Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 1 Indholdsfortegnelse 4. Ydelsesbeskrivelse 2 4.1 Omfang 2 4.2 Bookning af bannerpakker 2 4.3 Formidling af tilladelse 3 4.4 Økonomi 4 4.5 Markedsføring 4 4.6 Opsætning og nedtagning 5 4.7 Opbevaring 6 4.8 Erfaringer fra prøveopsætning 6 4.9 Miljø og sikkerhed 7 4.10 Sociale klausuler 10
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 2 4. Ydelsesbeskrivelse Københavns kommune har opsat bannerholdere til udendørs kulturformidling. Formålet er at understøtte konkrete kulturtilbud, dels at markere København som en international kulturby. Bannere kan udelukkende anvendes af statslige og kommunale kulturinstitutioner uden kommercielt sigte samt anvendes i forbindelse med annoncering af mega kulturbegivenheder af betydning for hele byen, i henhold til betingelser for tilladelse til opsætning af bannere, jf. Bilag A. 4.1 Omfang Tjenesteyder skal på vegne af Københavns kommunes, Københavns Kommune administrere bannerordningen, i henhold til betingelser for tilladelse til opsætning af bannere, jf. Bilag A. Følgende ydelser er indeholdt: Bookning af bannerpakker Formidling af tilladelser Markedsføring Opsætning og nedtagning af bannere Afregning Tjenesteyder skal forvente en løbende dialog om nærmere fortolkning af betingelser for tilladelse til opsætning af bannere, jf. Bilag A. Tjenesteyder skal ligeledes forvente en løbende tilpasning af retningslinierne for bookning, i dialog med og efter anvisning fra Københavns Kommune. Ovenstående emner og andre aktuelle forhold vil blive drøftet ved driftsmøder. Der forventes at tjenesteyder indkalder Københavns Kommune til 6 møder årligt, fordelt jævnt over året. 4.2 Bookning af bannerpakker Tjenesteyder skal på vegne af Københavns Kommune varetage bookningsordning.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 3 Umiddelbart efter opstart skal tjenesteyder indkalde til informationsmøde for alle potentielle brugere. Ved informationsmødet vil en repræsentant for Københavns Kommune, informere om ordningen. Mødeindkaldelsen skal indeholde betingelser for tilladelse til opsætning af bannere, jf. Bilag A, og information om opstart af bookning af bannerpakker. Mødeindkaldelsen skal inden udsendelse, godkendes af Københavns Kommune. Opstart af første runde af bookning af bannerpakker, for perioden fra maj 2007 til maj 2008, skal varetages på følgende måde: 1. Udsendelse af mødeindkaldelse 2. Afholdelse af informationsmøde 3. Brugerne indsender ansøgning om bannerpakke. Ansøgningsfristen er 1 mdr. efter udsendelse af mødeindkaldelse. 4. På baggrund af indsendte ansøgninger udarbejder tjenesteyder en oversigt, der på kalenderform viser bestilte og ledige bannerpakker. 5. Oversigten indsendes til Københavns Kommune, som vurderer om betingelser for tilladelse til opsætning af bannere er opfyldt. På baggrund af denne vurdering fremsendes tilladelse til tjenesteyder. 6. Tjenesteyder formidler tilladelse til brugerne. 7. Bruger betaler og bannerpakke reserveres. Herefter kan ledige bannerpakker, for perioden maj 2007 til maj 2008, bookes løbende. Bookningsprocedure for næste periode fastlægges i dialog med og efter anvisning af Københavns Kommune. Erfaringer med første års bookning skal medtages i overvejelser om bookningsprocedure. Opdateret oversigt, der på kalenderform viser bestilte, reserverede og ledige bannerpakker, fremsendes til Københavns Kommune månedligt eller efter Københavns Kommunes anvisning.. 4.3 Formidling af tilladelse Tjenesteyderen skal på Københavns Kommunes vegne modtage ansøgninger om bannerpakke. Tjenesteyder må forvente at Københavns Kommune, skal have min. 5 hverdage til sagsbehandling, ved ukomplicerede sager. Såfremt bannerpakken er ledig, skal tjenesteyder min. 3 uger før opsætning fremsende brugers ansøgning om bannerpakke til Københavns Kommune.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 4 Københavns Kommune vil vurdere om betingelser for tilladelse til opsætning af bannere er opfyldt. På baggrund af denne vurdering fremsendes meddelelse om tilladelse til tjenesteyder. Tjenesteyder skal ved fremsendelse af meddelelse om tilladelse til bruger, vedlægge vilkår for betaling, såfremt tilladelsen er givet. 