-57- VARDE BOLIG ADMINISTRATION REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE Tirsdag, den 5. februar 2013, kl. 16.30 på Ortenvej 53, 6800 Varde. Varde, den 5. februar 2013 Indkaldt til mødet: Bestyrelsen: Formand Aage Meldgaard, næstformand Irma Sørensen, Leif Hansen, Mogens Dam, Hans Vermehren og Gert Skovbjerg samt teknisk chef Jan Brix og direktør Heidi Nielsen. Finn Haaning er ikke inviteret, da han er flyttet til en anden afdeling. Afbud fra: Formanden bød velkommen til mødet. 1. Godkendelse af referater fra den 28.11.2012. Mødereferater fra bestyrelses- og repræsentantskabsmøder blev godkendt uden bemærkninger. 2. Orientering fra formanden. Temamøde om direktørkontrakter. Formanden informerede. Det er ikke aktuelt for Varde Bolig Administration. Formanden orienterede om opfordring fra oberst Mejlholm om etablering af støtteforening m.m. til Varde Kasserne. Bestyrelsen besluttede, at man gerne vil være med i et evt. medlemskab og bestyrelse, hvor Aage Meldgaard foreslås. Dette meddeles oberst Mejlholm. Formanden orienterede om BL s Bedste boligorganisation på nettet. Bestyrelsen besluttede, at vi deltager. BL inviterer til kredsmøde den 03.04.2013 på Hotel Legoland, Billund kl. 18.30. Deltagere: Aage Meldgaard, Jan Brix, Mogens Dam og Heidi Nielsen. Der afholdes formands- og forretningsførermøde i Esbjerg den 06.02.2013. Formand og direktør tager til styringsdialogkonference på Nyborg Strand den 11.03.2013. 3. Orientering fra direktøren. Selskabets økonomi. Der er kommet udkast til boligpolitik i Vejen Kommune. Der er fremsendt redegørelse for nedrivning af Heidi Nielsen kunne berettede om beholdning d.d. Der afholdes fælles styringsdialogmøde den 05.03.2013.
Nørregade 8, Ansager. -58- Navne på vindere fra konkurrencen i vores nye skimmel pjece er offentlig gjort på hjemmesiden. Dispositionsfond skal dække del af tab ved fraflytning. Dokument om anmodning om fravalg af kontoudskrifter blev underskrevet. Overdragelsesdokument på grundstykke i Agerbæk blev underskrevet. Samarbejdsaftale med Intrum Justitia om incasso service og overvågning blev underskrevet. Orientering om personale situationen sygdom, barsel m.m.. Heidi Nielsen udleverede og gennemgik udkast til budget for 2014 for Varde Bolig Administration. Såfremt bestyrelsen ikke har kommentarer indenfor den næste uges tid, bliver budgettet indstillet til godkendelse på kommende repræsentantskabsmøde. 4. Dispositionsfond. Oversigt ikke vedhæftet, da afventer års afslutning. Intet med til mødet. 5. Egen trækningsret. Oversigt ikke vedhæftet, da afventer års afslutning. Intet med til mødet. 6. EU licitation på forsikringsportefølgen. Der er fremkommet dækningsbekræftelse fra Alka ligesom aftalevilkår er underskrevet. 7. Renoveringsopgaver i Varde Bolig Administration. Følgende sager til godkendelse der er enten søgt om egen trækningsret eller huslejestigning i disse sager: Afdeling: Intet at bemærke. 8. Gaveregulativ for Varde Bolig Administration. Der bør indføjes et beløb til barselsgave. 9. Birkegade 20, Årre. Renoveringen bliver afsluttet, så der kan ske indflytning 01.03.2013. Bestyrelsen godkendte ændring af gaveregulativ med indførelse af barselsgave på kr. 300. Der laves oplæg til regulering af beløbene, som tages med på et senere bestyrelsesmøde. 10. Frisvadvej 1 B, Varde. Der holdes opstartsmøde den 24.01.2013. Der udarbejdes plan for opstart indvendigt. Se Jan Brix orientering 11. Seniorboliger i Årre afd. 0105. Der er p.t. udlejet 5 boliger. Skema C er under udarbejdelse. Det ser ud til, at der er en overskridelse i skema C på ca. kr. 250.000-300.000. Det skyldes bl.a. den lerede undergrund, som har givet ekstra udgifter til murer på ca. kr. 200.000 og til anlæg på ca. kr. 235.000. Bestyrelsen godkendte skema C med overskridelse.
