OS2 bestyrelsesseminar 2019 Tidspunkt: kl. 9 d. 16/1 kl. 16 d. 17/1 Mødested: Mødedeltagere: Referent: Hotel Frederiksminde, Præstø Jens Kjellerup (Ballerup) Michel van der Linden (Kalundborg) Bo Fristed (Aarhus) Søren Ladefoged (Hvidovre) Henrik Brix (Favrskov) Leon Johanson (SKI) Rasmus Frey (OS2) Charlotte (OS2) DAG 1 Onsdag d. 16/01/2019 1. Velkomst Formanden byder velkommen og gennemgår målsætninger for bestyrelsesseminaret som dels skal danne grundlaget for bestyrelsens beretning, den fremtidige strategi og aktiviteter. Sekretariatschefen gennemgår programmet for bestyrelsesseminar. 2. Tilbageblik Opsummering af året der er gået. Tilbageblikket skal danne grund for bestyrelsens drøftelser under seminaret. Sekretariatschefen gennemgår slides med tilbageblik på 2018. Tilbageblikket tager sit udgangspunkt i hvad er gået godt, hvad er gået mindre godt og hvad bør vi blive bedre til i fremtiden. Udgangspunktet er: medlemmer leverandører produkter projekter
andre interessenter Slides er vedlagt referatet. Under gennemgangen drøftes flere emner af bestyrelsen. OS2s medlemmer findes i geografiske enklaver på Danmarks kortet. Det besluttes, at bestyrelsesmedlemmerne kontakter kommuner, der ikke er medlemmer for at finde ud af hvorfor. Det påpeges samtidigt, at målet er at man får noget ud af fællesskabet, så mange medlemmer er ikke et succeskriterie i sig selv. Samskabelse, samproduktion og deleøkonomi er tidens buzzwords både internationalt og på ledelsesgangene. Da OS2 er samproduktion, drøftes der, hvorfor OS2 ikke er meget mere populært end som så. Der påpeges, at det er vigtigt at tænke forretningsmuligheder ind og at tænke mere forretningsnært (fagområder), når der bliver udviklet løsninger. Det besluttes, at det er muligt at lægge en ny strategi overfor leverandørerne, idet der ikke er tale om opgavetyveri. Leverandørerne skal inviteres til workshop for at udveksle forventninger og informeres (mere) om OS2. Formålet er at dyrke bedre OS2-leverandører. Bestyrelsen skal også være repræsenteret ved en leverandørworkshop. Det besluttes, at der skal være et møde med leverandørerne inden de underskriver partneraftalen for at sikre forventningsafstemning. Implementering af OS2-løsninger i organisationen er en udfordring. Derfor skal OS2 sikre, at der er leverandør, som kan hjælpe eller at styregruppen forholder sig. Det er et problem, at flere OS2- leverandører ikke kan yde service til implementering, men primært levere kode. Ydermere halter brugermanualer efter. Bedre brugermanualer vil bringe flere mindre aktører på banen til implementering og support. I stedet ender meget dokumentationen med at være kommunespecifikt. Det er en udfordring, at implementering i forretningen er dyr og tager tid. Der skal gøres mere for one-clickinstallation. Det er vigtigt, at der er fokus på den værdi, som løsningen skaber, frem for et udelukkende teknisk perspektiv. Det besluttes, at der skal ydes en indsats i forhold til andre interessenter (som DIGIT, 3K, DSD, Digitaliseringsstyrelsen og Regionerne). 2. BMC-spillet Bestyrelsen inddeles i to grupper. Post-it akkumuleret fra spillet samlet i en matrix over konkrete ting, der kan arbejdes videre med. I to hold gennemføres spillet Busines Model Canvas. Det leder til nye perspektiver og nye vinkler på OS2 forretningsmodel. Output er flere konkrete indsatsområder. Overordnet set vil bestyrelsen skabe værdiskabende løsninger og branding. Indsatspunkter 1. Samarbejdet med andre aktører 2. Leverandører som skal bruge hjælp 3. Forretningsnært, mere end stabsnært
Billeder af BMC spillet 3. Almindelig dagsorden Med ophæng i tilbageblik drøftes et par konkrete udfordringer. Licenssnak med afsæt i Artogis casen Når et OS2-produkt mangler en styregruppe Fælles styring af OS2-produkter der har en stærk tilknytning. F.eks. Lokal Rammearkitektur løsningerne som MO, Rollekatalog m.fl. Punktet udsættes til fremtidigt bestyrelsesmøde 4. Fremtiden Drøftelse af konkrete fokusområder og aktiviteter.
