REKRUTTERING AF - en vejledning til ledere, TR og ansættelsesudvalg
Indhold Forberedelse Annoncering Jobsamtale Efter samtalen Indledning...3 Forberedelse...4 Indledende overvejelser... 4 Ansættelsesudvalg... 4 Jobprofil... 6 Jobbank... 7 Tidsplan.... 7 E-rekruttering... 7 Annoncering...8 Stillingsannonce... 8 Medievalg.... 9 Jobsamtale... 10 Behandling af ansøgninger... 10 En eller to samtalerunder.... 10 Den strukturerede jobsamtale... 11 Spørgeteknik.... 12 Efter samtalen... 13 Indhentning af reference... 13 Lønaftale... 14 Tilbud om ansættelse.... 14 Afslag... 14 God modtagelse... 14 Bilag A - Jobprofil... 15 Bilag B - Tjekliste: Professionel medarbejderrekruttering... 17 Bilag C - Tidsplan for den professionelle rekruttering.... 20 Bilag D - Spørgeguide.... 21 2
INDLEDNING Kompetente medarbejdere er en forudsætning for, at vi kan løse vores kerneopgave på bedste vis. Professionel rekruttering af medarbejdere er derfor en vigtig ledelsesopgave. Denne vejledning indeholder gode råd og værktøjer, der, i tråd med personalepolitikken, understøtter en professionel rekruttering af medarbejdere. Vejledningen er som udgangspunkt tænkt som inspiration. Det er altid ansættelsesudvalgets opgave at designe et forløb, der passer til det givne job og den konkrete situation. Der er dog en række retningslinjer i forbindelse med den Vi gennemfører professionelle rekrutteringer fra start til slut, hvor alle har en god oplevelse i mødet med Skanderborg Kommune. Alle rekrutteringer sker i et tæt samarbejde på arbejdspladsen og med fokus på at ansætte den bedste til stillingen. Fra: Personalepolitik professionelle rekruttering, der er bestemt ved lov eller fremgår af aftaler, som ansættelsesudvalget skal være særlig opmærksom på. De fremgår af de blå bokse på de kommende sider. Når den rigtige medarbejder er fundet, skifter fokus til at få den nye kollega godt om bord. Her er der hjælp at finde i vejledningen: God modtagelse af nye kollegaer. Der er også udarbejdet en vejledning for stratekisk rekruttering af ledere. Kontakt HR-konsulentteamet, hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere vejledning. 3
FORBEREDELSE En god forberedelse er fundamentet i den professionelle rekruttering. Den sikrer, at de rette kandidater tiltrækkes og udvælges første gang. Tiden givet ud i denne fase hentes hjem senere i processen, hvor det bliver nemmere at skrive stillingsannonce, vurdere og udvælge kandidater. Indledende overvejelser Ofte starter en rekruttering ved at en stilling bliver ledig. Den første overvejelse, er om stillingen skal genbesættes, nedlægges eller der skal oprettes en stilling med et andet indhold? I den forbindelse kan det være relevant at skitsere hvilke kvalifikationer og kompetencer, der er behov for at tilføre, for at kunne løse nuværende og fremtidige opgaver. Effektiviseringskrav, budgetreduktioner osv. indgår også i overvejelserne. Brug evt. overbliksværktøjet her Inden stillingen genbesættes skal du som leder være særlig opmærksomhed på, at allerede ansatte på deltid tilbydes permanent ledige timer, jf. Aftalen om deltidsansattes ret til højere timetal. Aktuelle opgaver Fremtidige opgaver Kvalifikationer Kompetencer Er disse kvalifikationer og kompetencer tilstede et andet sted i organisationen? Jobindhold Timetal Formelle uddannelseskrav Krav om faglige og personlige kompetencer Når det er klarlagt, at der skal gennemføres en rekruttering, og det er skitseret hvilken stilling der er tale om, igangsættes rekrutteringen. 4
