Punkt 7. Godkendelse af vejledende frister for sagsbehandling 2017-062046 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til At status for overholdelse af de vejledende frister for sagsbehandlingstiden i 2017 tages til orientering. At det godkendes, at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Beslutning: Godkendt - med bemærkning om yderligere fokus på sårbarheden i bemanding af bilsager. Møde den 23.05.2018 kl. 09.00 Side 1 af 5
Sagsbeskrivelse Det fremgår af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område ( 3, stk. 2) at: Kommunalbestyrelsen skal på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal offentliggøres. Hvis fristen ikke kan overholdes i en konkret sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte generelle frister for forskellige sagstyper. Frister kan være længere for typer af sager, som erfaringsmæssigt kræver længere sagsbehandlingstid, og der kan fastsættes kortere frister for sager med kort sagsbehandlingstid. Fristerne bør være realistiske, f.eks. at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 procent af sagerne under den pågældende sagstype. Gældende svarfrister i Ældre- og Handicapforvaltningen Der er i Ældre- og Handicapforvaltningen fastsat vejledende svarfrister for afgørelser inden for mere end 30 forskellige sagsområder. Fristerne gælder for ikke-akutte sager, og spænder fra 3 dage til 6 måneder. Som eksempel kan nævnes, at svarfristen er 3 dage for ansøgninger om kommunal genoptræning, mens den er 8 uger for ansøgninger om bostøtte og ansøgninger om plejeboliger, 3 måneder for ansøgninger om botilbud, og som det eneste område 6 måneder for ansøgninger om støtte til køb af handicapbil. Svarfristerne blev senest behandlet samlet den 24. maj 2017. Den samlede oversigt over de nuværende frister er vedlagt som bilag 1. Fristerne er offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside. Overholdelse af gældende svarfrister i 2017 Forvaltningen har gennemgået status for overholdelsen af de vejledende svarfrister. Gennemgangen viser: at der på ældreområdet stort set ikke er sket overskridelser af svarfristerne i 2017. Dog er den fastsatte svarfrist på 6 måneder for ansøgninger om tilskud til bil blevet overskredet i 28 pct. af sagerne at der på handicapområdet er sket overskridelse af svarfristen inden for alle sagstyper. I gennemsnit er det i 31 pct. af alle afgørelserne på handicapområdet, at tidsfristerne i 2017 ikke er blevet overholdt. Sammenligning med overholdelsen af svarfristerne i 2016 Sammenlignes resultatet for 2017 med 2016, ses der inden for Ældreområdet ingen væsentlige ændringer. Både i 2016 og i 2017 har det været meget få sager, der overskred svarfristerne i forhold til det samlede antal af sager, der behandles inden for ældreområdet. Dog er der specifikt for bilsagerne sket en væsentlig stigning i andelen af sager, der overskrider den vejledende svarfrist fra 18 pct. i 2016 til 28 pct. i 2017. Det skyldes, at bilsagerne varetages af et lille team med en specialfunktion, og at en vakance i en periode har påvirket teamets mulighed for at behandle sagerne inden for svarfristerne. På handicapområdet var der i 2016 overskridelser af sagsbehandlingsfristerne i 39 pct. af sagerne, hvilket betyder, at der i 2017 er sket et fald på 8 procentpoint. I 2015 var tidsfristerne ikke overholdt i 60 pct. af sagerne, hvilket betyder, at der på to år er sket en halvering i andelen af sager, hvor svarfristen ikke er overholdt. Den positive udvikling skyldes blandt andet: Et skærpet ledelsesmæssigt fokus på tidsfristernes overholdelse Øget opmærksomhed på registreringspraksis og opgørelsesmetoder Opmærksomhed på ressourcerne i Visitationen Voksen-Handicap, og behovet for hjælp til håndtering af, at rådgiverne har meget store sagsstammer I hele 2017 er der anvendt fælles løsninger i forhold til opfølgninger. Eksempelvis modtager hver sagsbehandler en sagsliste hver måned, så leder og medarbejder løbende kan holde sig ajour med sagsforløbene. På Handicapområdet vil der i 2018 fortsat være fokus på at nedbringe overskridelserne af svarfristerne. Trods den kontinuerlige opfølgning og det skærpede fokus på registreringspraksis, er der dog stadig en Møde den 23.05.2018 kl. 09.00 Side 2 af 5
