Xpressions Webassistant Administrationsprogram for brugeren Siemens HiPath Uddannelse
1. Log på Xpressions Webassistant er et web-baseret administrationsprogram. Dette betyder, at alle i princippet kan få adgang til at styre sin VoiceMail-boks fra dette softwarebaseret program. Adgangen til Xpressions Administrationsprogram er samme IP-adresse, uanset om du er administrator eller bruger. IP-adressen får du af din IT-afd. eller af Siemens tekniker. Det er en god idé at lægge IP-adressen ud som et link, f.eks. på jeres intranet. Det er noget jeres IT-afdeling sørger for. Bruger Som bruger vil du typisk skulle logge på med dit fulde nummer (45976XXXXX). Information om brugernavn og password får du af din administrator, da det er administrator, der opretter VoiceMail-boksene. IP-adresse: http://172.18.234.162/cgi_bin/ 4540506666 (fuldt nummer 45XXXX XXXX) Password (standard 0000) eller det du har rettet det til via telefonen Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 2
2. User data (Brugerdata) Når administrator opretter en VoiceMail-boks vælger administrator et standardpassword, f.eks. 0000, både til brug for pc-adgang og som password til telefonen. I User data (Brugerdata, kolonnen t.v.) kan du ændre dit password til PCadgangen. Tryk på Change (Change password of messaging system (PC access)) og indtast personligt password. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 3
3. Voice Mail System (Overordnet opsætninger) Ændre telefonpassword Indtast evt. vikar nummer Standard eller kort talevejledn. Volumen ved afspilning Meddelelse kan komme forrest Enkelt skema for hilsner Indtast evt. mobilnr. Filter for indkommende medd. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 4
3. 1 Voice Mail System Settings Password til telefon: Under Change telephone password kan du ændre dit password til telefonen. Tryk på Change og indtast personligt password. Referral extension: Her kan du vælge at indtaste et nummer på en kollega, som du kan henvise til i en evt. tryk 1-2-3 menu. Dette nummer kan ændres via telefonen. User prompts: Du kan vælge mellem standard eller kort (abbreviated) talevejledning på telefonen. Playback Volume: Her kan du indstille styrken af systemstemmen i telefonen. Caller options: Du kan tillade at indringende personer kan markere deres besked som vigtig. Den vil derfor komme før andre beskeder ved aflytning. Simplified greeting config: Denne option er aktiveret ved start. Det betyder at du nu har tilgang til simple indtalinger (1 indtaling for interne kald, 1 for eksterne kald, 1 for alternate - fælles osv.) og aktivering af de enkle hilsner. Hvis du ønsker mulighed for op til 9 indtalinger, større fleksibilitet med aktivering af indtalingerne og IVR muligheder skal denne deaktiveres. Mobility number: Du kan her indtaste dit mobilnr. til senere brug ved IVR (dette nummer kan ændres via telefonen) Edit messages via telephone: Her kan du opsætte et filter for modtagelse af voice, mails osv. på din telefon (Unified messaging) Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 5
4. Forward Access menu (IVR tryk 1-2-3) Indtal ny hilsen indeholdende henvisning til tast 1 for?? Tast 2 for?? Vælg type af besked; intern, ekstern, alternativ, ved optaget, efter arbejdstid. Vælg ligeledes viderestillingsmål: Tast 1 for vikar, Tast 2 for mobilen osv. (som indtalt i din velkomsthilsen) NB! Alle beskedtyper kan laves individuelle. Under Action vælges: Number to Dial : for at kunne taste ind i Number to dial feltet til højre. Skip Greeting : for at indringeren får lov til at indtale en besked. Se og så afsnit: 7.2 Vælg beskedtype Vælg viderestillingsmål Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 6
5. Notification Du kan selv opsætte, hvornår din Besked lampe på telefonen skal lyse. Besked lampen vil altid lyse, hvis du er blevet noteret (kun intern funktion), men den lyser også, hvis du f.eks. har modtaget en voice besked (Unified mess: e- mail). Det er også her, du opsætter med hvilket interval systemet skal tjekke indkommende beskeder. Hvis du vil lave en mere specifik opsætning kan du klikke på Create notification. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 7
6. Recordings: Indtaling af info/velkomsthilsen Under menuen Recordings kan du se dine forskellige hilsner og her kan du via telefonen indtale dine info- /velkomsthilsner. Tryk på Create. Du kan nu indtale dit navn samt indtale op til 9 forskellige info-/velkomsthilsner og en Out of office hilsen, som kan dateres.. Marker i Personal greeting (personlig hilsen) og vælg mellem 1-9 for indtaling. Marker i Record via telephone og tryk på Create. Dit telefonnummer vil nu automatisk blive foreslået, som det apparat du vil ringe op og indtale din info-/velkomsthilsen fra. Tryk på OK. Din telefon vil herefter ringe dig op. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 8
Når du er klar, trykker du på Record (optag). På sekunderne kan du følge, hvor lang din indtaling er. Den kan max. være 120 sekunder. Optag Læg på når du er færdig! Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 9
