Beskæftigelsesministeriets IT & Arbejdsmarkedsstyrelsen

Beskæftigelsesministeriets IT & Arbejdsmarkedsstyrelsen Funktionel dekomponering af AMANDA med en sammenholdning af December 2004 Engagement: 220512120 Egebækvej 98 DK-2850 Nærum +45 45 58 64 00

Indholdsfortegnelse Sammenfatning... 1 Indledning...3 Baggrund... 3 Målet for dette projekt... 3 Metode... 4 Gennemgang af systemdokumentation... 4 Interview med brugere og eksperter i de enkelte delelementer... 4 Interview med udviklere... 5 Kodeanalyser... 5 Interviewundersøgelse i AF-regioner... 5 Ikke gennemførte analyser... 7 Beskrivelse af de enkelte systemkomponenter... 8 AMANDA... 9 Jobnet (job- og CV-bank)... 10 Arbejdsmarkedsportalen og DREAM... 11 Dekomponering... 12 AMANDA SAG... 12 BMS-R... 16 Datavarehus og Notes... 16 Funktionelt overlap... 18 AMANDA-sag... 18 Overlap med Jobnet... 21 Overlap med Arbejdsmarkedsportalen... 22 Kursus... 23 Samtale og møde... 24 Produktsnedkeri... 24 Mulige kandidater for ændring før migrering... 24 Kodeanalyse... 26 Mulige tiltag... 29 Hvorfor overhovedet gøre noget og hvor meget?... 29 Rids af en målarkitektur... 30 En plan i grove træk... 33 Økonomiske estimater... 38 Bilag A: Interviewguide... 39 Tema 1: JOB jobordre og formidling/match... 40 Tema 2: Grundregistrering og CV... 41 Tema 3: Kurser... 42 Side i

Tema 4: Sagsstyring, Økonomistyring og ledelsesinformation... 43 Bilag B: Sammenfatning af interviewundersøgelse... 45 Tema 1: JOB jobordre og formidling/match... 45 Tema 2: Grundregistrering og CV... 50 Tema 3: Kurser... 53 Tema 4: Sagsstyring, Økonomistyring og ledelsesinformation... 55 Bilag C: Dataudveksling... 57 Fra AF til A-kasser... 57 Fra A-kasser til AF... 57 Side ii

Sammenfatning Denne rapport opsummerer resultat af en dekomponerings undersøgelse af AMANDA og omkringliggende systemer for at identificere funktionelle overlap og dermed kunne foreslå kortsigtede taktiske tiltag der vil kunne nedbringe den samlede kompleksitet og driftsomkostningerne. Vi har primært set på AMANDA, Jobnet, Arbejdsmarkedsportalen. AMANDA er det store og centrale system til understøttelse af først og fremmest AF s sagsbehandling. JobNet er en web-baseret CV-bank med tilhørende administrationsmodul, oprindeligt udviklet i Sverige og for lave omkostninger implementeret i Danmark og en Jobbank som er nyudviklet sammen med den svenske Arbejdsmarkedsstyrelse. Arbejdsmarkedsportalen er i sin kerne et datavarehus, der understøtter Flere i arbejde - lovgivningen. Arbejdsmarkedsportalen er udviklet for meget begrænsede midler, og er med tiden blevet til et centralt værktøj i beskæftigelsesindsatsen, herunder navnlig for indsatsplanlægningen. Første delkonklusion er, at store dele af funktionaliteten i AMANDA-sag kan erstattes af Jobnet kombineret med et standardsystem til kursusadministration, samtale og møde administration samt et standardsystem til håndtering af projekter. Den tiloversblevne funktionalitet er primært rettet mod sagsbehandlere og bør genudvikles på en moderne platform, bl.a. med anvendelse af standardværktøjer til business process management. Anden delkonklusion er, at det ikke er muligt med kortsigtede taktiske tiltag at nedbringe de samlede driftsomkostninger. AMANDA-sag er udviklet på en måde, der betyder, at selv ved bortfald af 75-80% af funktionaliteten, skal man fortsat forvalte ca. 70% af koden med deraf følgende forvaltningsomkostninger. Vores anbefaling er, på basis af det ovenstående og det faktum at AMANDA er skrevet i udviklingssproget HPS, at man så hurtigt som muligt får migreret funktionaliteten væk fra den nuværende AMANDA-sag platform. Det er naturligvis kun den funktionalitet der rent faktisk skal bruges, der skal migreres. Usikkerheden om AF s fremtid bør derfor betyde, at man starter med at migrere funktionalitet, som man har en relativ stor sikkerhed for skal være under AMS kontrol efter en strukturreform. Jobnet er et fungerende system, der i det store hele tilfredsstiller de funktionelle krav til registrering og match. Jobnet kan danne grundstammen i det fremtidige systemkompleks, såfremt CV-banken migreres til Visual Basic.NET, og der gennemføres en konsolidering af systemkompleksets datamodel. Side 1

