MAN COMPLIANCE DRIVEN BY INTEGRITY Compliance hos MAN Engineering the Future since 1758. MAN SE 02
Forord MAN har som verdensomspændende virksomhed med mange forretningsområder og en lang tradition et socialt ansvar over for kunderne, medarbejderne, investorerne og offentligheden. Dette sociale ansvar betyder, at MAN til enhver tid overholder de gældende love, respekterer etiske grundværdier og handler bæredygtigt overalt i verden. Compliance er på denne baggrund en fundamental del af MAN strategien, der skal efterleves på alle koncernniveauer og af alle medarbejdere, det vil sige af direktionen, af lederne og af hver enkelt ansat. MAN Compliance organisationen har indført mange andre foranstaltninger, der skal sikre, at Compliance hos MAN efterleves og implementeres i hele koncernen. Hermed ønsker vi at gøre dig bekendt med MAN Compliance organisationen og give dig et overblik over MAN-gruppens Compliance foranstaltninger. En unangribelig adfærd gælder for os alle overalt og til enhver tid. (Dr. Pachta-Reyhofen, ordførende direktør i MAN SE) Indhold Forord 01 MAN Compliance organisationen 02 MAN Compliance programmet 03 MAN's engagement for Compliance 08 Dr.-Ing. Georg Pachta-Reyhofen, CEO MAN SE 01
MAN Compliance organisationen MAN's Compliance organisation ledes af en Chief Compliance Officer, der rapporterer Compliance organisationen i delkoncernerne er ansvarlig for, at det af Corporate Bestyrelsens kontroludvalg direkte til den ordførende direktør i MAN SE og derudover til bestyrelsens kontroludvalg. Compliance Office udviklede Compliance program implementeres i delkoncernernes CEO MAN SE Compliance organisationen er inddelt i to koncernselskaber. Hver delkoncern har en Compliance Officer, der understøttes af Chief Compliance Officer dele: Corporate Compliance Office i koncerncentralen og Compliance organisationen i Compliance Managers i forskellige forretningsenheder eller salgsregioner. Corporate Compliance Office delkoncernerne. Corporate Compliance Office varetager Endelig varetages Compliance opgaver også af de såkaldte Compliance Champions. Compliance Awareness & Prevention Compliance Legal Compliance Data Protection Compliance Project Management & Programs centrale Compliance funktioner, som f.eks. Compliance Champions er ikke fuldtids oprettelse af Compliance Retningslinjer med gyldighed for hele koncernen, udformning af Compliance træning, identifikation af Compliance medarbejdere, men ledere i MAN, der har påtaget sig et særligt ansvar for temaet Compliance. De understøtter Compliance Compliance organisation Delkoncerner Compliance Officer TK Compliance kontroller og undersøgelse af Compliance overtrædelser. Desuden foretager Corporate Compliance Office regel organisationen, idet de eksempelvis sørger for, at Compliance foranstaltningerne også implementeres i koncernselskaber, der ikke Compliance Manager Sales Region/Business Unit mæssigt en risikoanalyse for at identificere har en egen lokal Compliance Manager på potentielle Compliance risici for koncernen stedet. og tilpasse og videreudvikle det koncernomfattende Compliance program i overensstemmelse med disse risici. Compliance Champions 02
MAN Compliance programmet Forebyggelse MAN Compliance programmet beskæftiger sig med temaerne økonomisk kriminalitet (her under især korruptionsbekæmpelse, 1. Forebyggelse For at forebygge Compliance overtrædelser har Compliance afdelingen truffet og imple Code of Conduct for leverandører og forretningspartnere MAN forventer, at leverandører og forret fore byggelse af hvidvask), kartelret og data menteret et stort antal forskellige foranstalt ningspartnere samt deres medarbejdere beskyttelse. ninger: også handler ansvarligt og til enhver tid overholder gældende love og respekterer Afsløring Reaktion Compliance organisationen har i den forbindelse udviklet et koncernomfattende integritets- og Compliance program, som præventivt forhindrer Compliance over Code of Conduct MAN gruppens Code of Conduct, der gælder for alle MAN s medarbejdere, det vil sige etiske grundværdier overalt i verden. MAN har derfor udgivet sin egen Code of Conduct for leverandører og forretningspartnere, der indeholder etiske minimumsstandarder, som trædelser (forebyggelse) og di-rektionen, ledere og hver