væsentlig andel (31 pct.) af sager, hvor svarfristerne er overskredet. Der ses primært to årsager til, at der fortsat ses en væsentlig andel af overskridelser: I ca. en tredjedel af de sager, hvor der er sket en overskridelse af svarfristen, er der tale om såkaldte revisiteringer uden ændringer i den nuværende bevillinger. Alle bevillinger skal inden for nærmere fastsatte tidsintervaller igennem en opfølgning. Hvis hjælpen blot skal fortsætte som hidtil, laves en revisitering uden ændringer. Der er imidlertid en tendens til, at revisiterede sager står i længere tid som ubehandlede, når først sagsbehandleren har konstateret, at en bevilling blot skal køre videre uden ændringer. Det betyder, at svarfristen overskrides, dog uden at det har praktiske konsekvenser for borgeren. I 2018 vil der være et øget fokus på at få registreret revisiteringer uden ændringer inden for svarfristerne. Der er på handicapområdet ofte tale om meget komplekse sager, hvor der blandt andet bruges meget tid på at indsamle supplerende oplysninger til brug for at belyse sagen. Det kan for eksempel være sager, hvor Visitationen venter på speciallægeerklæringer eller andre sundhedsoplysninger, som er afgørende for at sagen kan afsluttes. Det kan også dreje sig om sager, hvor sagsbehandlingen eksempelvis er startet, når borger er blevet indlagt på sygehus, men hvor den endelige afgørelse må afvente, at borger er klar til udskrivelse, hvilket ofte kan tage flere måneder. Det skal understreges, at Visitationen i sådanne sager løbende er i kontakt med borgeren eller borgerens pårørende om sagsbehandlingen, og at man stort set aldrig modtager klager vedrørende overholdelsen af svarfristerne. (Der er i bilag 3 opregnet flere eksempler på forhold, der typisk forlænger sagsbehandlingstiden på handicapområdet). Økonomiske konsekvenser Ingen Høringssvar fra AMU-MYN AMU-MYN tager status for overholdelse af de vejledende svarfrister til efterretning. Det anbefales at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Høringssvar fra Ældrerådet Det glæder Ældrerådet at der er mulighed for hurtigere sagsbehandling ved hastesager. Ældrerådet udtrykker tilfredshed med gældende svarfrister. Høringssvar fra Handicaprådet Vi takker for muligheden for at afgive høringssvar. Til forskel fra, at der på ældreområdet, stort set ikke er overskridelser af svarfristerne, er der på handicapområdet sket overskridelser af svarfristen inden for alle sagstyper. I 31% af alle afgørelser er tidsfristen ikke overholdt. Vi anerkender, at der på handicapområdet er mere komplekse sager, der kan forlænge sagsbehandlingstiden og at man i forhold til sidste år, har arbejdet med forbedringer, som til en vis grad er lykkedes, hvilket glæder os. Vi henstiller dog til, at man fortsat vil have fokus på at nedbringe overskridelserne af svarfristerne til gavn for den enkelte borger. Tidsplan Forvaltningsledelsen 20.03.18 godkendelse af høringsgrundlag 28.03.18 AMU-MYN høring 12.04.18 Ældrerådet høring 17.04.18 Handicaprådet høring 26.04.18 Forvaltningsledelsen 15.05.18 godkendelse 23.05.18 Bilag Bilag 1: Gældende svarfrister. Bilag 2: Overholdelse af fristerne på ældreområdet. Møde den 23.05.2018 kl. 09.00 Side 3 af 5
Bilag 3: Overholdelse af fristerne på handicapområdet. Møde den 23.05.2018 kl. 09.00 Side 4 af 5
Bilag: Bilag 1- Gældende svarfrister Bilag 2- Oversigt over sagstyper på ældreområdet (Visitation Støtte og Omsorg og Visitationen Afklaring og Forebyggelse) Bilag 3- Oversigt over sagstyper på handicapområdet (Visitation Voksen-Handicap) Møde den 23.05.2018 kl. 09.00 Side 5 af 5