Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser

Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser

Indhold 1 Indledning... 3 2 Organisering... 3 3 Indkøbsaftaler... 4 4 Udbud... 4 6 Overordnede mål... 6 7 IT... 8 8 Kontraktopfølgning... 9 9 Planlægning... 9 10 Kompetenceplan... 9 Side 2 af 9

1 Indledning Rebild Kommunes politik for indkøb og udbud fastlægger de overordnede rammer for kommunens indkøb og udbud. Efter politik for indkøb og udbud skal der udarbejdes tre strategier, herunder denne strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. Rebild Kommunes samlede indkøbs- og udbudspolitik består af: - Politik for indkøb og udbud - Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser - Strategi for udbud af driftsopgaver - Strategi for udbud af bygge- og anlægsopgaver - Kompetenceskema i forbindelse med udbud Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser omfatter alle enheder i Rebild Kommune og omfatter alle typer af varer og tjenesteydelser. Strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser omfatter som udgangspunkt ikke udlicitering af driftsopgaver, hvorved forstås opgaver, der løses af kommunen selv. Opgaver, som allerede er udliciteret og nu løses af en privat leverandør, er derimod omfattet af strategi for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser (genudbud af driftsopgaver). Hvis kommunen eksempelvis har udliciteret vedligeholdelsen af kommunens grønne arealer, vil et genudbud af vedligeholdelsesopgaven være omfattet af denne strategi. Strategi for indkøb og udbud varer og tjenesteydelser omfatter endelig ikke bygge- og anlægsydelser, hvorved forstås opgaver med opførelse, reparation og vedligeholdelse af bygninger, samt anlæg af veje og infrastruktur mv. i overensstemmelse med udbudsdirektivets definition af bygge- og anlægsydelser. 2 Organisering Indkøbskontoret er Rebild Kommunes centrale indkøbsenhed og er fysisk placeret på kommunens rådhus i Støvring. Organisatorisk er indkøbskontoret en del af Fællescenter Sekretariat. Indkøbskontorets centrale opgaver er: at etablere indkøbsaftaler for Rebild Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser at implementere indkøbsaftaler i Rebild Kommune at sikre, at indkøbsaftalerne anvendes korrekt af kommunens institutioner, og at der løbende følges op på brugen af aftalerne at sikre, at lovgivningen vedrørende indkøb og udbud overholdes af Rebild Kommune. Indkøbskontoret varetager som udgangspunkt indgåelse af indkøbsaftaler og udbud af alle typer af varer og tjenesteydelser. Center for IT og digitalisering, samt Rebild Kommunes øvrige centre indgår derudover indkøbsaftaler og varetager udbud, der særligt vedrører centrene. Indkøbskontoret yder rådgivning til de øvrige centre i forbindelse med udbud, der varetages af centrene. Side 3 af 9

