfald i fem af udvalgene. Fagudvalgene får med sagens forelæggelse mulighed for at gøre opmærksom på eventuelle andre hensyn inden mødeplanen godkendes endeligt af Kommunalbestyrelsen den 22. januar. Som noget nyt foreslår administrationen, at der godkendes mødeplan for hele den fire årige periode. Hvert år i november forelægges mødeplanen for det kommende år til orientering suppleret med de mødedatoer der følger af Økonomiudvalgets beslutning om budgetprocessen for det kommende år. Dette muliggør i højere grad end i dag kommunalbestyrelsesmedlemmernes langtidsplanlægning og rummer også en administrativ forenkling. Som noget nyt foreslår administrationen endvidere, at Kommunalbestyrelsens temamøder ændres fra at ligge på sine egen mødedag om aftenen cirka en gang om måneden, til at ligge forud for Kommunalbestyrelsens ordinære møder. For at give plads til dette og gruppemøderne, foreslås Kommunalbestyrelsens møder fremover at starte kl. 19. Dette vil reducere KB-medlemmernes mødedag med en aften om måneden. Tilføjet den 5. januar 2018: Efter drøftelse på Kommunalbestyrelsens temamøde den 4. januar 2018 er der foretaget følgende ændringer: Mødedagen for Udvalget for Kultur & Fritid er flyttet til onsdag kl. 18.00 Mødetidspunktet for Job & Arbejdsmarked er ændret til kl. 16.30 Fagudvalgsmøder afholdes som udgangspunkt i 1. uge i en måned På grund af Grundlovsdagen 5. juni, som falder på en tirsdag, er udvalgsmødet for Udvalget for Børn & Ungdom flyttet til mandag Ændringerne er indarbejdet i nedenstående sagsfremstilling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til mødeplan for 2018 godkendes herunder, at a) holder sine møder om mandagen kl. 16.00 b) Udvalget for Erhverv & Turisme holder sine møder om tirsdagen kl. 16.30 c) Udvalget for Børn & Ungdom holder sine møder om tirsdagen kl. 16.30 d) Udvalget for Job & Arbejdsmarked holder sine møder om onsdagen kl. 16.30 e) Udvalget for Kultur & Fritid holder sine møder om onsdagen kl. 18.00
08-01-2018 Side 7 f) Udvalget for Social, Sundhed & Ældre holder sine møder om onsdagen kl. 19.00 g) Økonomiudvalget holder sine møder om onsdagen kl. 16.30 h) Kommunalbestyrelsen holder sine møder om tirsdagen kl. 19.00 i) Temamøder i Kommunalbestyrelsen afholdes cirka en gang om måneden forud for Kommunalbestyrelsens ordinære møder. Temamøderne afholdes i tidsrummet 16.00 18.00 med mulighed for sandwich og gruppemøder fra kl. 18.00-19.00. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 08-01-2018: Indstillingerne anbefales. Udvalget for Kultur & Fritids februar møde flyttes til den 29. januar kl 19.00. Beslutning den 08-01-2018: anbefaler, at mødeplanen fastlægges med de ændringer, som blev foreslået på temamødet den 4. januar 2018. Dog ønskes, at møderne i Udvalget for Teknik & Miljø starter kl 16.30. Sagsfremstilling: Den 25. september 2017 vedtog Kommunalbestyrelsen mødeplanen for 2018 for den nye kommunalbestyrelse. Ved valget den 21. november 2017 blev der udpeget 10 nye medlemmer af Kommunalbestyrelsen. På det konstituerende møde den 1. december 2017 blev der udpeget medlemmer til de stående udvalg. Ændringen i personsammensætningen medfører et behov for at ændre den besluttede mødeplan. Administrationens forslag bygger på følgende principper: Fagudvalgsmøder afholdes 1. uge i en måned Økonomiudvalgsmøder afholdes 3. uge i samme måned Kommunalbestyrelsesmøder afholdes den 4. uge i samme måned Alle medlemmer af fagudvalgene også de som sidder i to eller flere udvalg skal kunne deltage. Forslag til mødeplan Forslaget er vedlagt som bilag 1, hvoraf det fremgår, at: holder sine møder om mandagen kl. 16.00 Udvalget for Erhverv & Turisme holder sine møder om tirsdagen kl. 16.30 Udvalget for Børn & Ungdom holder sine møder om tirsdagen kl. 16.30 Udvalget for Job & Arbejdsmarked holder sine møder om onsdagen kl. 16.30 Udvalget for Kultur & Fritid holder sine møder om onsdagen kl. 18.00 Udvalget for Social, Sundhed & Ældre holder sine møder om onsdagen kl. 19.00 Økonomiudvalget holder sine møder om onsdagen kl. 16.30 Kommunalbestyrelsen holder sine møder om tirsdagen kl. 19.00 Temamøder i Kommunalbestyrelsen afholdes cirka en gang om måneden forud for Kommunalbestyrelsens ordinære møder. Temamøderne afholdes i tidsrummet 16.00 18.00 med mulighed for sandwich og gruppemøder fra kl. 18.00-19.00. Som baggrundsviden er som bilag 2 vedlagt kommunalbestyrelsesmedlemmernes fordeling i de stående udvalg og Økonomiudvalget. Kommunalbestyrelsens møder afholdes i rådssalen på Rådhuset i Allerslev kl. 19.00.
