Styringsdialog Inspiration til den gode dialog imellem kommuner og boligorganisationer

Styringsdialog Inspiration til den gode dialog imellem kommuner og boligorganisationer

Udgivere: KL Weidekampsgade 10 2300 København S Postbox: 3370 Telefon: 3370 3370 www.kl.dk email: kl@kl.dk Forside: Colourbox Udgivet: April 2014 Tidligere pjecer om emnet: Styringsreformen og Styringsdialog BL Danmarks Almene Boliger Studiestræde 50 1554 København V Telefon: 3376 2000 Fax: 3376 2001 www.bl.dk email: bl@bl.dk Styringsreformen det fremtidige samarbejde mellem boligorganisationer og kommuner Styringsdialog Et værktøj til samarbejde mellem kommuner og boligorganisationer 2 Styringsdialog 2014

Indholdsfortegnelse Indledning...4 Skru op for styringsdialogen...5 Styringsdialogens årshjul...8 Inspiration fra 11 kommuner...12 Politisk interesse og deltagelse...13 Dialogen imellem møderne...14 Dagsorden med styringsmålsætninger...15 Dialogforum og netværk...16 Styringsdialog med borgmesteren...17 Dokumentationspakken i pixi-version...18 To årlige politiske fællesmøder...20 Fortæl de gode historier...21 På besøg i boligafdelingerne...22 Boligorganisationerne står sammen...24 Almenstyringsdialog.dk som hjørnesten...26 Kontaktoplysninger...27 Styringsdialog 2014 3

Indledning Sommeren 2009 vedtog Folketinget Styringsreformen for Danmarks almene boliger. Reformen skulle styrke samarbejdet imellem kommuner og boligorganisationer. En af reformens vigtigste konsekvenser var indførelsen af Styringsdialogen, et årligt møde mellem kommune og boligorganisation. Med styringsdialogen skulle den almene boligorganisation og kommunen indgå i en dialog og et samarbejde baseret på fælles målsætninger og aftaler. Ændringen har betydet, at kommunen hvert år skal afholde et styringsdialogmøde, hvor parterne i fælleskab kan drøfte problemstillinger, løsninger og fremtidsvisioner for boligområderne og dermed formulere aftaler til gavn for både boligafdelingerne, lokalområdet og kommunen. Fire år efter indførelsen af styringsdialogen har Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter evalueret det nye samarbejdsredskab. Evalueringen, som blev gennemført i sidste halvdel af 2013, peger på, at styringsdialogen har været en succes, men der er stadig plads til forbedringer. Rapporten giver seks anbefalinger til, hvordan styringsdialogen kan blive endnu bedre og skabe endnu mere værdi for boligorganisationens beboere og dermed for kommunens borgere. KL og BL har siden vedtagelsen af reformen arbejdet sammen om implementeringen og udviklingen af styringsdialogen. Med anbefalingerne fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er der basis for, at parterne kan arbejde videre for at give embedsfolk i kommuner og boligorganisationer og politikere i kommunalbestyrelser og afdelings- og organisationsbestyrelser et stadig bedre grundlag for en fælles fremadrettet indsats. Styringsdialogkonferencen er et af resultaterne af samarbejdet mellem KL og BL, en konference, som nu afholdes for andet år i træk. Ved konferencen i 2013 blev der efterspurgt et katalog med nogle konkrete eksempler til inspiration. Derfor har KL og BL i samarbejde med Boligkontoret Danmark samlet eksempler fra 11 kommuner og de hjemhørende boligorganisationer, som på hver deres måde bidrager med inspiration til den gode dialog, som afsæt for gode løsninger. Pjecen er en forlængelse af de to første pjecer: Styringsreform og Styringsdialog og supplerer derfor indholdet i disse. God styringsdialog! KL og BL april 2014

Skru op for styringsdialogen Status for samarbejdet 2014 I de fleste kommuner er Styringsdialogen allerede godt i gang og har været det siden 2010. I boligorganisationerne er arbejdet med dokumentationspakken blevet en tilbagevendende opgave, som løses ved indrapportering til Landsbyggefonden. I 2012 blev knap 90 procent af dokumentationspakkerne udfyldt og afsendt til kommunerne. Og statistikken viser, at antallet er steget år for år. I kommunerne har arbejdet med styringsdialogen mange steder betydet politisk fokus og en ny måde at organisere arbejdet på med et tættere og tværgående samarbejde til følge. Resultaterne af evalueringen I evalueringen peges der på, at styringsdialogen har krævet en anderledes organisering af arbejdet primært i kommunerne, men også i boligorganisationerne, for hvem indberetningen til dokumentationspakken er en ny opgave. I kommunerne kræver styringsdialogen, at der arbejdes på tværs af fagområder, og nogle kommuner har derfor valgt at udpege en koordinator, som sikrer den tværgående indsats mellem kommunens forvaltninger og mellem embedsfolk og politikere. I kommunerne har den nye organisering givet anledning til øget fokus på arbejdet med de almene boligområder, ligesom det for nogle boligorganisationer har betydet, at de i højere grad tænker kommunen ind i arbejdet. Evalueringen vurderer, at denne prioritering hos begge parter støtter en fremadrettet og perspektivrig planlægning. Evalueringen viser, at samarbejdet alt i alt er frugtbart, og at udbyttet af styringsdialogmøderne absolut står mål med ressourceforbruget. Dog viser evalueringen også, at der er plads til forbedring, og det er på den baggrund, at den giver en række anbefalinger. Evalueringens anbefalinger Det er endnu ikke alle steder, at styringsdialogmøderne er blevet en fast del af kommunens og boligorganisationens rutiner, og dermed er den heller ikke en årlig tilbagevendende begivenhed. Alligevel svarer 93 procent af kommunerne, at der i højere grad er en daglig og mere uformel kontakt mellem boligorganisationerne og kommunen. Og på et udsagn om, hvorvidt styringsdialogen er et godt supplement til det almindelige tilsyn og giver en merværdi, svarer 71 procent af boligorganisationerne, at de er meget enige eller enige. Der er imidlertid plads til videreudvikling, og mens der på boligorganisationernes ønskeliste står større bevågenhed fra de kommunale politikere, peger kommunerne på opkvalificering af boligorganisationerne til at gennemføre selvevaluering. Evalueringen peger på seks anbefalinger, som kan bidrage til at udvikle styringsdialogen: Formulering af principper for god styringsdialog. Afholdelse af styringsdialogmøder som både individuelle møder og fællesmøder. Arbejde for bedre kvalitet i selvevalueringer. Styringsdialog 2014 5