3 Indkøbsaftaler Ved en indkøbsaftale forstås en løbende aftale om, at Rebild Kommune anvender en bestemt leverandør til bestemte typer af varer eller tjenesteydelser, når kommunen har behov for at købe disse varer eller tjenesteydelser. En indkøbsaftale fastlægger priser og andre vilkår og gør det nemmere for kommunen at købe ind. Alle indkøbsaftaler, der etableres af indkøbskontoret eller af kommunens øvrige centre, er obligatoriske for hele Rebild Kommune. Ansatte i Rebild Kommune er således forpligtet til at anvende indkøbsaftalerne, inden for de områder aftalerne dækker. Hvis der eksempelvis er indgået en indkøbsaftale vedrørende kontorartikler, skal indkøbsaftalen anvendes når der er behov for at købe kuglepenne, papirblokke eller lign. Rebild Kommunes indkøbsaftaler kan alene anvendes af kommunen og må ikke anvendes privat. Rebild Kommunes indkøbsaftaler kan som udgangspunkt ikke anvendes af selvejende institutioner, med mindre leverandøren accepterer dette. Alle indkøbsaftaler indgås skriftligt. Indkøbsaftalerne underskrives i overensstemmelse med kompetenceplanen for Rebild Kommune, typisk af direktionen eller centerchefen. Indkøbskontoret offentliggør de nødvendige oplysninger om indkøbsaftalerne på kommunens intranet, eksempelvis information vedrørende bestilling, priser og leveringsvilkår. Hvis der indgås indkøbsaftaler af andre centre end indkøbskontoret, skal det center, der indgår indkøbsaftalen, sende kopi af aftalen til indkøbskontoret således, at oplysningerne om aftalen kan offentliggøres på kommunens intranet. Ved indgåelse af indkøbsaftaler for nye områder, der ikke tidligere har været omfattet af en indkøbsaftale, fordeles eventuelle besparelser mellem de enheder, der anvender indkøbsaftalen og kommunen generelt med henholdsvis 25% og 75%. Dette gælder uanset om indkøbsaftalen indgås af indkøbskontoret eller et andet center. Besparelser, der opnås ved indgåelse af indkøbsaftaler på områder, som tidligere har været omfattet af en indkøbsaftale, tilfalder kommunen generelt. Indgås en indkøbsaftale, der medfører større omkostninger for de enheder, der anvender aftalen, tilføres disse enheder midler, hvis nedenstående betingelser er opfyldt: 1) Der tidligere har været inddraget beløb for besparelser i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftale for den pågældende vare eller tjenesteydelse. 2) Indkøbsaftalen har samme serviceniveau og omfang, som den tidligere indkøbsaftale. 3) Ved vurderingen af om en indkøbsaftale medfører større omkostninger, tages der hensyn til pristalsregulering i perioden fra indgåelse af den sidste indkøbsaftale. 4) Der tilbageføres ikke beløb under en bagatelgrænse på 5000 kr. 5) Hvis den seneste besparelse er fordelt med 25% til enheden og 75% til kommunen generelt, tilbageføres alene 75%. 4 Udbud Rebild Kommunes indkøbsaftaler indgås i overensstemmelse med lovgivningen om udbud og de øvrige retningslinjer, der følger af politik for indkøb og udbud. Rebild Kommune er efter lovgivningen om udbud generelt forpligtede til at sikre ligebehandling og gennemsigtighed samt sørge for, at der ikke sker diskrimination, når der gennemføres udbud. Side 4 af 9

Rebild Kommune ønsker størst mulig konkurrence, når der gennemføres udbud. Rebild Kommunes udbudsmaterialer udarbejdes derfor således, at flest mulige relevante leverandører har mulighed for at deltage i kommunes udbud. Rebild Kommunes egne brugere inddrages ved udarbejdelse af udbudsmateriale og kravspecifikation, når der gennemføres udbud af Rebild Kommune. Indkøbskontoret eller det center, der gennemfører udbuddet, har ansvaret for, at der sker tilstrækkelig brugerinddragelse i forbindelse med dette. Rebild Kommunes udbud offentliggøres på kommunens hjemmeside. Derudover offentliggøres kommunens udbud samtidig via www.ted.eu eller www.udbud.dk, hvor dette kræves efter lovgivningen. I forbindelse med etablering af ny hjemmeside for Rebild Kommune vil der så vidt det er teknisk muligt, blive etableret mulighed for at abonnere på nye udbud fra Rebild Kommune. Rebild Kommune kan ikke lovligt lægge vægt på om en leverandør er lokal. Rebild Kommune placerer imidlertid gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår, og lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. Det center, der gennemfører udbud, skal i forbindelse med tilrettelæggelsen af udbuddet tage hensyn til, at lokale leverandører navnlig ved mindre udbud skal have mulighed for at deltage i Rebild Kommunes udbud, eksempelvis ved at sørge for, at delaftalerne i udbuddet ikke er så store, at lokale leverandører ikke kan deltale i udbuddet. 5 Samarbejde Rebild Kommune har ikke mulighed for selv at gennemføre alle de udbud, der er nødvendige for at overholde kommunens forpligtelser efter udbudslovgivningen. For at sikre overholdelse af lovgivningen og for at kunne indgå flest mulige indkøbsaftaler, deltager Rebild Kommune derfor i Jysk Fællesindkøb, samt anvender Kommunernes Landsforenings forpligtende aftaler og SKI's indkøbsaftaler. Jysk Fællesindkøb er en sammenslutning af otte kommuner. Rebild Kommune har deltaget i Jysk Fællesindkøb siden 2007. Der er i december 2012 indgået en ny samarbejdsaftale for Jysk Fællesindkøb, der forpligter de deltagende kommuner til at gennemføre fælles udbud i overensstemmelse med Jysk Fællesindkøbs udbudsplan. Det er de deltagende kommuners intention, at der skal etableres ca. 100 fælles indkøbsaftaler, der løbende genudbydes. Rebild Kommune forventes som følge heraf at skulle gennemføre 3 til 4 udbud for Jysk Fællesindkøb hvert år. SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S) er en indkøbscentral, der ejes af staten, kommunerne og regionerne i fællesskab. SKI gennemfører udbud på vegne af kommuner, regioner og staten, og afløfter således udbudspligten for disse. Kommunerne kan selv vælge om de vil anvende SKI's indkøbsaftaler, eller indgå egne indkøbsaftaler. Kommunernes Landsforening og regeringen aftalte i økonomiaftalen for 2012, at der skulle udbydes en række fælleskommunale forpligtende aftaler. SKI blev valgt til at foretage udbud af disse aftaler. Formålet med de fælleskommunale indkøbsaftaler er at effektivisere de offentlige indkøb ved at udbyde større aftaler, der er forpligtende for de kommuner, der tilmelder sig aftalerne. Når aftalerne er forpligtende betyder det, at kommunen skal foretage sine indkøb inden for et bestemt område ved at anvende den fælleskommunale indkøbsaftale. Der udbydes i alt 15 20 fælleskommunale indkøbsaftaler i perioden 2011 til 2015. Rebild Kommune har truffet beslutning om at tilslutte sig alle de fælleskommunale indkøbsaftaler. I det omfang det er hensigtsmæssigt, samarbejder Rebild Kommune i øvrigt med andre kommuner, regioner og staten om konkrete udbud og indkøbsaftaler. Side 5 af 9

