Indstillingen tiltrådt Emne Til Kopi til Arbejdsmiljøredegørelse - Arbejdsmiljødrøftelse og ledelsens evaluering samt delmål for HMU Aarhus Kommune Den 11. november 2011 Indledning En gang årlig skal ledelsen udarbejde en evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet og arbejdsmiljøindsatsen i det forgangne år. Evalueringen forelægges det øverste MEDudvalg (HMU) og er et bidrag til den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Evalueringen og drøftelsen er i 2011 kvalificeret med input fra Søjlerne. Arbejdsmiljødrøftelsen er drøftelse af: Mål, indsatser og resultater det forgangne år, aftale om det kommende års samarbejde årshjul (bilag 1) samt fastsættelse af delmål for arbejdsmiljøarbejdet Jægergården Værkmestergade 15 8100 Aarhus C Sagsnummer: M1/2011/00352-014 Sagsbehandler: Annette Degn Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: 8713 3002 Telefax: 8940 3899 Drøftelsen indeholder ligeledes fastsættelse af kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøorganisationen. Evalueringen er opdelt i følgende hovedafsnit: Arbejdsmiljøstrategien 2010-2014 og delmål for 2011 Arbejdsmiljøcertificering Status på tilsyn fra Arbejdstilsynet Delmål og HMU temaer Side 1 af 10
Arbejdsmiljøstrategien 2010-2014 og delmål for 2011 Arbejdsmiljøstrategien for blev tiltrådt i januar 2010 og supplerende blev der i marts 2011 fastsat delmål for arbejdsmiljøarbejdet 2011. Arbejdsmiljøstrategiens delmål 2011 Forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på episoder med vold og trusler om vold: antallet af alvorlige ulykker reduceres med 5 % i forhold til antal episoder i 2010. Reducerer belastninger og risici i arbejdet. - Sygefraværet i perioden 2011-2014 skal reduceres med gennemsnitligt ca. 0,4 dag pr. fuldtidsansat. Psykisk arbejdsmiljø styrkes med fokus på følelsesmæssige belastninger og kvantitative krav i arbejdet samt sundhed blandt medarbejderne og måles ved arbejdsklimamålingen i. Kompetenceudvikling inden for arbejdsmiljøområdet som udløber af ny arbejdsmiljølov og arbejdsmiljøcertificeringen. Styrket arbejde omkring Attraktive arbejdspladser med særlig fokus på information og inddragelse samt klarhed over roller og ansvar. De strategiske mål er, at: Styrke og understøtte et dagligt arbejdsmiljøfokus på den enkelte arbejdsplads Reducere belastninger og risici i arbejdet Skabe grundlag for en systematisk og kvalificeret arbejdsmiljøindsats Sikre at arbejdsmiljøet indgår som et integreret element i arbejdet med Den Attraktive Arbejdsplads Skabe klarhed over roller og ansvar med henblik på at sikre en effektiv indsats Mål i arbejdsmiljøstrategien afspejler HMU s ønske om, at fokus skal være lokalt forankret og en løbende indsats til fremme af et godt ar- Side 2 af 10
bejdsmiljø. Med delmål for 2011 sættes fokus på konkrete mål for udvikling af arbejdsmiljøet i med afsæt i særlige belastningsfaktorer som psykisk arbejdsmiljø, arbejdsulykker og sygefravær. Fælles for s arbejdsmiljøarbejde er den løbende kvalificering og udvikling gennem arbejdsmiljøcertificering af arbejdspladserne. Certificeringen forventes afsluttet med udgangen af. Eksempler på initiativer i søjlerne: En stor indsats i forhold til arbejdsmiljøcertificeringsprocessen og arbejdsmiljøorganisationens aktive indsatser for kvalificering af forebyggende tiltag og udvikling af arbejdsmiljøorganisationens systematiske arbejde. Der er det seneste år i alle søjler arbejdet med nye arbejdsmiljøorganisationer. Fokus er på klar rolle- og opgavefordeling, højt niveau i kommunikation og samarbejde samt systematik og åbenhed om arbejdsmiljøorganisationens arbejde. Den forholdsvis korte periode, der har været til arbejdet med delmål for 2011, skal indgå i vurdering af indsatser og forventningerne til effekt af indsatser. I det følgende præsenteres en status for HMU s arbejde i forhold