Forside Dagsorden Torsdag den 4. september 2014 kl. 13.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Andreas Uldum (D) Uju Petersen (IA) Afbud Mille Søvndahl Pedersen (IA) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Per Berthelsen (S) Iddimanngiiu Bianco (IA)
Side 673 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 674 2. Meddelelser... 674 3. Orienteringer... 675 Ingen.... 675 4. Forespørgsler... 676 Ingen.... 676 5. Beslutninger... 677 05A Ansøgning om alkoholbevilling til OS VIN, Nuuk... 677 6. Sager til Kommunalbestyrelsen... 680 06A Oversigt over alkoholbevillinger første halvår 2014... 680 06B Anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013... 682 06C Lokaler til vodbinderi i Nuuk... 684 06D Endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat, Nuuk... 687 06E Håndbog i forvaltning og økonomistyring... 690 06F Rejser i Kommunalbestyrelsen, og de stående udvalg... 696 7. Lukkede punkter... 700 Drøftelse af udligningsordningen for 2015... 700 8. Eventuelt... 701 9. Godkendelse af referat... 701
Side 674 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser
Side 675 3. Orienteringer Ingen.
Side 676 4. Forespørgsler Ingen.
Side 677 5. Beslutninger 05A Ansøgning om alkoholbevilling til OS VIN, Nuuk Til beslutning J.nr.:70.06.00 Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé OS VIN har ved skrivelse af den 8. juli 2014 ansøgt, om en type A alkoholbevilling til salg/udskænkning af stærke og svage drikke som person/selskab. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at afslår bevilling, da bevillingen ikke er knyttet til et bestemt sted eller lokale, jævnfør forretningskonceptet, hvor kunden selv skal hente vinen direkte hos Royal Arctic Line eller ved speciel aftale i ansøgers private hjem Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq har den 8. juli 2014 modtaget ansøgning om alkoholbevilling til OS VIN. Forretningskoncept for OS VIN er gengivet ordret nedenfor: Udvalget af vin i Nuuk, herunder særskilt franske fra blandt andet Médoc, Haut-Médoc og Pomerol i Bordeaux, er meget begrænset, og det er endvidere stort set umuligt at købe hele kasser af god Bordeaux, der kan gemmes. På baggrund heraf etableres den personlige virksomhed OS VIN, der skal forestå import af vin til vinelskere, der blandt andet ønsker god vin, der kan drikkes ved hjemtagelsen men også kan gemmes en årrække. Ideen er, at kunderne selv bestemmer hvilke vine, de ønsker at erhverve hos for eksempel et vinfirma i Danmark, hvorefter disse bestilles gennem OS VIN. Forinden bestilling foretages, betaler kunden et acontobeløb til OS VIN, der minimum dækker indkøbsprisen i Danmark, forventet importafgift samt transport og forsikring til Grønland. Ved ankomst til Grønland betales importafgift etcetera af OS VIN, hvorefter endelig faktura til kunden udarbejdes. Den endelige pris for kunden vil udover den direkte indkøbspris i Danmark (eksklusiv moms med videre) andel i transport og forsikring, inkludere importafgift og andre direkte omkostninger samt avance til OS VIN, fratrukket tidligere faktureret og betalt acontobeløb. Når kunden har betalt slutfaktura vil vinen blive udleveret til kunden, fortrinsvis i forbindelse med selve udleveringen fra Royal Arctic Line til OS VIN. Herved undgås også, at vinen skal ligge på lager hos OS VIN, på nær i de tilfælde, hvor kunden ikke har mulighed for afhentning af vinen direkte hos Royal Arctic Line, og så kun i kortere perioder og for kundens egen regning. Der vil kun kunne bestilles vin i kasser, for eksempel 12 styk eller anden enhedsstørrelse, som de leveres i fra producenten.
Side 678 For kunden er fordelene blandt andet: - Der kan leveres og bestilles efter kundens egen smag fra et væsentlig større udvalg - Kunden kan sidde derhjemme foran pc en og vælge vinene - Der leveres stort lige til døren (eller egen bil) - Der er ingen fysisk butik - Der spares omkostninger til lokaler, lagerleje etcetera Da der ifølge forretningskonceptet ikke er nogen lokaliteter til OS VIN, har Borgmestersekretariatet ikke henvendt sig til brand- og arealmyndighederne. Politiet i Nuuk har intet at bemærke i forhold til ejers straffeattest. OS VIN har fremsendt GER-nummerbevis. Løsningsforslag faglig vurdering Følgende fremgår af forretningskonceptet: Herved undgås også, at vinen skal ligge på lager hos OS VIN, på nær i de tilfælde, hvor kunden ikke har mulighed for afhentning af vinen direkte hos Royal Arctic Line, og så kun i kortere perioder og for kundens egen regning. Heraf kan det udledes, at overdragelsen, og dermed salget, både kan finde sted fra lokaliteterne hos Royal Arctic Line og fra ansøgers private hjem. Følgende fremgår af 3 i landtingslov nr. 11 af 11. november 2000: 3 Alkoholbevilling udstedes af kommunalbestyrelsen i den pågældende kommune, i områder uden for den kommunale inddeling udstedes alkoholbevillinger dog af Landsstyret, Stk. 2 I forbindelse med udstedelse af alkoholbevillinger skal kommunalbestyrelsen iagttage sammenhængende samfundsmæssige hensyn, som er egnet til at øge ædrueligheden. Kommunalbestyrelsen kan endvidere fastsætte særlige betingelser, som er egnet til at øge ædrueligheden eller begrænse generne i forhold til omgivelserne og samfundet i øvrigt. Stk. 3 Der findes følgende typer af alkoholbevillinger: 1) bevilling til salg af stærke og svage drikke, (type A), 2) bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke (type B), 3) bevilling kun til salg af svage drikke (type C), 4) bevilling kun til udskænkning af svage drikke (type D) og 5) bevilling til udskænkning efter 13, stk. 2 (type E). Bevillingstypen skal klart fremgå af bevillingen. Stk. 4 Bevillingen skal være knyttet til et bestemt eller bestemte lokaler. Hvilke lokaler, det drejer sig om, skal klart fremgå af bevillingen. Stk. 5 Bevillingen skal af bevillingshaveren anbringes i butikslokalet eller udskænkningslokalet på et for publikum synligt sted. Stk. 6 Bevillingen udstedes for et tidsrum af 3 år. Når særlige grunde foreligger, kan kommunalbestyrelsen udstede bevilling for et kortere tidsrum, herunder for vinter- eller sommerhalvåret.