4.4 Økonomi Tjenesteyderen skal afregne med brugere og Københavns Kommune i henhold til driftsaftalen samt de øvrige retningslinjer, som følger af denne aftale. Tillige skal Tjenesteyderen afregne og fakturer overfor kunderne i henhold til de til enhver tid gældende retningslinjer, som Københavns Kommune fastsætter. Efter at Københavns Kommune har givet tilladelse, skal tjenesteyder fremsende faktura for den bestilte bannerpakke til brugeren. Betalingen af bannerpakker skal ske til tjenesteyders konto. Denne konto skal være oprettet særskilt til dette formål og være adskilt fra tjenesteyders øvrige virksomhed. Københavns Kommune skal have et administrationsgebyr på mellem 5-10 % af indtægten. Gebyrets størrelse fastsættes samtidig med fastsættelse af markedspris for bannerpakker. Gebyrets størrelse kan ændres hvis Københavns Kommune skønner at der er behov for det. Tjenesteyder fremsender Københavns Kommunes gebyr iht. driftsaftale. Entreprisens udførelse skal være udgiftsneutral for Københavns Kommune, hvorfor administrationsgebyret skal dække Københavns Kommunes udgifter til administration i forbindelse med ordningen. Københavns Kommune fastsætter markedsprisen årligt. Markedsprisen for de enkelte bannerpakker kan variere afhængig af placering og antal bannere. Markedsprisen er beregnet på baggrund af omkostninger til administration, markedsføring, opsætning, nedtagning, følgeomkostninger, drift af bannerholdere og fortjeneste. Tjenesteyder skal årligt fremlægge detaljeret regnskab over indtægter og udgifter. 4.5 Markedsføring Tjenesteyder skal oprette og vedligeholde et website hvor brugere og andre interesserede kan få oplysninger om bannerordningen. Københavns Kommune skal godkende design af website inden websitet er offentlig tilgængeligt.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 5 Tjenesteyders website skal være indbydende og overskuelig og skal som minimum indeholde: Information om ordningens formål Ordningens betingelser for tilladelse til opsætning af bannere. Skabelon for banner layout, med mulighed for at downloade data. Priser og placering af bannere og bannerpakker Opdateret oversigt, der på kalenderform viser bestilte, reserverede og ledige bannerpakker. Udbyders kontakt information herunder kontakt til akut døgnberedskab i tilfælde af beskadigede bannere og/eller beslag. Københavns kommunes logo Tjenesteyderen skal oprette og vedligeholde en database over alle relevante brugere. Databasen over brugere skal godkendes af Københavns Kommune. Københavns Kommune kan til enhver tid forlange brugere tilføjet eller fjernet fra databasen. Databasen skal benyttes i forbindelse med udsendelse af målrettet skriftligt informationsmateriale til de enkelte brugere. Informationsmaterialet skal udsendes ved opstart og ellers minimum årligt og skal som minimum indeholde: Information om ordningens formål Ordningens betingelser for tilladelse til opsætning af bannere i store træk Mulighed for banner ophængninger herunder: placering, tid, pris Udbyders kontakt information herunder kontakt til akut døgnberedskab i tilfælde af beskadigede bannere og/eller beslag. Københavns kommunes logo 4.6 Opsætning og nedtagning Bannerne og stænger skal opsættes i specielle beslag. Beslagene er opsat i Københavns Kommunes gittermaster til belysning. Drift og vedligehold af beslag udføres af Københavns Kommunes tjenesteyder der varetager driften af gadebelysning. Skader på beslag eller andre for-
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 6 hold vedr. beslag indberettes til ovenstående tjenesteyder. Tjenesteyderens kontakt information er angivet i Bilag D. Tjenesteyderen skal alene udføre opsætning og nedtagning af bannere og stænger. Opsætning og nedtagning af bannere og stænger skal foretages i tidsrummet mellem kl. 23.00 og 06.00. Hvis tjenesteyderen i forbindelse med opsætning og nedtagning af bannere og stænger blive bekendt med eventuelle fejl eller mangler på belysningsmasten, skal disse indberettes ovenstående tjenesteyder. Tjenesteyderens kontakt information er angivet i Bilag D. 4.7 Opbevaring Tjenesteyderen skal opbevare og vedligeholde alle stænger der benyttes til opsætning af bannere. Tjenesteyderen skal efter nedtagning levere bannere tilbage til brugers fysiske adresse indenfor København. Tjenesteyder skal udføre nedtagning på en sådan måde, at bannerne ikke beskadiges unødigt. Stængerne skal opbevares i kortere eller længere perioder mellem opsætninger i et aflåst lokale, som kun tjenesteyder og Københavns Kommune må have adgang til. Det er tjenesteyders ansvar, at vedligeholde stængerne således at de til enhver tid er rengjorte og i funktionel stand. Bestilling af eventuelle nye stænger og udgifter forbundet hermed, afholdes af Københavns Kommune. 