Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 22. oktober 2013. Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi... 2 3.1 Økonomioversigter... 2 3.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt... 3 3.3 Domeas ydelseskatalog... 3 3.4 Udbetaling af bestyrelseshonorarer vedrørende byggesager i Humlebæk Boligselskab.... 4 3.5 Godtgørelse af udgifter ved bestyrelsesarbejdet i Humlebæk Boligselskab... 4 3.6 Ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmer... 5 4 Humlebæk Boligselskab... 6 4.1 Forretningsorden... 6 4.2 Konsekvens af lovændring af lov om almene boliger m.v.... 6 4.3 Inddeling af dispositionsfond i puljer... 7 4.4 Genstart af samdriften... 7 5 Boligselskabets afdelinger... 8 5.1 Stade for processen med at udarbejde nye kataloger i afdelingerne... 8 5.2 410 Enebærhavens renoverings projekt... 8 5.3 410 Enebærhaven fjernvarme... 9 5.4 Finansiering af Boligsocial medarbejder i Enebærhaven... 9 5.5 Enebærhavens byggesag den beboer sociale indsats... 9 5.6 426 Langebjergparken helhedsplan... 10 5.7 Langebjergparken ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til udbedring af boliger efter rotteangreb... 10 5.8 415 Hesselhøj Salg/renovering af afdelingen... 11 5.9 408 Benediktevej - Varsling af lejestigning... 11 5.10 Ravnsbjerg I og II bibrag grundejerforening... 12 6 Humlebæk Boligselskab fortsat... 12 6.1 Printer samdriftskontor... 12 6.2 Fremtidig kommunikation... 13 6.3 Logo og designmanual for Humlebæk Boligselskab... 13 7 Mødedatoer... 14 8 Eventuelt... 14 Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand JJ -Jan Jensen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem UH -Uffe Horslef, medlem OS -Ole Sørensen, medlem HH -Henrik Hansen, suppl. BH -Birgitte Hansen, suppl. Afbud OP -Ole Poulsen, suppl. Afbud SM -Soha Mustafa, suppl. Afbud CØ -Christina Ølgaard, suppl. Øvrige deltagere: BG -Bent Gordon Johansen, Domea ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea Domea Boligcenter København, den 16. november 2013
1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Godkendt, der var ingen bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet d. 17. september 2013. Referat vedlagt som bilag. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen og indføjes i protokollen. Godkendt, der var ingen bemærkninger. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigter Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Administrationsbidrag kt. 512 og tilsvarende indtægt afdelingernes bidrag kt. 604 medtages kun hvert kvartal. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt Administrationsbidrag skal fremgå af oversigten hvert kvartal, denne er ikke inkluderet. Manglende administrationsbidrag eftersendes til TT. Konto 532 er rente indtægter til viderefordeling til afdelinger. Herudover vedlægges opdateret oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Der blev kommenteret at økonomien ser fornuftig ud. Følgende mangler at blive ført i dispositionsfonden: 1) Kr. 150.000 bevilget til afdeling 406 for nedlæggelse af carporte i forbindelse med byggeri af driftscenter. 2) Kr. 100.000 bevilget til vandmålere i afdeling 409 bliver ikke aktuelle og slettes fra arbejdskapitalen. 3) Kr. 300.000 til driftscenter hvad er de besluttet til. Skal oplyses på næste møde. Alle beløb skal være ført med beslutningsreferat dato. Side 2 af 14
