Vi er her for borgerne de skal opleve Skanderborg Kommune som en enhed, der arbejder i samme retning og skaber fælles resultater!

Transkript

1 Vi er her for borgerne de skal opleve Skanderborg Kommune som en enhed, der arbejder i samme retning og skaber fælles resultater! Børn og Ungechef Annie Noes Beskæftigelses og Sundhedschef Jørgen Erlandsen Ældre og Handicapchef Jan Møller Iversen

2 1. Indledning I Skanderborg Kommune er der et stort politisk fokus på, at borgerne skal sikres en helhedsorienteret og sammenhængende indsats. De tre fagsekretariater Børn og Unge, Beskæftigelse og Sundhed samt Ældre og Handicap har siden kommunalreformen i 2007 arbejdet på at sikre en koordineret indsats på tværs. Der er særligt fokus på borgere med komplekse problemstillinger, der ofte er i kontakt med flere medarbejdere i det kommunale system. Det er derfor besluttet, at funktionen koordinerende sagsbehandler i 2014 skal implementeres på tværs af de 3 fagsekretariater. 2. Strategi i det tværfaglige arbejde Skanderborg Kommunes indsats er helhedsorienteret og tager udgangspunkt i den enkelte borger. At arbejde helhedsorienteret forudsætter et entydigt og målrettet kommunalt system, der arbejder i samme retning Vi arbejder sammen og samtidigt - med en koordinerende sagsbehandler. Vi samarbejder på tværs af faggrupper og har et fælles fokus på opgaven. Vi arbejder med udgangspunkt i en tidlig og hurtig indsats. Vi har kendskab til, og anvender Skanderborg Kommunes tilbud. Vi skaber sammenhæng i overgangen mellem tilbud. Målsætninger i de tre fagsekretariater: Børn og Unge Beskæftigelse og Sundhed Ældre og Handicap Den koordinerende sagsbehandler bliver fremadrettet en nøgleperson, for at sikre, at strategien omsættes i praksis. 3. Den koordinerende sagsbehandler Funktionen Koordinerende sagsbehandler indebærer, at sikre at de rette uddannelses-, beskæftigelses-, sundheds-, og socialfaglige indsatser igangsættes i et koordineret og sammenhængende forløb, på tværs af 2

3 de forskellige lovgivninger, borgeren over et livsforløb, kan være omfattet af. Såfremt funktionen undervejs i borgerens forløb overdrages, skal den afgivende koordinerende sagsbehandler sikre tydeliggørelse heraf overfor borgeren samt sikre, at al relevant information videregives til den nye koordinerende sagsbehandler. 3.1 Hvilke borgere skal have en koordinerende sagsbehandler? I Skanderborg Kommune er det besluttet, at følgende borgere skal have en koordinerende sagsbehandler: Borgere der er i risiko for ikke at kunne opnå uddannelse eller arbejde på grund af begrænsninger sin fysiske, psykiske og/eller sociale funktionsevne. Borgere der på grund af betydelige begrænsninger i sin fysiske, psykiske og/eller sociale funktionsevne, har behov for træning, kompensation eller støtte. 3.2 Den koordinerende sagsbehandlers opgaver Den koordinerende sagsbehandler har ansvar for følgende opgaver: Identificere borgerens behov og behov for tværfagligt samarbejde Involvering af borger og samarbejdspartnere (kommunale og ikke-kommunale aktører, netværk, frivillige m.fl.) Formulere (i dialog med borger og samarbejdspartnere) overordnet målsætning, delmål, samt ansvarlige for delindsatser Iværksætte indsatser - ansvarlig for at sikre, at de aftalte indsatser iværksættes Bistå borgeren med at gennemføre planen, herunder motiverende arbejde Dokumentere borgerens udvikling Opfølgning afholde opfølgningsmøder med borgeren. Hvis borgeren udebliver, har den koordinerende sagsbehandler en særlig forpligtelse til at undersøge, om borgeren kan profitere af en anden kontakt (eks. hjemmebesøg, indkald via sms m.m.) Det er den koordinerende sagsbehandlers vurdering, hvornår der er behov for opfølgning, dog minimum hvert kvartal. Er mødeleder på samarbejdsmøder Justering af plan 3.3 Den koordinerende sagsbehandlers bemyndigelse Den koordinerende sagsbehandler har kompetence til at Indkalde til tværfaglige møder, hvor samarbejdspartnere er forpligtet til at deltage Træffe beslutning om det fælles, overordnede mål 3.4 Hvor er den koordinerende sagsbehandler forankret? Den koordinerende sagsbehandler er ansat i myndigheden (Børn og Unge, Beskæftigelse og Sundhed eller Ældre og Handicap). Hvis borgeren ikke har en koordinerende sagsbehandler skal medarbejderen selv sørge for koordinerende sagsbehandling indtil andet er aftalt. Hvis borgeren er under 18 år i Børn og Unge o Børnesocialrådgivningen, hvis der er en sag der 3