Kritisk gennemgang af styringsrapport og almenstyringsdialog.dk. Effektiv ressourceanvendelse med hensigtsmæssig proportionalitet. Koordineret formidling af evalueringens resultater ministeriet, BL, Landsbyggefonden og KL bør sikre en koordineret vidensdelingsindsats. Gensidig lydhørhed og fælles ansvar Det er kommunen, som har ansvaret for at indkalde boligorganisationen til styringsdialogmøde en gang om året. I en dialog er det imidlertid begge parters ansvar at lytte og bidrage med input til emner, der skal tales om på mødet og ideer til løsninger og udvikling. Både boligorganisation og kommune har et ansvar for at få det største udbytte af styringsdialogen og for at finde de bedste løsninger. Derfor er det afgørende, at parterne lytter til hinanden, ser hinanden som ligeværdige parter og bidrager med de analyser og rapporter, som er nødvendige for at indgå aftaler om indsatsområder og målsætninger. Med andre ord, nå til enighed om, hvad der er det vigtigste at arbejde for sammen. Målbeskrivelse Det er afgørende for at opnå et godt samarbejde, at de emner, der drøftes, er centrale for begge parter, og at de samtidig fører til nogle klare og konkrete mål. For at være enige om fælles målsætninger og vejen til at nå målene, kan det derfor være en god idé at formulere en målbeskrivelse. Målbeskrivelsen kan være med til at sikre, at samarbejdet bliver fremadrettet og ikke alene drejer sig om gennemgang af regnskab og beretning. En målbeskrivelse kan være et bud på, hvad man ønsker at opnå i fremtiden og hvordan. Derfor kan det være relevant at stille spørgsmål som: Hvad skal kommune og boligorganisation gøre sammen? Hvad ønsker parterne at opnå med indsatsen? Hvordan fordeles opgaverne hvem gør hvad? Hvornår skal resultatet foreligge? Målbeskrivelsen kan være en del af aftaledokumentet, eller den kan indgå som et tillæg til den. Det vigtigste er, at den er formuleret i fællesskab, og at begge parter kan nikke til den endelige beskrivelse af målene. Synliggør værdiskabelsen Når styringsreformen lagde op til et tættere samarbejde mellem kommune og boligorganisation, var det ud fra den antagelse, at parterne kan skabe bedre løsninger sammen end hver for sig. I ministeriets evaluering fremgår det da også, at reformen har givet anledning til øget fokus på samarbejde samt til en systematisering og opprioritering af arbejdet med de almene boligområder. Denne prioritering hos kommuner såvel som hos boligorganisationer støtter en fremadrettet og mere perspektivrig planlægning. 6 Styringsdialog 2014

Det er imidlertid afgørende for arbejdet og for den politiske opmærksomhed at synliggøre, hvad beboerne og borgerne får ud af dialogen mellem kommune og boligorganisation. Med andre ord er det vigtigt at fortælle de gode historier. Erfaringsudveksling og uddannelse Det kan være udbytterigt at udveksle erfaringer om styringsdialog med andre kommuner og boligorganisationer. Det kan give inspiration til organiseringen af arbejdet, afholdelsen af mødet eller til udvælgelsen af de temaer, som det kan være interessant at drøfte. BL tilbyder kurser både for de beboervalgte og for ansatte i boligorganisationerne og kommunerne. Det er kurser, hvor styringsdialogen indgår som et centralt emne. Men det er også en god ide at etablere netværksgrupper, boligorganisationer eller kommuner imellem for at lære af hinanden og videregive de gode såvel som de mindre gode erfaringer. Erfaringsudveksling kan derfor være et godt værktøj til at skrue op for styringsdialogen. Styringsdialog 2014 7

Styringsdialogens årshjul Plads til individuel praksis Alle kommuner og boligorganisationer har deres egne procedurer og strukturer. Det betyder, at et årshjul for styringsdialogen kan se meget forskelligt ud fra kommune til kommune, selvom procedurerne består af de samme elementer. I boligorganisationerne følger regnskabsåret ikke altid kalenderåret. Et regnskabsår kan lige så vel løbe fra 1. april til 31. marts eller fra 1. oktober til 30. september, som det kan følge kalenderåret, mens det i alle landets kommuner følger kalenderåret. Men uanset regnskabsårets rytme kan det være en god ide at udarbejde et årshjul for styringsdialogen. Det er afgørende for at få det optimale udbytte af styringsdialogen, at den er en årlig tilbagevendende og velplanlagt begivenhed for både kommune og boligorganisation. Et årshjul viser, hvornår de enkelte opgaver skal løses, og hvornår parterne kan forvente at modtage input fra hinanden. For eksempel er dokumentationspakken et omfattende informationsmateriale, som det kræver kommunen har i god tid inden mødet, så de kan sætte sig ind i indholdet og drøfte det inden mødet med boligorganisationen. For boligorganisationerne er det vigtigt at kende dagsordenen for styringsdialogmødet i tilstrækkelig god tid til at kunne forberede sig til mødet og eventuelt bidrage med supplerende eller uddybende materiale. Mange aktører kræver struktur og planlægning Der er mange interessenter, og alle kan tage initiativer i forhold til samarbejdet, enten med overordnet formål eller med fokus på at drøfte en konkret ide eller problemstilling. I kommunerne er det tilsynet med de almene boliger, de relevante forvaltninger og politikerne i kommunalbestyrelsen, som kan bidrage eller have ideer til styringsdialogen. I boligorganisationerne er det de beboervalgte i afdelings- og organisationsbestyrelser og administrationerne, der er aktører i formulering af materiale og tanker til styringsdialogen. Udarbejdelsen af et årshjul er et vigtigt værktøj, for at alle kan bidrage rettidigt til styringsdialogen, uanset om det er på politisk eller på administrativt niveau. Årshjulet på side 11 er blot et eksempel, og det konkrete årshjul bør fastlægges af kommune og boligorganisation i samarbejde, så begge parter kan leve op til de deadlines, der indgår. Opgaver i årshjulet En del af de opgaver og skæringsdatoer, som indgår i årshjulet, er fastlagt af lovgivningen for drift af almene boliger, herunder godkendelse af bolig afdelingens og boligorganisationens budget, regnskabsaflæggelsen og indberetningen til kommunen og Landsbyggefonden. Derfor bør der i et årshjul tages udgangspunkt i disse fastlagte procedurer, men flest mulige opgaver bør indgå. 8 Styringsdialog 2014