4) I forhold til forbrugt beløb til samdriften skal det sikres, at der er overensstemmelse mellem bevilliget, regnskabsført og forbrugt beløb. 3.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt Den udarbejdede oversigt fra formandsskabet, der har grundlag i de data HB har bedt Domea udarbejde i form af nøgletal 10 år tilbage pr. afdeling, fremlægges endeligt til debat og beslutning om anvendelse som den faktuelle del af det fremtidige beslutningsgrundlag. Oversigten fremlægges på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning og beslutter at anvende oversigten som beslutningsgrundlag. Bestyrelsen udtrykte, at den fremlagte oversigt giver et dækkende billede af afdelingernes indbetalinger til og udbetalinger fra Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Bestyrelsen besluttede at oversigten skal være et dynamisk værktøj i forhold til fremtidige beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til afdelingerne. Domea skal sikre, at oversigten er opdateret en gang i kvartalet. 3.3 Domeas ydelseskatalog Domeas ydelseskatalog og prisliste for tilvalg samt en oversigt over tilkøb i Humlebæk Boligselskabs afdelinger er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning BG forklarede at HB har fuld pakke. Ydelseskatalog fremsendes elektronisk til TT. Side 3 af 14
Boligselskabets afdelingers individuelle tilvalg er ikke vedlagt, oversigt over disse fremsendes til TT. 3.4 Udbetaling af bestyrelseshonorarer vedrørende byggesager i Humlebæk Boligselskab. På organisationsbestyrelsesmøde den 17. september 2013, blev det besluttet at fordele byggesagshonorarer i igangværende byggesager i Humlebæk Boligselskab som fordelt i nedenstående skema. 1) Bestyrelsen forespurgte ved mødet, om byggesags honorarer kan udbetales én gang årligt opgjort per 31. december i forhold til byggeriets stade, hvilket ifølge Byggechef Karsten Pedersen er muligt. 2) Bestyrelsen skal tage stilling til, om tidligere medlemmer der har siddet i styregrupperne og udvalgene skal have andel af honorarerne. De tidligere medlemmer som i så fald vil modtage honorar er Karin Thomsen, Svend Aage Jensen og Lissy Holtegaard. ad 1: Det indstilles, at bestyrelsen tager information om byggesagshonorarers udbetalingstidspunkt til efterretning og beslutter hvordan udbetaling skal styres fremover. ad 2: Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om ovenstående tidligere medlemmer der har siddet i styregrupperne og udvalgene skal have andel af honorarer. Det blev besluttet, at der forholdsmæssigt skal udbetales til afgåede bestyrelsesmedlemmer, beløb opgøres til næste bestyrelsesmøde. 3.5 Godtgørelse af udgifter ved bestyrelsesarbejdet i Humlebæk Boligselskab PH forespurgte på sidste bestyrelsesmøde om bestyrelsens beslutning i forhold til udbetaling af km penge efter statens takster samt kontorartikler efter bilag til bestyrelsesmedlemmer. Side 4 af 14
Herudover om der kan bevilges hjemmebredbånd inkl. WIFI til bestyrelsesmedlemmer. Der vedlægges Domeas regler for godtgørelse af bestyrelsesmedlemmers udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter omfanget af godtgørelse for kørsel og indkøb af kontorartikler samt bevilling af bredbånd inkl. WIFI til organisationsbestyrelsesmedlemmer. TT: Det er rimeligt med km-refusion efter statens takster. Der opfordres til samkørsel. TT: ønsker at udskyde beslutning vedr. bredbånd og WIFI til efter nytår. TT: indkøb af kontorartikler er dækket af bestyrelseshonorar. Bestyrelsen besluttede, at der ydes kørselsgodtgørelse til bestyrelsesmedlemmer efter statens takster ved transport udenfor Humlebæk/Fredensborg. Ordningen træder i kraft fra dags dato 22. oktober 2013. Domea fremsender procedure og opretter underkonto i Boligselskabets kontoplan. 3.6 Ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmer Tina Thomsen kommer med oplæg til hvilke ansvarsområder skal dækkes af bestyrelsen og delegering af ansvar til bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvilke ansvarsområder bestyrelsen skal dække samt hvem skal være ansvarlig for de forskellige områder. Der blev sat ønsker/navne på forskellige ansvarsområder som fremgår af ovenstående diagram, punktet færdiggøres næste møde. Side 5 af 14
