VEJLEDNING Koncern It 6. april 2011 Pernille Sünksen Support Vejledning til oprettelse og korrektion af brevskabeloner i TAS Vejledning til oprettelse og korrektion af brevskabeloner i TAS 1 Brevskabelon men ikke dokumentskabelon 2 Adgang til Word-editoren 2 A. Ny brevskabelon 3 1. Opret brevskabelon 3 2. Indsætning af TAS-felter (fletfelter) 5 3. Indsætning af dato: 6 4. Fletfelter i sidehoved eller sidefod 6 5. fletfelter i tekstruder 7 B. Ret en eksisterende skabelon 8 C: Import af eget dokument 8 D: Import af ny brevskabelon 9 E: Udskiftning af en brevskabelon 10 1. Erstat et dokument med et andet 10 2. Ændring af en brevskabelon fra dokumentskabelon til word-dokument 11 Bilag: Oversigt over feltnavne i TAS H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V +45 3373 3373 www.bibliotekogmedier.dk post@bibliotekogmedier.dk
Brevskabelon men ikke dokumentskabelon Det er vigtigt at være opmærksom på, at brevskabeloner i TAS ikke er/må være dokumentskabeloner. Problemet med standardbreve/dokumenter, der er dokumentskabeloner, er at de data, der flettes ind fra TAS, meget ofte ikke bliver gemt, når brevet /dokumentet bliver godkendt, og flytttes til sagshistorikken. Du kan finde ud af, om en brevskabelon har det rigtige format, ved at vælge gem som. Hvis filtypen automatisk er Word-dokument er brevskabelonen i orden, hvis filtypen er dokumentskabelon har dokumentet et forkert format og skal erstatte. Se hvordan det sker under afsnit D. Adgang til Word-editoren På menulinjen vælger du system Adm.data og Word opsætning. Skriv ordningsbogstaverne (KKF, KMF, KLF etc.) på søgelinjen (altid store bogstaver) og tryk retur eller klik på søgeknappen. Nu kommer den valgte ordning frem. Øverst er der en linje, hvor der står alle projekttyper, derefter kommer de enkelte projekttyper. Standardbreve der oprettes under alle Projekttyper vil være tilgængelige for alle projekttyper under den pågældende ordning. Standarbreve, der oprettes under en konkret projekttype, er kun tilgængelige på denne projekttype. 2
Hvis der f.eks. er oprettet et tilsagnsbrev både under alle projekter og under en konkret projekttype, vil det være tilsagnsbrevet under projekttypen, du får frem, når der skal skrives tilsagnsbrev der. Du får brevene til den ønskede projekttype frem ved at klikke en enkelt gang på linjen, hvorefter du kan se de breve der er oprettet på den valgte projekttype i den nederste (hvide) del af skærmbilledet. A. Ny brevskabelon 1. Opret brevskabelon Du tilføjer en ny brevskabelon ved at højreklikke på den nederste (hvide) del af skærmbilledet og vælge tilføj eller indsæt. Hver brevskabelon har en titel, en beskrivelse og er tilknyttet en aktivitet. 3
. Titlen skal starte med de bogstaver og tal, der definerer projekttypen (f.eks. KKF225 uden mellemrum). Beskrivelsen er normalt enslydende med titlen, blot uden projekttypens bogstaver og tal. Aktiviteten vælges i en drop-down liste under aktivitet. Herefter gemmer du linjen og trykker på Nyt dokument. Nu kommer en liste over alle anvendte skabeloner i TAS frem. De er sorteret alfabetisk efter titel. 4
Der ligger en eller flere grundskabeloner for alle fagcentrene, de starter alle med 0. Nogle gange er det lettere at tage udgangspunkt i et eksisterende brev, som du finder ved at scrolle ned af listen indtil du finder brevet. Listen er arrangeret alfabetisk efter titel, det er derfor, det er en god ide altid at have projekttypens kendingsbogstaver og tal med i titlen, det gør det meget nemmere at finde det ønskede brev. 2. Indsætning af TAS-felter (fletfelter) Du åbner den valgte brevskabelon ved at klikke en gang på linjen og vælge åbn eller ved at dobbeltklikke på linjen. Herefter kommer du over i word-editoren. Brevets tekst skrives som i et alm. dokument. De data, der skal indflettes TAS vælges ved at indsætte autotekstelementer således: Placer cursoren der, hvor teksten skal flettes ind i dokumentet. Vælg Indsæt -> Felt Herefter kommer dialogboksen Felt frem. Under kategorier vælger du (Alle) Under feltnavne vælger du AutoTekst Under Autotekstnavn scroller du ned til det felt, du vil sætte ind (Hvis du klikker en gang i feltet med autotekstnavne og derefter trykker på t, springer du direkte ned til TAS-felterne.) 5
Når du har fundet det felt du skal bruge dobbeltklikker du på feltet, hvorefter du kommer tilbage til dokumentet, hvor feltet nu er sat ind. Når du er færdig med at redigere dokumentet lukker du det, og vender tilbage til TAS. Nu bliver du spurgt, om du vil gemme brevet, hvilket du svarer ja til. 3. Indsætning af dato: Du går frem som under punkt 3, men når du kommer til dialogboksen Felt åbner du drop-down-listen under kategorier og vælger dato og klokkeslet Under feltnavne vælger du SaveDate og under datoformater vælger du det ønskede format, som du dobbekltklikker på. 4. Fletfelter i sidehoved eller sidefod Fletfelter, der er placeret i sidehoved eller sidefod fungerer som regel ikke. Hvis du har et dokument, hvor der er sidehoved eller-fod, der hvor teksten skal flettes ind, er det klogest at fjerne sidehovedet eller foden. 6