12. Opførelse af boliger i Tjæreborg afd. 0125. Der var indflytning 15.01.2013. 7 er udlejet og 3 er stadig tomme. Jan Brix orienterer. 13. Opførelse af boliger på Campus Allé, Varde afd. 0429. Der var indflytning 15.01.2013. 26 er udlejet. Jan Brix orienterer. -59-9 boliger er nu lejet ud. Alle boliger er nu lejet ud. 14. Afd. 0120, Buen/Grønningen, Vamdrup Skema B ligger til godkendelse i Kolding Kommune. Det skal på møde ultimo januar 2013. Jan Brix orienterer. Skema B er godkendt af kommune og LBF. Ingeniørgruppen er nu ved at lave informationsskrivelse til beboerne, så de er orienteret før vi går i gang. Se Jan Brix s orientering. 15. Afd. 0128, Allégade, Agerbæk Der afholdes licitation 06.02.2012. 16. Afd. 0156, Storegade 3 og 10, Krogager - Der arbejdes videre med sagen. Sagen afventer licitationsresultatet. 17. Afd. 0426, Waldemarsgade, Ølgod Aftale om teknisk rådgivning til underskrift. 18. Afd. 0139, Møllegården, Outrup Afdelingsmødet har godkendt. Lige nu afventer vi den officielle godkendelse fra LBF, hvorefter skema A kan godkendelse af Varde Kommune. Skema A er godkendt af Varde Kommune og LBF. Teknisk rådgiver blev Ingeniørgruppen Varde A/S. Rådgiveraftale blev underskrevet. Den officielle godkendelse mangler stadig fra LBF. Når den er i hus, kan skema A sagsbehandles af Byrådet. 19. Afd. 0601, Kirkebyvej, Billum, Mågevej, Janderup og Rolighedsvej, Horne ansøgning om støtte fra LBF til fremtidssikring/ Vidagerhus i Janderup: Varde Kommune ønsker skitserede muligheder for en nedlæggelse af de pågældende ældreboliger, samt de økonomiske vilkår for en overdragelse af ejendommen til Varde Kommune. Kirkebyvej, Billum: Der står et hus ledigt. Det er meddelt Varde Kommune, at vi ikke kan foretage os noget der, før der er tomme boliger igen. Rolighedsvej, Horne: Der har været afholdt licitation, som ligger lidt under niveauet for sidste sammenbygning. Der er søgt og givet byggetilladelse, og er startet op. Aage Meldgaard orienterede om henvendelse fra Varde Kommune. Bestyrelsen besluttede, at imødekomme Varde Kommunes ønske, og fremsende de økonomiske vilkår for en evt. overdragelse af Vidagerhus til Varde Kommune. Entreprenørkontrakt blev underskrevet.
Der søges en del af de 12,4% fra Varde Kommune. -60-20. Afd. 0603, Bredgade, Alslev (Thueslund) Der arbejdes videre med sagen. Lige nu afventer vi LBF på økonomi siden, før vi kan lave endeligt oplæg til huslejer. Varde Kommune skal finde boligsikrings beløb til næste møde i arbejdsgruppen. 21. Evt. ombygning af små boliger og udeareal på Hotel Tistrup. Der arbejdes videre med sagen. Ingeniørgruppen skal udarbejde oplæg og økonomi, som skal godkendes af LBF. Der er i arbejdsgruppen enighed om, at vi satser på 11 boliger, hvorfor tegningsforslag er fremsendt til LBF. Sagen afventer accept på tegningsforslag fra LBF. Når vi er enige om tegninger, arbejdes der videre med økonomien. Bestyrelsen godkendte oplæg til 11 boliger. Arkitekt Søren Morns arbejder lige nu med LBF om ændring af tegningsforslag. 22. Afd. 0406, Ringkøbingvej 4-10, Varde. Se pkt. 21. 23. Afd. 0415, Vestervold 1, Varde. Se pkt. 27. 24. Evt. køb af boliger i Tofterup. Ny ansøgning er fremsendt til Varde Kommune. 25. Tilbud om køb af ejendom i Varde midtby. Oplæg til huslejeberegning m.m. fremlægges på mødet. 26. Tilbud om opførelse af seniorbofællesskab i Glejbjerg, Glejbjerg Lokalråd har sendt forespørgsel. 27. Sammenbygning af 2 boliger i Grimstrup. Der er kommet byggetilladelse til sammenbygning af de 2 boliger. Ligeledes har vi modtaget godkendelse på væsentlig forandring fra Esbjerg Kommune, støttet byggeri. Ingeniørgruppen arbejder p.t. på udbudsmateriale hvorefter der kan tages priser hjem. Varde Kommune har bedt om vurdering af projektets markedsværdi, hvilket sælger er bedt om, at fremkomme med. Herefter vil sagen blive sendt til videre behandling i kommunen. Heidi Nielsen orienterede om projektet. Bestyrelsen besluttede, at vi skal indgå forhandling om køb med betingelse af, at vi kan opnå grundkapital lån ved Varde Kommune. Heidi Nielsen orienterede om projektet. Bestyrelsen besluttede, at vi skal have tilkendegivelser fra interesserede, for at sikre os, at der er en reel venteliste til boligerne, før der kan træffes endelig beslutning. Der har været afholdt licitation d.d. Bestyrelsen gav tilladelse til igangsætning af ombygning/sammenbygning med dækning via afskrivning af dispositionsfonden over maksimum 10 år. 28. Udpegning af bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen foreslår og indstiller til repræsentantskabsmødet. 29. Orientering fra tekniske chef. Orientering fra afdelingerne. Da Leif Hansen har meddelt, at han ikke genopstiller, foreslog Aage Meldgaard Anders Linde. Bestyrelsen besluttede, at indstille Anders Linde til repræsentantskabet.
