Referat af generalforsamling Ejerforeningen Danasvej 4-6 den 25. marts 2009 Tilstedeværende: Navn Adresse Fordelingstal Line Friberg Nielsen Carsten Topholt Larsen Danasvej 4, 1.tv 14/200 Margit Ebbesen Danasvej 4, st. th 14/200 Jan Christensen Danasvej 4, 2.th. 14/200 Karin Hamilton Jakobsen Nils Kjærby Jensen Danasvej 4, 3. 18/200 Poul Bastrup og Pia Petersen Danasvej 6a, 2. tv. 14/200 Henrik Høier Danasvej 6a, 2. th. 12/200 PHS Group, Peter Bangsbo Kælderen 32/200 Peder Andersen (repræsenterer Claire & Michael Andersen) Danasvej 4, st. tv. 14/200 Niels Vallentin Danasvej 6a, 1. 17/200 Finn (revisor) Der er fremmødt beslutningsdygtigt flertal Valg af dirigent Nils modtager valget og erklærer generalforsamlingen for lovligt indkaldt Valg af referent Pia Formandens beretning:
Det bliver en relativt kort beretning i år, for 2008 har været et rimeligt stille og roligt år uden store projekter i modsætning til de foregående år. Forår: Gårdsag afsluttet medio maj efter sidste krampetrækninger fra Erik Pedersen, Advokatregningen en del højere end estimeret i budget. Ingen dækning fra forsikringen. -> forskønnelse af gården udsat til 2009. Forår: Gl. Vaskemaskine gav op, så ny vaskemaskine og møntboks installeret Forår: Ekstraordinært vandforbrug konstateret (Margit). Hurtig action -> begrænsning af omkostningerne. Henstiller til alle, at de fortsat holder øje med løbende toiletter etc. Forår: Margit træder ud af bestyrelsesarbejdet efter mange år i bestyrelsen, sidst som formand. Hun har gjort et meget stort stykke arbejde, ikke mindst med at få organiseret overgang til fjernvarme og den famøse gårdsag. Vi takker og overrækker gave. Sommer: Arbejdsweekend. Vellykket med stort fremmøde. Det var effektivt at uddelegere opgaver. Næste år vil vi dog forsøge os med tilmelding til prædefinerede opgaver alt efter lyst og evner. Efterår: Indbrud i vaskerum -> overgang til fast månedlig betaling for brug af vaskeri. Henstiller fortsat, at brugerne husker at sørge for at vindue og dør er lukket, dels for at mindske incitament til indbrud og dels sikre, at forsikringen dækker, hvis det alligevel skulle ske. Efterår: utæt installation med gennemtrængning af vand gennem væg/loft pga. utæt installation på centralvarmen i skunken på 3 sal hos Suzanne & Henrik. Skaden er udbedret + efterfølgende maling af loft hos Pia og Poul. (Heldigvis en forsikringssag (vandskaden), således at vi kun selv skal betale 30% af omkostningerne.) Tagrender til gård og gadesiden er oprenset med div. pletudskiftninger. Aftrækskanalerne er oprenset, ligesom der er monteret duesikring på taghætterne. Kontrol af wc faldstamme i nr 6 er udført inkl. oprensning Efterår: BBB VHS sag endeligt afsluttet. Oprindelig faktura på ca. 25.000 betalt (beløb afsat i tidligere regnskab) samt halv skade om renter på ca. 10.000 kr. Delvist opvejet af tilbagebetaling af regning for for meget påfyldt olie lige inden overgang til fjernvarme.