Såfremt man ønsker at skabe en fleksibel, sammenhængende og fremtidsrettet systemarkitektur er det helt centralt, at man får etableret en central databasestruktur, der kan indeholde alle fællesdata det vil sige data der skal bruges af flere systemer internt i AMS og hos eksterne aktører. Etableringen af en sådan fælles struktur skal tænkes sammen med en reimplementering og stabilisering af Arbejdsmarkedsportalen. Den nye fælles databasestruktur skal opbygges, så den kan erstatte de nuværende datavarehuse i AMANDA og Arbejdsmarkedsportalen og danne basis for alle relevante services. Hele præsentationsfunktionaliteten i Arbejdsmarkedsportalen skal overleve men skal i vid udstrækning re-implementeres I forbindelse med den trinvise migrering af funktionalitet er det således helt centralt, at man ser på den grundlæggende datamodel og etablerer en sammenhængende, konsistent og normaliseret databasearkitektur i bunden af det nye systemkompleks. Det vil i denne sammenhæng være muligt at eliminere det nuværende datavarehus i AMANDA samt at gennemføre den nødvendige re-implementering af Arbejdsmarkedsportalen. Økonomimodulet i AMANDA (BMS-R) er baseret på et standardsystem, som leverandøren sandsynligvis ikke vil videreføre på langt sigt. Der er en række tungtvejende grunde til at søge at flytte denne funktionalitet til et standard økonomisystem, f.eks., Navision (der anvendes af styrelsen i dag) eller SAP (der er det markedsledende ERP-system til implementeringer i den skala, vi taler om her). Det er Gartners vurdering, at den samlede modernisering af systemkomplekset vil kunne gennemføres trinvist over nogle år. Der er udarbejdet et samlet omkostningsestimat for denne modernisering med en samlet investering (dog uden egne ressourcer og konsulentbistand) på 70-80 millioner DKK. Beskæftigelsesministeriet har desuden muligheden for at se en sådan omlægning i et endnu større perspektiv at tænke i udviklingen af en fælles datamodel for hele ministeriet eller f.eks. for AMS og Arbejdsdirektoratet. Denne mulighed er ikke yderligere behandlet i denne rapport. Side 2

Indledning Baggrund Arbejdsmarkedsstyrelsen og Beskæftigelsesministeriets IT har tidligere sammen med Gartner gennemført en systemanalyse af de væsentlige systemer i styrelsens systemkompleks: AMANDA, Jobnet og Arbejdsmarkedsportalen. Analysen identificerede bl.a. behovet for at få foretaget en egentlig funktionel dekomponering af AMANDA med en sammenholdning af funktionalitet med bl.a. Jobnet: dels for at kunne kvantificere det funktionelle overlap mellem systemerne for at kunne kvantificere omkostningerne ved migrering af funktionalitet og dels for at kunne identificere den funktionalitet, der ikke længere anvendes, og som man derfor eventuelt med fordel kan udfase Målet for dette projekt Målet med dette projekt har været at få foretaget en funktionel dekomponering af AMANDA samt at belyse overlappet mellem AMANDA og de øvrige systemer, Jobnet, TA (Til- og Afmelding) samt Arbejdsmarkedsportalen, for at kunne opstille en række mulige kortsigtede og taktiske tiltag, der vil kunne bidrage til en simplificering af det samlede systemkompleks og nedbringelse af driftsomkostningerne. Som en afledt leverance vil denne dekomponering blive brugt til at kvalificere de økonomiske overslag over de langsigtede strategiske optioner, der er gennemgået i systemanalysen. Konkret vil systemanalysen blive opdateret med resultaterne fra dekomponeringen, og de meget overordnede estimater i systemanalysen vil blive erstattet med mere pålidelige og detaljerede estimater. Side 3