Regnskab Boligorganisationerne påbegynder regnskabsafslutningen og udarbejdelsen af regnskabet, umiddelbart efter regnskabsåret slutter. Regnskabet skal være fremsendt til kommunerne og indberette til Landsbyggefonden inden for seks måneder efter regnskabets afslutning. Modtagelsen af regnskabet kan være en naturlig anledning til, at kommunen indkalder til det årlige styringsdialogmøde. Det kan være en fordel for boligorganisationerne, at det individuelle styringsdialogmøde ligger kort tid efter regnskabsperiodens afslutning, så resultaterne står i frisk erindring. Nøgletal kan bidrage til at skabe overblik Ved kommunens gennemsyn af regnskaberne kan belysning af nøgletal være en metode til at skabe overblik. Nøgletallene kan enten udtrækkes af kommunens økonomiske tilsyn eller af en ekstern revisor. Politiske udvalg i kommunen Regnskaber bliver i nogle kommuner fremlagt for et politisk udvalg. Det kan være til orientering eller til brug for dagsorden til dialogmøder både individuelle styringsdialogmøder og fællesmøder. Dokumentationspakken Kommunen har mulighed for at sætte en frist for fremsendelse af dokumentationspakken på portalen almenstyringsdialog.dk. Dokumentationsrapporten udfyldes af boligorganisationen. Dette sker ofte i forbindelse med regnskabernes behandling. I dokumentationspakken indgår en del som omhandler boligorganisationen, og en del som omhandler boligafdelingerne. De valgte bestyrelser kan med fordel inddrages i arbejdet med dokumentationspakken, men da dette er tidskrævende, er det afgørende, at udfyldelsen sættes i gang i tilstrækkelig god tid. Dagsorden til styringsdialogmødet Kommunen sammensætter en dagsorden, således at styringsmålsætningerne fra rapporten behandles på mødet. Dagsordenens punkter sammensættes efter kommunens eget ønske, men bør samtidig medtage forslag fra boligorganisationen eller temaer fra fællesmøder med samtlige boligorganisationer. Aftaledokument efter styringsdialogmødet Det er kommunen, som skriver aftaledokumentet fra dialogmøderne. Aftaledokumentet skal afspejle resultaterne af mødet mellem kommune og boligorganisationen og bør derfor indeholde mødets hovedkonklusioner. Kommunalbestyrelsen og forvaltningerne Der er krav om, at aftaledokumenterne offentliggøres på kommunens hjemmeside og lægges op på portalen almenstyringsdialog.dk sammen med rapporterne, revisionsprotokollen og årsberetningen. Aftaledokumenterne bør fremlægges for kommunens forvaltninger og for kommunalbestyrelsen. Dette kan sikre, at der er den fornødne professionelle og politiske opbakning til de målsætninger, som er formuleret på styringsdialogmødet, og at de stemmer overens med den by- og boligpolitik, kommunen har besluttet at føre. Styringsdialog 2014 9

Dertil kommer, at der kan blive indgået aftaler, som kræver godkendelse af økonomiske dispositioner og indarbejdelse i det kommunale budget. Boligorganisationens bestyrelse Boligorganisationerne bør med afsæt i aftaledokumentet orientere om resultaterne af styringsdialogmødet til organisationsbestyrelsen på deres førstkommende møde. Herefter er det boligorganisationens ansvar at sikre, at afdelingsbestyrelserne orienteres. Dette kan ske ved boligorganisationens offentliggørelse af aftaledokumentet på boligorganisationens hjemmeside ved et repræsentantskabsmøde eller ved en orienteringsskrivelse. Fællesmøder med samtlige boligorganisationer Både kommuner og boligorganisationer kan drage fordel af at arrangere fællesmøder, hvor tværgående temaer og problemstillinger kan diskuteres. Herved kan kommunen anvende boligorganisationerne som en medspiller og sparring i de by- og boligpolitiske overvejelser. Samtidig kan møderne være afsæt for etablering af netværk og samarbejde mellem boligorganisationerne. Opfølgning på aftaler og målsætninger Boligorganisation, administrator og kommune har i fællesskab en forpligtelse til at følge op på de aftaler, som er blevet indgået, eller aktuelle sager som skal behandles gennem året. 10 Styringsdialog 2014

Årshjul Et eksempel: Rengskabsår 1. januar - 31. december OKTOBER Boligorganisationen fremsender dokumentationspakke til kommunen. Boligorganisationen fremsender punkter til dagsorden for styringsdialogmødet til kommunen. Kommunen sammenholder nøgletal fra regnskaberne med dokumentationspakkens besvarelser. Kommunen udarbejder og fremsender endelig dagsorden. Kommunen afholder styringsdialogmøde med fremlæggelse af boligorganisationens budgetter og formulering af fælles styringsmål. Kommunens budget vedtages. SEPTEMBER Boligorganisation og afdelinger godkender budgetter. Kommunen indkalder til styringsdialogmøde med opfordring til boligorganisationen om at bidrage med punkter til dagsordenen. NOVEMBER I kommunen fremlægges redegørelse for styringsdialogmøderne for kommunalbestyrelsen. Kommunen offentliggør aftaledokumentet. JANUAR Boligorganisationen iværksætter regnskabsafslutning og udarbejdelse af regnskab. FEBRUAR En repræsentant fra en af boligorganisationerne indkalder til samarbejdsmøde for alle boligorganisationerne. MARTS Boligorganisationerne afholder samarbejdsmøde for formulering af punkter til fællesmødets dagsorden. Boligorganisationerne fremsender forslag til punkter til fællesmødets dagsorden til kommunen. APRIL Kommunen indkalder til fællesmøde. AUGUST Kommunen gennemgår boligorganisations og afdelingers regnskaber og udtrækker nøgletal. JUNI Boligorganisationen sætter udarbejdelse af budgetter i gang. MAJ Kommunen afholder fællesmøde for at drøfte politiske målsætninger for boligområderne. Boligorganisationen fremsender regnskab til kommunen for boligorganisationen og boligafdelingerne. Boligorganisationen foretager regnskabsindberetning til Landsbyggefonden. Styringsdialog 2014 11