4 o Hvis ovenstående ikke er involveret, kan medarbejdere i andre afdelinger udpeges til at fungere som koordinerende sagsbehandlere, eks. Ungdommens Uddannelsesvejledning Hvis borgeren er over 18 år: o I Jobcentret hvis der er en sag der. o Ældre og Handicap- hvis Jobcentret ikke er inde i sagen o Hvis ingen af ovenstående er inde, kan medarbejdere i andre afdelinger udpeges til at fungere som koordinerende sagsbehandlere, eks. Ungdommens Uddannelsesvejledning. o I Børn og Unge, for unge der er i efterværn 3.5 Hvordan tildeles borgeren en koordinerende sagsbehandler? Det er de enkelte afdelingsledere i Skanderborg Kommune, der er ansvarlige for at sikre, at borgerne tildeles en koordinerende sagsbehandler. For nogle grupper af borgere, sker der en særlig tildeling: Unge der har brug for støtte i voksenlivet: Udpeges på koordineringsmødet mellem B&U, Æ&H samt B&S Kontanthjælpsmodtagere der er aktivitetsparate: I forbindelse med visitering i jobcentret, udpeges koordinerende sagsbehandler Borgere i ressourceforløb: I forbindelse med bevilling af ressourceforløb, udpeges koordinerende sagsbehandler Borgere i jobafklaringsforløb: I forbindelse med visitering i jobcentret, udpeges koordinerende sagsbehandler 3.6 Hvem er koordinerende sagsbehandler? Da borgerne har forskellige koordineringsbehov, er der forskellige typer koordinerende sagsbehandlere: Niveau 1 koordinerende sagsbehandling Alle medarbejdere i Skanderborg Kommune har et medansvar for at sikre at indsatsen for borgeren er sammenhængende og tager udgangspunkt i den enkelte borger og dennes ressourcer. Hvis borgeren ikke har en koordinerende sagsbehandler skal medarbejderen selv sørge for koordinerende sagsbehandling. Når en medarbejder modtager en henvendelse fra en borger, skal medarbejderen således sikre, at borgeren bringes til rette vedkommende, inden koordineringsopgaven evt. gives videre. Herunder sikre, at al relevant information videregives. Varetages af: alle medarbejdere Niveau 2 koordinerende sagsbehandler i eget fagsekretariat Denne funktion tildeles borgere der modtager eller forventes at skulle modtage - indsatser fra flere afdelinger i det samme fagsekretariat. Varetages af: medarbejdere der arbejder i funktioner, med borgere med komplekse problemstillinger Niveau 3 koordinerende sagsbehandler på tværs af fagsekretariater Denne funktion tildeles borgere der modtager eller forventes at skulle modtage - indsatser fra flere fagsekretariater, Varetages af: udvalgte medarbejdere i B&U, Æ&H samt B&S 4

5 Medarbejdere, der varetager den koordinerende sagsbehandlerfunktion i niveau 2 og 3, er udvalgt med afsæt i følgende profil for den koordinerende sagsbehandler: Har gode kommunikative evner Har gode samarbejdsevner Kan arbejde struktureret Kan skabe overblik og sikrer involvering af relevante samarbejdspartnere Kan styre en sag og lave en plan Er kompetent mødeleder på samarbejdsmøder Er tovholder i den løbende opfølgning 3.7 Den koordinerende sagsbehandlers kolleger Det er af afgørende betydning for at kunne iværksætte en koordineret indsats på tværs af fagsekretariater, at den koordinerende sagsbehandler har et netværk af samarbejdspartnere. Dels i forhold til borgere, der allerede er i forbindelse flere aktører, og dels i forhold til sager, hvor der ønskes en tværfaglig sparring. Krav til det faglige netværk af samarbejdspartnere: Viden - skal kende mulighederne i lovgivning samt tilbud i eget fagsekretariat 5