enkelt ansat, er leverandørerne og forretningspartnerne for hurtigst muligt afslører eventuelle Compli det centrale element i MAN s virksomheds pligter sig til at overholde. ance overtrædelser, der måtte forekomme kultur. Den henvender sig direkte til MAN's på trods af de forebyggende foranstalt medarbejdere, konkretiserer virksomhedens ninger (afsløring), værdier (pålidelig, innovativ, dynamisk og og som omgående og effektivt standser åben) og fastsætter konkrete og bindende disse Compliance overtrædelser, så snart vejledninger for situationer, hvor medarbej de er afsløret (reaktion). dere skal være særligt opmærksomme på at handle ansvarligt. Ud fra eksempler beskriver den, hvordan konfliktsituationer kan håndteres i den daglige forretningsvirksomhed. 03
Compliance Retningslinjer taling af vederlaget skal det sikres, at det af Donationer og sponsorstøtte mebetingelser, der skal tages højde for, når MAN s Compliance organisation har udvik MAN betalte vederlag til Business Partners Også for donationer og sponsorstøtte findes en virksomhed har en såkaldt dominerende let Retningslinjer til Compliance temaerne ikke benyttes som korruptionsmiddel. der en koncernomfattende Retningslinje, markedsposition. Herved skal eventuelle korruptionsbekæmpelse, kartelret, forebyg med hvilken hver medarbejder kan identi Compliance overtrædelser på kartelrettens gelse af hvidvask og databeskyttelse. Med Integriteten af alle MAN's Business Partners ficere, om og under hvilke forudsætninger område forebygges. disse Retningslinjer er ensartede og bindende bestemmelser sat i kraft for alle med kontrolleres ved hjælp af det såkaldte Business Partner Approval Tool, hvis anven sådanne opmærksomheder kan gives på vegne af MAN. Omgang med Personoplysninger arbejdere i hele koncernen. delse er fastsat med bindende virkning af MAN tager beskyttelsen af Personoplys Retningslinjen. Business Partner Approval Overholdelse af kartelretlige forskrifter ninger alvorligt. For at sikre overholdelsen af Gaver, repræsentation og invitationer Tool er en webbaseret applikation, hvormed MAN optræder som en fair og ansvarlig de anvendelige databeskyttelsesforskrifter til arrangementer en forretningspartners integritet kan kontrol konkurrent på alle markeder. For at sikre, og garantere et højt og ensartet niveau for For at sikre at gaver, repræsentation og in leres hurtigt, gennemskueligt og omfattende. at medarbejderne er underrettet om de beskyttelsen af Personoplysninger overalt i vitationer til arrangementer holder sig inden Business Partner Approval Tool blev udviklet kartelretlige forskrifter og overholder disse, verden, har MAN udstedt en Retningslinje for rimelighedens grænser og ikke benyttes i 2010 af Compliance organisationen i sam har MAN udstedt en Retningslinje, der in om databeskyttelse. Denne Retningslinje til at påvirke forretningspartnere eller myn arbejde med salgsmedarbejdere og benyttes deholder bestemmelser om omgangen opstiller grundlæggende regler for omgang digheder, har MAN udstedt en Retningslinje. koncernomfattende. med konkurrenter, kunder og leverandører. med Personoplysninger og fastlægger Den indeholder et klart struktureret lyskurv Retningslinjen angiver også de retlige ram databeskyttelsesorganisationen inden for system, hvormed hver enkelt medarbejder MAN gruppen. eneansvarligt kan identificere og kontrollere, om og under hvilke forudsætninger han må Forebyggelse af hvidvask og terror give eller modtage en opmærksomhed. finansiering Handlen med værdifulde genstande inde Omgang med konsulenter og formid bærer en risiko for misbrug i forbindelse lere/ Business Partner Approval Tool med hvidvask eller terrorfinansiering. Også MAN har desuden udstedt en Retningslinje, MAN kan i den forbindelse blive både offer der regulerer overdragelsen af opgaver til og medskyldig uden at vide det. MAN har formidlere, repræsentanter, konsulenter eller derfor truffet forskellige foranstaltninger. andre salgsunderstøttende forretningspart Dette gælder især de generelle koncern nere (såkaldte Business Partners). Gennem retningslinjer, der indeholder minimumkrav konkrete bestemmelser om kontrol af Busi i forbindelse med omgangen med påfal ness Partners, kontraktudformning, doku dende forretningspartnere, herunder kravet mentation af forretningsforholdet og udbe om opklaring af baggrunde eller afklaring af uklare forhold før indgåelse af aftaler. 04