Metode Arbejdet med dekomponeringen af AMANDA og sammenholdning med tilstødende systemer er gennemført med en række interviews og arbejdsgruppemøder med specialister indenfor de enkelte systemområder. Dette er blevet kombineret med en analyse af kodekomplekset, specificeret af Gartner og gennemført af Mærsk Data. Endelig er der gennemført en bred interviewundersøgelse af 52 personer fra AFregioner for at få tilvejebragt informationer om det faktiske brug af systemerne og af brugernes vurdering af de enkelte systemkomponenter. Dataindsamlingen og bearbejdning af data i dette projekt er gennemført i foråret 2004, og rapportens beskrivelser afspejler således systemernes tilstand på dette tidspunkt. Gennemgang af systemdokumentation Gartner har foretaget en gennemgang af den tilgængelige brugerdokumentation for at kunne gennemføre en egentlig funktionel dekomponering, der tager udgangspunkt i de elementer systemer består af, set fra AF s synspunkt. Interview med brugere og eksperter i de enkelte delelementer Der er gennemført interviews med følgende personer, der sammen med den tidligere gennemførte systemanalyse, har givet input til forståelse af de enkelte delementer i systemkomplekset samt til deres interne opbygning. AMANDA Alex Larsen Bodil Søbjerg Jytte Bøje Helge Frederiksen Datavarehus og BMS_R Rene Hansen - AF-Ringkøbing/DWH Niels Freiberg - AMS/DWH,BMS-R Vitus Bering - AMS/BMS-R Arbejdsmarkedsportalen Jes Majlund Mikkelsen Jørn Hedegaard Rasmussen Side 4

Interview med udviklere Der gennemført et gruppeinterview med det udviklingsteam hos Mærsk-Data, der varetager forvaltningen af AMANDA-sag. Dette har været for at forstå selve systemets interne opbygning, og for at diskutere scenarier for systemets eventuelle migrering til andre platforme. Kodeanalyser Der er gennemført et antal systematiske analyser af sammenhængen mellem kodelinier og eventuel udfasning af funktionalitet i AMANDA. Disse analyser har haft til formål at få belyst, i hvilket omfang det vil være muligt at udfase delkomponenter af AMANDA for at lade andre systemer overtage denne funktionalitet. Samtidig har analyserne haft til formål at belyse konsekvenser (herunder navnlig økonomiske konsekvenser) ved en udfasning af dele af systemet. Interviewundersøgelse i AF-regioner Der er blevet udarbejdet en detaljeret spørgeguide og gennemført 49 interviews med i alt 52 personer (3 dobbeltinterviews) fordelt på alle 14 regioner. Region Interviews Reg. 01 7 Reg. 02 3 Reg. 03 3 Reg. 04 3 Reg. 05 3 Reg. 06 3 Reg. 07 4 Reg. 08 4 Reg. 09 3 Reg. 10 2 Reg. 11 3 Reg. 12 5 Reg. 13 3 Reg. 14 3 Der er gennemført interviews med formidlere, aktiveringskonsulenter, virksomhedskonsulenter, kursusadministratorer, AF-chefer, regionschefer, administrationschefer, arbejdsmarkedschefer, fremmøde medarbejdere og administrative medarbejdere. Disse interviews har haft til formål at få et billede af regionernes brug af de enkelte systemkomponenter navnlig bruges af systemkomponenter, hvor der er et funktionelt overlap mellem AMANDA og Jobnet. Samtidig har det været et meget vigtigt mål med interviewanalysen at få et billede af brugernes vurdering af den funktionalitet, der tilbydes i AMANDA sammenlignet med funktionaliteten, der tilbydes i Jobnet. Side 5

Side 6

Ikke gennemførte analyser Det har ikke vist sig teknisk muligt at gennemføre analyser af brugsmønstre i AMANDA. Til trods for omfattende logning og registrering i systemet er det ikke muligt at få en statistik, der viser i hvilket omfang de enkelte delsystemer og komponenter i AMANDA bruges. Det har ikke vist sig muligt at sætte særlige målinstrumenter op til gennemførelse af en sådan analyse indenfor de tidsrammer dette projekt har arbejdet under. Dette er efter Gartners mening en meget væsentlig mangel i det nuværende set-up. Ikke bare i forhold til denne analyse, men i forhold til en helt generel mulighed for at driftsoptimere systemet, er det væsentligt at vide, hvilke dele af systemet der anvendes meget, og hvilke der anvendes mindre, samt at kende belastningen over tid. Side 7