Ansættelsesudvalg Lederen nedsætter et ansættelsesudvalg, der ud over lederen, består af mindst én medarbejder - gerne flere. Flere iagttagelser og perspektiver kan styrke beslutningen om at ansætte den pågældende medarbejder og samtidigt sikre ejerskab til beslutningen. Tillidsrepræsentanten orienteres om alle rekrutteringsforløb og kan med fordel deltage i ansættelsesudvalget. I situationer, hvor stillingen kan besættes af flere forskellige faggrupper, kan det være relevant at orientere flere tillidsrepræsentanter. Det er lederen som har beslutningskompetencen og det overordnede ansvar for rekrutteringsprocessen. Ansættelsesudvalget bidrager til at kvalificere den beslutning. Det kan indledningsvis være en god ide at klargøre rammerne for ansættelsesudvalgets opgave og indflydelse. Ansættelsesudvalget har ansvaret for, at alle kandidater føler sig respekteret og fair behandlet igennem hele rekrutteringsprocessen. For at garantere det bør ansættelsesudvalget som minimum sikre: Fuld diskretion og tavshedspligt. Hverken ansøgninger, cv er, referencer eller lignende må refereres eller gives videre til andre. Læs ansøgningerne direkte i e-rekrutteringssystemet og print kun ud i begrænset omfang fx i forbindelse med jobsamtaler. At alle kandidater gennem hele forløbet bliver vurderet ensartet og sagligt, ud fra de krav jobbet stiller. Tavshedspligt Alle offentligt ansatte er underlagt tavshedspligt ift. lovbestemte fortrolige oplysninger, eller med henblik på at varetage offentlige eller private interesser. Arbejdet i et ansættelsesudvalg er tavshedsbelagt, idet en ansøger naturligt skal kunne forvente, at oplysninger om og fra den pågældende behandles fortroligt både under og efter rekrutteringen. At der kun bruges vurderingskriterier, der er relevante for jobbet. At kandidaterne vurderes ens uanset deres køn, alder, etniske baggrund mv. At kandidaten bliver informeret om den tilrettelagte proces. At alle afviste kandidater får et begrundet afslag. 5
Retningslinjer En beslutning om ansættelse er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og der gælder derfor en række regler og principper i forbindelse med annoncering, udvælgelse af ansøgere og beslutning om ansættelse. Alle stillinger besættes efter offentligt opslag. Alle ledige stillinger slås som minimum op på Skanderborg Kommunes hjemmeside og den offentlige jobdatabase Jobnet i en tidsperiode, der gør det muligt for kandidater at søge stillingen. Ledige stillinger kan ikke alene slås op ved internt stillingsannonce, da det vil udelukke at kvalificerede eksterne ansøgere i at søge stillingen. Det er ikke god forvaltningsskik at nævne at der allerede er en intern ansøger til stillingen eller Der kan være undtagelser, som bekræfter hovedreglen om offentligt opslag. Kortere vikariater, ferieafløsning eller anden kortvarig beskæftigelse. Kontakt HR hvis du er i tvivl. Vær opmærksom på at tidsbegrænsede ansættelser kun kan forlænges i begrænset omfang, da det ellers vil kunne betragtes som en fast stilling, hvortil der skal ske offentligt opslag. Kontakt HR hvis du overvejer at forlænge en tidsbegrænset ansættelse mere end to gange. Stillinger der besættes ved omplaceringer fx gennem jobbanken slås ikke offentligt op. Alle ansøgninger der er modtaget inden for ansøgningsfristen behandles på lige fod. Det gælder både ansøgninger der er modtaget via e-rekrutteringssystemet og fx via post eller mail. Notatpligt Hvis der i forbindelse med en rekrutteringssag indhentes faktiske oplysninger om ansøgeren, eksempelvis telefoniske referencer, er der efter offentlighedsloven pligt til at gøre notat herom. Ansøger har ret til aktindsigt Aktindsigten er begrænset til de dokumenter der vedrører ansøgers egne forhold, dvs. egen ansøgning, CV, notat vedr. reference mv. og ikke oplysninger om andre ansøgere til stillingen. 6