Side 679 Stk. 7 Kommunalbestyrelsen kan tillade, at salg eller udskænkning påbegyndes allerede fra bevillingsansøgningens indgivelse. En sådan særlig tilladelse gives tidsbegrænset, maksimalt indtil kommunalbestyrelsens afgørelse om den egentlige bevilling foreligger. Tilladelsen skal indeholde oplysninger om, hvem den er givet til, hvilken type bevilling tilladelsen vedrører, hvilke lokaler tilladelsen omfatter samt eventuelle betingelser for tilladelsen. Stk. 8 Kommunalbestyrelsen kan tage en bevilling op til fornyet overvejelse i bevillingsperioden, når der er tale om væsentlige ændringer i virksomhedens eller ejerens forhold. Kommunalbestyrelsen kan inddrage allerede givne bevillinger tidsbegrænset eller permanent, når der er tale om grove eller gentagne forsømmelser, jf. 6. Stk. 9 Bestemmelserne i stk. 2-8 samt stk. 10, finder tilsvarende anvendelse for de af Landsstyret udstedte alkoholbevillinger. Stk. 10 En kopi af udstedt bevilling oversendes af kommunalbestyrelsen altid til det lokale politi. Kopi af tilladelse efter stk. 7 oversendes ligeledes af kommunalbestyrelsen til det lokale politi. Det kan udledes af forretningskonceptet, at kunderne først og fremmest skal hente varerne i Royal Arctic Line, og dernæst i ansøgers eget private hjem. Uden samtykke kan ansøger ikke skabe forpligtelser for tredjemand. Det vil derfor være i strid med almindelige retsgrundsætninger at godkende lokaliteterne hos Royal Arctic Line som et butikslokale i lovens forstand. Lovens betingelser om, at bevillingen skal knyttes til et bestemt sted eller bestemte lokaler, jævnfør 3, stk. 4, er dermed ikke opfyldt. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige omkostninger for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikke - Bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke - Bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger Det videre forløb Ved s godkendelse tildeles OS Vin alkoholbevilling i henhold til gældende regler og procedurer. Borgmestersekretariatet står for administrationen af alkoholbevillinger. Ved økonomiudvalgets afslag meddeler borgmestersekretariatet den politiske beslutning til ansøger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Der er ikke indhentet bemærkninger. Bilag Ingen.
Side 680 6. Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Oversigt over alkoholbevillinger første halvår 2014 Til orientering J.nr.:70.06.00 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé På Kommunalbestyrelsens møde den 21. januar 2011 blev det besluttet, at Kommunalbestyrelsen fremover to gange årligt skal orienteres i form af en alkoholpolitisk redegørelse, der blandt andet viser det aktuelle billede af antallet af alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at orienteringen om antallet og fordelingen tages til efterretning - at orienteringen videresendes til Kommunalbestyrelsens orientering Sagsfremstilling På Kommunalbestyrelsens møde den 21. januar 2011 blev det besluttet, at Kommunalbestyrelsen fremover to gange årligt skal orienteres i form af en alkoholpolitisk redegørelse, der blandt andet viser det aktuelle billede af antallet af alkoholbevillinger i kommunen. Løsningsforslag faglig vurdering Der er i dag 92 alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq, med følgende fordeling på byerne: Nuuk - 24 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 32 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) - 2 type E-bevilling (bevilling til udskænkning efter 13, stk. 2 Kommunalbestyrelsen kan udstede særskilt alkoholbevilling til lufthavnskiosker og hoteller med overnattende gæster til udskænkning af stærke og svage drikke også i tidsrummet mellem kl. 06.00 og 12.00. ) - 8 bevillinger til diner transportable I alt 66 bevillinger. Paamiut - 11 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 1 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) I alt 12 bevillinger. Tasiilaq - 7 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke)(1 stk. under behandling/genfornyelse) - 4 type B-bevillinger (bevilling til udskænkning af stærke og svage drikke) I alt 11 bevillinger. Ittoqqortoormiit - 2 type A-bevillinger (bevilling til salg af stærke og svage drikke) - 2 type C-bevillinger (bevilling til salg af svage drikke)
Side 681 I alt 4 bevillinger. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for Kommuneqarfik Sermersooq. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Udstedelse af alkoholbevillinger beror på følgende lovgivning: - Hjemmestyrets Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikker - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 20 af 30. juni 2008 om forbud mod salg og udskænkning af stærke drikke med alkoholvolumeprocent på 15 eller derover i Tasiilaq - Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 10 af 23. februar 2001 om midlertidig stop for salg og udskænkning af stærke drikke i Ittoqqortoormiut Derudover har følgende lovgivning relevans: - Landstingslov nr. 10 af 29. oktober 1999 om det grønlandske Erhvervsregister - Landstingsforordning nr. 17 af 28. oktober 1993 om kontrol af levnedsmidler Det videre forløb Kommunalbestyrelsen vil blive orienteret om antallet af tilladelser til alkoholbevilling igen i marts måned 2015 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger Bilag 1. Liste over alkoholbevillinger i Nuuk 2. Liste over alkoholbevillinger i Paamiut 3. Liste over alkoholbevillinger i Tasiilaq 4. Liste over alkoholbevillinger i Ittoqqortoormiit