Orientering om drift og vedligeholdelsesplaner/ afdelingsgennemgange. -61-30. Orientering fra Boulevard Bebyggelserne og Trivselshuset. Der er nu kommet officiel godkendelse fra LBF på forlængelse af den gamle helhedsplan. Sekretariatslederen skal ansættes i projektet fra nu og frem til slut på nye helhedsplan. Ligeledes skal der udarbejdes nye ansættelseskontrakter de to boligsociale medarbejdere. Det afholdes pressemøde i Trivselshuset den 07.02.2013 om den nye trivsels undersøgelse. 31. Efterretninger. Afskrevne sager: Følgende sager er afskrevet (under kr. 3.000 og dødsboer): Følgende afskrivninger til godkendelse (over kr. 3.000): 99 0104 8017 07, kr. 35.034,13. 99 0106 2216 09, kr. 13.117,61. 99 0120 2908 05, kr. 17.817,75. 99 0176 0111 06, kr. 11.505,41. Der har, indtil nu, i 2012 været 8 udsættelser mod 6 i 2011. Ledige boliger: 01.01.12: 10 familie og 2 ungdoms = 14 i alt 01.02.12: 8 familie og 5 ungdoms = 13 i alt 01.03.12: 15 familie og 2 ungdoms = 17 i alt 01.04.2012: 14 familie og 1 ungdoms = 15 i alt 01.05.12: 16 familie og 1 ungdoms = 17 i alt 01.06.12: 21 familie og 4 ungdoms = 25 i alt 01.07.12: 27 familie og 4 ungdoms = 31 i alt 01.08.2012: 23 familie og 1 ungdoms = 24 i alt 01.09.2012: 21 familie og 1 ungdoms = i alt 22 boliger. 01.10.2012: 23 familie og 1 ungdoms = 25 boliger. 01.11.2012: 24 familie og 5 ungdoms = 29 boliger. 01.12.2012: 25 familieboliger og 3 ungdoms = 28 boliger. Bestyrelsen godkendte samtlige sager til afskrivning samt følgende: 99 0128 0107 02, kr. 61.407,21. 99 0410 0259 13, kr. 8.848,36. 99 0107 4512 06, boet efter, kr. 64.737,63. 99 0154 9005 03, boet efter, kr. 101.668,10. 99 0410 0334 08, boet efter, kr. 23.769,34. 99 0602 1515 02, boet efter, kr. 23.139,13. 01.01.2013: 27 familieboliger og 2 ungdoms = 29 boliger. 32. Lukket punkt. Intet at berette. 33. Eventuelt. Forslag til kommende møder: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde, den 16.04.2013, kl. 16.00 og 18.00. Temadag, den 14.05.2013 hele dagen. Lørdag i marts? til videre arbejde med værdigrundlag. Efterfølgende bestyrelsesmøde i Odense hos RD? Accepteret. Temadagen blev aftalt til den 07.05.2012. Der blev foreslået fredag den 12.04.2013 eller fredag den 19.04.2013 fra kl. 13.00 17.00. Afhænger af, hvornår Maria kan. Det tages op på næste møde, om det evt. skal være i forbindelse med næste møde eller arbejds weekenden.
-62- Formand Referent Aage Meldgaard Heidi Nielsen