Rebild Kommune lægger vægt på gode og seriøse relationer til sine leverandører, og Rebild Kommune ønsker at være en attraktiv samarbejdspartner, både for nuværende og fremtidige leverandører. Indkøbskontoret prioriterer dialog med kommunens leverandører, da dialog giver bedre forståelse af leverandørernes respektive varer eller tjenesteydelser. Et godt kendskab til markedet er nødvendigt for, at Rebild Kommune kan tilrettelægge udbud og indkøbsaftaler bedst muligt. 6 Overordnede mål Rebild Kommune har følgende overordnede mål for indkøbsområdet: Indkøbsaftaler Rebild Kommunes indkøb skal i størst muligt omfang dækkes af obligatoriske indkøbsaftaler. Rebild Kommune gennemfører selv udbud og indgår selv flest mulige indkøbsaftaler. Derudover deltager Rebild Kommune i de samarbejder, der er beskrevet ovenfor. De konkrete mål for antallet og omfanget af indkøbsaftaler indarbejdes i de årlige handleplaner for indkøbskontoret. For at indgå indkøbsaftaler, der økonomisk set dækker den størst mulige del af Rebild Kommunes forbrug, foretages der analyser af indkøbsområdet. Derudover foretages der analyser af indkøbsområdet for at finde de områder, der i øvrigt er bedst egnede til generelle indkøbsaftaler. Økonomi Der skal opnås størst mulige besparelser og den bedst mulige kvalitet til prisen ved indgåelse af indkøbsaftaler og udbud. Samtidig ønsker Rebild Kommune, at der generelt opnås bedst mulige vilkår for Rebild Kommunes indkøbsaftaler. Der opnås generelt de bedste priser og vilkår, når der udbydes størst mulige aftaler, og aftaler der er overskuelige og velbeskrevne. Rebild Kommune deltager derfor i de samarbejder, der er beskrevet ovenfor i afsnit 5. Derudover foretager indkøbskontoret i samarbejde med kommunens brugere analyse og standardisering af de varer eller tjenesteydelser, der udbydes. Service Den service, der leveres til kommunens borgere skal tilpasses og udvikles. Når Rebild Kommune indgår indkøbsaftaler eller gennemfører udbud, der direkte vedrører kommunens borgere, inddrages de af kommunens medarbejdere, der har kontakt med borgerne i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation for udbuddet. Hvor det er relevant og muligt, inddrages interesseorganisationer eller andre repræsentanter for borgerne også ved udarbejdelsen af kravspecifikationer. Derudover foretages der høring af kravspecifikationer i Rebild Kommunes Handicapråd, idet omfang serviceloven kræver dette. Sikre og sunde arbejdspladser Rebild Kommune skal i forbindelse med indkøb og udbud fremme sikre og sunde arbejdspladser. Når der indgås indkøbsaftaler og gennemføres udbud af Rebild Kommune, inddrages arbejdsmiljøhensyn. Det center, der gennemfører udbud, vurderer i hvilket omfang, det er nødvendigt at inddrage arbejdsmiljørepræsentanter ved udarbejdelse af udbudsmaterialet. Derudover varetages Side 6 af 9