Side 682 06B Anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 Til orientering J.nr.: 17.00.01 Forvaltning for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Der er fra politisk hold blevet udtrykt et ønske om en tættere opfølgning på kommunens anlægsbudgetter, herunder aflæggelse af anlægsregnskaber til politisk godkendelse. Der vil blive udarbejdet selvstændigt anlægsregnskab for afsluttede anlægsopgaver over 2.000.000 kr., mens afsluttede anlægsopgaver under 2.000.000 kr. kun kommenteres i årsregnskabets regnskabsbemærkninger. Mer- eller mindreforbrug på afsluttede anlægsopgaver i perioden 2009 til 2013 er endeligt afregnet overfor kassebeholdningen i de år anlægsopgaven er afsluttet, hvorfor der ikke er overførsler til efterfølgende budgetår. Der udestår pr. 31/12 2013 23 anlægsopgaver til politisk godkendelse i Kommunalbestyrelsen, heraf er 11 anlægsopgaver klar til politisk afrapportering, og 12 mangler udarbejdelse og revision før politisk godkendelse kan finde sted. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 24. juni 2014. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at orienteringen om anlægsregnskaber tages til efterretning - at sagen sendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Der er fra politisk hold blevet udtrykt et ønske om en tættere opfølgning på kommunens anlægsbudgetter, herunder aflæggelse af anlægsregnskaber til politisk godkendelse. Der er i perioden 2009 til 2013 i alt registreret 191 anlægsopgaver. Af disse er 136 på under 2 mio. kr. hvorfor endelig politisk behandling finder sted i forbindelse med kommunens aflæggelse af årsregnskab. Det vil sige at der er i alt 55 anlægsopgaver i perioden for hvilke der skal aflægges anlægsregnskab, der skal fremlægges til endelig politisk godkendelse i kommunalbestyrelsen. Af disse 55 er 32 igangværende, hvorfor der er 23 anlægsopgaver der skal udarbejdes anlægsregnskaber for. Der er udarbejdet og revideret 11 anlægsarbejder, der er klar til politisk behandling, og der resterer derfor 12 anlægsregnskaber som skal udarbejdes og sendes til revisionen for revisionspåtegning og senere politisk godkendelse. Se nedenstående tabel. Antal anlægsopgaver 2009 til 2013 191 Antal anlægsopgaver 2009 til 2013 under 2 mio. kr. 136 Anlægsopgaver hvor der skal aflægges anlægsregnskaber i perioden 2009 til 55 2013 Anlægsregnskaber der afventer anlægsopgavens færdiggørelse 32 Anlægsregnskaber til udarbejdelse 23
Side 683 Anlægsregnskaber udarbejdet og revideret men ikke politisk fremlagt 11 Anlægsregnskaber til udarbejdelse 12 De 11 færdige og reviderede anlægsregnskaber vil snarest blive fremlagt til endelig politisk godkendelse. Løsningsforslag faglig vurdering De 11 færdige og reviderede anlægsregnskaber vil snarest blive fremlagt til endelig politisk godkendelse. For at imødegå at der igen ophobes anlægsregnskaber, der mangler politisk afrapportering, opstrammes de interne procedurer i forbindelse med afslutning og afrapportering af anlægsopgaver, der dækker overgangen til drift, og aflæggelse af anlægsregnskaber. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er forventningen at procedurerne er på plads i løbet af 2014, og at der aflægges anlægsregnskaber til politisk godkendelse for både de reviderede 11 samt de resterende 12 i løbet af 2014. Der fremlægges individuelle sager for hvert enkelt anlægsregnskab i løbet af 2014. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kasse- og regnskabsregulativet anviser de overordnede retningslinjer for aflæggelse af anlægsregnskaber Det videre forløb Der udarbejdes løbende anlægsregnskaber, der løbende fremsendes til revision hos kommunens revisor for efterfølgende fremlæggelse og politisk godkendelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Udarbejdelsen af manglende anlægsregnskaber for perioden 2009 og frem er der taget procesmæssig stilling til i genopretningsplanen. Således udarbejdes disse manglende anlægsregnskaber løbende og vil blive fremlagt i klumper overfor økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. Udarbejdelsen af de manglende anlægsregnskaber er i øjeblikket lidt forud for den tidsplan der blev lagt herfor i forbindelse med godkendelsen af genopretningsplanen. Tidligere beslutninger Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 24. juni 2014: Forvaltningens indstillinger blev godkendt med bemærkning om, at det var dejligt med en oversigt over anlægsopgaver og afsluttede anlægsregnskaber. Udvalget ser frem til at behandle de enkelte anlægsregnskaber. Bilag 1. Anlægsliste 2009 til 2013
Side 684 06C Lokaler til vodbinderi i Nuuk Ansøgning om tillægsbevilling gennem omplacering Til beslutning J.nr.: 72.00 Forvaltningen for Anlæg og Miljø Anlægs- og Miljødirektør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Byggeriet af nyt lokale til vodbinderi for NAPP ved havnen i Nuuk er ved at blive afsluttet. Projektets anlægsbevilling var i sin tid på 3,7 mio. kr., men i forbindelse med byggeriet kan et merforbrug på kr. 650.000,- forventes. I forbindelse med projektet er der samtidigt udtrykt ønske om asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads. Dette vil forbedre funktionaliteten for projektet. Udgiften til asfaltbelægningen anslås til kr. 250.000,-. Derfor ansøges der om tillægsbevilling på kr. 650.000,- til finansiering af merforbrug samt tillægsbevilling på kr. 250.000,- til finansiering af asfaltbelægning. Dette bringer den samlede bevilling til projektet op på kr. 4.600.000,- Tillægsbevillingerne finansieres ved overførsel af midler fra konto 72-00-60-50-00 Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk, da dette projekt på tiden er afventende, og midlerne vil ikke blive forbrugt i 2014. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 5. august 2014. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at der gives en tillægsbevilling på kr. 650.000,- til dækning af merudgifter - at der gives en tillægsbevilling på kr. 250.000,- til asfaltbelægning af tilkørselsvej og forplads - at finansiering af tillægsbevillingerne sker ved overførsel af midler fra konto 72-00-60-50-00 Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk - at sagen fremsendes til orientering i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Byggeriet af nyt lokale til vodbinderi for NAPP ved havnen i Nuuk er netop afsluttet i foråret 2014. Lokalet skal anvendes i forbindelse med reparation og bearbejdning af fiskeredskaber med videre. Bygningen er udført som en hal på cirka 150 m2 med gode muligheder for en eventuel fremtidig udvidelse med toiletfaciliteter og opholdslokale med videre. Kommunen havde en ejerlejlighed i B-2399, samme bygning som Royal Greenland A/S har til huse i. Royal Greenland A/S ønskede i forbindelse med en omlægning og rationalisering af deres drift at overtage denne ejerlejlighed beliggende i den bygning deres øvrige produktion og administration ligger i.