Beskrivelse af de enkelte systemkomponenter Helt overordnet består AMANDA af fem hovedkomponenter som vist på figuren herunder. SAG BMS-R NOTES SAS AMANDA er en del af et større systemkompleks hvor Jobnet og Arbejdsmarkedsportalen (AM PRORTAL herunder) er de største enkeltsystemer udover AMANDA under AMS egen kontrol. AIDA3 SU Arb.mark. Dir. TA MQ SERIES) BATCH JOBNET A-Kasser Kommuner BATCH Kommuner A-Kasser CPR CICS BATCH FTP BATCH (CVID) MQ Series BATCH SAG CICS What has person cost DB2 CONNECT BMS-R BATCH MQ SERIES NAVISION 30 A-Kasser NOTES SAS DREAM BATCH AM PORTAL BATCH CRAM BATCH Side 8

AMANDA AMANDA systemløsningen understøtter de samlede administrationsopgaver i arbejdsformidlingen, herunder: formidling af jobs til arbejdssøgende og formidling af arbejdskraft til virksomhederne. forvaltning og udførsel af arbejdsmarkedslovgivningen, herunder fx aktivering af dagpengemodtagere. varetagelse af statistikopgaver på AF-området, herunder opsamling af statistikoplysninger fra forskellige interessenter (systemer). Den største delkomponent udgøres af AMANDA-sag. Herudover indgår der et standard økonomisystem (BMS-R), standardsystemet Notes samt statistikpakken SAS til beregning af blandt andet statistiker. Komponenternes indhold gennemgås kort nedenfor. AMANDA-sag AMANDA-sag er kernen i AMANDA systemkomplekset og indeholder alle de systemer, der anvendes i forbindelse med servicering af kunder og registrering af oplysninger i forbindelse med den tilknyttede sagsbehandling. Hovedkomponenterne i AMANDA-sag er: Grundregistrering persondata Af- og tilmeldinger Handlingsplaner/kontaktforløb Kursusvirksomhed Virksomhedsregister og virksomhedsbesøg Jobregistrering Arbejdsformidling (match og administrativ formidling) Servicejobs/støttede jobs Komplekse søgninger (ud over match) Økonomi og administration. AMANDA BMS-R I AMANDA systemkomplekset indgår et standard økonomisystem (BMS-R), der er tilrettet AMANDA, og som kan beskrives ved kontoplaner, kontodimensioner og regnskabstal. BMS-R anvendes som støttesystem til sagsbehandlings- og planlægningssystemet for økonomiske konsekvenser af aktiveringsaktiviteter i forhold til planlægning, disponering og opfølgning heraf. Det er kun en lille del af de samlede funktionaliteter, der er taget i anvendelse. Konkret følges der op på aktiveringsbevillingen via BMS-R og datavarehuset på grundlag af de registreringer af aktiveringsaktiviteterne, der er foretaget i AMANDA-sag. Endvidere foretages Side 9

registreringer i Navision Stat samt i BMS-R for så vidt angår visse forsørgelsesudgifter, som A-kasserne udbetaler. AMANDA Notes Standardsystemet Notes indeholder delsystemer til understøttelse af vejledninger, blanketudvikling, journalisering, mail- og kalenderfunktioner. På funktionssiden findes følgende elementer: Blanketsystem, herunder udvikling og udskrivning Kontorautomation Navne og adressebogen Arbejdstidsregistreringsbasen Opslagsord fra DB2-basen Stillingsadministrationsbasen Tjenesterejsebasen Uddannelsesplanlægningsbasen Inventar og lejemålbasen AMANDA Datavarehus (SAS og CRAM) Datavarehuset er udviklet i statistikværktøjet SAS. Systemet indeholder metadata til udtræk i faste og variable rapporter. Dataene bygger på operationelle data i det øvrige AMANDA, herunder CRAM. Datavarehusets grunddata består blandt andet af stamdata, koder, værdier, statusforløb, roller, undertyper, relationer m.v. Datavarehuset er kendetaget ved at have mange grænseflader til øvrige delsystemer i AMANDA samt eksterne grænseflader. CRAM systemet består af det officielle ledighedsregister Centrale Register ArbejdsMarkedsstatistik. Jobnet (job- og CV-bank) Jobnet er et system, der består af tre applikationer, CV-banken, job-banken og en administrationsportal CV-banken er et system, hvori borgerne kan registrere deres CV er, og som på dette grundlag gør virksomheder i stand til at søge efter egnede kandidater. Job-banken er det system, der benyttes af borgerne til at søge de jobs, som virksomhederne har adgang til at slå op i job-banken. Jobnet udveksler data med en lang række eksterne databaser bl.a. via et tilknyttet dataudvekslingsmodul. Side 10