arbejdsmiljøhensyn ved inddragelse af andre relevante medarbejdere i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale. Det skal i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale overvejes, om det er muligt at stille krav til anvendelse af alternative produkter, der er mindre skadelige eller mindre belastende for kommunens brugere. Rebild Kommune stiller i kommunens indkøbsaftaler krav om, at kommunens leverandører overholder de grundlæggende ILO 1 konventioner om arbejdsforhold. Rebild Kommunes leverandører skal derfor overholde: ILO-konvention nr. 29 og 105, om forbud mod tvangsarbejde ILO-konvention nr. 100 om ligeløn ILO-konvention nr. 111 om forbud mod diskrimination i ansættelsen ILO konvention nr. 138 og 182 om mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde ILO-konvention nr. 155 om sikkert og sundt arbejdsmiljø ILO - konvention nr. 87, 98 og 135 om organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger, inden for rammerne af gældende lovgivning. Der indarbejdes endvidere kontraktbestemmelser, hvorefter indkøbsaftalerne kan ophæves, hvis kommunens leverandører ikke overholder ovennævnte retningslinjer. Social ansvarlighed Rebild Kommune agerer socialt ansvarligt, når der foretages indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser og kræver ligeledes, at de leverandører, kommunen indgår indkøbsaftaler med, handler socialt ansvarligt. I forlængelse heraf kræver Rebild Kommune, at kommunens leverandører, overholder ILO-konvention nr. 94 om løn- og ansættelsesvilkår (arbejdsklausuler). Der indarbejdes endvidere mere specifikke arbejdsklausuler i indkøbsaftaler, på de områder hvor det er sædvanligt, at leverandørerne anvender udenlandske medarbejdere. Hvis Rebild Kommune foretager udbud af driftsopgaver, herunder også genudbud af driftsopgaver, der tidligere har været udført af kommunen, overvejes det for hvert enkelt udbud, om der skal stilles yderligere krav til beskyttelse af de medarbejdere, der virksomhedsoverdrages i forbindelse med udbuddet. Sociale klausuler En social klausul er en kontraktbestemmelse, der eksempelvis pålægger kommunens leverandør at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår, ansætte et antal lærlinge eller at formulere en etnisk ligestillingspolitik. Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Rebild Kommune anvender som udgangspunkt sociale klausuler i de udbud, der gennemføres, når dette er muligt efter udbudsreglerne. 1 Den internationale arbejdsorganisation (ILO) er FN s faglige organ for arbejdsmarkedsspørgsmål. ILO har som grundlæggende mål at bekæmpe fattigdom og fremme social retfærdighed. Opgaverne ligger i at fremme beskæftigelse, forbedre arbejdsvilkår i hele verden, samt værne om faglige frihed og rettigheder. Danmark har tiltrådt alle ILO's grundlæggende konventioner om arbejdsmarkedsforhold. Side 7 af 9