til delmålene for 2011, og denne suppleres med eksempler fra søjlernes tilbagemeldinger. Forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på episoder med vold og trusler om vold: antallet af alvorlige ulykker reduceres med 5 % i forhold til antal episoder i 2010. HMU har i 2010-2011 haft fokus på indsats i forhold til vold og trusler. Ved temadrøftelsen i marts 2011 viste opgørelsen en stigning i antal registreringer samt en stigning i anvendelse af psykologisk krisehjælp. Det ses som udtryk for mere systematisk registrering samt mere kvalificeret opfølgning på episoderne. August 2011 blev der i HMU fulgt op på håndtering af vold og trusler om vold, denne drøftelse førte til Side 3 af 10
skærpet krav om begrundelse for fravalg af anmeldelse til politiet, og tilsynsenheden har til opgave at følge udviklingen. Status vedrørende reduktion i antallet af alvorlige arbejdsulykker. Opgørelse af antal arbejdsulykker i perioden oktober 2009-2010 viser, at 226 arbejdsulykker er anmeldt i og heraf er der i 41 tilfælde oplyst et forventet sygefravær 1. Forventet sygefravær kan være indikator på alvorsgrad i ulykken. I perioden 2010-2011 er der 295 arbejdsulykker og heraf 66 med forventet fravær. Sammenlignet med 2009-2010 perioden er der tale om en stigning såvel i antallet af ulykker som i antal ulykker med forventet sygefravær til følge. I Beskæftigelsesforvaltningen er der ikke tale om stigning i antal arbejdsulykker, hvor der er forventning om fravær. Men for Jobcentret og Udførerafdelingen er der tale om en stigning i antal anmeldelser. I Socialforvaltningen viser opgørelse af antal anmeldte arbejdsskader for 2009-2010 sammenlignet med samme periode i 2010-2011, at der er en stigning i antal anmeldte arbejdsulykker og størst indenfor Voksenhandicap. Ved nærmere analyse af anmeldte arbejdsulykker viser det sig for Socialforvaltningens søjler, at det er et begrænset antal arbejdspladser, der har en høj risiko for belastninger og arbejdsulykker. Stigning i antallet af arbejdsulykker kan være udtryk for øget systematik i registrering og anmeldelse, det kan også være indikator på den øgede belastning i forhold til øget arbejdspres. Det centrale er, at arbejdsmiljøorganisationen i sætter ind med forebyggelse på forskellig vis afhængig af arbejdsulykkernes karakter. 1 Ved anmeldelse af arbejdsulykke angives, det forventede fravær for den skadelidte medarbejder, vurderet ved anmeldelsestidspunktet. Side 4 af 10
Eksempler på initiativer fra søjlerne er blandt andet forebyggelse af muskel og skeletskader, forbedringer i forhold til arbejdsmiljøgennemgange, og kvalificering af risikovurderinger og konflikthåndtering. Målet vurderes ikke opfyldt. Det anbefales, at målet videreføres, og at der tages initiativ til konkrete indsatser for særligt ramte arbejdspladser, samt at der generelt sættes fokus på, hvordan vi forebygger arbejdsulykker gennem blandt andet tilrettelæggelse af arbejdet, instruktion for nye medarbejdere, elever og praktikanter samt øget fokus på hændelser / nærved-ulykker der er den vigtigste kilde for forebyggelse. Reducerer belastninger og risici i arbejdet. - Sygefraværet i perioden 2011-2014 skal reduceres med gennemsnitligt ca. 0,4 dag pr. fuldtidsansat. Reduktion i belastninger og risici indgår i alle indsatser på arbejdsmiljøområdet. Reduktion i belastninger sker gennem brug af deltidsraskmeldinger og indsats i forhold til enkelte medarbejdere med særligt stort og/eller hyppigt fravær som en del af sygefraværsindsatsens initiativer i forhold til arbejdsfastholdelse. Desuden arbejdes der målrettet med understøttende indsatser i forhold til arbejdspladser med forhøjet fravær sammenlignet med andre tilsvarende arbejdspladser. Målet om reduktion af sygefraværet forventes ikke opfyldt, i det sygefraværsstatistik for de første 3 kvartaler viser en mindre stigning, og