Julegave: Ny administrator Fremlæggelse af revideret regnskab for 2008 til godkendelse: - Den overordnede nyhed er, at det ser udmærket ud budgettet er næsten holdt, med en mindre overskridelse på 3000 kr - Vedligeholdelsesudgifter er steget grundet blikkenslager, tagrender og nye vaskemaskiner (herunder indkøb af nu stjålne møntbokse) - Administration ekstern bistand, hvilket skyldes den tidligere sag om brugsretten til gården. Det har været en forholdsmæssig stor udgift, men det skulle helst ikke gentage sig. - Bestyrelsen arbejder gratis hvilket bidrager positivt til overholdelse af budgettet, når man ser på den store indsats - Margit spørger til om ikke regnskab og budgetudarbejdelse var inkluderet i aftalen med By og Bolig det ser desværre ud til, at B&B har taget pengene til sig selv på trods af den eksisterende aftale. Det forslås, at der sendes en faktura til B&B på det pågivne beløb. - B&B s regnskab fra 2007 var fyldt med fejl!!!!! - Margit spørger til forsikringen, der fulgte billigt med B&B-aftalen. Det ser indtil videre ikke ud til, at prisen stiger i forbindelse med at B&B er fyret. Der er varslet en prisstigning på forsikringen. Vi har haft en række forsikringsskader, hvilket på et eller andet tidspunkt kan resultere i en prisstigning. Men der er intet der indikerer, at præmien stiger selvom vi ikke er under B&B længere. - Revisionen har foretaget stik-prøver, og der er ikke fundet noget bemærkelsesværdigt, ligesom det heller ikke ser ud som om, at der figurerer noget uhensigtsmæssigt eller mystisk på balancen. - Rent kosmetisk stemmer indestående i banken ikke overens med grundfonden, og der er ikke nogen originale bilag, det hele er i stedet
baseret på screen dumps. Så vi er glade for, at vi igen har fået en kompetent kasserer til at styre pengesagerne. Regnskabet er godkendt af generalforsamlingen. Bestyrelsens og medlemmernes forslag - Hjemmesiden: o Bestyrelsen har besluttet at lave en hjemmeside med diverse praktisk info, som en slags service til beboerne. o Det primære mål er at sikre, at beboerne har adgang til telefonnumre, hvilket også gerne skulle lette arbejdet for bestyrelsen. o Arbejdsweekend det er ikke uden misudelse, at de i nummer 6 ser, at opgangen i nummer 4 er blevet lækker de vil derfor foreslå, at det bliver et punkt på arbejdsweekenden, hvis der skal være en Vi viste i år, at vi kan komme langt på den årlige arbejdsweekend. Det kræver lidt planlægning men effektiviteten kan være meget høj. Det er et fælles ønske, at de fælles arealer er i god stand. Valentin påpeger, at han jo ikke kan deltage, men ellers er der generel stemning for en struktureret tilgang, hvor alle kan byde ind på de opgaver, man mener at beherske. Jordskælvet vi modtog mail fra FRB kommune om, at vi skulle tjekke for eventuelle skader. Vi får besøg af arkitekten snarest, så kan det vurderes, om vi kan udbedre dem på arbejdsweekenden. Forslag til opgaver, der bør varetages på arbejdsweekenden skal sendes til bestyrelsen. o Gårdrenoveringsprojektet
Generalforsamlingen tilkendegiver primær interesse for en løsning, der er så vedligeholdelsesfri som mulig, men giver frie hænder til gårdudvalget indenfor budgettet. Der er positiv stemning for, at afskærmningen prioriteres først, mens belægningen kommer i anden række. Det vigtigste er, at gården hurtigst muligt gøres brugbar. Gårdudvalget består af Line og Pia mens Margit sidder med en åben invitation. o Tinglysning af rettigheder til gården Det er bestyrelsens forslag, at gårdrettighederne tinglyses, så der ikke kommer tvivl i fremtiden. Advokaten har givet et overslag på 10-15.000 men det vil forventeligt være en fornuftig investering på længere sigt. Eventuelt skal byggetilladelsen på baghuset også tinglyses, så der ikke er tvivl om, at baghuset har retten til carporten efter træet. Det vedtages, at den nye bestyrelse indkalder Peter til et møde, hvor al dokumentationen