Uddannelse gennem træning med fysisk 2. Afsløring Opklaring af Compliance overtrædelser tilstedeværelse og online-træning Sker der Compliance overtrædelser inden Compliance organisationen modtager oplys Compliance organisationen afvikler træning for MAN gruppen, kan dette medføre væ ninger om mulige Compliance overtrædelser i Compliance temaer overalt i verden for sentlige risici for MAN gruppen og de be og sikrer, at sådanne oplysninger behandles MAN medarbejdere, der kan være udsat rørte medarbejdere. Integritet og lovkonform af den egnede funktion inden for koncernen. for Compliance risici. I disse træningsforløb adfærd har derfor højeste prioritet inden for Tungtvejende Compliance overtrædelser præsenteres for det første MAN Compliance MAN gruppen. For at garantere disse vær på området alvorlig økonomisk kriminalitet organisationen, og der formidles basisviden dier har MAN skabt klare og transparente samt kartel- og databeskyttelsesret under om temaerne økonomisk kriminalitet, kor processer, der sikrer, at Compliance over søges af Corporate Compliance Office som ruptionsbekæmpelse, kartelret, databeskyt trædelser internt registreres, opklares og ansvarlig funktion. Dette centrale ansvars Compliance Helpdesk telse og forebyggelse af hvidvask. Desuden standses omgående. område for modtagelse af oplysninger og Siden februar 2010 har MAN haft den såkaldte benyttes konkrete tilfælde som eksempler Compliance Helpdesk, hvor medarbejdere for at påpege risici og formidle indholdet telefonisk eller via e-mail kan stille spørgsmål af Com pliance Retningslinjerne. Medarbej om temaet Compliance. Compliance Help dere får at vide, hvordan de bør forholde desk benyttes flittigt af MAN medarbejdere. sig for ikke at krænke retsregler og undgå Hver måned modtages et stort antal fore konflikter. spørgsler om vidt forskellige temaer, der behandles indgående af advokaterne i Dertil kommer online-træning og specialud Corporate Compliance Office, og som sæd dannelse i særlige temaer for medarbejdere vanligvis besvares inden for 48 timer. inden for særligt risikobehæftede områder. Således gennemfører Compliance organisa Ud fra de forespørgsler, der fremsættes til tionen eksempelvis uddybende uddannel Compliance Helpdesk, danner Compliance sesforløb om temaet kartelret for medarbej afdelingen sig et overblik over hyppigt fore dere, der arbejder inden for konkurrence- og kommende problemstillinger. Den herved markedsanalyse. erhvervede viden benyttes til at identificere nye forebyggende Compliance foranstaltninger. 05
undersøgelse af tungtvejende Compliance Continuous Controls Monitoring (CCM) Speak up! Enhver medarbejder, der har oplysninger overtrædelser sikrer, at forkert adfærd afslø For at sikre, at indkøbs- og betalingsproces Oplysningsportalen Speak up! har også om Compliance overtrædelser, kan naturlig res, og risici for MAN gruppen identificeres ser hos MAN afvikles i overensstemmelse til formål at afsløre risici, der er farlige for vis også henvende sig til andre kontaktste tidligt og kan afværges. med Retningslinjerne, og at Compliance risici MAN. Med denne portal giver MAN med der i virksomheden, f.eks. til overordnede, på disse områder afsløres hurtigt, har MAN arbejdere og forretningspartnere mulighed personaleafdelingen eller Compliance orga indført et elektronisk overvågningssystem, for at give fortrolige oplysninger om tungt nisationen. Risikoanalyse og Compliance audit der supplerer kontrollerne i forbindelse med vejende Compliance overtrædelser overalt Compliance organisationen foretager re det interne kontrolsystem. Hvis bestemte i verden døgnet rundt. Oplysningsportalen gelmæssigt en koncernomfattende risiko proceskontrolpunkter ikke stemmer over Speak up! skal være en hjælp til at iden analyser for at identificere Compliance risici ens med de foreskrevne fremgangsmåder tificere og undgå væsentlige risici for virk på områderne korruption, kartelret, databe i MAN gruppens centrale Retningslinjer om somheden. Her modtages og behandles skyttelse og forebyggelse af hvidvask. Risi indkøb, bogholderi og betalingsformidling, kun oplysninger, der vedrører