4 Humlebæk Boligselskab 4.1 Forretningsorden Bestyrelsen træffer ifølge vedtægternes 9, stk. 9 nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv i en forretningsorden. Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke andres godkendelse for at være gældende. Gældende forretningsorden for Humlebæk Boligselskabs organisationsbestyrelse blev godkendt i 27. august 2009 og er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter forretningsordenen og beslutter eventuelle ændringer. Det blev besluttet at, forretningsordenen skal gennemses af JJ og bestyrelsen bedes komme med forslag til revision til næste møde. 4.2 Konsekvens af lovændring af lov om almene boliger m.v. På organisationsbestyrelsesmøde 17. september blev punktet drøftet og besluttet genoptaget til beslutning på indeværende møde. Med skæring 19. marts 2013 er 20, stk. 2, 1 pkt. i Lov om almene boliger m.v. ophævet og erstattet af teksten: En afdelings udgifter til tab som følge af lejeledighed og uforholdsmæssigt store tab som følge af fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen dækkes af dispositionsfonden. Ovenstående er ikke gældende, hvis udgifterne er dækket af reglerne om kommunal betaling af leje og garanti ved fraflytning. Dialog fra møde: Der blev forespurgt om, hvilket tidspunkt i et sagsforløb en misligholdsregning defineres som tab for afdelingen og dermed kan indbringes for organisationsbestyrelsen for beslutning om kompensation. Det blev foreslået, at fordringen overgår til Humlebæk Boligselskab hvis fordringen ved opgørelse af afdelingernes årsregnskaber er overgået til retslig inkasso i løbet af regnskabsåret. Domea blev bedt om til næste møde at fremkomme med estimat over hvilke omkostninger denne lovgivning ville have påført HB i 2011 og 2012, såfremt lovgivningen havde været i kraft. Dette som beslutningsværktøj for at estimere kapitalbehov fra dispositionsfonden. Hvad hvis omkostningsoverslag for 2011 og 2012 er vedlagt som bilag. Side 6 af 14
Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om disponering af tilstrækkelige midler i selskabets dispositionsfond og beslutter betingelser og procedurer for overdragelse af fordringer fra afdelinger til selskabet. JJ hvornår er det et tab. JJ mener at 401 har lidt større tab i 2011/12 end de af på omkostningsoverslaget viste. ESS beder Domeas økonom STB kontrollere sine tal. TT beder Domeas jurist forklare lovgivning og definition for overgangstidspunkt. Punktet tages på dagsorden for næste bestyrelsesmøde til beslutning. 4.3 Inddeling af dispositionsfond i puljer På organisationsbestyrelsesmøde 17. september blev punktet drøftet og besluttet genoptaget til beslutning på indeværende møde. TT foreslog at selskabet opererer med sikkerhedskapital, startende med ca. kr 1.500,- per lejemål som skal øges til kr. 5.000,- per lejemål over kommende 10 år. Herudover afsættes midler i følgende puljer: 1) Pulje til uforholdsmæssigt store fraflytningsager 2) Pulje til tomgang 3) Pulje til udvikling af afdelinger 4) Pulje til skimmelsager 5) Pulje til sort uheld i afdelinger Oversigt over dispositionsfond og egen trækningsret, med ovenstående puljer budgetteret er vedlagt som bilag. Dialog fra møde: Det blev diskuteret om Skimmelbudgettet også skal dække andre bygningsangreb. Eks. Rotter, PCB, murbier mm. JJ fremførte, at det er relevant at overveje forebyggende tiltag i for hold til at forhindre sorte uheld. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget og beslutter inddeling af selskabets dispositionsfond i en akkumulerende pulje til sikkerhedskapital og 5 yderligere puljer afsat til mærkede sager. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen beslutter retningslinier og procedurer for udbetaling fra puljerne. Der er enighed om at opdele i puljer, Domea sikrer at økonomioversigter fremadrettet er inddelt i puljerne og holdes opdaterede. Punktet tages på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde for beslutning af procedurer, processer og kriterier for udbetaling. 4.4 Genstart af samdriften Samdriftsudvalget orienterer om udvikling og tiltag i genstartsprocessen. Side 7 af 14