billedet forventes også at gøre sig gældende for 4. kvartal. Eksempler på initiativer i søjlerne: Arbejde med reduktion i belastninger gennem gruppemedarbejderudviklingssamtaler i forhold til servicetilpasning, udvikling af retningslinjer for ergonomi og styrket indsat i forhold til risikovurdering og risikostyring, samt fokus på åbenhed omkring sygefravær. Fokus på fremskaffelse af sygefraværstal på afdelingsniveau og kvartalsvise drøftelser af sygefraværet. Psykisk arbejdsmiljø styrkes med fokus på følelsesmæssige belastninger og kvantitative krav i arbejdet samt Side 5 af 10
sundhed blandt medarbejderne og måles ved arbejdsklimamålingen i. har arbejdet med flere indsatser. Der er udarbejdet retningslinjer for håndtering af mobning. I forbindelse med besparelser har psykisk arbejdsmiljø været i fokus. Der er i forbindelse med besparelser udarbejdet en vejledning til personaleledere, og der er ligeledes udarbejdet en udgave med medarbejderne som målgruppe. Der er ligeledes udarbejdet kriterier for udpegning og mulighed for efteruddannelsestilbud. Endelig er der en stadig opmærksomhed på psykiske reaktioner og belastninger såvel for de udpegede medarbejdere, som for dem der bliver på arbejdspladsen. Eksempler på initiativer i søjlerne er arbejdet med håndtering af psykiske belastninger i arbejdsmiljøet gemme udvikling af kollegiale omsorgsmodeller, indførelse af retningslinjer og kodeks der styrker samarbejde og trivsel. Der arbejdes desuden med kvalificering af det psykiske arbejdsmiljø med fokus på fremme af trivsel gennem klarhed i opgave, støtte såvel mellem kolleger og kolleger og ledere. Yderligere kommentarer fra søjlerne: Arbejdsmiljøorganisationen har brugt og forventes fortsat at skulle bruge mange ressourcer på information og kommunikationsopgaver samt udfordringer på det psykiske arbejdsmiljø som følge af besparelser og organisationsændringer. Kompetenceudvikling inden for arbejdsmiljøområdet som udløber af ny arbejdsmiljølov og arbejdsmiljøcertificeringen. Kompetenceplan for arbejdsmiljøorganisationen: Arbejdsmiljøuddannelsens obligatoriske del udbydes løbende fælles for Aarhus Kommune. udbyder forløb for de 2 supplerende uddannelsesdage. Desuden skal alle arbejdsmiljøorganisationens medlemmer tilbydes 1½ uddannelsesdag om året, og denne opgave er Side 6 af 10
forankret i søjlerne. Det er den lokale ledelses ansvar at sikre uddannelse af arbejdsmiljøorganisationens medlemmer. tilbyder fire minimoduler i forbindelse med certificering. Søjlerne afvikler forskellige kursusforløb for arbejdspladser, der skal certificeres, enkelte søjler har gennemført fælles tværgående uddannelsesforløb primært i forhold til det psykiske arbejdsmiljø og trivsel. Andre kompetenceudviklingsaktiviteter fælles for Sociale Forhold og Beskæftigelse i 2011 fremgår af bilag 2. Eksempel på initiativer i søjlerne: Etablering af netværk til vidensdeling, afholdelse af fælles møder for arbejdsmiljøgrupperne, kurser i konflikthåndtering og kursus i uddannelse af forflytningsvejledning, kompetenceudvikling i forhold til sygefraværsindsats, kurser i førstehjælp og uddannelse i brug af arbejdsskadesystemet. Styrket arbejde omkring Attraktive Arbejdspladser med særlig fokus på information og inddragelse samt klarhed over roller og ansvar. Attraktive arbejdspladser var tema for drøftelser i HMU i februar. Drøftelserne havde fokus på elementer som innovation, balance og styr på økonomien og godt omdømme. Der blev udarbejdet en skriftlig opsamling som HMU vil arbejde videre med. Arbejde omkring Attraktive Arbejdspladser i forhold til arbejdsmiljø styrkes ved at arbejdsmiljøet temasættes i HMU på hvert andet HMUmøde, samt at der afholdes en halv temadag om arbejdsmiljøet i MSB. På det konkrete plan har vigtighed af information og inddragelse på arbejdsmiljøområdet været indarbejdet i processerne omkring besparelser i Socialforvaltningen. Dels gennem afholdelse af informationsmøder og gennem løbende informationer via MSB-intra. Side 7 af 10
