Notat Til: Folkeoplysningsudvalget Kopi til: Fra: Plan og Kultur / bc Implementering af Conventus i Assens Kommune Status, tids- og handleplan. Indhold 121211 Sags id: 11/44263 Kontaktperson: bochr E-mail: bochr@assens.dk Dir. tlf.: 6474 7507 Assens Kommune har indgået samarbejdsaftale med Conventus om etablering af et kommunikations-, administrations- og bookingsystem, som gør det muligt at forbedre og effektivisere samspillet mellem kommunens fritidsforvaltning samt foreninger og faciliteter på fritidsområdet. Assens Kommune kan anvende Conventus til foreningsregister, halbooking, halfordeling indberetningsskemaer og kommunikationsværktøj. Assens Kommune kan i en 2-årig periode anvende Conventus-ORG- Manager og dermed anvende Conventus som administrations-, kommunikations- og bookingværktøj på fritidsområdet. Haller og skoler får Conventus PRO stillet til rådighed og alle foreninger anvender Conventus FREE. Hallerne De selvejende haller får Conventus PRO stillet til rådighed. For den enkelte hal er der en årlig driftsudgift og det er den enkelte hal, der træffer beslutning om tilmelding til systemet. I foråret 2011 deltog repræsentanter fra hallerne i en arbejdsgruppe i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation og udvælgelse af administrations- og bookingsystem. Arena Assens blev ved opstarten i maj/juni 2011 koblet på systemet.
Den 7. december 2011 afholdt Conventus 1. workshop for hallerne med en overordnet gennemgang og oprettelse af grundoplysninger. I workshoppen deltog Haarby-hallerne, Tommeruphallerne og Vissenbjerghallerne samt 2 medarbejdere fra Plan og Kultur. I begyndelsen af januar 2012 inviteres arbejdsgruppen til et møde for at gøre status og følge op på workshoppen. I tidsplanen fra Conventus er der afsat tid til 2. workshop, hvor indholdet er opfølgning fra 1. vorkshop, daglig brug og implementering med hjemmeside. Der er ikke sat dato på 2. workshop. Skolerne Skolerne får Conventus PRO stillet til rådighed. Skolerne skal som minimum anvende systemet til egne bookinger i skolehaller og gymnastiksale, så der er sammenhæng til forvaltningens booking af disse lokaler. Systemet kan med fordel benyttes til booking af faglokaler og andre lokaler, som benyttes af bl.a. aftenskolerne. Endvidere kan skolerne anvende systemet til egne fordeling af lokaler. Conventus gennemgår systemet for skolerne, herunder oprettelse og visning af opsætning i Skoleintra. Det vil være en fordel, hvis der bliver uddannet en superbruger for skoleområdet, der kan deltage som med underviser. Workshop er planlagt til uge 9. Skolerne skal primo januar 2012 orienteres om Conventus og skal oprette sig i systemet inden workshop i februar. Foreningerne Alle foreninger kan anvende Conventus FREE. Conventus FREE indeholder: Kommunikationsdel overfor forvaltningen Kalender funktion Side 2 af 5
Booking af tildelte lokaler Foreningers eventuelle opgradering af Conventus FREE til Conventus BASIS eller PRO betales af den enkelte forening. Informationsmøde i uge 9: Folkeoplysningsudvalget inviterer Assens Kommune/Folkeoplysningsudvalget orienterer Conventus præsenterer foreningernes arbejdsgange i forhold til Conventus ORG Manager DGI Fyn præsenterer muligheder og perspektiver i Conventus BASIS og PRO Der afvikles mindst 3 informationsarrangementer i den 2-årige periode. Conventus-workshops: 3 timers introduktion og indføring i anvendelse af Conventus DGI Fyn etablerer tilmelding og forestår undervisning Deltagelse koster 150,00 kr. pr. deltager Der afvikles workshops efter behov. Udgangspunktet er 2-3 workshops i første bølge. 2 workshops i anden bølge. 1-2 workshops i tredje bølge. Finans-kurser: 3 timers kurser med folus på finans, økonomi og kassererjob DGI Fyn etablerer tilmelding og forestår undervisning Det koster 150,00 kr. pr. deltager at deltage. Udgift afholdes af forening Der afvikles kurser efter behov. Udgangspunktet er 2 finanskurser i første bølge. 2 finanskurser i anden bølge. 1 finanskursus i tredje bølge. Lokal foreningsworkshop: 3 timers workshop i en lokal forening Tager afsæt i den konkrete lokale forening, der fokuserer på at opstarte foreningens Conventus anvendelse Rekvireres hos DGI Fyn Det koster 150,00 kr. pr. deltager. Minimum 8 deltagere. Side 3 af 5
Forvaltningen Den kommunale fritidsforvaltning kan anvende Conventus til: Kommunikation med foreninger og faciliteter Foreningsregister med opdaterede nøgleoplysninger Redskab i proces omkring fordeling af kommunale lokaler Bookingoversigt over de kommunale lokaler Info fra foreningsregister og bookingoversigt leveres til kommunal hjemmeside. Booking af lokaler via kommunens hjemmeside. Lokalebooking. Fra næste skoleår anvender Plan og Kultur bookingværktøjet. Det betyder, at lokaleanvisningen af kommunale lokaler, skolehaller og gymnastiksale, fra 1. juni 2012 foregår i Conventus. Administrative forretningsgange. Hvilke arbejds- og forretningsgange, der skal håndteres hvornår i Conventus afklares i løbet af januar måned. Herunder medlemsindberetning til brug for beregning af aktivitetstilskud. Informationsmateriale. Der udarbejdes informationsmateriale til foreninger og skoler samt til hjemmesiden. Support På Conventus hjemmeside ligger tilgængelige præsentationer som sikrer at brugere kommer godt i gang med Conventus. Endvidere kan anvendes et gratis demo login, som giver mulighed for at teste og afprøve Conventus. Support til kommunale medarbejdere samt skoler og haller varetages af Conventus. Support til foreninger varetages af DGI. Der er mulighed for telefonisk hotline, som p.t. er mandag til torsdag 14-16 og 19-21. Endvidere online support døgnet rundt. Side 4 af 5
Odense Kommune har gode erfaringer med at holde åbent Conventusværksted en gang om ugen, hvor alle foreninger kan komme og få hjælp til programmet. Tids- og handleplan Primo januar 2012 I løbet af januar 2012 Primo januar 2012 Januar/februar 2012 Uge 9 Uge 9 Efter uge 9 Arbejdsgruppen med repræsentanter fra FOU, haller og Plan og Kultur mødes og gør status og følger op på 1. workshop Plan og Kultur afklarer administrative forretningsgange. FOU, haller, skoler orienteres Skolernes orienteres om aftalen med Conventus Skolerne opretter sig i systemet Skolerne undervises i brugen af Conventus Info møde for foreninger DGI Fyn gennemfører workshops for foreninger Side 5 af 5