tungtvejende koanalysen omfatter samtlige del koncerner genererer CCM-systemet en automatisk Compliance overtrædelser, især på områ og tager hensyn til de enkelte koncernsel alarm, der afvikles ved hjælp af foruddefine derne økonomisk kriminalitet (f.eks. Kor skabers antal og størrelse, forretningsmo rede arbejdsforløb med teknisk understøt ruptionsforbrydelser og ulovlig hvidvask), dellen, kunde- og salgsstrukturen, Trans telse. Dermed sikrer CCM-systemet i MAN kartelret og databeskyttelse. Oplysninger parency Internationals korruptions indeks gruppens indkøbs- og betalingsprocesser, via Speak up! portalen sendes videre til på målmarkederne samt den lokale konkur at eventuelle Compliance risici og retnings Corporate Compliance Office, der behand rencestruktur. linjeovertrædelser afsløres tidligt. ler oplysningerne fortroligt. I forlængelse af denne risikoanalyse foretages regelmæssigt Compliance audit. Disse indeholder en systematisk dataanalyse og Mergers & Acquisitions (M&A) en gennemgang af Compliance kontrol For at forhindre at der opstår Compliance Målgruppe Intern/ekstern lerne. De identificerer svage punkter med henblik på Compliance temaer og finder mulige udgangspunkter for en forbedring af systemerne. Resultaterne af Compliance risikoanalysen og af Compliance audittene danner grundlag for Compliance organisationens struktur, for det af MAN tilpas risici for MAN på grund af køb eller salg af selskabsandele, integreres Compliance organisationen lige fra begyndelsen i MAN gruppens M&A-projekter. Compliance organisationen har fastsat specifikke krav til de berørte virksomheders Due Diligence kontrol, der skal sikre, at eventuelle Com Målsætning Adgangskanal Tidsmæssig tilgængelighed Beregnet til oplysninger om tungtvejende Compliance overtrædelser Online www.bkms-system.net/man 24/7 sede Compliance programs behov samt yderligere foranstaltninger for at undgå pliance risici afsløres tidligt. Fortrolighed Fortrolig og sikker Compliance risici. 06
3. Reaktion Ud over forebyggelse af Compliance overtrædelser og afsløring af forseelser udgør en hurtig, effektiv og konsekvent reaktion på forseelser den tredje søjle i MAN Compliance programmet. Videreudvikling af MAN Compliance programmet Hvis en Compliance overtrædelse har fundet sted, analyserer de ansvarlige medarbejdere i Compliance organisationen baggrunden for og årsagerne til overtrædelsen. Den indhentede viden fra denne analyse benyttes til at afsløre eventuelle svage punkter i Compliance programmet og afhjælpe disse på en passende måde. Opdagelsen af Compliance overtrædelser benyttes dermed kontinuerligt til at videreudvikle og forbedre Compliance systemet. På denne måde sikrer MAN et vedvarende effektivt integritets- og Compliance program. Myndighedsundersøgelser MAN står for åbenhed og transparens og har derfor et tæt samarbejde med de ansvarlige myndigheder, når disse foretager undersøgelser eller fremsætter forespørgsler til virksomheden. I sådanne tilfælde står Compliance organisationen altid til rådighed som central kontaktperson for myndighederne. MAN's Compliance organisation har desuden udgivet en vejledning i adfærd ved visitationer, hvor alle medarbejdere kan se, hvordan de skal forholde sig, når undersøgelsesmyndigheder foretager undersøgelser. I denne adfærdsvejledning lægges hovedvægten på åbenhed, transparens og samarbejde. MAN har dermed klart kommunikeret til alle medarbejdere, at de i tilfælde af undersøgelser skal underrette Compliance organisationen og samarbejde med myndighederne. Sanktioner MAN tolererer ingen Compliance overtrædelser. Hvis der konstateres Compliance overtrædelser, fremsætter Compliance organisationen forslag om egnede og rimelige sanktionsforanstaltninger, hvis gennemførelse besluttes af en MAN-intern komité. Afhængigt af overtrædelsens karakter spænder sanktionsforanstaltningerne fra arbejdsretlige til civilretlige konsekvenser. Implementeringen af sanktionsforanstaltningerne overvåges internt i koncernen. 07