5. fletfelter i tekstruder Stil cursoren der hvor fletfeltet skal placeres. Vælg indsæt fra øverste menu linje og vælg herefter tekstboks, og klik igen. Placer tekstboksen der hvor du vil have den, højreklik på den og sæt dit fletfelt (f.eks. dato) ind Du har nu fået en tekstboks frem, der ser sådan ud: Imidlertid fungerer fletfelterne ikke i en tekstboks, derfor skal den ændres til en tekstrude: Højreklik på tekstfeltets skraverede kanter (din cursor skifter udseende til et kryds) Vælg Formater tekstboks, Vælg fanebladet Tekstboks, Vælg Konverter til tekstrude. Du får en advarsel om at en del af formateringen går tabt, og det siger du ja til. Når du klikker på tekstrudens sider ser den således ud: Du kan se, at markeringspunkterne i rammen er skiftet fra hvide til sorte. Du fjerner nu tekstrudens ramme: Højreklik på rammen, vælg Kanter og skygge, vælg fanebladet Kanter, sæt Farve: til hvid, tryk på OK. Nu kan kanterne på tekstfeltet ikke ses, medmindre du klikker på dem. 7
B. Ret en eksisterende skabelon Gå i word-editoren som beskrevet ovenfor. Vælg den projekttype og det brev, der skal rettes. Åbn brevet ved at klikke en enkelt gang på Vis dokument Herefter åbnes dokumentet i word-editoren, og du kan rette i det på samme måde som når du opretter breve. C: Import af eget dokument Den letteste måde at importere dokumenter til TAS er at importere eget dokument. Du går frem som under punkt A, oprettelse af brev: Du tilføjer en ny brevskabelon ved at højreklikke på den nederste (hvide) del af skærmbilledet og vælge tilføj eller indsæt. Du udfylder den nye linje med titel, beskrivelse og aktivitet Du gemmer linjen og trykker på Nyt dokument Nu kommer en liste over alle anvendte brevskabeloner i TAS frem. De er sorteret alfabetisk efter titel. her vælger du Mit eget dokument, dobbeltklikker eller klikker OK. Du kommer nu over i en dialogboks, hvor du kan vælge det dokument, du ønsker at importere. Klik på det ønskede dokument, og det åbner direkte i word-editoren, hvor du kan redigere og sætte fletfelter ind, som beskrevet ovenfor. Når du er færdig lukker du dokumentet som sædvanlig og svarer ja til at gemme det. Brevet er nu lagt ind i TAS, og du vil se, at Word-ikonet på den nye linje har fået farve. 8
D: Import af ny brevskabelon Du går frem som under punkt A, oprettelse af brev: Du tilføjer en ny brevskabelon ved at højreklikke på den nederste (hvide) del af skærmbilledet og vælge tilføj eller indsæt. Du udfylder den nye linje med titel, beskrivelse og aktivitet Du gemmer linjen og trykker på Nyt dokument Når skabelonoversigten kommer frem, vælger du Nyt dokument, dobbeltklikker eller klikker OK. Nu kommer dialogboksen Insert Object" frem. Vælg fanebladet Create from file og Browse Find det dokument, du vil importere Dobbeltklik på det Du vender nu tilbage til dialogboksen Insert Object hvor du trykker OK. 9
Nu bliver brevet lagt ind og åbner automatisk i Word-editoren, så du kan redigere det. Du skal være opmærksom på, at filtypen altid står på All files, så du kan ikke sortere efter filtyper. Derfor skal du vide på forhånd, at det dokument du vil importere er et Word-dokument, ikke en dokumentskabelon. Hvis du alligevel kommer til at importere en dokumentskabelon vil du kunne se det, når du kommer tilbage til dialogboksen. Hvis dokumentet hedder. doc er alt i orden, hvis det hedder.dot, er det en dokumentskabelon, og så skal du vælge cancel og ændre formatet før du henter det ind. Du ændrer formatet på dokumentet ved at åbne det, vælge gem som vælge filtypen word-dokument. Når gemmer får du nedenstående dialogboks, som du bare svarer ja til Nu kan du hente den nye version af dokumentet ind, som beskrevet ovenfor. E: Udskiftning af en brevskabelon 1. Erstat et dokument med et andet Du udskifter en eksisterende brevskabelon, ved at slette linjen: Du stiller dig på linjen, højreklikker og vælger Slet Herefter indsætter du en ny linje og går frem som under punkt A. 10
2. Ændring af en brevskabelon fra dokumentskabelon til word-dokument Hvis du opdager at dit TAS-brev er en dokumentskabelon, kan du ændre det således: Du åbner brevet i word-editoren ved at dobbeltklikke på dokumentikonet. Herefter går du til Filer i menulinjen og vælger gem kopi som. Du gemmer kopien som word-dokument som beskrevet under punkt D og lukker din brevskabelon i TAS. Herefter udskifter du dokumentskabelonen med det nye Word-dokument som beskrevet under punkt C Import af eget dokument. 11