Punkt 4 - bilag 1 Aftale for MED-repræsentanters vilkår i MED-udvalg Aftalen bygger videre på den værdibaserede tilgang til samarbejdet ledere og medarbejdere imellem, som er beskrevet i Region Sjællands MED-aftale. Aftalen er herudover udformet med henblik på at støtte og inspirere det lokale arbejde, med at afstemme forventninger og indgå aftaler mellem den lokale leder og medarbejderrepræsentant om MED-opgaverne. Principper for medarbejderrepræsentanternes vilkår i MED-udvalg Region Sjælland s MED-aftale fastlægger principperne for medarbejderrepræsentanters vilkår for MED-organisationens områder. Jf. 14, stk. 2 i MED-aftalen er det væsentligt at skabe klarhed over og accept af medarbejderrepræsentanternes varetagelse af hvervet. Det er ledernes pligt at sikre, at medarbejderrepræsentanten får den nødvendige og tilstrækkelige tid til at varetage hvervet. Samtidig skal medarbejderrepræsentanterne udføre deres hverv, så det medfører mindst mulig forstyrrelse af deres almindelige arbejde og af arbejdspladsens arbejdstilrettelæggelse. Det drøftes lokalt, om dette f.eks. vil medføre behov for brug af vikardækning. Kompensation til arbejdspladsen for MED-repræsentantens mødeaktivitet kan drøftes lokalt. Form og indhold Det eneste formkrav til de lokale aftaler om vilkår for arbejdet i MED-udvalg er, at de skal være skriftlige. Det væsentlige i forhold til resultatet af drøftelserne er, at den lokale leder og medarbejderrepræsentant når til en klar og fælles forståelse af vilkårene. Aftaler kan indgås individuelt eller for grupper. Et grundlæggende fundament i Region Sjælland s MED-aftale, er at skabe gode og rimelige vilkår for medarbejderrepræsentanternes arbejde, således at det løbende samarbejde mellem ledelse og medarbejderrepræsentant blandt andet bygger på, at der gives den nødvendige og tilstrækkelige tid til udførelse af arbejdet som medarbejderrepræsentant. En drøftelse herom, indeholder følgende: Status for det forgangne år/opfølgning på tidligere aftaler Gensidige forventninger til MED-opgavernes indhold Samarbejdsform, kommunikation, dialog og forventninger til informationsniveau Den nødvendige og tilstrækkelige tid til at varetage opgaverne Version 2.0 - Godkendt af MED-Hovedudvalget den N.N:201N Side 1
Adgang til kontorfaciliteter som telefon, PC, egen mailkonto og internetopkobling Vurderingen af, hvad der er nødvendig og tilstrækkelig tid til udførelsen af medarbejderrepræsentantens opgaver, tager udgangspunkt i de konkrete forhold i relation til det/de udvalg, medarbejderrepræsentanten sidder i, herunder om medarbejderrepræsentanten er næstformand i et eller flere udvalg. Det må påregnes, at rollen som næstformand vil kræve mere tid end tidsforbruget for øvrige medarbejderrepræsentanter. Af bilag 1 fremgår en række dialogspørgsmål, som man kan vælge at tage udgangspunkt i drøftelserne. Spørgsmålene kan ændres og suppleres afhængigt af de konkrete forhold på arbejdspladsen. Af bilag 2 fremgår eksempel på et aftaleskema, som kan benyttes. MED-opgaver og tillidsrepræsentants-/arbejdsmiljørepræsentantsopgaver drøftes hver for sig. Spørgsmålene lægger derfor også op til dette. Der vil dog typisk være overlap mellem medarbejderrepræsentantens opgaver i MED-organisationen og de øvrige tillidsmands- /arbejdsmiljørepræsentantsopgaver. Hensigten med opdelingen er, at forsøge at nå til en større, fælles forståelse for medarbejderrepræsentantens forskellige opgaver. I de tilfælde hvor en medarbejderrepræsentant kun er MED-medlem, drøftes naturligvis kun forhold vedrørende indhold og tidsforbrug for MED-opgaverne. Der henvises i øvrigt til Region Sjælland s MED-aftale 11. Aftale for MED-repræsentanternes vilkår i MED-udvalg er indgået i 2007, evalueret i 2011 og justeret i 2014 i forbindelse med, at der er indgået ny MED-aftale for Region Sjællands. Aftalen er tilgængelig på Region Sjælland s intranet under MED. Principper for medarbejderrepræsentanters vilkår i MED-Hovedudvalget Aftalen er gældende for medarbejderrepræsentanter: Medarbejderrepræsentanter = tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og øvrige medarbejderrepræsentanter i MED-Hovedudvalget, som er ansat i og aflønnet af Region Sjælland. For medarbejderrepræsentanternes deltagelse i MED-Hovedudvalget gælder: Idet MED-Hovedudvalget er et tværgående udvalg tildeles en tidsfaktor på 3xmødetiden (dvs. planlagt mødetid på dagen = formøde og møde) til brug for forberedelse, kontaktudvalgsmøder, mødedeltagelse og efterbehandling mv. fra møderne. Transporttid aftales individuelt. Side 2