VIBORG SKANDERBORG HALSNÆS FURESØ ESBJERG ODENSE HØRSHOLM MIDDELFART DRAGØR NÆSTVED LOLLAND Inspiration fra 11 kommuner Styringsdialogen er allerede godt i gang i landets kommuner, og flere steder har man fundet en god ramme for møderne. Hvordan møderne skal afholdes, og hvilket indhold de skal have, er der ingen egentlige regler for, og netop dette kan være en udfordring, men også en mulighed for selv at udvikle og sætte præg på styringsdialogen. De 11 udvalgte kommuner repræsenterer forskellige befolkningstal og forskellig andel af almene boliger af det samlede antal boliger i kommunen. Samtidig er de spredt geografisk. I de 11 cases har kommune eller boligorganisation indført en særlig praksis, som måske kan være til inspiration for andre. Eksemplerne bygger på oplysninger fra både kommuner og boligorganisationer og er indsamlet af Boligkontoret Danmark ved interviews med repræsentanter fra begge parter. 12 Styringsdialog 2014

DRAGØR KOMMUNE Antal borgere: 13.977 Antal boligorganisationer: 4 Antal almene boliger: 944 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 16 % Politisk interesse og deltagelse Man kender hinanden Dragør Kommune er repræsentant for nærhed og for kendskab til hinanden, hvad enten det gælder beboerne, boligorganisationerne eller forvaltningen og politikerne. Det udtalte kendskab hænger til dels sammen med, at Dragør er en relativ lille kommune med knap 14.000 indbyggere. Nærhed er en hjørnesten, og derfor er det også naturligt, at der eksisterer et kommunalpolitisk ønske om at have kendskab til og interesse for økonomien og vedligeholdelsesstandarden i kommunens almene boliger. møder er dialogen koncentreret om konkrete emner, som fx huslejeniveauet eller vedligeholdelsesstandarden. Enkle kommunikationsveje giver god dialog Kommunens tilsyn og boligorganisationerne har året igennem en tæt dialog, og kommunikations vejen i Dragør Kommune er enkel med kun én indgang. Både boligorganisationer og politikere er aktive i den aktuelle debat i lokalområdet. På den måde sikres det, at de temaer, som bliver rejst på styringsdialogmødet, er vedkommende og nærværende. Regnskaber behandles i udvalg I Dragør fremlægges boligorganisationernes regnskaber for de politiske udvalg. Et af formålene er, at det giver repræsentanter fra kommunalbestyrelsen mulighed for at komme med input til dagsordenen til styringsdialogmøderne. Det kræver både forberedelse og et tæt samspil mellem forvaltning og kommunalpolitikere at udarbejde en fælles styringsdialogdagsorden. Når boligorganisationens regnskab har været behandlet i kommunalbestyrelsen, og dagsordenen for mødet er planlagt, inviterer kommunens tilsyn til det årlige styringsdialogmøde og beder samtidig om boligorganisationens dokumentationspakke. På styringsdialogmødet har boligorganisation og kommune en konstruktiv dialog om løsningen af konkrete sager, såvel som fremtidens fælles mål og udfordringer. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I DRAGØR KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Fra kommunen deltager tilsynets jurist og teknikere fra Plan og Teknik. Tilsynet: Én medarbejder i kommunen er udpeget som tovholder, det vil sige til at koordinere opgaverne med de almene boliger. Efter styringsdialogmødet bliver kommunens politikere orienteret om mødets resultater. Samtidig tages der stilling til, om der er behov for yderligere et møde med boligorganisationen, hvor økonomiudvalget også deltager. Ved disse Styringsdialog 2014 13

ESBJERG KOMMUNE Antal borgere: 115.095 Antal boligorganisationer: 15 Antal almene boliger: 14.980 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 28 % Dialogen mellem møderne Dialog frem for fast dagsorden Som forberedelse til det årlige styringsdialogmøde udfylder boligorganisationerne dokumentationspakken. Ud fra dokumentationen trækker kommunen eventuelle iøjnefaldende data og information, som det kan være relevant at belyse på mødet. Derudover indeholder dagsordenen aktuelle sager, en opsamling siden sidste års møde og de emner, som boligorganisationen ønsker skal drøftes med kommunen. Kommunens tilsyn lægger vægt på, at mødet hellere skal være en dialog end en egentlig fast, ufravigelig dagsorden. Da der er et tæt samarbejde mellem parterne hele året igennem, bliver sager løbende behandlet, og derfor rejses der ikke uventede emner på styringsdialogmødet. Kommunen kommer på besøg hos boligorganisationen Mødet afholdes hos boligorganisationens administration, når boligorganisationens regnskabsperiode er afsluttet. Der er lagt op til, at det er et administrativt møde, men boligorganisationens bestyrelsesmedlemmer kan deltage, hvis de ønsker det. Hvem der deltager, er op til boligorganisationen. Fællesmøder om boligpolitik I Esbjerg Kommune afholdes et årligt fællesmøde med deltagelse af borgmesteren, kommunale embedsfolk og bolig organisationernes formænd. Her er kommunens boligpolitiske emner på dagsordenen. Det kan være orienteringer om strategier for byggeri, anvisning, eller om større igangværende eller forestående projekter. Også boligorganisationerne afholder fællesmøde. Her inviteres samtlige boligorganisationer hvert kvartal for at udveksle erfaringer og byde ind til en fælles dagsorden til kommunen. Den gode dialog mellem møderne Det er i høj grad tiden mellem møderne, der er afgørende for det gode samarbejde mellem boligorganisationer og kommune. I Esbjerg er der én kontaktperson i kommunen, som altid er behjælpelig med at sørge for kontakt med den relevante afdeling i forvaltningerne. Derudover er der altid mulighed for at mødes med kommunens embedsfolk, såvel som med borgmesteren. Styringsdialogen har gjort samarbejdet endnu bedre Der har igennem mange år været et tæt og godt samarbejde med boligorganisationerne i Esbjerg Kommune. Men med styringsdialogen er kendskabet til hinanden blevet større. Samarbejdet er i højere grad blevet en sparring mellem parterne, bygget på respekt og tillid. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I ESBJERG KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med den enkelte boligorganisation. Fællesmøder: Kommunen afholder et årligt fællesmøde for alle bolig organisationer med formænd for boligorganisationer og med borg mesters deltagelse. Samarbejde på tværs af boligorganisationerne: Boligorganisationerne mødes uden kommunens deltagelse fire gange årligt. Tilsynet: To medarbejdere i kommunen varetager tilsynet med de almene boliger. 14 Styringsdialog 2014