Når du er færdig med din indtaling, lægges røret på eller tryk på Exit. Herefter gemmer du indtalingen ved at trykke på Save. Hvis du fortryder indtalingen, kan du trykke på Discard/Delete. Klik på save for at gemme Hvis du vil give din info-/velkomsthilsen et navn, trykkes på Edit. I boksen, der fremkommer, kan du nu navngive din hilsen. På den måde kan man indtale faste velkomsthilsner (evt. jul, påske osv) som kan aktiveres under Time profiles Hvis du vil aflytte en allerede indtalt hilsen, trykkes på selve hilsnen vælg lokal hvor du vil lytte og klik på play. Tryk på Edit for at navngive din hilsen Tryk på hilsnen for aflytning Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 10
7. Time Profiles (Default: tidsprofil) I Time profiles aktiverer du dine beskeder (som er nummereret 1-9). Message recording not allowed. Markering her betyder, at dem, der ringer til dig, ikke har mulighed for at efterlade en besked i din telefonsvarer. Greeting not interruptible. Markering her betyder, at dem, der ringer til dig, ikke kan afbryde din info-/velkomsthilsen for at gå videre i f.eks. din IVR-menu, f.eks. tast 1, tast 2 osv. NB! Vær opmærksom på, at alternate greeting (alternativ) underkender internal calls, external calls og when busy. After hours greeting (efter kontortid) er den info-/velkomsthilsen, der vil være gældende udenfor det tidsrum, der er tastet ind i Business hours. F.eks. kan Business hours være fra kl. 08.00 am (morgen) 04.00 pm (eftermiddag) Hvis du har indtalt en Velkomsthilsen med tryk muligheder: Hej du har ringet til Anders And. Tryk 1 for at komme til min kollega. Tryk 2 for at indtale en besked i min mailboks.. Aktiver nr. på din velkomsthilsen i Alternate greeting og tryk på Access menu. (se side 13) Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 11
7.1 Time Profiles (Simpel) I Time profiles aktiverer du dine beskeder Message recording not allowed. Markering her betyder, at dem, der ringer til dig ikke har mulighed for at efterlade en besked i din telefonsvarer. Greeting not interruptible. Markering her betyder, at dem, der ringer til dig, ikke kan afbryde din info-/velkomsthilsen. Out of office: Ved at indsætte en dato her kan du, hvis du har indtalt en Out of office besked, bestemme, hvor længe beskeden skal være gældende. (Denne funktion skal være konfigureret af administrator). NB! Vær opmærksom på, at alternate greeting (alternativ) underkender internal calls, external calls og when busy. After hours greeting (efter kontortid) er den info-/velkomsthilsen, der vil være gældende udenfor det tidsrum, der er tastet ind i Business hours. F.eks. kan Business hours være fra kl. 08.00 am (morgen) 04.00 pm (eftermiddag) Business days: Marker hvilke dage beskeden skal være gældende. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 12
7.2. Forward Access menu (IVR: tryk 1-2-3) Vælg / indtast de muligheder du har indtalt i din velkomsthilsen Tast 1 for at komme til min kollega : I Action feltet vælges dial the number og i Number to dial indtastet kollega ens lokalnr. Tast 2 for at komme til min mobil: I Action feltet skrives dit mobilnr. med 0 foran. Tast 3 for at indtale en besked: I Action feltet vælges Skip greeting Hvis der skal henvises til et eksternt nr., skal der 0 foran nummeret,der indtastes i Number to dial. (HUSK: Man skal i telefoncentralen have tilladelse til at viderestille til eksternt nr.) Vælg viderestillingsmål (skriv nr. husk 0 foran eksterne nr.) Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 13
7.2 Forward Access menu: Valg muligheder Husk at vælge rigtige access menu i forhold til valgt talepromt. Interne kald Eksterne kald Alternative kald Ved optaget Efter arbejdstid Hang up: Læg på Mobility number: nr. indtastet under Voice mail system Operator: Omstilling (Fælles nr. Skal indtastes af administrator) Referral extension: Vikar nr. indtastet under Voice mail system Skip greeting: Voice mail (mulighed for at indtale besked) Dial the number: Indtast nr. der skal omstilles til. Not assigned: intet valgt Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 14
8. MailClient Under menuen MailClient kan du bl.a. se dine indkommende beskeder. Hvis du har lydkort i din pc, har du mulighed for at aflytte dine beskeder fra din pc, ellers kan du vælge at bruge telefonen. Klik på den understregede telefonbesked: Talebesked Aflyt fra PC eller telefon: PS! Fra MailClient kan du slette diverse beskeder på én gang. Marker ud for talebeskederne og tryk på Delete. Sletter du alle beskeder, vil beskedtasten på telefonen ligeledes slukke. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 15
9. Adress book (fælles og egen adressekartotek) Under menuen Adress Bokk kan du se fælles og egne adresser (Voice). Under Public har du en liste over alle de personer der har adgang til en voicemail. Under Privat kan du selv oprette poster. Public: Private: Du kan ved at klikke på Execute oprette flere poster i din adresse bog. Siemens HiPath Uddannelse Feb 2012 / 16