4.8 Erfaringer fra prøveopsætning I forbindelse med Copenhagen Music Week og MTV Music Awards blev der foretaget en prøveopsætning af bannere på udvalgte strækninger i København. Følgende erfaringer blev gjort ved prøveopsætning: Pris for opsætning af 100 stk. inkl. beslag og stænger: Tid for opsætning af 1 stk. banner inkl. beslag og stænger: Tid for nedtagning af bannere inkl. stænger, ekskl. beslag: 35.000,- kr. 30 min. 30 min.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 7 4.9 Miljø og sikkerhed 4.9.1 Omfang Tjenesteyderens ydelser skal som minimum omfatte Anmeldelse af arbejdet Sikkerhed og sundhed Miljø 4.9.2 Anmeldelse af arbejdet Det påhviler tjenesteyderen at anmelde arbejdet til Arbejdstilsynet inden arbejdet påbegyndes. Arbejdet anmeldes til den/de lokale kredse. Tjenesteyderen skal sikre, at samtlige medarbejdere, herunder evt. underentreprenører har kendskab og adgang til kopi af anmeldelsen. Kopi af anmeldelse skal fremsendes til Københavns Kommune. 4.9.3 Sikkerhed og sundhed Det påhviler tjenesteyderen, at udarbejde en plan for sikkerhed og sundhed straks efter aftalens indgåelse. Planen skal være udarbejdet inden arbejdets påbegyndes. Planen udarbejdes på grundlag af projektmaterialet samt tjenesteyderens valg af arbejdsmetoder og produkter. Formålet med planen er at sikre, at arbejdet udføres under hensyntagen til sikkerhed og sundhed samt for at minimere risikoen for ulykker og arbejdsbetingede skader. Planen skal beskrive hvorledes arbejdsmiljø oplysninger opgøres til brug for rapportering til Vej & Park. Vej & Park skal årligt modtage en rapport der indeholder information om ulykker, uheld og nærved ulykker sygefravær og forebyggende tiltag samt personale omsætning. Tjenesteyderen skal sikre, at samtlige medarbejdere, herunder evt. underentreprenører har kendskab og adgang til planen. Kopi af planen skal fremsendes til Københavns Kommune og relevante myndigheder.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 8 Uddannelse af medarbejdere Med henvisning til Arbejdsmiljøloven påhviler det tjenesteyderen, at give sine medarbejdere den uddannelse og instruktion der er nødvendig for at medarbejderne kan gennemføre deres funktioner på en fuldt ud sikker og forsvarlig måde. Det påhviler tjenesteyderen at ligge inde med certifikater for gennemført lovpligtige uddannelser Tjenesteyderen skal på forlangende kunne dokumentere, at alle medarbejdere er uddannet til / instrueret i, at udføre de ydelser som de pålægges. Herunder påhviler det tjenesteyderen at sikre, at alle medarbejdere har kørekort eller lignende til det materiel de anvender. Personlige værnemidler Tjenesteyderen skal sørge for at der til enhver tid er de nødvendige personlige værnemidler til medarbejdernes rådighed. Tjenesteyderen skal sikre, at medarbejdere anvender personlige værnemidler svarende til karakteren af de arbejder de udfører. Personlige værnemidler skal opfylde sikkerheds- og sundhedskrav jvf. relevante bekendtgørelser fra ministerier ol. Personlige værnemidler skal altid benyttes i overensstemmelse med evt. brugsvejledninger, arbejdsgiveranvisninger, instruktioner om arbejdets udførelse eller lign. Personlige værnemidler omfatter åndedrætsværn, øjenværn, høreværn, sikkerhedssko, veste, seler, handsker m.m. Førstehjælpsudstyr Tjenesteyderen skal sørge for at der til enhver tid befinder sig det nødvendige førstehjælpsudstyr i arbejdsområderne / til medarbejdernes rådighed. Tjenesteyderen skal i sikkerheds- og sundhedsplanen oplyse hvilke former for førstehjælpsudstyr, brandmateriel, nødtelefoner og evt. alarmsystem der anvendes. Afspærring og skiltning Det påhviler tjenesteyderen at sørge for, at tilvejebringe fuldt tilstrækkelig afspærring og markering af alle arbejder, herunder mobile arbejder. Omfang af afspærring og markering tilpasses karakteren af det igangværende arbejde. Afspærring og markering af igangværende arbejder skal etableres iht. gældende bekendtgørelser, anvisninger og vejledninger.