6 Mandat - skal have mandat/afklaret mandat til at kunne indstille til den indsats, som de/den koordinerende sagsbehandler finder hensigtsmæssig ifm. det fælles mål, således at indstillingen ikke underkendes i de respektive fagsekretariater efterfølgende Evner -skal evne at sætte mål og delmål for indsatsen og indgå i et tværfagligt arbejde Opfølgning har pligt til hyppige tilbagemeldinger til koordinerende sagsbehandler 6

7 Bilag, Juridiske opmærksomhedspunkter Dette afsnit er udarbejdet af kommunens jurist, på baggrund af af udkast til funktionsbeskrivelse, jan. 14. Juridiske opmærksomhedspunkter på baggrund. I Skanderborg Kommune er udgangspunktet altid, uanset de vide rammer for udveksling af oplysninger i enhedsforvaltningen, at borgeren giver hertil. 1. Udveksling af oplysninger mellem fagsekretariaterne: 1.1 Enhedsforvaltningen: Kommunens fagsekretariater er en del af enhedsforvaltningen. Langt størstedelen af kommunens afdelinger og institutioner er omfattet af enhedsforvaltningen. F.eks. kommunale daginstitutioner, ældrecentre, PPR og administrationen. Myndigheder, som ved lov er tillagt selvstændig kompetence, er ikke omfattet af enhedsforvaltningen. Det gælder eksempelvis selvejende institutioner, kommunale skoler/sfo er og UU. 1.2 Udveksling af oplysninger indenfor enhedsforvaltningen: Adgangen til at udveksle personfølsomme oplysninger indenfor enhedsforvaltningen er som udgangspunkt tilladt, så længe modtager/afgiver har en klar og saglig interesse i at modtage/afgive oplysningerne. Om modtager/afgiver har en klar og saglig interesse afgøres ved en konkret vurdering. Ved personfølsomme oplysninger forstås oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold, jf. persondataloven (PDL) 7 og Udveksling af oplysninger udenfor enhedsforvaltningen: Skal der udveksles personfølsomme oplysninger udenfor enhedsforvaltningen, er reglerne mere restriktive. Udgangspunktet er, at der kræves en samtykkeerklæring til udveksling af oplysninger med eksterne samarbejdsparter. Dvs. eksempelvis andre kommuner, læger, UU, kommunale skoler m.fl. Der findes en række undtagelsesbestemmelser, hvorefter man ved manglende samtykke alligevel efter en konkret vurdering vil kunne videregive/indhente oplysningerne. Undtagelsesbestemmelserne vil ikke blive gennemgået nærmere her. 1.3 Pligt til at inddrage og informere borgeren Uanset at der er en vid adgang til at udveksle fortrolige (personfølsomme) oplysninger internt i kommunen uden samtykke, skal borgeren informeres om udvekslingen. Ovenstående regler om videregivelse ændrer heller ikke på, at borgeren altid skal inddrages i sagsbehandlingen og dermed så vidt muligt orienteres inden, at man indhenter oplysninger om borgeren fra andre fagsekretariater. (Følger blandt andet af Retssikkerhedslovens bestemmelser om inddragelse og god forvaltningsskik) Informationen vil kunne foregå gennem den løbende kontakt og inddragelse af borgeren, eksempelvis ved de opfølgende møder. 7