Side 685 Ejerlejlighederne var af kommunen udlejet til fisker og fangerforeningen NAPP, som benyttede dem til vodbinderi, opholdsrum og kontor. Området ud for ejerlejlighederne blev benyttet til rensning af bundgarn med videre. Mellem kommunen og NAPP blev det aftalt, at NAPP indvilligede i at fraflytte lokalerne mod midlertidig indkvartering i jolleværkstedets store hal. Et lokale der kun udgør cirka. halvdelen af arealet i ejerlejligheden og uden kontorfaciliteter. Der blev udarbejdet en plan for området omkring jolleværkstedet, indeholdende en hal til forbehandlingssted (bræt), vodbinderi, agnsætning, opholdsrum, kontorfaciliteter og oplag af fangstredskaber. Hallen skulle dermed afløse både ejerlejligheden, det gamle bræt og de ti fiskeskurer i Vester Vig. Hallen blev projekteret med en anlægsudgift på 13 mio. kr. og foreslået delvist finansieret ved at benytte salgsindtægten fra ejerlejligheden samt det gamle bræt estimeret til 6 mio. kr. Dette forslag var med i anlægsønskerne til budget 2013-2016. Under budgetforhandlingerne blev projektet neddroslet. Løsningsforslag faglig vurdering Der er i forbindelse med sagen et forventet merforbrug på cirka kr. 650.000,-, svarende til 17,6 % af bevillingen på 3,7 mio. kr. Det nævnte merforbrug skyldes primært ekstraomkostninger i forbindelser med omprojekteringer i projekteringsfasen. Der er løbende i projekteringsfasen samt i forbindelse med kontraheringen gennemført en del tilpasninger og indskrænkninger af projektet for at minimere merforbruget, men det har ikke, indenfor projektet, været muligt at finde kompenserende besparelser, der fuldt dækker merforbruget. Sagen blev ikke forelagt Udvalg foir Anlæg og Miljø grundet fratræden af fagchef for Teknik og Drift. For at forhindre at tilsvarende sker igen er anlægsafdelingen i forvaltningen for Anlæg og Miljø i gang med at opdatere og opstramme de interne procedurer omkring anlægs- og bygningsarbejder. Som konsekvens af ovennævnte besparelser er asfaltbelægningen på tilkørselsvej og forplads ikke indeholdt i det nuværende projekt. Asfaltbelægningen er dog en forudsætning for at området foran bygningen kan anvendes af brugerne til rengøring af fiskeredskaber med videre, og vil derfor bidrage væsentligt til områdets og byggeriets brugsværdi. Prisen for asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads anslås til kr. 250.000,-. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Da det ikke er muligt at finde yderligere besparelser i projektet, er det nødvendigt at tilføre projektet de manglende midler til dækning af det forventede merforbrug ved en tillægsbevilling på kr. 650.000,-. Asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads vil øge arealets og bygningens brugsværdi betragteligt, og den løbende udgift til vedligeholdelse af arealet vil minimeres. Det anbefales asfaltbelægning udføres og finansieres ved en tillægsbevilling på kr. 250.000,-. Tillægsbevillingerne foreslås finansieret ved overførsel af midler fra konto 72-00-60-50-00 Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk. Her er der afsat i alt kr. 24.000.000,- men projektet er pt.
Side 686 afventende og alle midlerne vil ikke blive forbrugt i 2014. Der foreslås overført i alt kr. 900.000,- fra denne konto. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen bemærkninger Det videre forløb Såfremt forvaltningens indstilling, vedrørende etablering af asfaltbelægning på tilkørselsvej og forplads, bliver godkendt, vil arbejdet blive udført så snart vejrliget tillader det. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Såfremt indstillingen godkendes vil bevillingen på konto 72-23-61-50-00 blive øget med kr. 900.000,- som vil blive finansieret ved overførsel af et tilsvarende beløb fra konto 72-00-60-50-00 Pulje til udvidelse af havn og lufthavn i Nuuk. Tidligere beslutning Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 5. august 2014: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Et samlet udvalg ønsker at bese bygningen, og at der arrangeres et møde med fisker- og fangerforeningen. Bilag Ingen.
Side 687 06D Endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat, Nuuk Til beslutning J.nr: 16.04/ 1A1-4 Forvaltning for Anlægs og Miljø direktør Mike J. Kristensen / MJKR Sagsresumé Forvaltningen for Anlæg og Miljø fremlægger hermed Kommuneplantillæg 1A1-4 til endelig vedtagelse. Planforslaget er udarbejdet på baggrund af et ønske om at nedrive et eksisterende snedkerværksted B-1919, Aqqusinersuaq 26, med henblik på at opføre en fireetagers boligbebyggelse. Kommuneplantillægget har været ude i offentlig høring, og der er fremkommet fire høringssvar. Efter høringens afslutning har kommunen indhentet yderligere en kommentar fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Forvaltningens behandling af indkomne høringsvar har ført til en justering af detailområdet og en tilretning af byggefelt og byggemulighed for B-1368 og B-47. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 18. august 2014. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at godkende Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat - at fremsende kommuneplantillægget til endelig vedtagelse i kommunalbestyrelsens med henblik på offentliggørelse Sagsfremstilling Kommuneplantillæg Forvaltningen for Anlæg og Miljø fremlægger hermed forslag til Kommuneplantillæg 1A1-4 til godkendelse. Planforslaget er udarbejdet på baggrund af et ønske om at nedrive et eksisterende snedkerværksted B-1919, Aqqusinersuaq 26, med henblik på at opføre en fireetagers boligbebyggelse. Derudover muliggør forslaget, at omkringliggende bygninger på tilsvarende måde kan omdannes til boligformål i overensstemmelse med kommuneplanens overordnede målsætning om at prioritere fortætningsmuligheder i Nuuk bydel jævnfør Sermersooq2024.gl. Annullering af arealtilladelse Sagen har sit udspring i en ansøgning af den 20. november 2011 om arealtildeling til nedrivning af B-1919 og opførelse af nybyggeri med 12 boliger på stedet. Forvaltningen meddelte ved den lejlighed afslag, da det ansøgte var i strid med kommuneplanens dagældende rammebestemmelser, der blandt andet fastlagde, at området (B-1919) kun måtte anvendes til centerformål.