Der blev afholdt medarbejder seminar 2. oktober med temaet work smarter, not harder, boligselskabets ejendomsfunktionærer deltog med stor interesse og højt aktivitetsniveau, der fremkom mange gode betragtninger og ideer i forhold til temaet. Udvalget foreslår at arrangere en tur for repræsentantskabet, for at besøge Frederikssund Boligselskabet og Vendersbo på Lolland, begge selskaber har fungeret som pilotprojekter for samdrift, der vil være mulighed for at tale erfaringer med ansatte og beboerdemokrater. Samme tur foreslås for medarbejderne i HB, dog med vinklen at få et praktisk indblik i hvordan samdriften køres i de to driftscentre. Samdriftsudvalget har arrangeret møde med alle bestyrelser i HB for at gennemgå og drøfte afdelingernes nuværende driftsnoter og tidsregistreringer for første halvdel af 2013 med henblik på, at indlede processen hos afdelingerne med at vælge fremtidigt driftsniveau. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender de to ekskursioner for repræsentantskab og funktionærer. TT fremlagde arbejdet i samdriftens stade og udtrykte forhåbning om at være klar til genstart med udgang af marts 2014. TT viste film fra seminardagen med ejendomsfunktionærerne. Bestyrelsen godkendte ekskursion for Repræsentantskabets medlemmer til Boligselskabet Rosenvænget i Frederikssund søndag d. 24. november 2013. Det blev besluttet ikke at inkludere besøg i Vendersbo Boligselskab på grund af den lange køretid. Bestyrelsen godkendte endvidere tur for medarbejderne til samdriften i Rosenvængets Boligselskab. ESS arrangerer det praktiske i begge arrangementer. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Stade for processen med at udarbejde nye kataloger i afdelingerne Mange afdelinger i Humlebæk Boligselskab er i proces med at udarbejde opdaterede kataloger for husorden, råderet og vedligeholdelsesreglement. Annett Abildgaard hos Domea som er tovholder på processen, har vedlagt en processtatus som bilag, afdelingsbestyrelserne kan kontakte Annett Abildgaard på ana@domea.dk for yderligere information og fremdrift af processen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bad Annett Abildgaard hos Domea fremsende de færdige trykte kataloger til de relevante bestyrelser og samtidigt sende dem digitalt til driftscenteret. 5.2 410 Enebærhavens renoverings projekt Side 8 af 14
Der orienteres om byggesagens stade på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev orienteret at projektet følger tidsplan og er ca. 15% færdig. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.3 410 Enebærhaven fjernvarme Enebærhaven har fået tilbud fra Nordforbrænding om tilslutning til fjernvarmenettet uden omkostninger til anlægsarbejder uden for afdelingens matrikel. Enebærhavens nuværende forsyningskontrakt er indgået med E-on og er principielt uopsigelig indtil 31. Juli 2017, E-on ejer de tekniske installationer i tilknytning til LKV anlægget, Enebærhaven ejer kedler og fordelingsanlæg. Nordforbrændingens tilbud om omkostningsfri tilslutning bortfalder ifølge byggesagens ingeniør 31. december 2013, hvorefter afdelingen vil skulle betale anlægsomkostninger efter Nordforbrændings normale takster, ifølge ingeniøren en omkostning på ca. 1,7 mill. kr. Der har ikke været fremlagt oplæg til fjernvarme projekt til beslutning hos afdelingens beboere. Organisationsbestyrelsen har bedt Domea forhandle med E-on om omkostning ved at opsige kontrakten og med Nordforbrænding om mulig tidsforlængelse til 2017. Bestyrelsen har understreget at det er afgørende at Enebærhaven selv kan afholde alle udgifter ved etablering af fjernvarme. Domea opdaterer sagens stade på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES meddelte at der ikke er sket udvikling i sagen. Bestyrelsen besluttede at gentage punktet på næste bestyrelsesmøde. 5.4 Finansiering af Boligsocial medarbejder i Enebærhaven Domea redegør for fremtidig afholdelse af udgifter til opretholdelse af den boligsociale indsats på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES oplyste at boligsocial rådgiver Katja Giebel forbliver i projektet byggetiden ud. Domea har på vegne af Humlebæk Boligselskab søgt LBF om tillægsbevilling på i alt kr. 800.000,- Herudover vil restfinansiering ske i byggesagens økonomi. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.5 Enebærhavens byggesag den beboer sociale indsats Side 9 af 14