8 Persondatalovens bestemmelser om oplysningspligt ( 28 30) skal iagttages, når der indsamles personoplysninger ved borgeren selv og ved andre end borgeren selv. Oplysningspligten vil ofte være opfyldt på ansøgningsskemaer mm., når oplysningerne er indsamlet ved borgeren. Indsamles der oplysninger fra andre end borgeren (udenfor enhedsforvaltningen), vil der som hovedregel være indhentet samtykke fra borgeren og der vil i den forbindelse kunne informeres om indsamlingen af oplysninger. Reglerne om oplysningspligt gennemgås ikke nærmere her. 1.4 Specielt om ansøgningssager: Adgangen til at udveksle oplysninger internt i kommunen (enhedsforvaltningen) er begrænset ved ansøgningssager. Ansøgningssager er sager, som traditionelt rejses af borgeren selv og hvor kommunen skal træffe afgørelse, eksempelvis ansøgning om kontanthjælp, enkeltydelser, hjælpemidler. Ved behandlingen af en ansøgningssag, må der ikke indhentes oplysninger om ansøgers rent private forhold fra andre dele af forvaltningsmyndigheden, medmindre ansøger har givet samtykke. Ved rent private forhold forstås personfølsomme oplysninger, se ovenfor. Baggrunden herfor er, at ansøger selv skal have indflydelse på, hvilke oplysninger om vedkommendes rent private forhold, der inddrages i en sag, som han selv har rejst. 1.5 Regler af relevans for udveksling af oplysninger indenfor enhedsforvaltningen: PDL 5: God databehandlingsskik: Behandlingen skal være rimelig og lovlig. Indsamlingen af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne saglige formål. Oplysningerne skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, de er indsamlet til. Svarer stort set til begrebet god forvaltningsskik. PDL 6: Betingelser for behandling af almindelige personoplysninger fortrolige og ikke-fortrolige: Kan altid behandles med samtykke, men kan også behandles jf. 6 stk. 1 nr. 6, hvorefter behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af den opgave som hører under offentlig myndighedsudførelse, eksempelvis lovpligtig myndighedsudøvelse som afgørelser og vejledningsforpligtelse. PDL 7: Betingelser for behandling af særligt følsomme oplysninger (racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold): Kan altid behandles med samtykke, men kan også jf. 7 stk. 1 nr. 4 behandles, når behandlingen er nødvendig for at der kan træffes en forvaltningsafgørelse. PDL 8: Den offentlige forvaltning må ikke behandle oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold end nævnt i 7, medmindre det er nødvendigt for varetagelsen af myndighedens opgaver. ( 8 regulerer herudover videregivelse til andre forvaltningsmyndigheder, eksempelvis til skoler i kommunen eller til andre kommuner). FORVL 27: Tavshedspligt: Personer indenfor den offentlige forvaltning har bl.a. pligt til at hemmeligholde oplysninger af rent privat karakter eller fortrolige oplysninger vedr. borgeren. FORVL 29: I sager, der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens rent private forhold ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen. 29 gælder kun for sager der rejses ved ansøgning af borgeren og forvaltningen skal træffe afgørelse. F.eks. ansøgning om enkeltydelse, ansøgning om hjælpemiddel. 8

9 FORVL 32: Den der virker indenfor den offentlige forvaltning, må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for den pågældendes arbejde. PDL 28-30: Oplysningspligten efter persondataloven. Der skal gives meddelelse til borgeren, når der indsamles oplysninger hos borgeren selv eller hos andre end borgeren (udenfor enhedsforvaltningen). Oplysningspligten skal som hovedregel opfyldes ved indsamlingen af oplysninger, og senest 10 dage efter registreringen. 1.6 Den koordinerende sagsbehandlers bemyndigelse: Den koordinerende sagsbehandler vil jf. ovenstående have vid adgang til at indhente og videregive oplysninger om borgeren internt i kommunen. Såfremt den koordinerende sagsbehandler får bemyndigelse til at træffe afgørelser, er det vigtigt at være opmærksom på specielt Jobcentrets arbejdsområde. Afgørelser på Jobcenterets område skal træffes af en ansat i Jobcentret. 1.7 Udarbejdelse af handleplan og opfølgning Når der laves en overordnet handleplan med opfølgning af den koordinerende sagsbehandler, er det vigtigt at have fokus på, at lovgivningens regler på de enkelte fagområder overholdes. Der vil således eksempelvis fortsat skulle udarbejdes handleplan på en foranstaltning efter servicelovens kap. 11, med den opfølgning der følger heraf, og der vil skulle laves jobplan med opfølgning efter Lab-lovens bestemmelser. Det er ligeledes vigtigt at have fokus på, at der ikke ved udlevering af handleplanen til andre fagsekretariater udveksles personoplysninger, som de modtagende fagsekretariater ikke har en klar og saglig interesse i. 1.8 Kan man sige nej til en koordinerende sagsbehandler? Kommunen har pligt til at oplyse sine sager ordentligt og tilrettelægge sin sagsbehandling, så borgeren kan inddrages og der kan foretages en helhedsvurdering af borgerens behov. Kommunen vil i den forbindelse kunne tilrettelægge sin administration med en koordinerende sagsbehandler. Borgeren vil med andre ord ikke kunne sige nej til den koordinerende sagsbehandler. Hertil kommer naturligvis, at den koordinerende sagsbehandler skal følge de almindelige sagsbehandlingsregler og iagttage bestemmelserne om udveksling af oplysninger mellem fagsekretariaterne. 9