Side 688 Forvaltning meddelte dette til bygherrens rådgiver under møde den 2.februar 2012, idet det blev oplyst, at områdets anvendelsesbestemmelser var under revurdering med henblik på at omdanne arealet til boligformål. I overensstemmelse hermed blev kommuneplanens overordnede bestemmelser ændret, så bebyggelse til boligformål nu blev muliggjort. Ændringen trådte i kraft i forbindelse med den endelige vedtagelse af den nye kommuneplan den 5.marts 2013. Bygherrens rådgiver fremsendte en ny ansøgning den 1.august 2012 om arealtildeling med uændret projekt. Arealansøgningen blev imødekommet ved udstedelse af arealtilladelse den 14. juni 2013. Med brev af 21. marts 2014 blev arealtilladelsen imidlertid annulleret, idet: - der ikke forelå det nødvendige, detaljerede plangrundlag (kommuneplantillæg) for projektet, og - der var indkommet indsigelser fra naboer imod det påtænkte byggeri, jævnfør mail af den 23.november 2013, mail af den 2. december 2013, mail af den 1. februar 2014 og brev af 5. marts 2014 Baggrunden for annulleringen er, at Kommunalbestyrelsen efter Planlovens 60, stk.1, har pligt til at påse overholdelse af plan- og areallovgivningen, hvilket blandt andet indebærer, at Kommunalbestyrelsen har pligt til at søge et ulovligt forhold lovliggjort. I det aktuelt tilfælde ville gennemførelse af det påtænkte byggeri stride imod Planlovens 27, stk.3, hvorefter Kommunalbestyrelsen skal sikre sig, at der foreligger detaljerede bestemmelser for arealanvendelse og bebyggelse (et kommuneplantillæg), inden der gives arealtildeling til større eller væsentlige bebyggelse. Det er forvaltningens klare opfattelse, - at der i det aktuelle tilfælde er tale om væsentlig bebyggelse, og - at Kommunalbestyrelsens tilsynsforpligtelse efter Planlovens 60 indebærer, at Kommunalbestyrelsen har pligt til at annullere arealtilladelsen Annulleringen skal, som ovenfor nævnt, også ses i relation til de indsigere, der har udtrykt, at deres interesser er berørt af arealtilladelse. Pligten til (uden passivitet) at lovliggøre et ulovlig forhold gælder også i de tilfælde, hvor det ulovlige forhold er etableret på grundlag af en ugyldig tilladelse, som det er tilfældet i den aktuelle sag. I disse situationer må der forventes en risiko for erstatningskrav, idet det ulovlige forhold er etableret på grundlag af en ugyldig tilladelse. Dette forhold skal imidlertid også ses i relation til en situation, hvor Selvstyret, på grundlag af indkomne indsigelser, uddeler en standsningsmeddelelse med krav om lovliggørelse efter at projektet er igangsat. I det aktuelle tilfælde er byggeprojektet endnu ikke igangsat. Løsningsforslag faglig vurdering Ny plan På dette samlede grundlag blev en hurtig udarbejdelse af det nødvendige plangrundlag for en eventuel gennemførelse af det påtænkte byggeri igangsat (Kommuneplantillæg 1A1-4). Kommuneplantillægget har nu været i otte ugers offentlig høring, og der er fremkommet fire høringssvar og efter høringens afslutning har kommunen indhentet yderligere en kommentar fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv.
Side 689 De fremkomne høringssvar er behandlet i bilag 1 og har foruden enkelte redaktionelle ændringer ført til at: - afgrænsningen for detailområdet udvises, så B-47 inkluderes og gives en udvidelsesmulighed - at byggefeltet og byggemuligheden for B-1268 justeres, så der skabes større afstand til B- 47, og så der kan bygges op i tre etager Det endelige kommuneplantillæg giver derfor nu mulighed for, at B-1291,B-1919 og B-2034 kan nedrives og erstattes af etageboligbyggeri i op til fire etagers højde, hvis stueetagen bruges til parkering, eller kan der bygges op til tre etager. B-1368 kan erstatte af etageboligbebyggelse i op til tre etager, og at B-47 kan udvides. Herudover udlægges der et areal til ny boligvej, langs fjeldryggen, og nye P-pladser. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det er med brev af 6. april 2014 fremsendt erstatningskrav overfor kommunen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Forslag til kommuneplantillægget er udarbejdet på baggrund af Planloven i Grønland: (Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse). Det videre forløb Efter udløb af høringsperioden, skal forslaget fremsendes til endelig vedtagelse i Kommunalbestyrelsen på grundlag af en indstilling fra Udvalget for Anlæg og Miljø og. Det er, jævnfør Planloven, et eksplicit krav, at Kommunalbestyrelsen skal behandle rettidige indsigelser og ændringsforslag, førend planen kan vedtages endeligt. Bemærkninger fra afdelingen for Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 18. august 2014: Mille Søvndahl Pedersen erklærede sig inhabil ved behandlingen af dette punkt og forlod mødet. Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Forvaltningens behandling af høringssvar 2. Høringssvar 3. Udtalelse fra Grønlands Nationalmuseum og arkiv 4. Kommuneplantillæg 1A1-4, Kujallerpaat
Side 690 06E Håndbog i forvaltning og økonomistyring Til beslutning J.nr.: 06-04-01 Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMSR Sagsresume Kommunalbestyrelsen pålagde på møde den 26. november 2013 administrationen, at sikre udarbejdelsen af de bilag, der manglede til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. I arbejdet hermed er administrationen blevet opmærksom på behovet for en større modernisering af Kasse- og regnskabsregulativet for at styrke den samlede forvaltning herunder økonomiske styring i kommunen. Det er derfor valgt at udarbejde et forslag til et nyt samlet Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. For at signalere nytænkningen i regulativet er det valgt fremover at kalde regulativet for Håndbog i forvaltning og økonomistyring. Indholdsmæssigt er håndbogen gjort bredere i sit fokus. Forvaltning og økonomistyring er et spørgsmål om organisationskultur den måde kommunens ledere og medarbejdere møder borgerne og hinanden på og træffer beslutninger på. Nøgleordene er service, kvalitet og omkostningsbevidsthed både i mødet med borgerne, den bagved liggende sagsbehandling og i den økonomiske styring og administration. Håndbogen er et ambitiøst projekt, der har til formål indenfor en kortere årrække at gøre Kommuneqarfik Sermersooq til Grønlands mest effektive, kvalitetsbevidste og serviceorienterede offentlige forvaltning. Indstilling Økonomi og Personaleservice indstiller overfor : - at Håndbog i forvaltning og økonomistyring med tilhørende bilag godkendes - at håndbogen fremsendes til kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen pålagde på møde den 26. november 2013 administrationen, at sikre udarbejdelsen af de bilag, der manglede til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. I arbejdet hermed er administrationen blevet opmærksom på behovet for en større modernisering af Kasse- og regnskabsregulativet for at styrke den samlede forvaltning herunder økonomiske styring i kommunen. Det er derfor valgt at udarbejde et forslag til et nyt samlet Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Materialet består af selve Håndbogen og 17 bilag.