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 9 Materiel til afspærring og markering, herunder skilte og blink, skal være intakt og af god kvalitet, herunder opfylde gældende bekendtgørelser, anvisninger og vejledninger. Det påhviler tjenesteyderen at tilse og vedligeholde afspærring og markering som er i brug. Beredskabsplan I tilfælde af personulykke handles efter den af Københavns Kommune specificerede procedure. Formålet med proceduren er at sikre personer, der er kommet til skade, korrekt og hurtig hjælp. Procedure Hvor en bestemt procedure ikke er specificeret gælder følgende procedure: 1 Stands ulykken (ved ulykker på spor: alarmer kommandopost ) 2 Iværksæt førstehjælp. 3 Ring 112 - om nødvendigt - oplys, hvor skaden er sket (nøjagtig adresse) - oplys, hvad der er sket (kort beskrivelse) - oplys antal tilskadekomne - oplys hvor der ringes fra (tlf.nr.) 4 Iværksæt om muligt rednings- og slukningsarbejde. 5 Send personer for at guide redningsfolk til ulykkesstedet. 6 Meddel Københavns Kommune hvad der er sket. 4.9.4 Miljø Det påhviler tjenesteyderen at udarbejde årlige forbrugsopgørelser over følgende forhold: 1. Brændstof, l (diesel, benzin, miljødiesel, lpg, rapsolie og olieblandet benzin mv.) 2. Affaldsmængder Opgørelsen skal opgøres pr. 31. december hvert år, omfattende forbruget i samme kalenderår. Opgørelsen skal afleveres til Københavns Kommune senest 1. februar. Luftforurening Tjenesteyderen skal sikre at dieselkøretøjer undtagen personbiler og varebiler under 3500 kg har monteret partikelfiltre. Partikelfiltrene skal nedsætte udledningen af luftforurenende stoffer og det skal fjerne omkring 90 % af alle partikler. Opacitetskrav målt efter filteret ved syn og kontrol er: 0,2m -1. Filtrene skal vedligeholdes ved rensning i henhold til leverandørens anvisning idet rensning som minimum skal udføres en gang om året eller efter 400 drift timer og hvis en modtryksmåling overstiger 20 kpa.
Bannere til udendørs kulturformidling, 2007-2010 10 Tjenesteyderen skal sikre, at de virksomheder og transportører, han i relation til denne entreprise indgår aftale med, har partikelfiltre monteret på alle de dieselkøretøjer, som anvendes i forbindelse med denne entreprise. Tjenesteyderen skal sikre, at kravet fremgå af udbudsmateriale, kontrakter og øvrige aftaler, som er gældende for tjenesteyderens kontrahering med ovennævnte virksomheder og transportører. Tjenesteyderen skal dokumentere, at ovennævnte krav er overholdt. Stikprøver Af kontrol hensyn skal Tjenesteyderen og de virksomheder og transportører, han i relation til denne entreprise indgår aftale med, opbevare følgende i bilerne: Færdselsstyrelsens Erklæring for eftermontering af principgodkendte partikelfiltre, dokumentation for renhold/vedligehold af filteret samt resultaterne af seneste modtryksmåling og opacitetsmåling. Håndtering af affald Tjenesteyderen skal redegøre for arbejdsprocedurer og materiel som benyttes i forbindelse med håndtering og bortskaffelse af affald. Tjenesteyderen skal sikre at affald bortskaffes til godkendt modtager, herunder at der udføres kildesortering. Tjenesteyderen skal oplyse Københavns Kommune på hvilken måde affald bortskaffes samt årlige mængder fordelt på fraktioner. 4.10 Sociale klausuler Tjenesteyderen skal tilkendegive at have eller ville indføre en skriftligt formuleret personalepolitik for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave. Personalepolitikken skal fremme integration og fastholdelse af ansatte i virksomheden. Den skal mindst gælde for den tidsperiode, som det tager at udføre den udbudte arbejdsopgave. Tjenesteyderen skal på ordregiverens anmodning orientere ordregiveren om personalepolitikken og dens udmøntning Tjenesteyderen skal tilkendegive at ville deltage i et møde med Københavns Kommune vedrørende tjenesteyderens muligheder for at varetage sociale hensyn, herunder hensyn der medvirker til fremme af integration af personer med anden etnisk baggrund end dansk, i forbindelse med udførelsen af den udbudte arbejdsopgave