Referat for bestyrelsesmøde Mandag, den 24. august 2015, kl. 17.30 Deltagere Michael Tøgersen John Gothjelpsen Ole Stids-Jønsby Leif Schunck Henrik Helt Peter Basse Peter Kirketerp Jeanne Neumann Inge Rasmussen Jørgen Bundgaard (MT) (JG) (OSJ) Afbud (LS) (HH) Afbud (PB) Afbud (PK) (JN) (IR) (JPB) Dagsorden 1. Regnskab 2015, 1.1 31.7 Regnskabet for perioden viser et resultat der er lidt bedre end budgettet, hvilket skyldes periodeforskydninger. Som sædvanlig er vi i august påbegyndt budgetrevision/opfølgning, hvor vi over de sidste 5 måneder følger regnskabet endnu tættere, samtidig med at vi forsøger at optimere vores årsresultat. Det nuværende estimat for årsresultatet viser et resultat der er en anelse dårligere end budgettet, hvilket primært skyldes manglende greenfee indtægter på grund af det våde og kolde forår og en våd og blæsende sommer. 2. Orientering fra Formand og udvalg - Formand Greenfee Image, tilbud og Yield Management Der blev gennemført en god debat omkring vores greenfee priser og klubbens image for greenfee spillere. I august indførte vi Yield management for vores greenfee priser, hvilket betyder at vi kan differentiere priserne hen over året og på den enkelte dag, afhængig af hvor stor belastning der er på tiderne, dette skulle meget gerne være med til at få fyldt ydertiderne op, og selv om det er til billigere priser, så tiltrækker det gæster som normalt ikke ville komme i klubben, og er dermed, forhåbentlig med til at give øgede greenfee indtægter. Et af vores største problemer når vi taler greenfee gæster er, at vi stadig kæmper med et image problem, fra den tid hvor vores greens var ujævne og langsomme, vores rough var høj og hvor banen i øvrigt af mange blev betegnet som flad og kedelig, i det hele en situation som slet ikke stemmer overens med den bane vi har i dag, og derfor har vi også her i august forsøgt med pakketilbud, for at tiltrække nye gæster, og dette tilbud fortsætter i hvert fald året ud. Et forslag om samarbejde med andre sportsklubber i området, om uddeling af brochurer når de spillede i andre klubber, blev forkaster med den baggrund at der var tale om en meget bred markedsføring og at vi ikke mente at vi ramte golfspillere på denne måde. JB orienterede om et nyt samarbejde med Gerlev Kro og Turistforeningen om et samlet koncept til tiltrækning af gæster fra andre klubber i både Danmark og syd Sverige. Samtidig er der indgået aftale med Kulhuse Camping om plakater og markedsføring over for deres gæster fra næste sæson.
Vi drøftede kort anvendelsen af systemet Golfspilleren i Centrum, hvor de tiltag vi laver kan måles og hvor vi kan få inspiration til tiltag der kan forbedre vores image. Bestyrelsen blev opfordret til at studere data i Golfspilleren i Centrum til næste bestyrelsesmøde. - SGO møde, ny aftale fra 2016 Der er lavet en ny aftale, som hæver prisen fra kr. 800,- til kr. 900,-. De ekstra kr. 100,- går i fællespuljen, hvor de fordeles i henhold til antal gæster i de enkelte klubber. Odsherred er stadig med i samarbejdet efter en del tumult. Trelleborg vil gerne med i SGO samarbejdet hvilket skal drøftes. Det samme gælder for Dragsholm. Mulighederne for et tættere samarbejde mellem SGO klubberne blev drøftet. Det har været drøftet før, og blev forkastet, da hverken et maskinelt samarbejde, eller et indkøbssamarbejde ville kunne give en positiv gevinst. - ERFA møde ERFA gruppen Nordsjælland har haft møde. Vi skal være værter ved næste møde som er 28/9. b. Udvalg Baneservice [PK] - (PK) redegjorde for status på såvel sekretariatshjælpen i weekends samt egentlig kontrolkørsel. Begge dele fungerer. Der køres om aftenen og i weekends. Da vi har konstateret gæster på banen, som medtager hunde, blev det besluttet, at anføre i golfbox, at hunde ikke må medtages, samt at lave opslag til klubhuset med samme information.(jpb). Baneudvalg [JG] - Rough, hvor mange klipninger Der må forventes samme antal klipninger som nu.