Side 691 Håndbogen Håndbogen er disponeret således: Indledning 1. Formål og gyldighed Mål og strategi 2. Vision og strategi 3. Økonomisk politik (1) 4. Styringsmodel 5. Organisations kultur 6.Organisations design (2) 7. Ledelse 8. Kompetencer metoder og værktøjer 9. Service og 10. Område Styringsmodel kvalitetsstandarder 11. Budget (4) beskrivelser (3) 12. Planlægning 13. Dispositionsregler (5) 14. Dataregistrering 15. Løbende opfølgning (6) 16. Regnskab (7) 17. Overførsler/ genbevilling Politikker 18. Risikostyringspolitik (8) 19. Forsikringspolitik (9) 20. IT-sikkerhedspolitik (10) 21. Indkøbspolitik (11) Administrative processer 22. Processer og kontroller (12) 27. Overførsler til personer 23. Indtægter 24.Lønninger 25. Indkøb 28. Betalingsadministration (13) 29. Projektmidler 30. Fysiske aktiver og lagre (14) 26. Anlæg Kvalitetssikring 31. Kvalitetssikring af data (15) 32 Controlling/ Intern revision (16) 33. Ledelsestilsyn 34. ØU s tilsyn Andre områder 35. Beboer midler (17) 36. Kontrakter og sikkerhed 37. Eventual rettigheder/forpligtelser 38. Regnskaber for andre Tallet henviser til afsnittet i Håndbogen - tallene i parentes angiver nr. på det tilhørende bilag. Håndbogen opbygget så den skaber den størst mulige sammenhæng mellem kommunens overordnede strategier og mål, organisation og værdier, politikker og de administrative processer og kvalitetssikringen af kommunens beslutningsgrundlag. Håndbogen tager sit afsæt i at økonomi blot er et sprog til at præge organisationens økonomiske beslutningsadfærd og til at beskrive konsekvenserne af de beslutninger og afgørelser som den enkelte leder og medarbejder træffer i hverdagen. Kvalitet i forvaltning og administration samt sikkerhed i den økonomiske styring er i høj grad et spørgsmål om, at den enkelte leder og medarbejder er bevidst om vigtighed heraf. Den bevidsthed er nemlig afgørende for den omhyggelig, som forvaltningen og de administrative opgaver løses med. Hvis man synes noget er vigtigt for kommunen, dens borgere og en selv, så gør man sig også umage.
Side 692 Det er en politisk opgave at beslutte denne holdning og bakke om om at holdningen udleves i hverdagen, herunder gennem opfølgning, vejledning og i sidste ende sanktionering. Håndbogen udgør den politiske beslutning om den forvaltning og økonomistyring man vil have i kommunen og rammerne for, hvorledes dette skal udleves. Håndbogen kobler således kommunens strategiske dokumenter som Planstrategi og koalitionsaftale med ganske detaljerede beskrivelser af administrative processer via kommunens organisation, værdier og politikker. Dette er i sig selv nyt i forhold til det hidtidige Kasse- og Regnskabsregulativ, der var meget fokuseret på detailbestemmelser om budget, bogføring og regnskab. Derudover indeholder Håndbogen en række nye initiativer som eksempelvis: - Økonomisk politik - Organisationsdesign - Krav til beskrivelser af de økonomiske sammenhænnge på kommunens opgaveområder - Skærpede dispositionsregler - Risikostyringspolitik, forsikringspolitik, Informationssikkerhedspolitik og Indkøbspolitik - Øgede krav til beskrivelse af administrative processer - Kvalitetssikringsprocesser herunder øgede krav til ledelsestilsyn OG ikke mindst en løbende afrapportering om resultaterne heraf Håndbogen udgør rammerne og disse rammer skal på en række områder udfyldes af mere detaljerede regler og rammer, hvor kompetencen til at gennemføre ændringer kan være tillagt andre end Kommunalbestyrelsen. Dette fremgår af det enkelte bilag.
Side 693 Da det er første gang håndbogen skal godkendes anmodes kommunalbestyrelsen om at godkende den samlede håndbog og dermed også hvem der fremadrettet har kompetensen til at foretage ændringer jf. de enkelte bilag. Efterfølgende ændringer kan besluttes af det beslutningskompetente organ, der er anført i det enkelte bilag. I forhold til de enkelte bilag bemærkes i øvrigt følgende: Bilag 1 Økonomisk politik Fastlægger de overordnede rammer og målsætninger for kommunens økonomi. Behandlet på møde i den 12. august 2014. Bilag 2 Organisationsdesign Begrunder og beskriver den valgte styringsmodel i kommunen herunder organisationsdesignet, kommunikations- og rapporteringskrav mellem de forskellige ledelseslag samt incitamentsstrukturer med videre. Bilag 3 Områdebeskrivelser Beskriver kravene til beskrivelser af de økonomiske sammenhænge, herunder opgaver og handlingsmuligheder, i forhold til kommunens opgaveområder. Beskrivelserne er p.t. under udarbejdelse i forbindelse med udarbejdelsen af budget 2015. Bilag 4 Budget Beskriver budgetprincipperne og budgetprocessen. Principperne i dette bilag er fulgt i forbindelse med udarbejdelsen af budget 2015. Bilag 5 Dispositionsregler Beskriver dispositionsreglerne i kommunen. Bilag 6 Løbende opfølgning Beskriver kravene til den løbende opfølgning på økonomien. De nye krav om månedsregnskaber har været fulgt siden april måned. Bilag 7 Regnskaber Beskriver kravene til årsregnskaber og anlægsregnskaber Bilag 8 Risikostyringspolitik Bilaget beskriver kravene til kommunens risikostyring i bred forstand lige fra vurdering af risici for at borgere kommer til skade, mens de bruger kommunens tilbud til vurdering af økonomiske usikkerheder. Bilag 9 Forsikringspolitik Ligger i forlængelse af bilag 8, da bilaget beskriver, hvorledes en del af kommunens risici afdækkes via tegning af forsikringer. Bilag 10 IT og informationssikkerhedspolitik Beskriver kravene til kommunens sikkerhed omkring såvel digitalt som fysisk lagrede data og informationer med størst vægt på den digitale sikkerhed.