Jobprofil En af faldgrupperne i et rekrutteringsforløb er at vurdere ansøgerne ud fra en lang række indtryk og informationer, som ikke er væsentlige på sigt. Det kan være et godt førstehåndsindtryk, alder, påklædning osv. Det er veldokumenteret, at en velforberedt jobprofil er den sikreste vej til at finde det bedste match mellem job og ansøger. Derfor er udarbejdelsen af en jobprofil en vigtig opgave for ansættelsesudvalget. En jobprofil afspejler de strategiske overvejelser, som ansættelsesudvalget i fællesskab har besluttet at lægge til grund for rekrutteringen. Formålet er, at I på struktureret vis skaber enighed om og prioriterer alle relevante aspekter af stillingens indhold. Jobprofilen skaber overblik over jobindholdet og indeholder en beskrivelse af rammer, krav/forventninger og arbejdsopgaver. Jobprofilen kan også fungere som en jobbeskrivelse til medarbejderens første tid på arbejdspladsen. Brug evt. skabelonen til en jobprofil, jf. bilag A Det kan være en god ide at ansættelsesudvalget ved samme lejlighed afklarer hvilke kriterier ansøgerne skal vurderes ud fra ved udvælgelse til samtale. Jobbank Inden stillingen annonceres skal lederen orientere sig i Jobbanken på medarbejderportalen om, hvorvidt der er en profil, der matcher stillingen. Jobbanken er en liste over de medarbejder der pt. er i omplacering. Er der en profil i jobbanken, der matcher den ledige stilling, indkaldes vedkommende til en jobsamtale. Matcher medarbejderen ikke den ledige stilling, opslås stillingen på ordinær vis. 7
Tidsplan Skab fra starten fuld klarhed over processen, fordelingen af ansvar og arbejdsopgaver i udvalget. Afklar hvem i ansættelsesudvalget der er ansvarlig for de praktiske og administrative opgaver i forløbet, herunder indkaldelse til møder i ansættelsesudvalget, håndtering af ansøgere i e-rekrutteringssystemet osv. Aftal hvor mange samtalerunder I ønsker, hvordan I vil screene, læse og vurdere ansøgninger osv. Det er vigtigt at der fra starten lægges en realistisk tidsplan, så elementer af processen ikke forceres. Brug evt. tjeklisten og skabelonen til en tidsplan, bilag B og C E-rekruttering Alle rekrutteringsforløb administreres via det elektroniske rekrutteringssystem Signatur. Systemet understøtter både annoncering, korrespondancen med ansøgere, distribution af ansøgninger i ansættelsesudvalget, vurdering af ansøgere mv. Signatur er med til at understøtte håndteringen af processen, således at kontakten med ansøgerne er imødekommende og professionel. Ansøgeren får via systemet automatisk en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget, ligesom den rekrutteringsansvarlige kan indkalde til samtale, give afslag mm. via systemet. Systemet indeholder også en funktion, der kan anvendes til at tage noter og vurdere ansøgerne ud fra en række kriterier. Der findes vejledningsmateriale til Signatur på medarbejderportalen og under hjælpefunktionen i Signatur. 8
ANNONCERING Det er en vigtig opgave for ansættelsesudvalget at udarbejde en stillingsannonce på baggrund af jobprofilen for stillingen og vælge de rette medier til stillingsannoncen i forhold til målgruppen. Stillingsannonce Formålet med en stillingsannonce er ikke at tiltrække flest mulige kandidater, men de bedst egnede til jobbet. Derfor er det vigtigt, at stillingsannoncen afspejler vilkår, forventninger, krav og muligheder i jobbet realistisk. Vær varsom med at genbruge teksten fra en tidligere stillingsannonce. Det er det særlige ved og aktuelle i netop denne stilling, der skal fremhæves. Den gode stillingsannonce Overskriften er blikfang Gør den sigende og interessant. Beskriv arbejdet Beskriv arbejdet, arbejdskulturen, værdier, forventninger og succeskriterier. Begræns de faktuelle oplysninger om arbejdsstedet. Undgå klichéer Undlad at bruge klichéer som fx omstillingsparat, proaktiv og kunne holde mange bolde i luften. Det er abstrakte begreber, der kan fortolkes. Vær i stedet mere præcis. Hvad er det, den kommende medarbejder helt konkret skal kunne i sin opgaveløsning? Beskriv hvad I søger Teksten skal handle om kandidaten, så det er muligt for læseren at vurdere, om de kan se sig selv i jobbeskrivelsen. Skriv f.eks. Er du? eller Har du lyst til? Vær tydelig omkring krav til stillingen Hvis I kun vil overveje at ansætte en medarbejder, som har en bestemt uddannelse eller en bestemt erfaringsbaggrund, så skriv det tydeligt i opslaget. På den måde får I det mest relevante ansøgerfelt. 9