fremlægges, inden tinglysningen gennemføres. Generalforsamlingen giver bestyrelsen mandat til at arbejde videre med sagen i samarbejde med Peter det anses for en hensigtserklæring. o Nye vedtægter for ejerforeningen. Bestyrelsen fremlægger et udkast til nye vedtægter baseret på standardvedtægter ønsket er at modernisere de eksisterende vedtægter, så de passer til 2009. Der er kun småændringer ifht. de eksisterende vedtægter. Jan påpeger, at særlige punkter skal skrives ned specifikt, da det ellers er standardvedtægter der tæller. o 3 - For komplicerede regler om generalforsamlingen, hvilket kan besværliggøre
processen unødvendigt. Det vil måske være mere hensigtsmæssigt, at simplificere til ét varsel. Det foreslås, at vi holder os til simplificerede varselsystemer hvilket der er opbakning til. Fire uger for forslag og to ugers varsel. o 18 mange af vores pantebreve når ikke de niveauer, der står i vedtægterne.. o 15 stk 2 vedligeholdelse. Det påpeges, at det hidtil har været de enkelte ejere, der har skiftet vinduer, mens vedtægterne påpeger, at det er foreningens ansvar. Det forslås, at bestyrelsen skal godkende eventuelle skift af vinduer og entredøre, og at det indskrives i vedtægterne. o Det foreslås, at de gamle og nye vedtægter lægges på hjemmesiden til sammenligning. Ligesom det også kunne være interessant at se, hvor forslaget til nye vedtægter afviger fra standardvedtægterne. o 16 udlejning af lejlighederne afvigelse fra standarden?? Bestyrelsen påpeger, at der ikke er afvigelser fra standarden eller de eksisterende vedtægter. Bestyrelsen ønsker ikke, at ejendommen primært skal beboes af lejere, da der ikke forventes samme entusiasme for vedligeholdelse etc. af lejere som ejere det pålægger bestyrelsen en uforholdsmæssig stor byrde. Det er ganske almindelig standard, at lejemål begrænses til to år i ejerforeninger. Bestyrelsen foreslår, at få advokaten til at kigge på vedtægten, så den formuleres korrekt.
o Det påpeges, at vedtægterne ikke kan godkendes i dag der kan gives mandat til at arbejde videre med processen. Der skal være enighed om vedtægterne inden der arbejdes videre der kommer mails med høringsfrist. Fremlæggelse af budget for 2009 til godkendelse - Finn skal kun have 1.000 kr, hvis han genvælges som revisor det bør rettes i budgettet ligesom tinglysningen bør øges til 20.000 - Budgettet giver et overskud på ca. 40.000 det påpeges at store ekstraordinære udgifter overstiger fornuftig mulig øgning i ejernes indbetalinger. Det er håbet, at overskuddet næste år kan sættes i grundfonden, hvor der i skrivende stund står 20.000. - Med de fremsatte ændringer er overskuddet på ca. 30.000. Budgettet godkendes med ovenstående ændringer. Valg af bestyrelse - Henrik, Karin og Poul er villige til at genopstille, mens Carsten ønsker at trække sig fra arbejdet Margit vælges som ikke-arbejdende suppleant, der holder øje med forbruget - hvilket godkendes af generalforsamlingen. Valg af revisor - Finn vil gerne genopstille hvilket godkendes af generalforsamlingen Eventuelt - Det foreslås, at bestyrelsen i stedet for honoraret kan gå ud og spise en god middag.
- Det påpeges, at der er et regelsæt vedrørende nedlæggelse af bagtrapper mod brandsikring af fortrapper. Det forventes dog, at være en meget stor udgift, der ikke står mål med gevinsterne. - Ved sidste generalforsamling blev Karin og Niels altan vedtaget projektet er i gang og måske snart overstået. - Vandspild Valentin har valgt at betale sin regning, men hvis dette skal være tendensen fremadrettet, så bør der installeres individuelle vandmålere på de enkelte lejligheder. Dette leder til en længere diskussion om vandforbrug generelt, vandmålere etc vandmålere koster minimum 5000 pr. streng - pr. lejlighed. - Jan vil gerne udtrykke glæde over de ordnede forhold, der er kommet i kælderen!!!!! Peter påpeger, at det er gode lejere Tak for i dag og husk at rydde op