Side 694 Bilag 11 Indkøbspolitik Beskriver hvorledes kommunens indkøb af varer og tjenester skal tilrettelægges fremadrettet for at sikre at disse sker bedst og billigst. Bilag 12 Processer og kontroller Beskriver hvorledes administrative processer og kontroller skal beskrives, således man dels sikrer effektive processer, dels sikrer en forsvarlig sikkerhed mod såvel bevidst som ubevidst fejl og mangler i administrationen herunder dataregistreringen på de enkelte områder. Bilag 13 Betalingsadministration Beskriver de særskilt krav til sikkerheden omkring kommunens betalingsadministration (både indog udbetalinger). Bilag 14 Fysiske aktiver og lagre Beskriver kravene til registrering af kommunens fysiske aktiver som eksempelvis bygninger, rullende materiel, inventar og kunstværker samt registrering af varebeholdninger, hvor dette måtte være relevant. Bilag 15 Kvalitetssikring af data Beskriver de overordnede og tværgående krav til sikringen af kommunens primært økonomiske data. Bilaget tænkes også at omfatte oplysninger om aktiviteter m.v. til brug for kommunens økonomiske styring. Bilag 16 Controlling og intern revision Beskriver kravene til Controllerafdelingens arbejde med den interne kontrol i kommunen, således kommunen bedst muligt selv sikrer overholdelse af relevante love og regler på det økonomiske område. Bilag 17 Beboermidler Beskriver kravene til tilrettelæggelsen af administrationen af midler for andre primært borgere der er i kommunens varetægt. Har både til formål at sikre borgernes midler mod misbrug og at sikre kommunens medarbejdere med uberettigede anklager om misbrug af borgernes midler. Løsningsforslag faglig vurdering Det er Økonomisk Sekretariats opfattelse, at den nye Håndbog i forvaltning og økonomistyring vil give et langt bedre og mere sammenhængende grundlag for forvaltningen herunder afgørelser i borgersager og den økonomiske styring. Flere af initiativerne i Håndbogen er allerede implementeret, herunder kravene om udarbejdelse af månedsregnskaber. Effekten heraf, i form af større fokus på økonomien, er allerede begyndt at vise sig, På tilsvarende vis vil en række af de andre initiativer såfremt de udleves i organisationen også få en meget positiv effekt på kommunens datakvalitet, sagsbehandling og økonomiske styring. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Håndbogen indeholder en række initiativer, der vil kræve flere informationer hvilket som udgangspunkt vil kræve flere administrative ressourcer.
Side 695 Det er dog vurderingen, at såfremt Håndbogens bestemmelser og den bagved liggende kultur implementeres, så vil dette reducere omfanget af dobbeltarbejde, fejlrettelser, tidsforbrug til databearbejdelse samt en skærpet økonomisk bevidsthed, der vil kunne reducere behovet for administrative ressourcer. Det vurderes derfor, at implementeringen af Håndbogens intentioner og bestemmelser netto vil være udgiftsneutralt for kommunen samtidig med at forvaltningen og økonomistyringen forbedres betydeligt. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter - Lov om kommunernes styrelse, kapitel 5 - Bekendtgørelse om kommunernes kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen Det videre forløb Håndbog i forvaltning og økonomistyring indeholder en række nye initiativer, der skal sikre en bedre forvaltning og økonomistyring i kommunen. Der udarbejdes derfor en plan for håndbogens implementering, således disse ændringer kan være gennemført fra starten af 2015. Implementeringsplanen vil omfatte såvel en kommunikationsplan som kompetenceudviklingsplan. En del af heraf er allerede håndteret i pojekt Genopretningsplan, der tidligere er vedtaget. Implementeringsplanen vil indebære en kvartalsvis afrapportering til om fremdriften i implementeringen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat anbefaler godkendelsen af Håndbogen. Håndbogen har været forelagt kommunens revisor i overensstemmelse med reglerne herom. Håndbogen har ligeledes været forelagt den samlede direktion, der anbefaler vedtagelsen. Håndbogen vil i en periode løbende blive drøftet i direktionen med henblik på at de enkelte tiltag der er beskrevet i håndbogen gennemføres. Tidligere beslutning Sag 05D på Kommunalbestyrelsesmøde den 26. november 2013 Bilag 1. Udkast til Håndbog i forvaltning og økonomistyring med tilhørende bilag A-Q
Side 696 06F Rejser i Kommunalbestyrelsen, og de stående udvalg Til beslutning J.nr.: 01.02.04 Direktionen administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Direktion fremlægger forslag til fælles overordnede retningslinjer for s og de stående udvalgs rejser. Retningslinjerne skal sikre koordinering af politiske repræsentationsrejser på alle bosteder i kommunen årligt, bidrage til de folkevalgtes indblik i og viden om de enkelte bosteder samt muliggøre indhentning af inspiration fra andre dele af landet eller udlandet. Sagen blev behandlet i Udvalg for Børn, Familie og Skole den 7. april 2014, i Udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv den 19. maj 2014 og i Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 18. august 2014. Indstilling De stående udvalg indstiller overfor : - at forslag til retningslinjerne som foreslået i sagsfremstillingen godkendes - at 250.000 kr. som er afsat til to ikke-eksisterende udvalg på konto 10 Udgifter til folkevalgte overflyttes til Kommunalbestyrelsens tjenesterejser og befordring på samme konto - at sagen sendes til endelig godkendelse i Kommunalbestyrelsen Sagsfremstilling Der har efter kommunesammenlægningen, fra borgernes side, været udtrykt ønske om, at folkevalgte