Vær ærlig Annoncen skal give et klart billede af jobbet med balance mellem krav og tilbud. Husk at tydeliggøre det særligt attraktive I tilbyder i stillingen. Hvis stillingen har mindre attraktive elementer så vær ærlig omkring det og skriv det. På den måde får I kun ansøgninger fra de kandidater, der matcher stillingen. Kort og præcist Stillingsannoncen skal ikke være for lang. Der kan evt. linkes til en jobprofil eller andre relevante oplysninger. Undgå gentagelser og indforstået sprog eller forkortelser. Sproget skal være spændende, velformuleret og henvende sig direkte til målgruppen. Kontakt Overvej også hvem der skal være kontaktperson(er) for spørgsmål og uddybninger i ansøgningsperioden. Det kan til nogle stillinger være relevant at invitere til besøg på arbejdspladsen inden for ansøgningsfristen. Det kan ske individuelt eller ved et åbent hus arrangement. Husk Oplysninger om timetal, stillingsindhold samt løn- og ansættelsesvilkår Krav til faglige og personlige kvalifikationer Kontaktperson med telefonnummer Ansøgningsfrist mindst 14 dage Medievalg Ansættelsesudvalget skal også tage stilling til, hvilke medier stillingsannoncen skal bringes i. Alle stillinger annonceres via Signatur på kommunens hjemmeside og jobnet.dk. Derudover er det muligt mod betaling at vælge annoncering i andre trykte og digitale medier. Det kan være en god idé at gøre evt. kandidater opmærksomme på, at stillingsannoncen er slået op, ved at ansættelsesudvalget orienterer sine sociale og professionelle netværk om den ledige stilling. 10
JOBSAMTALEN Nu begynder den fase, hvor ansættelsesudvalget skal læse, sortere, vurdere og udvælge ansøgere. I første omgang skal der udvælges ansøgere til en jobsamtale. Efter ansøgningsfristens udløb, har ansættelsesudvalget forhåbentlig fået et bredt og velkvalificeret felt af ansøgere til stillingen. Hvis ikke, må ansættelsesudvalget overveje om stillingen skal genopslås. Det er ved genopslag muligt at vælge andre metoder og medier. Behandling af ansøgninger Hvis der er et overskueligt antal ansøgere til stillingen, kan ansættelsesudvalget læse ansøgningerne igennem og evt. anvende vurderingsmodulet i Signatur til at skabe overblik over, hvilke kandidater der skal indkaldes til samtale. Hvis der er et stort antal ansøgere, kan det overvejes først at sortere ansøgningerne, så de kandidater, der ikke lever op til de absolutte krav, der evt. er stillet i stillingsannoncen sorteres fra. Der er også muligt at grovsortere ansøg ningerne i tre kategorier: De oplagte kandidater De mulige kandidater De mindst egnede kandidater Hvis I er i tvivl om fx ansøgerens erfaringsniveau, eller der er andre væsentlige uklarheder i ansøgning eller CV, kan en kort afklarende opringning til kandidaten være en god idé. Fortrinsret for ansøgere med handicap Vær opmærksom på at ansøgere med handicap kan have fortrinsret til stillingen. Ansøgere, der i forbindelse med ansøgningen til stillingen har gjort opmærksom på sin fortrinsret, og opfylder de formelle uddannelseskrav i stillingen, skal indkaldes til ansættelsessamtale. Hvis ansøgeren efter arbejdsgiverens vurdering er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere, har ansøgeren fortrinsret til stillingen. Kontakt altid HR. De udvalgte kandidater indkaldes til jobsamtale via Signatur. En eller to samtalerunder Det er op til ansættelsesudvalget, om der skal afholdes en eller to samtalerunder. Hvis I planlægger to samtalerunder, kan der i den første samtale fokuseres på ansøgernes faglige kvalifikationer, kompetencer og erfaringer. Fokus kan i den anden samtale være på de personlige kompetencer. Der kan i anden samtalerunde også ske en forventningsafstemning ift. jobbet og arbejdskulturen. 11