Arbejdsmiljøcertificering Ledelsens evaluering Til grund for ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemets kvalitet og tilstrækkelighed i forhold til varetagelse af arbejdsmiljøopgaver i indgår resultaterne af intern og ekstern audit samt vurdering af aktiviteter der understøtter implementering af arbejdsmiljøstrategi 2010-2014 samt delmål for 2011. Arbejdsmiljøledelsessystemet er udviklet på kommunikationsområdet med et logbogsabonnement, hvor de ansvarlige for kommunikation om arbejdsmiljø løbende via mail kan få tilsendt seneste opdatering i arbejdsmiljøsystemet. Certifikatet er udvidet så det i dag dækker 54 arbejdspladser. I januar forventes yderligere 16 arbejdspladser at erhverve certifikat, og vi vil i gennemføre de sidste to runder frem mod samlet certificering af. Intern audit er en generel prøvning af kendskab til arbejdsmiljøledelsessystemet og anvendelse af systemet i arbejdsmiljøgruppernes arbejde. Intern audit er gennemført for certificeringsenheder og viser, at der i større og større grad er kendskab til arbejdsmiljøledelsessystemet i organisationen. Intern opfølgningsaudit for arbejdspladser med certifikat viser at der er en del afvigelser specielt i forhold til den løbende vedligeholdelse og drift. Det er afgørende at arbejdsmiljøorganisationen fastholder fokus på arbejdsmiljøet certificeringen er grundlæggende en implementering og arbejdsmiljøledelse er den opgave der følger, hvor procedurer, årshjul og arbejdsmiljø i den daglige drift forankres. Fem hovedområder gav afvigelser ved de interne audit, manglende: Arbejdsmiljøuddannelse Udarbejdelse af lokale arbejdsmiljømål Ajourføring af arbejdsmiljøhandlingsplan Beredskabsplaner herunder information om risici og beredskaber på arbejdspladserne Retningslinjer for håndtering af arbejdsulykker og hændelser / nærved-ulykker. Side 8 af 10
Rapport fra den eksterne audit viser ligeledes en arbejdsmiljøorganisation der arbejder målrettet med opgaverne og implementerer arbejdsmiljøledelsessystemet lokalt. Ved den eksterne audit var der tre forhold, der medførte afvigelser: Manglende gennemførelse af arbejdsmiljøgennemgang Manglende arbejdspladsbrugsanvisninger Enkelte fysiske arbejdsmiljøforhold Alle afvigelser er lukkede og afsluttede. Arbejdsmiljøledelsessystemet er løbende opdateret i forhold til nye lovgivning og andre krav. Arbejdsmiljøledelsessystemet er desuden gennemgået og opdateret i september og oktober i henhold til ekstern auditrapporters afvigelser og forbedringsforslag, samt forbedret i forhold til erfaringer med anvendelse af systemets retningslinjer og redskaber. Arbejdstilsynets status på arbejdsmiljøforhold i Sociale Forhold og Beskæftigelse s status i forhold til Arbejdstilsynet november 2011 ud fra Arbejdstilsynets officielle registreringer på ATonline: har gennemført certificering af 54 enheder (krone smiley). Arbejdstilsynet har ført tilsyn med 28 arbejdspladser, hvor der intet var at kritisere (grøn smiley). For 9 arbejdspladser har der været forskellige forhold, der skulle forbedres efter tilsynsbesøg (gul smiley). På en enkelt arbejdsplads er der mange komplekse arbejdsmiljøproblemer og der forventes en rød smiley som følge af straks påbud. Den resterende gruppe af arbejdspladser har ikke rangering på ATonline, og Arbejdstilsynet har ikke fundet anledning til at rejse kritik eller udstede påbud. Side 9 af 10
Indstilling Det indstilles, at HMU tiltræder arbejdsmiljødrøftelse og ledelsens evaluering 2011 Det indstilles, at delmål for 2011 videreføres i Det indstilles, at HMUs årshjul for tiltrædes Det indstilles, at den halve temadag sætter fokus på: Arbejdsmiljø og attraktive arbejdspladser i forandringsprocesser Side 10 af 10