Arbejdsmarkedsportalen og DREAM DREAM er et datavarehus, der sammenstiller informationer (på individniveau) fra en række systemer med henblik på at kunne udarbejde forsøgelsesstatistik og aktivitetsstatistik. Arbejdsmarkedsportalen er udviklet på basis af DREAM, og den overordnede systemmodel er valgt med henblik på at stille forskellige informationsservices til rådighed for alle aktører i Arbejdsmarkedsindsatsen. Portalen er bygget op omkring temporale data dvs. forløbsdata, hvor nøgledata er udtrykt som start- og slutdatoer; optælling af ydelser mellem start- og slutdatoer; anciennitetstællere mv. Arbejdsmarkedsportalen er en historisk kundedatabase for alle personer, der er eller har været i ledighed uanset i hvilket institutionelt regi (kommuner, A-kasser og AFregioner) dvs. ved skift i bopæl, A-kasse, AF-kontor omgrupperes oplysninger til aktuel A-kasse, kommune og AF-kontor - modsat i de bagvedliggende transaktionssystemer. Side 11

Dekomponering I det følgende foretages en egentlig dekomponering af hvert af AMANDA s hovedmoduler, idet der er fokuseret på AMANDA-SAG, hvis interne struktur er den mest komplekse, og hvor det funktionelle overlap er størst. AMANDA SAG Første tabel viser AMANDA-sag opdelt i 53 funktionelle komponenter, hver med en kort beskrivelse. Nr. Hovedgruppe Funktionel komponent Beskrivelse 1 Handlingsplan Find Handlingsplan 2 Handlingsplan Opret og vedligehold alle informationer vedrørende en handlingsplan 3 Simulering Foretage en økonomiberegning af en handlingsplan simulere hvad der sker hvis man tilføjer aktiviteter 4 Interessent Medarbejder Vedligeholde grunddata for medarbejder) link til org-database 5 Person Vedligeholde grunddata for Person link til CPR 6 Virksomhed Vedligeholde grunddata og data til brug for arbejdsmarkedsovervågning for Virksomhed ingen eksterne link!!! 7 Fritekst markering Fritekst markering Mulighed or at tilføje fritekster og søgbare markeringer på interessenter. Kan anvende i forbindelse med kompleks søgning. 8 Jobordre Jobordre Opret en enkelt jobordre 9 Jobliste Søg efter jobordrer 10 Jobprofil Definer jobprofiler, der er knyttet til specifik virksomhed f.eks. template for flymekaniker hos SAS) 11 Kompleks søgning Søgning job Søgning på alle søgbare parametre. Bruges i en lang række administrative situationer. 12 Søgning person Her kan man have en person med og lave en match-søgning. Her kan man have en jobordre med og lave Side 12

en match-søgning Bruges desuden i en lang række administrative situationer. 13 Søgning virksomhed Søgning på alle søgbare parametre. Bruges i en lang række administrative situationer. 14 Kursusmødeadministration Emneordsliste Vedligehold af emneord 15 Gruppemøde Opret et gruppemøde med et antal pladser senere kan der indkaldes fra samtaleapplikation) Ajourføre information vedr. fremmøde m.m. 16 Kursus Opret og vedligehold kursustype 17 Kursushold Opret flere hold af en kursustype inkl. økonominfo) Tilmelding til kursus sker andetsteds 18 Købsaftale Knyttes til kursusholdet. 19 Kursustilmelding Kursustilmelding Knytter kursist til hold eller enkeltplads. plus mulighed for at oprette holdet hvis der er tale om en enkeltplads 20 Kursus tilmeldingsliste Fremfinding hvem er optaget på hvilke kurser 21 Projekt Projekt Registrering af et projekt hos en virksomhed, hvor en del af virksomhedens ansatte er på f.eks. uddannelse mod til gengæld at ansætte ledige på jobtræning (jobrotation). I denne applikation holdes styr på et sådant projekt. Desuden styring af økonomien 22 Samtale og møde Mødedeltagelse Knytter personer og virksomheder til møde - udsendelse af breve m.m. 23 Samtaleliste Søgning og fremfinding af samtaler 24 Samtale Indkaldelse til samtale - flere eller en enkelt. Udsendelse af indbydelse og bookning i Noteskalender. Ajourføring af gennemført/ikke gennemført. Desuden administration af virksomhedskontakt. Side 13