Til den første samtale inviteres 4-6 af de ansøgere, hvis ansøgninger og CV ansættelsesudvalget har fundet mest interessante. Til den anden samtale inviteres de to-tre kandidater, som ansættelsesudvalget efter første samtale vurderer bedst vil kunne bestride jobbet. Mellem de to jobsamtaler bør ansættelsesudvalget drøfte, hvilke særlige temaer udvalget ønsker at få grundigere belyst hos hver enkelt ansøger. Vælger ansættelsesudvalget at vurdere kandidaterne ud fra én samtale, kan det være en fordel at sætte god tid af til samtalen. Allerede ved den første samtale er det en fordel at drøfte lønniveau og forventninger, så både ansøger og leder kan fornemme, om enderne kan mødes. Den egentlige lønforhandling finder først sted i dialog med den faglige organisation, når ansættelsesudvalget har truffet beslutning om, hvilken kandidat der tilbydes stillingen. Den strukturerede jobsamtale Den strukturerede jobsamtale, hvor der spørges systematisk ind til relevante kvalifikationer og kompetencer, er den mest pålidelige metode til at forudsige den enkeltes jobadfærd og vurdere om der er et match mellem kandidaten og jobbets indhold. Det indebærer: At alle ansøgere interviewes efter samme spørgeguide. Se bilag D. At der afsættes tid til at spørge til kandidatens personlige motivation, forventninger osv. samt at svare på kandidatens spørgsmål. At ansættelsesudvalget har afdækket de kvalifikationer og kompetencer, der er vigtige i jobbet og stiller spørgsmål, der afklarer om kandidaten har dem. At svarende noteres og vurderes systematisk Ansøgerne kan også få en opgave, som de skal præsentere løsningen på ved 1. eller 2. samtale. Se bilag E. Opgaven kan forberedes før samtalen eller løses under samtalen. Selv om samtalen er struktureret og styret, bør samtalen foregå i en god og behageligt konstruktiv stemning, hvor der er den nødvendige ro og pause til refleksion. Det er vigtigt, at samtalen er en god oplevelse for ansøgeren. 12
Det er ikke en god idé at gennemføre samtalen med en mere usystematisk og uformel interviewform, hvor kandidaterne efterfølgende vurderes ud fra intuition, helhedsindtryk og den gode kemi. Det øger risikoen for, at ansættelsesudvalget ikke får afdækket ansøgerens kompetencer tiltrækkeligt grundigt, eller at ansættelsesudvalgets ikke har et ensartet fælles grundlag at vurdere kandidaterne ud fra. Selv om det umiddelbart sparer tid og ressourcer, kan det resultere i ressourcekrævende fejlrekrutteringer. Hvad spørger vi ikke om ved samtalen? Religion, etnicitet, politisk overbevisning, alder, handicap, (planer om) graviditet, seksuel observans, ansøgerens generelle helbredstilstand eller tidligere sygefravær er alle forhold der pga. loven om forskelsbehandling ikke må lægges til grund for en beslutning om ansættelse. Det er derfor heller ikke relevant at spørge ind til under samtalen. Det er kun tilladt at spørge ind til fysiske helbredsforhold, der har betydning for at bestride stillingen. Medarbejderen har også pligt til at oplyse om kroniske sygdomme med betydning for jobbet. Spørgeteknik Når spørgeguiden udarbejdes og anvendes, er det relevant at overveje, på hvilken måde der spørges ind til de relevante kompetencer. Det er vigtigt, at der spørges på en måde, der giver ansættelsesudvalget et realistisk billede af ansøgerens handlinger. Her viser erfaringen, at det er hensigtsmæssige at spørge ind til situationer, ansøgeren har stået i. Eksempelvis ved at bede vedkommende genfortælle en situation og spørge ind til, hvordan ansøgeren håndterede situationen. Det er