(jg) vil drøfte med udvalget, om der er nogle særlige steder,hvor den høje rough skal klippes yderligere. Det kunne eksempelvis være på samme måde som mellem hul4 og14. - Skraldespande på hullerne Der indkøbes ikke flere skraldespande til banen. Man var enige om, at den nuværende mængde og placering var tilfredsstillende. - Klokke på hul 17 Nødvendigheden af denne blev drøftet. Da den skal placeres næsten helt nede ved søen vil (JG) iværksætte forsøg med, om den kan høres helt op til herretee ved vestenvind, som jo er den mest fremherskende. Klokken fra hul 16 kan evt flyttes. - Får på banen? En kort drøftelse resulterede i ikke at initiere områder med får i roughen. En af de væsentligste argumenter mod forslaget var det arbejde, klubben ville blive pålagt med vanding og fodring. Begynderudvalg [HH] - Intet nyt Bygningsudvalg [HH] - Intet nyt Hverveudvalg [LS] (LS) redegjorde kort for udvalgets status med nye medlemmer, indsatsen i forbindelse med de ekstra hvervedage med åbent hus arrangementer, samt for deltagelse i og planen for det kommende åbent hus arrangement den 30. august i forbindelse med Made in Denmark.
Forslaget om et tættere samarbejde mellem Hverveudvalget, Begynderudvalget, Sillebroudvalget og Juniorudvalget blev drøftet, og der var generel enighed om vigtigheden i at få etableret et bedre og sikrere flow fra en ny spiller er kontaktet til denne er fuldgyldigt medlem med relationer til andre spillere, klubber i klubben osv. Formanden udsender en invitation til de berørte udvalg om etablering af et samarbejde og projekt. Man var enige om, at der skal være etableret noget konkret, som kan iværksættes senest medio oktober indeholdende diverse planer, aktiviteter, tidsfaktorer og ansvarlige personer. Man drøftede muligheden for, at få undervisningsmateriale til begynderuddannelsen fra DGU, og hvis dette ikke findes, da at opfordre DGU til at udarbejde det. (JPB) Juniorudvalg [JB] JPB) informerede om Ulriks oplæg til aktiviteter og planen for juniorudvalgets arbejde, som ser godt ud. Der er møde i Juniorudvalget Tirsdag, hvor der vil være en repræsentant fra DGU til stede med særligt ansvar for juniorarbejdet. Kommunikationsudvalg [LS] (LS) informerede om mulighederne for at Hans Jørgen Bennedsen, som har en professionel IT baggrund indtræder i udvalget. Mødet den 26. blev drøftet, og man opfordrede til at prøve at få flere deltagere på banen. Der er ganske få tilmeldte på Golfbox. Der er lavet nyhedsbrev og opslag i lighed med annoncering til andre medlemsmøder. (JG) informerede om, at vi havde fået en 4. Plads til handicap -OL og opfordrede til, at dette blev omtalt i dagspressen. (JPB) Simulatorudvalg [OSJ] (JPB) fortalte, at han havde søgt at få kontakt med Torben fra Simgolf flere gange i løbet af sommeren. Det er nu lykkedes, og der er aftalt møde med primært emne omkring opgradering og økonomi den 3. September klokken 16.30 i Grøndalscenteret. Sponsorudvalg [JB] Situationen er lidt bedre end budget. Der er behov for flere aktive deltagere i dette udvalg samt generelt interessen for at skaffe sponsorer og samarbejdspartnere. Sportsudvalg [OSJ] (MT) oplæste en mail fra (OSJ) om status. Situationen er generelt god, til trods for de ikke helt tilfredsstillende resultater. Det ser ud til at truppen fortsætter samlet. Træningsturen 2016 vil blive drøftet ved en særlig lejlighed. Turneringsudvalg [PK] (PK) redegjorde for de afviklede turneringer, som er forløbet godt. Der bør dog gøres noget for, at vi kan få flere deltagere til turneringerne generelt og specielt til klubmesterskaberne, som var meget tyndt besat denne gang. Udover den sædvanlige annoncering i Nyhedsbrevene, i turneringsoversigten, samt på opslagstavlen kunne en fokusering på mund til øre kommunikationen måske hjælpe. De kommende turneringer blev omtalt, og det blev besluttet at gøre noget specielt for Dansk Revisions Invitations turnering, da den er en åben turnering hvor også greenfeespillere kan deltage. Det vil blive anført på nettet at der er denne mulighed. (JPB) Bodum turneringen medførte en principiel drøftelse om etablering af noget morgenmad, samt mulighederne for at servicere spillerne i løbet af turneringen. (PK) fremlagde en plan, som vil blive gennemført.