25 Tilmelding A- kasseforhold A-kasse og kommune kommunikation - liste Liste over al elektronisk kommunikation mellem AF, A-kasse og kommuner 26 Arbejdsløshedsforsikring Registrering af lediges tilhørsforhold til a-kasse. 27 Til- og afmelding Til- og afmelding til AF - giver anledning til en række registreringer og aktioner 28 Grundregistrering Grundregistrering Registrering af personens kvalifikationer m.m. 29 Kontaktforløb Kontaktforløb Registrering af få data vedrørende det planlagte kontaktforløb. Det første år anvendes Kontaktforløb typisk. Efter et år vil det fremadrettede typisk være registreret i handlingsplanen. 30 Ansættelsesservice Ansættelsesservice Sammenknytning af ledig, job og AF- medarbejder. Forudsætning for at kunne formidle. Dette er et arrangement mellem AF, Arbejdsgiver og et antal Personer (samt besked til A-kassen). Samtale registreres via "Samtale"- billede. 31 Arrangementsliste Arrangementsliste Vi ser alle arrangementer knyttet til en interessent person, virksomhed, AF-medarbejder, A-kasse etc. 32 Kursusliste Kursusliste Fremfinding af kurser og hold. Viser forskellige hold/kurser f.eks. hos en given institution/udbyder. Bruges til administrativ opfølgning 33 Opfølgning liste Opfølgning liste Sagsbehandlerens og kontorets opfølgningsliste - her kan man se alt, der kan følges op på. Til forskellige arrangementer dannes opfølgninger ved overskridelse af deadlines, når særlige ting sker, når der modtages eksterne beskeder. Visse opfølgninger SKAL laves for at kunne afslutte en aktivitet. 34 Orlov Orlov Børnepasningsorlov og lign. Arrangement 35 Periodiske forhold Periodiske forhold Registrering af kortere perioder (sygdom, ferie, ) hvor man ikke er til rådighed i et ledighedsforløb Side 14

36 Personoverblik Personoverblik Samlet overblik over data hørende til en person 37 Reduktion Reduktion Meddelelse af reduceret beskæftigelse (arbejdsfordeling) for en virksomhed. Meget kompliceret arbejdsgang med en del papirarbejde, der ligger forud for indtastning i AMANDA. På personen skal dette registreres som periodisk forhold. 38 Saldoliste Saldoliste Overblik over penge knyttet til en enkelt handlingsplan 39 Simpel aftale Simpel aftale En aftale med en ledig om særlige ydelser (godtgørelse af f.eks. rejseomkostninger ved jobsøgning) 40 Bestandskørsel Bestandskørsel Check af data med A-kasse - køres to til fire gange om året. 41 Administration Disco-AMS vedligehold Selve klassifikationen er overlappende med Disco-WEB i Jobnet der findes ikke fælles vedligeholdelsesmodul 42 Lokale Opret/nedlæg/ændring 43 Markeringselement Markeringselement Administration af mulige markeringer og fritekster 44 Målvisitationsgrupper (CR Vedligehold af målgrupper. Vedligehold af visitationsgrupper) Opfølgningstyper Vedligehold af målgrupper. Vedligehold af visitationsgrupper 45 Periodiske forholdstyper F.eks. ferie. 46 Team Vedligehold af hvilke medarbejdere der tilhører hvilke team 47 Udskrivningssituationsliste Opsætning af regler for udskrift 48 Virksomhedspanel Vedligehold af typer af virksomhedspaneler 49 Produktsnedkeri Facilitetsbetingelsesrelation Betingelser vedrørende overførelser til økonomisystemet 50 Produkt Definerer og vedligeholder produkter med omfattende regler for det enkelte produkt 51 Økonomi Bevilling Definition af bevillingstyper 52 Gennemsnitsprisliste () Definer gennemsnitspriser til f.eks. uddannelseskøb - bruges til Side 15