Der kan efter udbudsreglerne kun stilles krav til en leverandør om at overholde en social klausul, under følgende betingelser: Målgruppen for den sociale klausul skal afgrænses objektivt. Der må eksempelvis ikke henvises til danske ordninger som fleksjob, men i stedet henvises til, at der skal være tale om personer med nedsat arbejdsevne. Opgaven må kun kunne udføres i Danmark. De sociale krav skal stå mål med opgavens omfang. Der kan eksempelvis ikke stilles krav om anvendelse af en social klausul, hvis opgaven ikke er stor nok til at ansætte den eller de medarbejdere, der kræves for at opfylde den sociale klausul. Leverandørens medarbejdere skal beskyttes, og leverandøren skal derfor som udgangspunkt ikke afskedige medarbejdere for at opfylde den sociale klausul. Leverandørens ledelsesret skal beskyttes, og det skal eksempelvis være leverandøren, der bestemmer, hvilke personer der skal ansættes for at opfylde den sociale klausul. Sociale klausuler må som udgangspunkt ikke bruges til udvælgelse af tilbudsgivere i forbindelse med et udbud eller til at bedømme tilbudsgivernes tilbud. Den sociale klausul kan derfor kun være et kontraktkrav overfor leverandøren. Hvis klausulen ikke overholdes, vil konsekvensen typisk være, at kontrakten kan ophæves. Det skal offentliggøres, at der anvendes en social klausul. Hvis der anvendes sociale klausuler i et udbud, prioriterer Rebild Kommune, sociale klausuler vedrørende uddannelses- eller praktikpladser (lærlinge- og elevklausuler o.lign.) eller klausuler, der har til formål at få personer, der i kortere eller længere tid har stået udenfor arbejdsmarkedet, tilbage i arbejde. Miljø og klima Rebild Kommune handler miljøbevidst, når der købes varer og tjenesteydelser. Det tilstræbes, at der indkøbes produkter, der belaster miljøet mindst muligt i hele produktets levetid. Der stilles krav om anerkendt miljømærkning i forbindelse med indkøb og udbud af varer, hvis dette er i overensstemmelse med udbudsreglerne. 7 IT Rebild Kommune har anskaffet og er i færd med at implementere et digitalt indkøbsanalysesystem. Indkøbsanalysesystemet kan anvendes til at få overblik over hvilke indkøbsområder, der er udbudspligtige og hvilke områder, der er mest udbudsegnede. Indkøbsanalysesystemet kan også bruges i forbindelse med kontraktopfølgning både i forhold til Rebild Kommunes leverandører og i forhold til kommunens institutioner. I forhold til leverandørerne kan der eksempelvis foretages kontrol af, hvorvidt leverandørerne fakturer i overensstemmelse med de indgåede indkøbsaftaler. I forhold til kommunens institutioner kan der foretages kontrol af, hvorvidt institutionerne anvender indkøbsaftalerne. Indkøbsanalysesystemet er derfor et vigtigt værktøj i forbindelse med planlægning af indkøb og kontraktopfølgning. Rebild Kommune har et e-handelssystem, der blandt andet kan anvendes til elektronisk bestilling af varer mv. Det forventes, at der løbende foretages udvikling af systemet og anvendelsen af dette. Side 8 af 9

8 Kontraktopfølgning Rebild Kommune foretager opfølgning på indgåede indkøbsaftaler. Kontraktopfølgningen skal sikre at de vilkår, der opnås ved udbud og indgåelse af indkøbsaftaler, også rent faktisk kommer Rebild Kommune til gode og sikre, at indkøbsaftalerne overholdes af Rebild Kommunes leverandører. Kontraktopfølgning foretages af indkøbskontoret og/eller det center, der har indgået indkøbsaftalen. Indkøbskontoret foretager derudover kontrol af, hvorvidt kommunens kontraktholdere anvender kommunens indkøbsaftaler, og om kontraktholderne anvender indkøbsaftalerne rigtigt. Kontraktopfølgningen understøttes af kommunens digitale indkøbssystem. Indkøbskontoret orienterer kommunens direktion om resultaterne ved kontraktopfølgningen i forbindelse med fremlæggelse af de årlige mål og handleplaner for Fællescenter Sekretariat. 9 Planlægning Der udarbejdes hver hvert år en udbudsplan for Jysk Fællesindkøb. Udbudsplanen fastlægger, hvilke udbud Rebild Kommune - og de øvrige kommuner - er forpligtet til at gennemføre. Udbudsplanen skal godkendes af direktionsgruppen for Jysk Fællesindkøb, hvilket forventes at ske senest i 3. kvartal i hvert år. Når udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er godkendt, udarbejder indkøbskontoret en samlet udbudsplan for Rebild Kommune, der udover udbuddene for Jysk Fællesindkøb også indeholder Rebild Kommunes egne udbud for det kommende år. Udbudsplanen for Rebild Kommune godkendes i kommunens direktion, hvilket forventes at ske i forbindelse med fremlæggelse af årlige mål og handleplaner for indkøbskontoret. 10 Kompetenceplan Rebild Kommunes udbud foretages i overensstemmelse med kompetenceplanen for udbud, som fastlægger kompetencefordelingen mellem de politiske udvalg og administrationen. Side 9 af 9