FURESØ KOMMUNE Antal borgere: 38.492 Antal boligorganisationer: 7 Antal almene boliger: 4.998 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 30 % Dagsorden med styringsmålsætninger Kommunen dykker ned i data I Furesø Kommune starter årshjulet for den individuelle styringsdialog med, at boligorganisationerne fremsender regnskaberne og de udfyldte dokumentationspakker. Dermed er det regnskabsafslutningen, der er afgørende for, hvornår styringsdialogmødet med kommunen afholdes. Kommunen fremsender sine bemærkninger til regnskabet til boligorganisationer inden mødet, så boligorganisationens repræsentanter har mulighed for at dykke ned i tallene og redegøre for dem. Forberedelse i boligorganisationens forretningsudvalg I Hareskov-Værløse Andelsboligforening drøfter administrationen dokumentationspakkens indhold med den enkelte afdeling på den årlige markvandring, og bestyrelsesmedlemmerne udfylder deres andel af rapporten. Herefter gennemgår boligorganisationen dokumentationspakken på et bestyrelsesmøde. Boligorganisationen har nedsat et forretningsudvalg, som består af tre organisationsbestyrelsesmedlemmer. Det er forretningsudvalget, som sammen med administrationens forretningsfører og en konsulent deltager på styringsdialogmødet med kommunen. Fast kommunal dagsorden I Furesø Kommune er tilsynet med de almene boliger blevet suppleret, så der nu er to medarbejdere, som sammen varetager tilsynsopgaven, herunder planlægningen af styringsdialogmøderne. Kommunens tilsyn har udarbejdet en fast dagsorden sammensat af styringsmålsætningerne. Det er med til at sikre, at alle dokumentationspakkens temaer bliver behandlet på styringsdialogmødet. Inden den endelige fastlæggelse af mødets dagsorden forespørger kommunen boligorganisationen, om der her er særlige ønsker til dagsordenspunkter. Fælles temamøder Fællesmøderne i Furesø Kommune er temamøder med politiske punkter på dagsordenen. Der afholdes tre til fire temamøder om året, hvor samtlige almene boligorganisationer inviteres. Møderne afholdes med deltagelse af borgmesteren. Kontaktpersoner styrker samarbejdet Ud over styringsdialogmødet og fælles temamøder er der en god uformel kontakt mellem boligorganisation og kommune. Dialogen foregår direkte mellem boligorganisationen og de relevante kommunale medarbejdere, som sammen har etableret et netværk af kontaktpersoner. Samarbejdet er generelt styrket med indførelsen af styringsdialogen. Samtidig er begge parter opmærksomme på, at det muligvis kan styrkes yderligere med en endnu højere grad af inddragelse af boligorganisationerne i forberedelses- og planlægningsfasen af fællesmøderne og med fortsat at have fokus på tværfaglig deltagelse fra kommunen. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I FURESØ KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med den enkelte boligorganisation. Fællesmøder: Der afholdes fællesmøder med generelle politiske emner flere gange om året. Boligorganisationerne: Mødes hvert kvartal til netværksmøder her deltager både de beboervalgte og administrative medarbejdere. Tilsynet: Består af to forvaltningsmedarbejdere fra planafdelingen. Styringsdialog 2014 15

HALSNÆS KOMMUNE Antal borgere: 30.647 Antal boligorganisationer: 6 Antal almene boliger: 2.495 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 17 % Dialogforum og netværk Tværfagligt tilsynsteam og fast struktur Der er ingen tvivl om, at boligorganisationerne har et betydeligt forberedelsesarbejde inden dialogmødet med udfyldelse af dokumentationspakker, men i Halsnæs Kommune er indholdet af dokumentationspakken hele grundlaget for en grundig forberedelse. Ud over gennemgang af regnskaber og dokumentationspakken, afholder forvaltningerne interne møder sammen med fællesteamet for tilsyn. Fællesteamet er sammensat af medarbejdere fra analyse, økonomi og boligsocial indsats. Dertil kommer, at teknik og miljø foretager stikprøvekontrol på vedligeholdelsen ved at deltage i markvandringen i udvalgte afdelinger. Herefter sammensættes en vedligeholdelsesplan, som sammenholdes med boligafdelingens egen plan for vedligeholdelsesarbejde og henlæggelser. På baggrund af boligorganisationernes regnskaber sammensætter en ekstern revision en rapport til kommunens økonomiske tilsyn. Arbejdsgangene har en fast struktur, som er indarbejdet i et årshjul. På den måde er alle interne procedurer planlagt og med til at sikre kommunen et systematisk overblik. Boligsocial konference De individuelle møder udgør en del af styringsdialogen i Halsnæs Kommune. Fællesmøderne er en anden og lige så vigtig platform for samarbejdet med boligorganisationerne. Fællesmøderne er opdelt i et dialogforummøde, som afholdes en gang om året. Hertil kommer et boligsocialt netværk for beboerdemokraterne, som ligeledes afholdes en gang årligt. Desuden afholdes der administrative møder i en styregruppe for administrationerne. Som et resultat af arbejdet i det boligsociale netværk, har der i 2013 været afholdt en lokal boligsocial konference for ildsjæle og frivillige, herunder bestyrelsesmedlemmer i boligafdelingerne og -organisationerne. Konferencen indeholdt oplæg og workshops om det boligsociale arbejde. Desuden deltog kommunens direktion. Rettidig omhu Boligorganisationerne har én indgang til kommunen, selvom der i Halsnæs lægges vægt på, at den gode dialog ikke skal være personafhængig. Det er strukturen omkring arbejdet med de almene boliger, som er afgørende for, at dialogen mellem kommune og boligorganisation er relevant, rettidig og bygger på tillid. Ifølge Halsnæs Kommune har investeringen i opbygning af en struktur for arbejdet med de almene boligorganisationer været alle ressourcerne værd, og den vurderes tilmed at være overskudsgivende for kommunen. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I HALSNÆS KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Yderligere mødes kommunens fællesteam hvert kvartal. Fællesmøder: Der afholdes dialogforummøde for beboerdemokrater i selskabsbestyrelser og kommunens politikere. Boligadministrationerne: Mødes fast med kommunen i en administrativ styregruppe med deltagelse af fagchefer og direktører fra kommunen. Tilsynet: Består af et fælles team med tre medarbejdere fra analyse, boligsociale indsats og økonomi. 16 Styringsdialog 2014