Bestyrelsen har efterlyst en mere kontinuerlig dialog mellem de 2 udvalgte til styregruppen og Katja Giebel. Medlemmerne af styregruppen, Per Hansen og Jan Jensen, orienterer fra sidste møde i gruppen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Katja Giebel udfører mange praktiske opgaver for beboere udover hendes arbejde som boligsocial medarbejder. Herudover er hun ankerperson på koordineringen af samspillet mellem entreprenør/beboere. Katja bør have en praktisk medhjælp til diverse praktiske beboerservice opgaver, evt. en akutjobber med kommunalt tilskud. Den boligsociale indsats er planlagt til at blive nedtrappet over de næste 6 måneder, hvorefter Katja overgår til byggesagen som genhusningsmedarbejder. Pga. den tidlige opstart af det sociale projekt, afsluttes dette uhensigtsmæssigt tidligt. Det blev besluttet, at arbejde hurtigt i forhold til mulighed for ansættelse af akutjobber, Domea undersøger mulighed for finansiering. Punktet tages til beslutning på næste møde. 5.6 426 Langebjergparken helhedsplan Der redegøres for byggesagens stade og for den demokratiske proces i Langebjergparken s helhedsplan på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det blev besluttet at udsætte dette punkt til næste møde 5.7 Langebjergparken ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til udbedring af boliger efter rotteangreb Afdelingsbestyrelsen i Langebjergparken anmoder om tilskud fra Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond til dækning af udgifter afholdt i foråret 2013 til afhjælpning og udbedring af 4 lejemål, Langebjergparken 338 A,B,C og D. efter rotteangreb under gulvene i lejemålene. Afdelingen har haft en samlet udgift til udbedring, oprensning og genhusning på i alt kr. 497.000,- Herudover er det med baggrund i endnu et rotteangreb omfattende 4 nye boliger, besluttet at indlede en generel undersøgelse af afdelingens boliger i afdeling 2 for at konstatere hvordan fremtidige angreb kan forebygges, med henblik på at ansøge Landsbyggefonden om tillægsbevilling til at udbedre i forbindelse med den verserende byggesag i Langebjergparken. Denne undersøgelse er KHS-arkitekter kommet med overslag på kr. 62.500,- som ligeledes søges som tilskud fra dispositionsfonden. Den verserende rottesag har ramt 4 boliger og omfatter genhusning, udskiftning af gulve og underskabe samt oprensning og tillukning af adgangsveje for rotter. Omkostninger til udbedringen søges dækket under den ovenstående ansøgning til Side 10 af 14
Landsbyggefonden, dog dækkes skader som er sket og udbedret inden ansøgning sjældent. Bilag 1) Rapport fra KHS vedrørende rotteadgang til bygningerne i Langebjergparken afdeling II. Bilag 2) regnskab for udbedring efter rotteangreb forår 2013, medbringes som bilag til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om disponering af i alt kr. 497.000,- til dækning af udgifter til afsluttet rottesag samt yderligere kr. 62.500,- til undersøgelser af bygningerne med henblik på at hindre fremtidige rotteangreb. Det blev besluttet, at bevillige kr. 62.500,- til KHS-arkitekter s undersøgelse af bygningerne i Langebjergparkens afd. II med henblik på at hindre fremtidig rotteindtrængen i boligerne, undersøgelsen skal danne grundlag for en ansøgning til Landsbyggefonden med henblik på at inkludere rottesikring i den verserende byggesag. Det blev besluttet, at udsætte beslutning om tilskud til afdelingens udgifter til rottesag fra forår 2013 til efter at tilskudsmulighed fra LBF er klarlagt samt afholdelse af møde med Langebjergparkens bestyrelse. 