Bilag 1: Dialogspørgsmål BAGGRUNDSOPLYSNINGER Hvor mange medarbejdere repræsenterer medarbejderrepræsentanten i MEDorganisationen, og hvordan er de geografisk placeret? (Tidsforbruget vil typisk variere alt efter om medarbejderrepræsentanten repræsenterer mange eller få, ligesom næstformænd ofte har et større tidsforbrug end menige medarbejderrepræsentanter). Er der tale om geografisk adskilte arbejdspladser? (Hvis der er tale om geografisk spredte arbejdspladser kan man forholde sig til særskilt transport). Er medarbejderrepræsentanten valgt til flere hverv i MED-organisationen? (Hvis ja, bør man drøfte, hvordan disse opgaver tilsammen kombineres bedst med det almindelige arbejde). STATUS FOR DET FORGANGNE ÅR Samarbejde: Hvordan er samarbejdet forløbet? Hvad gjorde samarbejdet godt/mindre godt? Information: Har I adgang til relevant information? Har I informeret hinanden om de relevante emner? Opgaveindhold: Var forventningerne til MED-opgavernes indhold realistiske? Evt. drøfte indholdet af de enkelte opgaver og jeres forventninger til, hvordan MED-opgaverne og evt. tillidsmands-/arbejdsmiljørepræsentantsopgaver bedst kan løses sideløbende med det normale arbejde. Tidsforbrug: Var forventningerne til tidsforbruget til MED-opgaverne realistiske? Hvis ikke, hvad har ændret sig, og hvad bør konsekvensen være? Adgang til faciliteter: Har medarbejderrepræsentanten adgang til kontorfaciliteter som telefon, PC, egen mailkonto og internetopkobling? Aftale: Har aftalen været tilstrækkelig præcis? Hvis ikke, hvad kan så forbedres? DET FREMADRETTEDE SAMARBEJDE Samarbejde: Hvordan ønsker I, jeres samarbejde skal fungere? Drøft evt. hvilke værdier I ønsker skal lægges til grund for samarbejdet. I kan vælge at tage udgangspunkt i arbejdspladsens/virksomhedens værdier eller i de samarbejdsværdier, der fremgår af formålet i Region Sjælland s MED-aftale ( 2). Information: Hvilke ønsker har I i forhold til at skaffe relevant information og til den måde, I vil informere hinanden (herunder også en fælles forståelse af, hvad i rette tid betyder)? Side 3
Opgaveindhold: Hvad er jeres forventninger til MED-opgaverne i det kommende år? Drøft gerne de konkrete opgaver/udfordringer, som jeres MED-udvalg arbejder med. Det er derudover væsentligt at drøfte, hvordan opgaverne tilrettelægges i forhold til medarbejderrepræsentanternes daglige arbejde. Tidsforbrug: Hvad forstår I ved nødvendig og tilstrækkelig tid? Hvilket niveau forventer I, at tidsforbruget til MED-opgaverne vil ligge på? Det vil typisk svinge over tid afhængigt af, om arbejdspladsen er inde i en særlig udviklingsperiode, eller om det er en mere rolig periode. Derudover kan behovet for at deltage i særlige arbejdsgrupper være svingende. Yderligere stikord til kvantificering af tidsforbrug: A) antal ansatte og faggrupper den pågældende repræsenterer, mødevirksomhedens omfang, herunder tid til forberedelse, forberedende møder og efterbehandling. B) Omfang af arbejde på forskudt tid, funktioner i MED-systemet (næstformand), nødvendige møder og kurser i forbindelse med MED-uddannelsen. C) Kontakt til kollegaer i forbindelse med aktiviteter i relation til MED-systemet. D) Sagsbehandling. Adgang til kontorfaciliteter: Har medarbejderrepræsentanten adgang til telefon, PC, egen mailkonto og internetopkobling? Opsummering: Husk at få et fælles overblik over konklusionen på samtalen. Alle aftaler vil normalt være skriftlige. Side 4
Bilag 2: Eksempel på aftaleskema Baggrundsoplysninger: Hvor mange medarbejdere repræsenterer medarbejderrepræsentanten i MED-organisationen, og hvordan er de geografisk placeret? Er medarbejderrepræsentanten valgt til flere hverv i MEDorganisationen? Status for det forgangne år: Samarbejde Aftaleskema Information Opgaveindhold Tidsforbrug Adgang til faciliteter Aftale Det fremadrettede samarbejde: Samarbejde Information Opgaveindhold Side 5
Aftaleskema Tidsforbrug Adgang til kontorfaciliteter Opsummering: (Aftale for næste år aftales) Dato: Leder Medarbejder Side 6