HØRSHOLM KOMMUNE Antal borgere: 24.709 Antal boligorganisationer: 4 Antal almene boliger: 2.423 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 21 % Styringsdialog med borgmesteren Det individuelle styringsdialogmøde med deltagelse af borgmester I Hørsholm Kommune er styringsdialogen organiseret enkelt. Alligevel er styringsdialogmøderne anderledes end de fleste andre steder. For ikke alene deltager en bred vifte af kommunale embedsfolk, med kommunens tilsynsjurist og social sagsbehandler, også borgmester har valgt at deltage i styringsdialogmødet med den enkelte boligorganisation. Borgmestrenes deltagelse er med til at sikre, at der er politisk opbakning til de målsætninger, som parterne formulerer sammen. Kommunens egen tjekliste og fast dagsorden Til mødet bliver dokumentationspakken, regnskabet og revisionsprotokollen for boligorganisationen og dens afdelinger drøftet. Herudover har kommunen også et tjekskema med en række nøgletal, som er udtaget ved kommunens egen regnskabsgennemgang. at begge parter har sat tid af og kender hinanden. Faste kontaktpersoner gør dialogen og samarbejdet nemmere. Der er stor gensidig respekt og kendskab til hinandens roller, og det bidrager til, at dialogen bliver en god forventningsafstemning mellem boligorganisation og kommune. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I HØRSHOLM KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation og med deltagelse af borgmesteren. Fællesmøder: Netværksmøder afholdes efter behov. Det kan både være boligorganisationerne og kommunen, som udtrykker ønske om at afholde fællesmøder. Tilsynet: En medarbejder i kommunen sidder med tilsynet med de almene boliger, som en blandt flere opgaver. Til møderne udarbejdes en fast dagsorden med i alt ti punkter. Det kan være boligpolitiske aktuelle emner, som for eksempel anvendelsen af kommunens grundareal. Ud over de faste punkter, som kommunen har valgt, bidrager boligorganisationen med emner til dagsordenen. Det kan både være boligpolitiske emner med fokus på fremtiden og udvikling, og konkrete aktuelle projekter, som boligorganisationen gerne vil drøfte på styringsdialogmødet med kommunen. Den gode dialog uformel mødeform Mødet er en årlig status i en uformel mødeform med en bred kommunal deltagelse. Dialogmøder har bidraget til, Styringsdialog 2014 17

LOLLAND KOMMUNE Antal borgere: 43.528 Antal boligorganisationer: 9 Antal almene boliger: 4.328 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 17 % Dokumentationspakken i pixi-version Det individuelle styringsdialogmøde I Lolland Kommune inviterer kommunen hver boligorganisation til et årligt styringsdialogmøde. Kommunen udsender en dagsorden for mødet og hører inden da boligorganisationen, om de har ønsker til emner på dagsordenen. Boligorganisationen forbereder mødet ved at udfylde dokumentationspakken. Det giver samtidig administrationen og boligorganisationen anledning til at drøfte både dokumentationsrapportens indhold og dagsorden for styringsdialogmødet. Pixi-udgave giver overblik Fra kommunens side forberedes mødet ved at udarbejde en pixi-version af dokumentationsrapporten for hver boligorganisation og dens boligafdelinger. Her trækkes indrapporteringens røde og gule tal frem. Samtidig udarbejder kommunen en status på det foregående års aftaler, og vurderer behovet for at indgå nye eller forlænge de eksiste rende aftaler. Kommunen sender pixi-versionen i intern høring i de relevante forvaltninger forud for dialogmøderne. Pixi-versionen er en måde at skabe et overblik over de mange data og samtidig rette fokus på de områder, som kræver en særlig bevågenhed og samarbejde. Det er vigtigt, at parterne er velforberedte til møderne, og kommunens pixi-version af dokumentationspakken har vist sig at være et godt værktøj til kommunens forberedelse. På besøg hos hinanden Styringsdialogmøderne har på skift været afholdt hos kommunen og boligorganisationen. Møderne har typisk fokus på afdelinger, hvor der er særlige problemer, som bedst kan løses i fællesskab. Ved mødet deltager administrationen og formanden for boligorganisationen, og fra kommunens side sættes holdet med blik på, hvad der er på dagsordenen. Ved mødet i 2013 deltog eksempelvis den kommunale tilsynsmedarbejder, en juridisk konsulent samt repræsentanter fra udviklingssektoren, ledelsessekretariatet og økonomisektoren. Den brede deltagelse viser, at styringsdialogen har høj prioritet i Lolland Kommune. Boligpolitisk fællesmøde Der afholdes også et årligt fællesmøde for alle kommunens boligorganisationer. Her er det økonomiudvalget, som er vært. Ved mødet deltager borgmesteren, og hele byrådet bliver inviteret. Mødet er et boligpolitisk møde, hvor temaet for dagsordenen aftales i det boligpolitiske kontaktudvalg det vil sige på tværs af kommune og bolig organisationer. Emnerne varierer og har på de seneste års møder været Genhusning i forbindelse med renoveringer og Forebyggelse af udsættelser. Boligadministrationerne bidrager af og til med oplæg ved disse møder. Boligorganisationernes årlige fællesmøder Boligorganisationerne i Lolland Kommune mødes også et par gange om året uden kommunens deltagelse. Forsamlingen har valgt en boligorganisation, der varetager sekretariatsfunktionen. Den valgte boligorganisation fungerer ligeledes som talsmand for gruppen i forbindelse med fælles ønsker eller initiativer til kommunen. Disse møder har stor værdi for både boligorganisationen og kommunen, der værdsætter tilgangen med de fælles initiativer fra boligorganisationerne. 18 Styringsdialog 2014

Den ligeværdige dialog De årlige styringsdialogmøder bidrager til at få opbygget tillid mellem boligorganisationen og kommunen i Lolland Kommune, og en uformel tone på møderne er med til at skabe en ligeværdig dialog. Styringsdialogen har betydet, at samarbejdet mellem bolig organisationen og kommunen er sat mere i system, og styringsdialogmøderne har givet kommunen et bedre kendskab til de almene boliger. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I LOLLAND KOMMUNE Styringsdiaogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Fællesmøde: Der afholdes et årligt fællesmøde for alle boligorganisationer og administrationer med deltagelse af borgmesteren, politikere fra begge parter og embedsmænd fra kommunen. Boligorganisationerne og deres administrationer mødes uden kommunens deltagelse et par gange om året. Boligpolitisk kontaktudvalg: Hvor boligadministrationerne mødes med kommunens embedsmænd et par gange om året. Tilsyn: Der er én medarbejder ansat til at varetage tilsynet med kommunens almene boliger. Herudover er en række andre medarbejdere involveret i forbindelse med styringsdialogmøderne og godkendelse af regnskab. Styringsdialog 2014 19