5.8 415 Hesselhøj Salg/renovering af afdelingen Organisationsbestyrelsen har undersøgt mulighederne for ombygning af de nuværende 10 ungdomsboliger til 4 familieboliger og alternativt salg af afdelingen (huset), tiltaget er begrundet i udlejningsvanskeligheder. Landsbyggefonden har udført en vurdering af de to alternativer (vedlagt som bilag) og har vurderet at en ombygning af ejendommen vil være for bekostelig. Organisationsbestyrelsen har derfor søgt Fredensborg Kommune om tilladelse til salg af ejendommen, hvilket kommunen har godkendt. Et salg skal endeligt godkendes i ministeriet for by, bolig og landdistrikter. TT bad på sidste møde Domea undersøge om ansøgning til ministeriet for By & Bolig kan afvente en senere beslutning i bestyrelsen, grundet den igangværende visionsproces i Humlebæk Boligselskab. Evt. tidsfrist undersøges og oplyses på næste møde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringer til efterretning. BG oplyste at sagen problemfrit kan tåle udsættelse indtil medio 2014. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.9 408 Benediktevej - Varsling af lejestigning Afd. 408 Benediktevej er udlejet som fritidsinstitution til Fredensborg kommune. Afdelingen har et 2012 regnskab der udviser et underskud på kr. 67.795,- og et budget for 2014 der udviser lejestigning på 23,11% svarende til kr. 144.000,-. Side 11 af 14
Bestyrelsen har pålagt Domea at varsle lejestigning overfor kommunen med tilbagevirkende kraft fra og med 1. januar 2013. Domea redegør for sagens stade på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. ES informerede, at der er aftalt møde med kommunens jurist Flemming Kisum om lejestigningen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, punktet gentages på næste bestyrelsesmøde. 5.10 Ravnsbjerg I og II bidrag grundejerforening Ravnsbjerg I og II indgår i grundejerforeningen F31, afdelingsbestyrelserne har igennem en årrække forsøgt at få ændret mandat sammensætningen i foreningen og derigennem om muligt at ændre betalingsfordelingen til grundejerforeningen. TT har drøftet sagen med borgmester Thomas Lykke Pedersen i Fredensborg kommune, kommunens jurist Flemming Kissum har fremsendt vedlagte notat, som konkluderer at: hvis det er således, at det vedtægtsforslag, der blev forelagt på den stiftende generalforsamling den 10. september 2009, blev vedtaget med de formuleringer, der ligger i det eksemplar, jeg har modtaget, så er disse vedtægter ikke sådan at ændre. Almindelige vedtægtsændringer kræver ifølge 13 i det foreliggende eksemplar 2/3 majoritet. Er der derimod tale om at ændre det forhold, hvormed det enkelte medlem eller delområde tager del i fællesudgifterne, kan der efter omstændighederne være tale om, at der skal være enighed, dvs. alle delområderne/grundejerforeningerne (og særligt dem hvis rettigheder forringes) skal være enige. Imod sat fald ville jo den, der har majoriteten kunne bestemme, at minoriteten skal betale det hele/en uforholdsmæssig stor del. Domeas advokat Henrik Meden har ligeledes vurderet det juridiske indhold i sagen og mener at det er meget vanskeligt at ændre de vedtægter som er vedtaget af generalforsamlingen i F31, medmindre der er begået en procedurefejl. Hvis HB beslutter at føre sag anbefales bestyrelsen, at indgå aftale med ekstern advokat om at indstævne grundejerforeningens beslutning om mandatfordeling for den lokale byret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter om sagen skal overgives til advokat. PH udtalte at sagen er håbløst i hårdknude, da 2/3 flertal ikke kan skaffes i F31. UH ønsker ikke at bruge penge på advokat. Det blev besluttet ikke at forfølge sagen yderligere. 6 Humlebæk Boligselskab fortsat 6.1 Printer samdriftskontor På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at omkostninger til indkøb eller leasing af en kopimaskine, som kan håndtere større mængder materiale, skal deles i Side 12 af 14