skulle kunne rejse lokalt i deres distrikt, således som de fleste har været vant til før kommunesammenlægningen. I budgettet er der bevilling til, at de stående udvalg kan foretage orienteringsrejser. Der har hidtil ikke været fælles overordnede retningslinjer for rejser i og de stående udvalg. Borgmesteren har dog tidligere opfordret til, at udvalgene foretog rejser i kommunen frem for uden for landet, og at disse rejser blev koordineret således at bysamfundene alle fik besøg. Løsningsforslag faglig vurdering Direktionen forslår vedtagelse af følgende retningslinjer: Formål Udvalgsrejser: - skal bidrage til at inspirere udvalgene indenfor deres ressort område Lokale orienteringsrejser: - skal sikre, at alle bosteder får mulighed for at møde politikere indenfor alle sektorer - skal bidrage til at den samlede kommunalbestyrelse har indblik i og viden om de enkelte bosteder
Side 697 Principper - Alle udvalg har én udvalgsrejse hvert andet år efter eget valg i eller udenfor Grønland - Alle udvalg har to lokale orienteringsrejser om året. Det år, hvor der foretages en udvalgsrejse foretages ingen lokale orienteringsrejser - Alle bosteder skal besøges så vidt muligt én gang årligt År Årstid Lokale orienteringsrejser Udvalg for Anlæg og Miljø Forår Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og 2014 Erhverv Udvalg for Anlæg og Miljø Efterår Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhverv 2015 Forår Efterår Udvalg for Børn, Familie og Skole Destination Udvalgsrejser Destination Tasiilaq og Kulusuk Paamiut Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Tasiilaq/sommer Tasiilaq, Isertoq og Tiniteqilaaq Ittoqqortoormiit Thorshavn/Reykjavik Udvalg for Børn, Familie og Skole Udvalg for Anlæg og Miljø Paamiut og Arsuk Udvalg for Velfærd Udvalg for Børn, Familie og Skole Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Arbejdsmarked og Erhverv Valgfri Valgfri Valgfri 2016 Forår Efterår Udvalg for Anlæg og Miljø Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhverv Udvalg for Anlæg og Miljø Paamiut og Arsuk Qeqertarsuatsiaat og Kapisillit Ittoqqortoormiit Udvalg for Velfærd Tasiilaq, Arbejdsmarked og Kuummiut og Erhverv Sermiligaaq 2017 Valg Valg fri Udvalg for Børn, Familie og Skole Valgfri Embedsmandsservicering - De lokale Borgerforvaltningsledere - Borgmestersekretariatet ved s rejser - Forvaltningerne ved rejser i de stående udvalg
Side 698 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er årligt afsat 125.000 kr. til tjenesterejser og befordring til og hver at de stående udvalg. Der er pr. 31. marts 2014 forbrugt følgende beløb på rejser og befordring for udvalgene: - 69.656,80 kr. - Udvalg for Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv 21.089,19 kr. - Udvalg for Børn, Familier og Skole 11.839,72 kr. - Udvalg for Anlæg og Miljø 71.078,79 kr. Arbejdsmarkedsudvalget og Erhvervsudviklingsudvalget er ikke længere eksisterende. Der er dog fortsat for indeværende år budgetteret med 125.000 kr. til tjenesterejser og befordring til hvert af disse tidligere udvalg. Til Kommunalbestyrelsen er der afsat 787.000 kr. årligt til tjenesterejser og befordring. Midlerne bliver udelukkende brugt i forbindelse med afholdelse af Kommunalbestyrelsesmøder. Der er pr. 31. marts 2014 et forbrugt 465.047,02 kr. på denne konto. Forbruget af halvdelen af midlerne allerede ved udgangen af marts måned skyldes, at der allerede er bestilt billetter frem til efteråret. Beregninger viser dog, at udgifterne forbundet med tjenesterejser og befordring til Kommunalbestyrelsesmøderne beløber sig til ca. 100.000 kr. pr. møde, og da Kommunalbestyrelsen har otte ordinære møder årligt, bliver det en udgift på ca. 800.000, som er en overskridelse af det budgetterede. Det forslås derfor, at bevillingerne til de to ikke-eksisterende udvalg overføres til Kommunalbestyrelsens konto for tjenesterejser og befordring, så den i alt udgør en pulje på 1.037.000 kr. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Budget 2014. Det videre forløb Ved Kommunalbestyrelsens godkendelse indarbejdes retningslinjerne i politikerhåndbogen, og embedsværket arrangerer, i samarbejde med udvalgene, rejserne som godkendt i planen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Anbefalingen om ønsket at flytte budgetter fra ikke eksisterende konti 10-01-01-05-09 & 10-01-01-05-10, henholdsvis Erhvervsudvalg og arbejdsmarkedsudvalg skal godkendes, således kommunalbestyrelsens rejse og befordrings konto ikke overskrides. Tidligere beslutning Udvalg for Børn, Familie og Skole beslutning den 7. april 2014: Indstilling godkendt. Udvalget ønsker dog også at, besøge Ittoqqortoormiit i år. Forvaltningen undersøger. Udvalget anbefaler at udenlandsbesøg til Norge vedr. fjernundervisning og til Danmark for at besøge anbringelsesstederne i starten af oktober 2014. Udvalg for Velfærd Arbejdsmarked og Erhvervs beslutning den 19. maj 2014: Udvalget godkender retningslinjerne med bemærkning om, at bilaget tilrettes med den allerede planlagte orienteringsrejse til Tasiilaq sommeren 2014. Derudover ønsker udvalget, at orienteringsrejsen til Ittoqqortoormiit foregår i forår 2015 af hensyn til vejret.
Side 699 Udvalget for Anlæg og Miljøs beslutning den 18. august 2014: Direktionens indstillinger blev godkendt med bemærkning om, at udvalget ønsker en opdateret opgørelse over forbruget på udvalgets rejsekonto, da udvalget ikke mener at have foretaget det her opgivne forbrug. Bilag Ingen.
Side 700 7. Lukkede punkter 07A Drøftelse af udligningsordningen for 2015
Side 701 8. Eventuelt 9. Godkendelse af referat