MAN's engagement for Compliance 1. Tone from the Top MAN gruppens direktion er sig sit ansvar for Compliance bevidst og varetager det i fuldt omfang. Alle Compliance Officers rapporterer regelmæssigt til MAN SE's direktion og delkoncernernes direktion samt til andre afdelingers ledere (eksempelvis Legal, Accounting, Controlling og Corporate Audit) om fremskridt i Compliance aktiviteterne, eventuelle Compliance hændelser og de for så vidt trufne foranstaltninger. MAN's direktion og ledere betragter Compliance som et integreret element i virksom heden. De fremmer en kultur, hvor nøgle ordene er transparens og integritet. Compliance overtrædelser tolereres ikke. Vi hos MAN har den fælles opfattelse, at der ikke findes kompromiser hos MAN, når det drejer sig om at gøre forretninger Compliancekonforme. Vi efterlever zero tolerance, siger Dr. Pachta-Reyhofen, ordførende direktør i MAN SE. 2. Kommunikation Compliance temaer behandles regelmæssigt i de MAN-interne nyhedsbreve og medarbejdertidsskrifter. Nye Compliance Retningslinjer kommunikeres ikke kun til medarbejderne via intranettet og via e-mail, men formidles også i forbindelse med Compliance uddannelsesforløb. Compliance organisationens kontaktdata er offentliggjort på MAN gruppens intranet. Overalt i verden benytter medarbejderne Compliance Helpdesk til at stille spørgsmål og indhente oplysninger om Compliance temaer. Både på direktionsmøder og på arrangementer for ledere står Compliance regelmæssigt på dagsordenen. I foråret 2012 har MAN Compliance organisationen gennem en uafhængig serviceudbyder endelig foretaget en anonym medarbejderundersøgelse, hvor opfattelsen og bedømmel sen af Compliance organisationen inden for koncernen blev målt. Ifølge denne er de adspurgte fortrolige med Compliance foranstaltningerne, og de kender MAN Code of Conduct og Compliance Retningslinjerne. De efterlever en etisk virksomhedskultur og opfatter Compliance organisationen som en pålidelig intern vejleder og partner. 3. Rapportering og kontrol For at sikre en vedvarende virkning af Compliance programmet kontrollerer MAN fortløbende programmets effektivitet og gyldighed. Gennem de beskrevne Com pliance kontroller og en analyse af eventuelle Compliance overtrædelser sikres det, at eventuelle svage punkter i Compliance organisationen opdages, og at der sker en hensigtsmæssig tilpasning af Compliance systemet. Desuden følger Compliance organisationen kontinuerligt op på implementeringen af Compliance foranstaltningerne og de igangværende projekter. Eksempelvis registreres og evalueres ugentligt, hvor mange forretningspartnere der er registreret i Business Partner Approval Tool, hvor mange forespørgsler der er behandlet via Compliance Helpdesk, og hvor mange oplysninger der er modtaget via Speak up! portalen. Dermed foretages en løbende kontrol af Compliance organisationens effektivitet. 08
4. Regelmæssig udveksling af synspunkter med eksterne eksperter MAN er også engageret i Compliance uden for koncernens egne grænser. Compliance organisationen udveksler regelmæssigt synspunkter om Compliance temaer med eksperter fra erhvervslivet og fra videnskabens verden. Medarbejdere fra Compliance organisationen holder foredrag på Compliance konferencer og arrangementer. MAN er blandt andet engageret i netværket Compliance e.v., der beskæftiger sig med diskussionen om retlige, økonomiske og organisatoriske spørgsmål om temaerne Compliance og Best Practice mellem industrivirksomheder, banker, forsikringsselskaber og andre interesserede personer. I foråret 2011 afholdt netværket Compliance et arrangement hos MAN, hvor godt 150 internationale Compliance eksperter diskuterede temaet Compliance i BRIC-lande og Emerging Markets. 5. Medlemskaber MAN understøtter og fremmer kampen mod korruption og er i den forbindelse sammen med andre virksomheder repræsenteret i følgende organisationer: Siden september 2010 har MAN været korporativt medlem af Transparency International, en international organisation til bekæmpelse af korruption. Derudover har MAN i 2011 tilsluttet sig De Forenede Nationers initiativ Global Compact, og i starten af 2012 tilsuttede MAN sig World Economic Forums initiativ Partnering Against Corruption (PACI). Desuden er MAN medstifter og medlem af det tyske compliance-institut (DICO). 09
Kolofon Hvis du vil vide mere om Compliance hos MAN, bedes du kontakte: Dr. Philip Matthey Chief Compliance Officer Tlf: +49. 89. 36098-350 Compliance@man.eu Eller i MAN-koncerninternet under: www.man.eu
MAN SE Postfach 40 13 47 80713 München