08-01-2018 Side 8 De konkrete møde-datoer er placeret, så der så vidt muligt tages hensyn til skolernes ferie, helligdage og administrationens arbejdsgange i forbindelse med udsendelse af dagsordener. Disse forslag er i overensstemmelse med nuværende praksis. Forslaget til mødeplan for 2018 er tilpasset med enkelte ændringer. På grund af påsken er fagudvalgenes møder rykket en uge. På grund af Grundlovsdagen 5. juni, som falder på en tirsdag er udvalgsmøderne for Udvalget for Børn & Ungdom flyttet til mandag og Udvalget for Erhverv & Turisme er flyttet til torsdag. I forbindelse med skoleferien, rykkes møderækken i august tilsvarende. Det betyder, at fagudvalgsmøderne afholdes i uge 33. Ud over de ordinære møder, er der datoer for Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens 1. og 2. behandling af budgettet. Derudover er der indarbejdet en række temamøder. Temamøderne afholdes som udgangspunkt forud for Kommunalbestyrelsesmøderne i rådssalen på Rådhuset i Allerslev kl. 16.00 18.00 i måneder, hvor der ikke er budgetseminarer. Der er i mødeplanen afsat tid til 3 budgetseminarer. Der vil i særskilt sag om budgetprocessen for Budget 2018-2021, som forelægges Økonomiudvalget i januar blive beskrevet, hvordan budgetseminarerne indgår i budgetprocessen og om der skønnes behov for 1-dagsseminarer eller 2-dagsseminarer. Endelig er indarbejdet forslag til datoer for drøftelse af Forventet Regnskab i Økonomiudvalget. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at forslaget til mødeplan tager hensyn til de foreslåede principper og rummer en forenkling i forhold til tidligere ved at temamøderne placeres forud for de ordinære møder i Kommunalbestyrelsen. Administrationen gør opmærksom på, at der er mødepligt til såvel de ordinære møder som til temamøderne, og der føres løbende statistik over fremmøde. Der vil være forplejning i forbindelse med møderne i de stående udvalg og Økonomiudvalget, ligesom efter Kommunalbestyrelsens møder. Udvalgene afstemmer selv på mødet hvilken forplejning de ønsker mhp. at administrationen orienterer sekretariatet om dette. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Politisk Mødekalender 2018.xls - 1. halvår - tilrettet efter 4. januar.xls 2. Politisk Mødekalender 2018.xls - 2. halvår - tilrettet efter 4. januar.xls 3. Mødeplan 2019 4. Mødeplan 2020 5. Mødeplan 2021 6. Oversigt over medlemmer i valgperioden 2018-2021.docx
08-01-2018 Side 9 6. TM - Ønsker til introduktion Sagsnr.: 17/3342 Resumé: Der gennemføres et samlet forløb for introduktion og opstart af den nye Kommunalbestyrelse. Dette er gennemgået kort på Kommunalbestyrelsens temamøde den 4. januar og er vedlagt som bilag. Under dette punkt orienteres om det forestående arbejde med årsplan 2018 og udvalget får lejlighed til at drøfte og tilkendegive eventuelle ønsker til introduktion til arbejdsområde og opgaver. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at orienteringen tages til efterretning 2. at udvalget tilkendegiver supplerende ønsker til introduktion til fagudvalgets arbejdsområde. Beslutningskompetence: Beslutning den 08-01-2018: Taget til efterretning Udvalget ønsker en tur rundt i kommunen planlægges i foråret. Der er aftalt en introduktion til Center for Teknik og Miljø og Center for Service og Ejendomme den 29. januar kl 15.30 16.30. Så vidt muligt deltager alle afdelingslederne. Temadrøftelse om landzonesager og byggeri ønskes på et af de førstkommende møder. Der ønskes temadrøftelse om skilte både i det åbne land og i byerne. Udvalgets praksis med at tage henvendelser op under evt. på dagsorden fastholdes. Sagsfremstilling: Introduktion til opgaver og udvalgenes årsplaner for 2018 Alle fagudvalg vedtager en årsplan for det kommende års arbejde. Dette plejer at ske i februar måned, men grundet kommunalvalget og prioriteringen af introduktion og opstart af den nye Kommunalbestyrelse, vil årsplanerne for 2018 foreligge til godkendelse i marts måned. I september måned gøres status på hvor langt indsatserne er kommet, og her kan der også ske omprioriteringer hvis udvalgene ønsker det eller ressourcesituationen i administrationen nødvendiggør det. Til illustration er vedlagt status på årsplan 2017 for. Af årsplanen for 2018 vil fremgå de politisk prioriterede indsatser, som udvalgene og dermed også administrationen vil arbejde med og sammen om m.h.p. at udvikle kernevelfærden i Lejre Kommune. Jævnfør også bilag 1 (med de fem kerneopgaver, som Kommunalbestyrelsen har vedtaget og som beskriver formålet og den effekt, som
08-01-2018 Side 10 Kommunalbestyrelsen vil skabe for og sammen med borgerne, virksomhederne og stederne ). Endvidere er Kernevelfærdsudvalgets foreløbige forslag til leveregler for samarbejdet om kernevelfærden vedlagt. På udvalgenes møder ultimo januar måned vil administrationen give en nærmere indføring i det enkelte fagudvalgs arbejdsområder og opgaver, herunder præsentere et overblik over de større opgaveområder, som udvalget skal arbejde med i 2018 fordi der er tale om opgaver som: a) videreføres fra 2017 til 2018 med mindre andet besluttes b) følger af budgetaftalen for 2018-21 c) følger af Kernevelfærdsudvalgets arbejde På mødet ultimo januar får udvalget også lejlighed til at drøfte ønsker til opgaver og arbejdsformer, der ønskes fremmet i 2018, og som derfor eventuelt skal indgå i udkastet til årsplan der forelægges i marts. Samarbejdspartnere og særlige møder for udvalget Hvert udvalg har nogle mere eller mindre faste samarbejdspartnere f.eks. brugerbestyrelser, råd, foreninger og tilknyttede selskaber, nævn m.v. Nogle udvalg har tradition for faste eller ad hoc møder med disse. Administrationen vil på mødet holde et kort oplæg samarbejdspartnere og traditionen for eventuelle særlige møder. Ønsker til introduktion i øvrigt Ud over den introduktion, som sker gennem opstartsforløbet for Kommunalbestyrelsen samt forberedelserne af årsplan 2018, jf. ovenfor, kan der være ønsker om introduktion til arbejdsområdet i øvrigt. Dette kan omfatte besøg og møder med samarbejdspartnere m.v. Udvalget bedes tilkendegive eventuelle ønsker m.h.p. at administrationen kan indtænke disse i en plan for de forestående møder i udvalget. Administrationens vurdering: Intet at bemærke. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Udgift til introduktion afholdes fra udvalgets budget. Bilag: 1. ØU - Plan for opstart og introduktion af ny af Kommunalbestyrelsen 2018.PDF 2. Bilag 1. Kerneopgaver og leveregler 3. Temadrøftelser UTM 4. UTMs årsplan 2017 m. statusbeskrivelser.xlsx(1).pdf