forholdet 30% HB og 70% Domea. Domea forbeholdte sig at kunne godkende pris og kvalitet af printeren. Domea kommer med oplæg til indkøb/leasing til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvilken model og finansieringsordning skal vælges. ESS fremlagde tilbud fra Canon i Hillerød på køb eller leasing af 3 år gammel fabriksrenoveret kopimaskine. Det blev besluttet at lease maskinen til en samlet udgift på kr. 12.375 per år samt indgå service aftale og e-support til samlet 800 kr per år Herudover har Canon stillet garanti, at der leveres en ombytningsmaskine hvis antal stop overskrider 5 gange på én måned. Domea kan ikke indgå i leasing aftale, men kan yde HB et fradrag i administrationsgebyr 2013 på ialt kr. 28.000,- svarende til Domeas andel af udgiften. Herefter afholder Humlebæk Boligselskab omkostningerne til maskinens drift. Domea skal sikre at omkostninger til leasing og drift af kopimaskinen budgetteres fremover i Humlebæk boligselskabs budget. 6.2 Fremtidig kommunikation PH fremlagde på sidste bestyrelsesmøde forslag til en bred kommunikation, ved at udgive en Humlebæk Boligselskab avis på A3 papir splittet til A4 format på 4 sider. OS foreslog at HB avis kan bruges som talerør beboere imellem eksempelvist køb/salg/bytte. JJ spurgte, skal der være opsøgende journalistik eller er det et talerør fra Organisationsbestyrelsen til beboerne. TT svarede, det skal være et talerør fra bestyrelsen til beboerne i Humlebæk Boligselskab. JJ foreslog at avisen også kan bruges som talerør til omverdenen ved at fremsende den til strategisk udvalgte personer, eksempelvis samarbejdspartnere i kommunen. PH kommer med arbejdsplan for projektet til dette møde. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter den fremlagte arbejdsplan for projektet og beslutter procesplan og udformning af HB avis. PH fremlagde planer og udkast til en kvartals udgave. Der blev nedsat et udvalg bestående af Per, Jan og Christina til at arbejde videre med avisens disposition. Punktet tages med igen på næste møde. 6.3 Logo og designmanual for Humlebæk Boligselskab Side 13 af 14
Humlebæk Boligselskab har indgået aftale med Fanø design om udarbejdelse af en logo og designmanual med henblik på stærkere profilering af boligselskabet. Denne er færdig og fremsendt til organisationen, der skal træffes beslutning om det videre forløb. Designmappen medbringes til mødet. Det er tidligere besluttet ikke at arbejde videre på et logo og profil projekt der ikke har haft forankring i repræsentantskabet. Det indstilles, at bestyrelsen gennemser designmappen og beslutter opbevaring af denne. Bestyrelsen besluttede, at designmanual forslaget Ligges i depot hos bestyrelsens kommunikationsansvarlige Per Hansen. 7 Mødedatoer Næste Organisations bestyrelses møder afholdes den 28. november i Ravnsbjerg2 s lokaler, idet Strædet er optaget kl. 18.00. Driftsudvalget mødes hver 3die onsdag i måneden kl. 18 i driftscenteret på Baunebjergvej. Næste gang 31. oktober kl. 18 og 20. november kl. 18.00. Der afholdes ekskursion med repræsentantskabets medlemmer til samdriften i Rosenvænget Boligselskab i Frederikssund søndag 24. november. Bus afgår fra Humlebæk kl. 10.00 og fra Baastrupvej kl. 10.20, der forventes retur ca. kl. 14.30. Der bydes på en let frokost. Visions Workshop torsdag 21. november kl. 18.00 8 Eventuelt Julefrokost 17. december kl. 18.00 på Gammel Humlebæk Kro. Festudvalget består af PH og CØ. JJ udtrykte behov for, at der i forhold til omverdenen skal være fokus på synliggørelse af Humlebæk Boligselskab. Således skal der i højere grad være fokus på at boligselskabets logo er det fremtrædende i alle materialer og at Domea er tonet væsentlig ned. Side 14 af 14