MIDDELFART KOMMUNE Antal borgere: 37.685 Antal boligorganisationer: 6 Antal almene boliger: 2.322 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 13 % To årlige politiske fællesmøder Det individuelle styringsdialogmøde I Middelfart Kommune afholdes der hvert år et individuelt styringsdialogmøde med kommunens boligorganisationer. Invitationen til det årlige styringsdialogmøde mellem kommunen og boligorganisationen udsendes af kommunen. Kommunen udarbejder dagsordenen for mødet, men forinden høres boligorganisationen, om de ønsker at bidrage med punkter til drøftelse. Dokumentationspakken udfyldes af boligorganisationen, og kommunen forbereder mødet ved at gennemgå den sammen med det foregående års dokumentationspakke og aftaledokument, lige som revisionsprotokollatet og årsberetningen gennemlæses. Styringsdialogmøderne afholdes hos kommunen med deltagelse af den kommunale tilsynsmedarbejder, formanden for boligorganisationen og administrationen. Styringsdialogmødet tager udgangspunkt i dokumentationspakken med det primære fokus på økonomi, udlejning eller andre vigtige emner, som kan løses med en fremadrettet, fælles indsats. Sammenlægninger har for eksempel været drøftet som tema for at styrke boligafdelingerne. Boligpolitisk og erhvervspolitisk fællesmøde I Middelfart Kommune afholdes der to årlige fællesmøder for boligorganisationerne. Der afholdes et årligt boligpolitisk fællesmøde for alle boligorganisationer, hvor borgmesteren og kommunaldirektøren deltager. Temaerne for disse møder er typisk udvikling på tværs af kommunen mellem boligområderne. Det kan være infrastruktur, affaldsordning, lokalplaner, sundhedstiltag eller oplæg fra andre organisationer som for eksempel Det Kriminalpræventive Råd. Ud over det boligpolitiske fællesmøde afholdes der også et årligt erhvervspolitisk fællesmøde arrangeret af erhvervscenteret i kommunen. Mødet er et informationsmøde for erhvervslivet med deltagelse af folk fra kommunen, boligorganisationerne og administrationerne samt lokale håndværkere. Det erhvervspolitiske møde har fokus på arbejdskraft og vækst i kommunen, og både kommunen og bolig organisationerne har taletid på mødet. Har fået sat ansigt på hinanden I Middelfart Kommune har styringsdialogmøderne betydet, at parterne har fået sat ansigt på hinanden. Det har medført, at samarbejdet er nemmere og mere åbent. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I MIDDELFART KOMMUNE Styringsdiaogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Fællesmøde: Der afholdes et årligt fællesmøde for alle boligorganisationer og administrationer, hvor borgmesteren og kommunaldirektøren deltager. Erhvervspolitisk møde: Erhvervscenteret arrangerer hvert år et erhvervspolitisk møde, hvor kommunen, boligorganisationerne og de lokale håndværkere inviteres. Tilsyn: Én medarbejder varetager tilsynet med de almene boliger, som en blandt flere opgaver.de gode fortællinger fremfor problemer. 20 Styringsdialog 2014

NÆSTVED KOMMUNE Antal borgere: 81.432 Antal boligorganisationer: 7 Antal almene boliger: 6.357 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 16 % Fortæl de gode historier Det individuelle møde I Næstved Kommune inviterer kommunen årligt boligorganisationerne til styringsdialogmøde. Kommunen udarbejder og udsender dagsorden til mødet, men boligorganisationen får forinden mulighed for at bidrage med punkter til dagsordenen. Boligorganisationerne udfylder inden mødet dokumentationspakken med input fra afdelingsbestyrelserne. Fra kommunal side forberedes mødet ved at gennemlæse dokumentationspakken, revisionsprotokollen og referatet fra det foregående år. Styringsdialogmødet holdes hos kommunen, og formanden for boligorganisationen, administrationen og den kommunale tilsynsmedarbejder samt en sekretær deltager. Revisionsprotokollen og dokumentationspakken bliver gennemgået, og emner som kræver særlig fokus, positive som mere problematiske, trækkes frem. Det årlige fællesmøde Når styringsdialogmøderne har været afholdt, indkalder kommunen boligorganisationerne til et fællesmøde. Her deltager boligorganisationerne med op til to repræsentanter fra bestyrelsen eller administrationen, borgmesteren, kommunaldirektøren og formændene for de politiske udvalg. imødekommenhed og åbenhed fra begge sider. Styringsdialogmødet er ikke en eksamen for boligorganisationen, men et forum for en ligeværdig dialog. For boligorganisationen kan styringsdialogmødet også være en lejlighed til at fortælle kommunen de gode historier og om hvad boligafdelingerne kan bidrage med til by- og boligpolitikken. ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I NÆSTVED KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Fællesmøder: Der afholdes et årligt fællesmøde for alle boligorganisationer og administrationer, hvor borgmesteren, kommunaldirektøren og formændene for de politiske udvalg deltager. Tilsyn: To medarbejdere varetager blandt andre opgaver tilsynet med de almene boliger. Fællesmødet har typisk overordnede boligpolitiske emner på dagsordenen, og det er kommunen, som udarbejder den i samarbejde med de tre største boligorganisationer. Fortæl de gode historier I Næstved Kommune har styringsdialogen betydet et bedre og mere positivt kendskab til hinanden, og det har styrket samarbejdet. Det er vigtigt med velforberedte møder, Styringsdialog 2014 21

