Forskelle og ligheder mellem persondataloven, forvaltningsloven og offentlighedsloven Kommunernes Landsforening Revideret november 2003 Hvem omfatter loven? Den registrerede Parten i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed Gælder for enhver og for al forvaltningsvirksomhed og visse forsyningsvirksomheder Hvilken virksomhed omfatter loven? Gælder såvel offentlige som private virksomheder (PDL 1) Gælder for offentlige virksomheder (FVL 1) Gælder for offentlige virksomheder (OFL 1) Hvad forstås ved oplysninger om enkeltpersoner rent private forhold? PDL 7, stk. 1: - Racemæssig og etnisk baggrund - Politisk overbevisning - Religiøs overbevisning - Fagforeningsmæssige tilhørsforhold - Helbredsforhold misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v. - Seksuelle forhold - Filosofisk overbevisning PDL 8, stk. 1: FVL 28, stk. 1: - Race og hudfarve - Politiske forhold - Religiøse forhold - Foreningsmæssige forhold - Helbredsforhold - Misbrug og lignende - Seksuelle forhold - Strafbare forhold - Væsentlige sociale problemer (ikke helt udtømmende) - Strafbare forhold - Væsentlige sociale problemer - Andre rent private forhold (udtømmende) 1
Undtagelser fra reglerne om videregivelse af rent private oplysninger/følsomme oplysninger? 8, stk. 2 (omfatter både spørgsmål om videregivelse til offentlige myndigheder og til private): 1. den registrerede har givet sit samtykke 2. videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår 3. videregivelsen er nødvendig for udøvelsen af en myndigheds virksomhed eller påkrævet for en afgørelse, som myndigheden skal træffe, eller 4. videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en persons eller virksomheds opgaver for det offentlige. 8, stk. 3 (omfatter kun videregivelse fra sociale myndigheder): 28, stk. 2 (omfatter videregivelse mellem forvaltningsmyndigheder): 1. den oplysningen angår, har givet sit samtykke, 2. det følger af lov eller bestemmelse fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives 3. videregivelse sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den oplysningen angår 4. videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns og kontrolopgaver 1. den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke til videregivelsen 2. videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige 2
interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningen angår 3. videregivelsen er nødvendigt led i sagens behandling 4. videregivelsen er er nødvendig for, at en myndighed kan gennemføre tilsyns - eller kontrolopgaver 3
Hvad gælder i sager, der rejses ved ansøgning? FVL 29 (se næste spalte) FVL 29: Oplysning om ansøgerens rent private forhold må ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed, medmindre: 1. ansøgeren har givet samtykke 2. andet følger af lov eller bestemmelser i henhold til lov 3. særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke videregives Er man forpligtet til at udlevere oplysningerne? Særlige formkrav til samtykket? FVL 31 (se næste spalte) FVL 31: Hvis berettiget til at udlevere oplysningen, da også forpligtet på begæring af anden forvaltningsmyndighed. Ingen særlige formkrav. Det vil sige, at samtykket kan gives såvel skriftligt som mundtligt Samtykket skal meddeles skriftligt og indeholde oplysning om, hvilken type oplysninger der må videregives, til hvem oplysningerne må videregives, og til hvilket formål. Kravet om skriftlighed kan dog fraviges, når sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt taler derfor. Samtykke bortfalder senest et år efter at det er givet (FVL 28, stk. 4)) 4
Hvad omfatter indsigtsretten? Alle oplysninger, der behandles om vedkommende (PDL 31) Ikke krav om identifikation, cfr. Under offentlighedsloven Alle dokumenter i den sag, som parten ønsker at blive gjort bekendt med ( FVL 9) Alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed ( 4). Krav om, at den der begærer aktindsigt skal angive de dokumenter eller den sag, som pågældende ønsker at blive gjort bekendt med Frister for imødekommelse af begæringen? Begæringen skal imødekommes snarest muligt. Er begæringen ikke besvaret inden 4 uger efter modtagelsen, skal den dataansvarlige underrette den pågældende om grunden hertil, samt om hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge (PDL 31, stk. 2) Begæringen skal imødekommes snarest. Er begæringen ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at begæringen er modtaget, skal myndigheden underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge (FVL 16, stk. 2) Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge ( 16). Undtagelser fra indsigtsretten/ aktindsigten? Der henvises i loven (PDL 32) til bestemmelserne i offentlighedslovens 2 samt 7-11 og 14 (se nærmere under bemærkningerne til offentlighedsloven) Forvaltningslovens undtagelsesbestemmelser findes i lovens 12-15 og svarer i hovedsagen til offentlighedslovens undtagelsesregler, idet der dog i sagens natur gives parten en større ret til at se private oplysninger (om sig selv) end hvis der er tale om videregivelse af private oplysninger til andre Loven undtager: 1. Visse sagstyper, f.eks. personalesager og sager inden for strafferetsplejen ( 2) 2. Visse dokumenttyper, f.. eks interne arbejdsdokumenter, fortrolige dokumenter ( 7 og 10) 3. Visse oplysningstyper, f.eks. privatoplysninger og forretningshemmeligheder og 5
Oplysningspligt og indsigelsesret Den dataansvarlige har oplysningspligt over for den registrerede, hvis der indsamles oplysninger om vedkommende (PDL 28ff) og den registrerede kan gøre indsigelse mod, at oplysninger om vedkommende gøres til genstand for behandling (PDL 35ff) Der findes ingen generelle bestemmelser i loven om oplysningspligt, men i partshøringsreglen i FVL 19 bestemmes: Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. (Der gælder dog talrige undtagelser, f.eks. ikke høring hvis afgørelsen er til gunst) andre fortrolige oplysninger ( 12, 13 og 14) 6