kort sagt bedre at spørge hvad gjorde du, da... end hvad ville du gøre, hvis.... Vær opmærksom på at afdække både styrker og udviklingsområder hos ansøgeren i forhold til alle kompetencekrav i jobbet. I selve samtalesituationen er det vigtigt at stille ét spørgsmål ad gangen og give sig god tid til hvert enkelte spørgsmål. Hvis der stilles flere spørgsmål ad gangen, svarer ansøger oftest kun på det første eller senest stillede spørgsmål. Tag notater til hvert spørgsmål. Spørgsmålene til den enkelte kompetence kan dreje sig om: Situationen: Jeg vil gerne bede dig beskrive en situation, hvor du Tanker: Hvad tænkte du i den situation, du lige har beskrevet? Hvad forstår du ved? Følelser: Hvilke følelser forbandt du med? Hvad gjorde det ved dig at? Handling: Hvad gjorde du helt konkret? Hvad var din rolle, da? Relationer: Hvad tror du, andre tænker om det? Hvordan tror du, andre oplevede det, du lige beskrev? 13
EFTER JOBSAMTALEN Efter jobsamtalen har ansættelsesudvalget fået et godt grundlag for at træffe beslutning om, hvilken ansøger der skal tilbydes ansættelse. Ansættelsesudvalget skal nu drøfte deres vurdering af matchet mellem de enkelte ansøgere og stillingen. Det kan gøres ved at ansættelsesudvalget: Sammenfatter notater og drøfter indtryk fra jobsamtalen Vurderer, om udvalget har et tilstrækkeligt og nuanceret billede af den enkelte ansøgers styrker og svagheder i forhold til stillingen Vurderer, hvad der taler for, at ansætte den enkelte ansøger Vurderer, hvilken udvikling der kræves af den enkelte ansøger, for at lykkedes i stillingen I Signatur er der et vurderingsværktøj, der kan hjælpe med at skabe overblik over, hvordan ansættelsesudvalget samlet set vurderer den enkelte kandidat. Her er det muligt at vurdere kandidaterne fra 1-5 ud fra en række kriterier, som ansættelsesudvalget selv fastsætter. Se mere i vejledningen under hjælpefunktionen i Signatur. Indhentning af referencer Når den rigtige kandidat er fundet til stillingen, orienteres vedkommende pr. telefon, og det aftales, at der indhentes referencer. Vær opmærksom på, at det er frivilligt, om en ansøger ønsker at opgive referencer. Ansættelsesudvalget må kun tage referencer, hvis kandidaten har givet udtrykkeligt samtykke til det. Der må kun indhentes reference ved de personer, som kandidaten har opgivet som reference. Der er notatpligt ved indhentelse af reference. Det betyder i praksis, at der udarbejdes et notat med hovedpunkterne. Ansøgeren vil have ret til aktindsigt i notatet. Er der i referencerne fremkommet oplysninger der kan få negativ betydning for beslutningen om at ansætte ansøgere, skal ansøgeren parthøres om oplysningerne for derved at give sin version af historien inden beslutningen træffes. Det er vigtigt altid at indhente referencer, inden der træffes en endelig beslutning om ansættelse. Der hentes som udgangspunkt referencer hos den arbejdsgiver, som ansøgeren senest har været ansat ved. Der kan med fordel også hentes referencer fra flere personer og ansættelsessteder. Formålet med at indhente referencer er at udvide ansættelsesudvalgets grundlag for at vurdere en eller flere ansøgere. Derfor stilles der spørgsmål, der har væsentlig betydning for ansøgerens evne til at varetage den aktuelle stilling. Det kan eksempelvis være til ansøgerens konkrete handlinger i bestemte situationer. 14