ODENSE KOMMUNE Antal borgere: 195.797 Antal boligorganisationer: 18 Antal almene boliger: 25.002 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 26 % På besøg i bolig afdelingerne Styringsdialogmøder holdes i boligafdelingerne Odense Kommune inviterer til det årlige styringsdialogmøde. Men selv om det er kommunen, der inviterer, er det en invitation til at mødes i en boligafdeling, så det rent faktisk er kommunens repræsentanter, der er gæster. Styringsdialogmøderne holdes ude i boligafdelingerne. Det er kommunens valg og prioritering, fordi man gerne vil ud at se boligafdelingerne. Derfor opfordrer boligorganisationerne til at finde en afdeling, hvor der er iværksat eller skal iværksættes tiltag i det kommende år, det kan for eksempel være en helhedsplan. Kommunens kendskab til boligafdelingerne bliver bedre på denne måde, og det har tilmed stor betydning for beboerdemokraterne, at de er på hjemmebane. Status på udvikling og et årligt tema Mødets dagsorden udarbejdes på baggrund af en høring blandt forvaltningerne, og kommunen ser meget gerne, at boligorganisationerne også bidrager med emner. Hvert år er der et ekstra tema på dagsordenen. I 2013 var temaet forankring af boligsocialt arbejde. Boligorganisationen udfylder inden mødet dokumentationspakken, og der lægges vægt på, at det sker i samarbejde med afdelings- og organisationsbestyrelserne. Fra kommunal side forberedes mødet ved, at relevante nøgletal for boligorganisationen samles i et regneark, så der skabes et overblik over udviklingen i boligorganisationen. Det primære fokus på mødet er boligafdelinger, hvor der er røde tal eller andre udfordringer. Men også beboerdemokratiet er dog et væsentligt emne på dagsordenen. Kommunal projektgruppe På mødet deltager repræsentanter fra boligorganisationens administration, formanden og eventuelt næstformanden, og fra kommunens side deltager de to tilsynsmedarbejdere og en kommunal projektgruppe. Projektgruppen består af medarbejdere fra relevante forvaltninger; Borgmesterforvaltningen, Teknik og Miljø, Ældre og Handicap, Socialforvaltningen og Børn og Unge. Men ikke alle medlemmer deltager på alle møder det afhænger af boligorganisationen og emnerne på dagsordenen. Den brede deltagelse skaber et godt fundament for en god og udbytterig dialog mellem kommunen og boligorganisationen. Det årlige fællesmøde Én gang årligt inviterer borgmesteren til et fællesmøde for alle boligorganisationer, administrationer og andre interessenter inden for den almene boligsektor. Fællesmødet holdes før de individuelle styringsdialogmøder og danner således grundlag for de individuelle møder. Ved møderne deltager også politikere og embedsmænd fra kommunen. Temaerne på fællesmøderne kredser om de emner, der har været aktuelle i det forgangne år, og de emner som vil komme i fokus det kommende år. I 2013 var Odenses bystrategiske projekter og udviklingen i det boligsociale arbejde temaer for fællesmødet. 22 Styringsdialog 2014

ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I ODENSE KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation. Fællesmøder: Der afholdes et årligt fællesmøde med politisk deltagelse fra kommunen. Til mødet inviteres alle bolig organisationer, administrationer og andre interessenter inden for den almene boligsektor. Administrationen mødes med embedsmandsgruppen i kommunen tre gange årligt. Tilsyn: To medarbejdere er ansat til at varetage tilsynet med kommunens almene boliger. Styringsdialog 2014 23

SKANDERBORG KOMMUNE Antal borgere: 58.094 Antal boligorganisationer: 9 Antal almene boliger: 3.164 Andel almene boliger af alle boliger i kommunen: 13 % Boligorganisationerne står sammen Rapport fra revisor er opstart Når boligorganisationernes regnskaber er modtaget i kommunen, sendes de til revisor. Revisionen udarbejder en rapport, som afleveres til kommunen, inden der inviteres til styringsdialogmøder. Kommunen beder i nogle tilfælde revisor deltage i mødet. Kommunen inviterer til det årlige individuelle styringsdialogmøde og sammensætter dagsordenen, der som en fast regel indeholder et regnskabsrelateret punkt, som for eksempel henlæggelser, og et andet årligt tema for eksempel beboerdemokrati. Herudover er de aktuelle projekter og emner i afdelinger og organisation på dagsordenen. Der har også i de forløbne år været diskuteret mere landsdækkende politiske emner, herunder salg af boliger. Men det er ikke kun kommunen, som sætter dagsordenen, boligorganisationen kan altid byde ind med emner. Et to-delt møde Styringsdialogmødet er to-delt. Det betyder, at økonomiske nøgletal behandles for sig og de øvrige punkter i dokumentationspakken for sig. Dokumentationsrapporten anvendes som udgangspunkt for den fremadrettede dialog. Her kan boligorganisation og kommune gensidigt stille spørgsmål og få svar på de dele af dokumentationspakken, som de finder relevant at drøfte. Det er en konstruktiv dialog om udvikling, som bygger på boligorganisationens fremlæggelse af deres selvangivelse til kommunen. strategi og udvikling af boligområderne med kommunens politikere. Konferencen planlægges forud for kommunens budgetlægning, så eventuelle kommunale investeringer i boligområderne kan blive indarbejdet i budgetovervejelserne. Samarbejdsudvalg har udformet modellen Boligorganisationerne i Skanderborg har et samarbejdsudvalg, hvor de mødes for at sparre på tværs og ikke mindst for at formulere dagsordenspunkter til kommunen. Der er tale om et tæt og velfungerende samarbejde, som via et kontaktudvalg, bestående af repræsentanter fra tre af de ni boligorganisationer, har kontakten til kommunen. Ved indførelsen af styringsreformen opfordrede kommunen samarbejdsudvalget til at udforme en model for styringsdialogen. Modellen blev formuleret og sendt til kommunalbestyrelsen, og samarbejdet bidrog således til, at styringsdialogen blev bragt på den kommunalpolitiske dagsorden. Alt i alt har samarbejdet mellem boligorganisationerne vist sig at være vigtigt for at sikre et ligeværdigt forhold mellem kommunen og boligorganisationerne. Samtidig har den været med til at øge den politiske interesse for de almene boligorganisationer i Skanderborg Kommune og dermed gøre dialogen bedre og mere målrettet. En boligpolitisk konference Hvert forår afholdes der boligkonference i Skanderborg Kommune med deltagelse af Byrådets Økonomiudvalg. Boligorganisationerne får herved mulighed for at drøfte 24 Styringsdialog 2014

ORGANISERING AF STYRINGSDIALOGEN I SKANDERBORG KOMMUNE Styringsdialogmøder: Der afholdes et årligt møde med hver boligorganisation med deltagelse af kommunaldirektør og tilsynsjurist. Fællesmøder: Der afholdes både en boligkonference og temamøder. Den årlige boligkonference er for alle bolig organisationer samlet med deltagelse både fra kommunens forvaltning og politikere. Til temamøderne inviteres bolig organisationerne sammen med de kommunale fagschefer. Samarbejdsudvalg: Boligorganisationerne og deres administrationer mødes i et samarbejdsudvalg. De administrative medarbejdere: Samles også flere gange om året om konkrete sager og erfaringsudveksler mellem boligorganisationerne. Tilsynet: Én medarbejder, placeret i sekretariatet, varetager tilsynet som en af flere opgaver. Medarbejderen er suppleret af en tværgående dialoggruppe med repræsentanter fra alle kommunens forvaltningsområder. Styringsdialog 2014 25