økonomikontrol 53 Maksimumliste Definerer maksimumpriser til f.eks. uddannelseskøb Der er et vist funktionelt overlap mellem de to AMANDA begreber handlingsplan og kontaktforløb. Kontaktforløb anvendes til at registrere nogle få data vedrørende det planlagte kontaktforløb. Det første år anvendes kontaktforløb typisk. Efter et år vil det fremadrettede typisk være registreret i handlingsplanen. Det har været planen at de to funktioner skulle have været kombineret, men dette er ikke sket. Dette betyder at man i dag har redundant funktionalitet. BMS-R BMS-R er AMANDA s økonomisystem. BMS-R er et standard rammesystem fra IBM, der er implementeret i et begrænset antal virksomheder. Produktet markedsføres så vidt vides ikke længere af IBM. Der er i al væsentlighed fire funktionelle komponenter i BMS-R, der anvendes i AMANDA 1 Modtag disponeringer fra AMANDA SAG (aktiviteter) 2 Match med realiseringer i NAVISION 3 Producer output til datavarehus 4 Fejllister og kommunelister Datavarehus og Notes Der er ikke foretaget en egentlig dekomponering af disse to dele af AMANDA, da der er tale om en meget basal funktionalitet. For datavarehusets vedkommende er der tale om helt standardiseret datawarehouse funktionalitet, altså konsolidering af et datasæt på basis af input fra en række kilder som det bl.a. fremgår af den overordnede systemtegning. Det er muligt at trække rapporter fra datavarehuset, samt at gennemføre analyser på basis af data i datavarehuset. Som tidligere diskuteret i systemanalysen er problemet imidlertid, at data fra datavarehuset ikke tilfredsstiller det samlede rapporteringsbehov, hvorfor en række data Side 16

overføres en gang til (sammen med en række data fra andre kilder) til Arbejdsmarkedsportalen. Man har herefter to datavarehuse. En dobbelt DW-arkitektur er unødvendig, omkostningsfuld og giver en række praktiske problemer. Notes anvendes i al væsentlighed som platform til brevudskrivning samt til at vedligeholde en række støtteregistre og databaser: Blanketsystem, herunder udvikling og udskrivning Kontorautomation Navne og adressebogen Arbejdstidsregistreringsbasen Opslagsord fra DB2-basen Stillingsadministrationsbasen Tjenesterejsebasen Uddannelsesplanlægningsbasen Inventar og lejemålbasen Notes er valgt fordi Notes er AF s mail og kalenderplatform det har derfor været naturligt at anvende Notes muligheder til også at fungere som brev- og blanketplatform samt til mindre databaser. Såfremt man af andre grunde vælger at skifte Notes ud med Exchange/Outlook som kalender/mail platform, bør man overveje at finde en anden platform til brevudskrivning. Notes vil nemlig da være en meget dyr løsning alene til brevudskrivning. Der findes standardsystemer (f.eks. JetForm) der kunne bringes i spil. Side 17

Funktionelt overlap I dette afsnit vil vi foretage en systematisk gennemgang af de enkelte elementer i AMANDA for at finde områder, hvor det er muligt gennemføre tiltag, der bidrager til at løse en række af de arkitekturproblemer, der er identificeret og som kan bidrage til at sænke de samlede driftsomkostninger. AMANDA-sag I forhold til den funktionelle nedbrydning, der er foretaget i forrige afsnit ( Dekomponering ), har vi gennemgået AMANDA-sag komponent for komponent og foretaget en vurdering af overlappet med andre systemer, samt vurderet muligheden for at erstatte funktionaliteten med et standardsystem. Resultatet fremgår af tabellen på de følgende sider. I kolonnen beskrivelse er det funktionelle overlap beskrevet, med en kategorisering (et tal og en farvekode) efter følgende logik: 1: Hvidt felt: Funktionaliteten kan i det store hele - men med visse tilpasninger - overtages af et andet system enten et system der i dag findes i systemkomplekset eller af et standard system. 2: Grønt felt: Funktionaliteten skal migreres til en ny platform, hvor den skal reimplementeres. Det nuværende system kan i det store hele bruges som funktionel kravspecifikation. 3: Gult felt: Kun dele af funktionaliteten skal migreres, da dele af den nuværende funktionalitet ikke skønnes nødvendig i fremtiden. 4: Gråt felt: Funktionaliteten skal migreres. Gartner vurderer at det bør undersøges, om det er muligt at anvende et standard system. Nr. Hovedgruppe Funktionelt Beskrivelse komponent 1 Handlingsplan Find Handlingsplan 2: Funktionalitet skal migreres. Her skal man sikre sammenhæng med den funktionalitet, der nu implementeres i visitationsmodulet i PORTALEN 2 Handlingsplan 2: Funktionalitet skal migreres. Her skal man sikre sammenhæng med den funktionalitet, der nu implementeres i visitationsmodulet i PORTALEN 3 Simulering 2: Funktionalitet skal migreres. Her skal man sikre sammenhæng med den funktionalitet der nu implementeres i visitationsmodulet i PORTALEN 4 Interessent Medarbejder Funktionalitet skal migreres. Side 18