Tilbud om ansættelse Når ansættelsesudvalget har truffet beslutning om at ansætte kandidaten, kontaktes vedkommende pr. telefon, og der gives tilbud om ansættelse, som følges op med en mail. Lønaftale Selv om lønforventningerne er afstemt ved jobsamtalen, og der i jobannoncen er oplyst, at der gives løn efter gældende overenskomst, er det først ved tilbud om ansættelse, at den egentlige lønforhandling går i gang med den faglige organisation, som skal indgå selve lønaftalen. Lønnen og de øvrige vilkår for ansættelsen er først på plads, når den faglige organisation, der har aftaleretten for stillingen, har godkendt vilkårene. Afslag Lederen giver et mundtlig og begrundet afslag til de kandidater, der har været til jobsamtale. Alle øvrige ansøgere skal sendes et skriftligt afslag via rekrutteringssystemet. God modtagelse Efter et professionelt rekrutteringsforløb ændres fokus til en god modtagelse af den nye kollega, så det sikres, at investeringen i rekrutteringen og ansættelsen af den nye kollega resulterer i et godt og langvarigt samarbejde til glæde for både den nyansatte og Skanderborg Kommune. Straffe- og børneattest Ansættelser på områder hvor der indhentes straffeattest og børneattest sker på betingelse af tilfredsstillende straffe og børneattest. Såfremt leder i samarbejde med HR vurderer, at der ikke er en tilfredsstillende straffeattest og børneattest tages ansættelsen op til overvejelse. Læs mere i vejledningen God modtagelse af nye kollegaer 15
Bilag A Jobprofil Kendetegn for arbejdspladsen Jobprofil Beskrivelse af arbejdspladsen Antal medarbejdere: Arbejdssted: Målgruppe: Kerneopgave: Opgaver: Strategisk fokus: Værdier: Interne samarbejdspartnere Behov på kort og lang sigt - opgaver 0-12 måneder 1-5 år Stillingen Stillingsbetegnelse Ansættelsesvilkår Fastansættelse eller tidsbegrænset ansættelse: Timeantal: Referenceforhold Primært ansvarsområde/opgave Øvrige arbejdsopgaver Succeskriterier Bidrag til at nå strategiske målsætninger Udviklingsmuligheder 16
Faglige og personlige kompetencer Faglige kompetencer Personlige kompetencer Uddannelsesbaggrund Erfaring Processen: Kontaktperson(er) for ansøgere Relevant information omkring processen i stillingsoplag Relevant information omkring processen ved indkaldelse til samtale Ansøgningsfrist Dato og sted for samtale(r) Mødested og tid for 1. samtale: Afsat tid til samtalen: Deltager: Evt. dato for 2. samtale: Annoncering 17
Bilag B Tjekliste: Professionel medarbejderrekruttering Forberedelse Opgave Ansvarlig Dato Kommentarer Nedsæt ansættelsesudvalg Tjek jobbank Fastlæg tiltrædelsesdato til den nye stilling Udarbejd realistisk tidsplan Udpeg ansvarlig person for praktiske og administrative opgaver Book ansættelsesudvalg samt lokaler til indledende møder og samtaler Udarbejd jobprofil Udarbejd stillingsannonce Annoncering Opgave Ansvarlig Dato Kommentarer Overvej annoncering herunder medievalg Publicer stillingsannonce via Signatur 18
Jobsamtaler Opgave Ansvarlig Dato Kommentarer Aftal hvordan samtalerne skal forløbe (tid, spørgeguide, roller, praktisk opgave) Udarbejd evt. spørgeguide, roller, praktisk opgave (case) Afklaring af lønniveau og andre arbejdsvilkår Evt. screening af indkomne ansøgninger (de ansøgninger der ikke lever op til kravene i stillingsannoncen sorteres fra) Gennemlæsning af ansøgninger Vurder evt. indkomne ansøgninger med 1-5 stjerner i det Signatur Udvælg kandidater til 1. samtale Indkald til 1. samtale Afhold 1. samtale Udvælg til 2. samtale Indkald til 2. samtale Forbered 2. samtale Afhold 2. samtale 19
Efter samtalen Opgave Ansvarlig Dato Kommentarer Udvælg kandidat Indhent referencer Mundtligt afslag til kandidater, der har været til samtale Skriftligt afslag til alle kandidater Forhandling af løn og ansættelsesvilkår afsluttes Igangsæt den administrative ansættelsesproces indhent evt. straffeattest mv. Igangsæt en god modtagelse 20