Bestyrelsen og sekretariatet gennemgik refleksioner og ideer frembragt i løbet af dagen. Alt var noteret på post-it notes. Der blev prioriteret, præciseret og kasseret indsatser og fokusområder. Der er enighed om at vi skal arbejde videre med emner som: Modne vores leverandørpartnere Hjælpe dem til at blive bedre leverandører og til at skabe forretning med OS2. Vi skal udnytte at de store leverandører kigger mod open-source Styrke leverandørsamarbejdet når det kommer til implementering Vi skal spille sammen med KL og KOMBIT og samarbejde om f.eks. idebanken og KOMBITs innovationsspor Vi skal formidle open source budskabet også det internationale perspektiv Vi skal tænke bredere i crowdfunding Vi skal i høj grad have fokus på OS2s brand og styrke dette Vi skal have fokus på produktmodenhed og transformationen Vi skal have fokus på fagområder og tænke i løsninger som ikke er infrastruktur komponenter. Ovenstående er blot et udpluk af de mange indsatsområder. Fælles er at de kan koges ned til at handle om Leverandører, Fagområder, Andre aktører og Produkter. Billeder fra arbejdet med indsatser og fokus. DAG 2 Torsdag d. 17/01/2019 1. Besøg Besøg fra Morten Kjærsgaard, Magenta, og Inge Speiermann-Vognsen og Poul Ditlev Christiansen, KOMBIT
1.1 Besøg af Morten Kjærsgaard Vi har inviteret Morten til en dialog om hans syn på fremtiden for OS2 og fællesskaber? Med udgangspunkt i Mortens oplæg drøfter bestyrelsen og Morten udfordringer og ideer. Slides er vedlagt referatet. Morten påpeger nogle udfordringer: At manglende koordinationsgruppe betyder at projekter får en langsom start. Det ville være godt med løbende test af produkter. I Magenta ser de tit at de træder nogen over tæerne, fordi de ønsker hurtig fremdrift og alle har en mening, når det er open source. Morten spøger til, om man kunne forestille sig deadlines for koordinationsgrupperne. Et generelt problem for leverandørerne er, at de mangler domæne viden og den viden kan og skal OS2 hjælpe med at levere. Det drøftes endvidere at mødes med SAMBRUK. 1.2 Besøg af Inge og Poul KOMBIT er inviteret for at drøfte samspillet mellem KOMBITs innovationsspor og OS2. Hvordan kan vi styrke hinanden og undgå at stå i vejen for hinanden? Yderligere drøftes øvrige relationer og samspil. KOMBITs slides er vedlagt referatet. KOMBIT har en idébank med forretningsnære projekter. Bestyrelsen ønsker at overtage projektidéer efter KOMBIT. Bestyrelsen ønsker en dialog om indholdet af idébanken mindst tre gange årligt. Der rejses ønske om et samarbejde, hvor OS2 og KOMBIT kan komplementere hinanden. Inge inviteres til Aarhus for at møde OS2 og CFIA (center for innovation Aarhus). Der aftales at en løbende dialog bibeholdes og Michel og Henrik mødes med KOMBIT når de alligevel er til porteføljestyringsmøde. 1.3 Opsamling på besøg Bestyrelsen laver en kort opsamling på drøftelserne med Morten og KOMBIT. Der udtrykkes positivitet over viljen til samarbejde. Samtidig skal vi være påpasselige med ikke at blive løbet over ende.
2. Projekter Hvordan sættes projekter i gang? Hvordan fastholdes innovationen så det ikke bare kommer fra de samme? Punktet udsættes til fordel for opsummering med drøftelse om Bestyrelsens sammensætning, Fokus og indsatser i 2019/20. 3. Bestyrelsens sammensætning Alle i bestyrelsen giver udtryk for, at de ønsker at fortsætte. Kun Søren og Henrik er ikke på valg. Der drøftes, hvorvidt der skal gøres plads til en ekstra i bestyrelsen. Beslutningen drøftes videre på næste bestyrelsesmøde i marts. 4. Fokus i 2019-2020 Centrale fokuspunkter: 1. Leverandører (flere aktive, samspil, udvikling) 2. Fagområde fokus (systematiske metodik/innovation) 3. Andre aktører (KOMBIT / KL) 5. Indsatser i 2019-2020 Et fokuspunkt er, at der skal ske flere samspil med andre. Vi skal også have fokus på hvordan vi får skuffeprojekterne i gang? altså de mange gode løsninger som er lavet men ingen kender til. Derudover skal der flere produkter ind i porteføljen: Flere løsningerne i niveau 1. Prestigeprojektet MO skal sikkert i hus. IoT projektet skal godt i gang. OS2 skal formidle om open source og afmystificere det. Det kan ske ved at finde gode eksempler om open source, lave viral video, el.lign. OS2 skal brande sig som fællesskab der kan være agil og arbejder med samproduktion, ejerskab og open source. OS2 skal bidrage aktivt til en EU-ansøgning eller ligende. Næste møde aftales til: 5/3 9.30-10 - Her skal bl.a. besluttes om bestyrelsen skal udvides og der skal fokus på generalforsamlingen. Generalforsamling fastsættes til 30/4/2019