5 Person 3: Migrering af en del af funktionaliteten. Dette er funktionalitet knyttet til de data, der findes i AMANDA men ikke allerede i Jobnet. 5 Person 3:Inddatering kan ske via Jobnet. Lagring bør migreres til fælles system. 6 Virksomhed 3: Migrering af en del af funktionaliteten. Dette er funktionalitet knyttet til de data, der findes i AMANDA men ikke allerede i Jobnet. 7 Jobordre Jobordre 1: Jobnet (jobordre) 8 Fritekst markering 2: Funktionalitet skal migreres. funktionaliteten skal muligvis re-designes. 9 Jobliste 1: Jobnet (jobordre) 10 Jobprofil 3: Migrering af en del af funktionaliteten. Baseret på en vurdering af behovet for at udvikle den tilsvarende funktion i jobbanken. 11 Kompleks søgning Søgning job 2: Jobnet (søgning på job) indeholder de basale søgemuligheder men ikke de avancerede søgefaciliteter der kendes fra AMANDA 12 Søgning person 2: Jobnet (søgning på CV) ) + ROF indeholder de basale søgemuligheder men ikke de avancerede søgefaciliteter der kendes fra AMANDA 13 Søgning virksomhed 2: Jobnet (søgning på virksomhed) indeholder de basale søgemuligheder men ikke de avancerede søgefaciliteter der kendes fra AMANDA 14 Kursusmødeadministration Emneordsliste 1: Std HR system 15 Gruppemøde 1: Std HR system 16 Kursus 1: Std HR system 17 Kursushold 1: Std HR system 18 Købsaftale Std HR system (hvis den skal med - anvendes ikke i dag) 19 Kursustilmelding Kursustilmelding 1: Std HR system 20 Kursustilmeldingsliste 1: Std HR system 21 Projekt Projekt 2: Migrering af en del af funktionaliteten. Dette skal baseres på en specifikation af det konkrete behov. Der bør stræbes efter en enkel løsning Side 19

22 Samtale og møde Mødedeltagelse 4: Funktionalitet skal migreres. Undersøg muligheden for at anvende rekrutteringsmodulet i et standard HR-system. 23 Samtaleliste 4: Funktionalitet skal migreres. Undersøg muligheden for at anvende rekrutteringsmodulet i et standard HR-system. 24 Samtale 4: Funktionalitet skal migreres. Undersøg muligheden for at anvende rekrutteringsmodulet i et standard HRsystem. 25 Tilmelding A- A-kasse/kommune 2: Funktionalitet skal migreres kasseforhold kommunikation -liste 26 Arbejdsløshedsforsikring 2: Funktionalitet skal migreres. 27 Til- og afmelding 2: Funktionalitet skal migreres (nuværende digitale til- og afmelding kalder blot nuværende AMANDA til- og afmelding) 28 Grundregistrering Grundregistrering 1: Jobnet (CV-registrering) Se særskilt afsnit. For beskrivelsen af overlap 29 Kontaktforløb Kontaktforløb 1: Visitationsværktøj der i dag tilgås fra Portalen 30 Ansættelsesservice Ansættelsesservice 3: Det skal være muligt at angive, at en ledig er tilknyttet et job med henblik på formidling. Desuden skal der findes økonomistyringsfunktion til løntilskudsjob. 31 Arrangementsliste Arrangementsliste 3: Migrering af en del af funktionaliteten - det skal stadig være muligt at vise de relationer en person eller virksomhed indgår i (fortid, nutid, fremtid). 32 Kursusliste Kursusliste 1: Std HR system 33 Opfølgning liste Opfølgning liste 2: Funktionalitet skal migreres 34 Orlov Orlov 2: Funktionalitet skal migreres 35 Periodiske forhold Periodiske forhold 2: Funktionalitet skal migreres 36 Personoverblik Personoverblik 3: Migrering af en del af funktionaliteten. Personoverbliksbilledet (eller bilederne afhængig hvilke aktører der skal have adgang til denne service) implementeres som en service, der kombinerer egne data med eksterne data, og som typisk kan kobles til andre systemer via webservice, (f.eks. Jobnet). 37 Reduktion Reduktion 2: Funktionalitet skal migreres 38 Saldoliste Saldoliste 2: Funktionalitet skal migreres 39 Simpel aftale Simpel aftale 2: Funktionalitet skal migreres Side 20