Bilag C Tidsplan for den professionelle rekruttering Opgave Møde(r) i ansættelsesudvalg Jobprofil udarbejdes Udarbejd stillingsannonce Opslå stillingsannonce Ansøgningsperiode Læs indkomne ansøgninger Møde i ansættelsesudvalg - Udvælg kandidater og forbered samtale Indkald af kandidater til 1. samtale Afhold af 1. samtale Afhold 2. samtale Aftal ansættelse med kandidat Udvælg, tag referencer, indgå lønaftale og endelig aftale om ansættelse. Tiltrædelsesdato Dato Min. 10 uger før tiltrædelsesdato Afsæt min. et par dage Min. 2 dage inden ansøgningsperiodens start Min. 14 dage Afsæt min. 3 arbejdsdage Min 5 dage før 1. samtale Min. 5 dage før 1. samtale Min. 3 dage før 2. samtale Min. 3 dage efter 1. samtale Afsæt gerne 5 dage Husk at tage højde for at kandidaten forventeligt har en måneds opsigelsesperiode i sit nuværende job. 21
Bilag D Spørgeguide En god spørgeguide består af en indledning, et interview og en afslutning, hvor ansøgeren kan stille sine spørgsmål. Kernen er interviewet, der skal afdække de væsentligste kvalifikationer og kompetencer, som ansættelsesudvalget efterspørger. Blandt de kvalifikationer/kompetencer, som ansættelsesudvalget har indrammet i jobprofilen, vælger udvalget de tre til fem væsentligste. Til hver af disse planlægges mellem tre og fem spørgsmål. Indhold Ansvarlig Uddybning Noter Indledning Velkomst og præsentation (5 min) Rammesætning (5 min) Kandidaten præsenterer sig (5 min) Interview Formuler relevante spørgsmålskategorier, fortrinsvis med udgangspunkt i relevante kvalifikationer og kompetencer (30 min) Nedenstående er til inspiration Rekrutteringsansvarlig leder Ansættelsesudvalget Rekrutteringsansvarlig leder Kandidat Byder velkommen Hver person præsenterer sig med navn og titel samt rolle under samtalen Fortæller hvordan samtalen vil foregå, hvordan den er struktureret og hvor lang tid der er afsat Fortæller om den videre proces efter samtalen Kort præsentation af kandidat. Begrunder sin motivation for at søge stillingen. Formuler relevante spørgsmål. Nedenstående er til inspiration 22
Motivation Uddybning af ansøgers motivation for at søge stillingen samt forventninger til stillingen Kvalifikationer Undersøg kandidatens faglige viden og færdigheder Relations-kompetence (eksempel på kompetence) Hvad har fået dig til at søge dette job? Er der noget, du især lægger vægt på? Hvilke ting i dit nuværende job, søger du væk fra? Er der ting, du søger at undgå i dit kommende job? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der har stor betydning for dig i forhold til et job? Har du gjort dig overvejelser omkring, hvad der får dig til at trives? Her kan en relevant faglig opgave eller problemstilling drøftes. Hvordan vil du løse opgaven med at.? Hvilke faglige perspektiver har du på..? Hvilke signaler er du særligt opmærksom på, når du skal aflæse andres humør? Kan du komme i tanke om et eksempel, hvor du havde succes med at aflæse andres humør? Kan du beskrive en situation, hvor du som den første blev klar over, at der var samarbejdsproblemer på din arbejdsplads? Hvad var det netop du havde set, som andre ikke havde set? Hvilke signaler reagerede du på? Hvordan reagerer du typisk, når andre er frustrerede eller vrede? Kan du give et eksempel? 23
Relations-kompetence (eksempel på kompetence) Kan du komme i tanke om en situation, hvor det lykkedes for dig at afværge en konflikt mellem to parter? Hvad gjorde du? Hvad var nemt ved det? Hvad var svært? Kan du give et eksempel på, at du faktisk misforstod en situation eller tog fejl af, hvad andre havde behov for? Hvad var det, der var svært for dig? Ville du gøre noget anderledes i dag? Hvilke erfaringer har du med at søge hjælp fra andre i situationer, hvor du har været udsat for pres på arbejdet? Ville du gøre det samme igen? Evt. uddybende spørgsmål Udvalgets medlemmer har mulighed for at stille uddybende spørgsmål (5 min) Afrunding (10 min) Tak for samtalen. Er der noget andet, du synes, at vi skal vide om dig, som kan have betydning i forhold til at ansætte dig? Er der forhold ved jobbet eller organisationen, som du ønsker at få uddybet? Fortæl om det videre forløb og præciser hvornår ansøgeren hører fra ansættelsesudvalget 24
25