3. Sekretariatet - Sponsorauktioner er etableret og kører nu på nettet. Alle blev opfordret til at skaffe arbejdsydelser, produkter m.v. som kan indgå i auktionerne. Klubben får salgsprisen minus 10 procent til Sponsorauktioner, som sikrer markedsføring og omtale. Klubbens medlemmer kan i princippet donere alt af værdi til dette projekt, og det blev besluttet, at etablere særlig omtale om emnet i næste nyhedsbrev og evt. i opslag. Eventuelt. Der er modtaget en forespørgsel fra en beboe tæt ved springvandet, hvor man beder om, at det slukkes om aftenen klokken 1800. Det bliver iværksat (JPB) (JN) havde nogle bemærkninger om problemerne med at lukke igennem, hvor man havde oplevet, at den bagfra kommende var meget tæt på og aggressiv, selvom der ikke var plads foran, og det var en single bold. (JPB) kunne slå fast, at der er kommet nye regler for at lukke igennem. Der skal ikke være ledigt hul foran, for at det kan kræves. Uanset antal spillere, som presser på, skal de lukkes igennem, hvis de tydeligvis er hurtigere. (Det vil være en god ide, at denne regel blev præciseret for klubbens medlemmer. (JPB) Det blev besluttet, at Damedagen får samme bestillingsrettigheder om torsdagen, som Herredagen har til om Tirsdagen. Der er en tildelt booker, som booker konkrete navne. Tiden for boldrende kan ikke bookes i denne forbindelse. Mødet slut kl. 20.15
Igangværende opgaver Nr. IGANGVÆRENDE OPGAVER/BESLUTNINGER OPGAVE ANSVARLIG START - SLUT 1 Greenfee - Markedsføring af klubben LS/JB 24/08/15 Udøfrt 2 Debatforum LS/JB 16/08/14 Udført 3 Medlemsmøde den 25. sept. LS 16/08/14 Udført 4 Juniortræning i sommerperioden JB 16/08/14 Udført 5 Begynderudvalg / godkendelse til DGU kort HH 16/08/14 Udført 5 Medlemsundersøgelse JB 16/08/14 Udført 6 Historieskrivning MT 16/08/14 Udført 7 Møbler på terassen Udsendelse af en opfordring om oprettelse af en projektgruppe LS/JB 17/11/14 - I GANG blandt interesserede medlemmer som kunne påtage sig at udarbejde nogle forslag 8 Mail til frivillige PB/JB 04/11/14 Udført 9 Greenkeeper info på hjemmeside JG 16/08/14 Udført 10 Inforstander i foyerre PK 16/03/15 Udført 11 Udsendelse af budgetskemaer JB 20/10/14 Udført 12 Greenfee betaling/spil på Nordbanen om onsdagen JB 20/10/14 Udført 13 Undersøgelse af Greenfee priser hos vores omliggende klubber JB 20/10/14 Udført 14 Turneringsresultater på fjernsyn/info skærm JB 20/10/14 Udført 15 Juniorrum til brug for frivillige JB 24/08/15 Udført 16 Pokalskab i restauranten JG 08/12/14Udskudt 17 Greenfeebilletter - påtryk om ikke til videresalg JB 17/11/14 Udført 18 Aftale med Stiftelsen, Landbrugsministeriets godkendelse JG 08/12/14 I GANG 19 Golfkanalen på TV i restaurant bestilles JB 20/10/14 Udført 20 Sofagruppe fra juniorrum til restaurant JB 20/10/14 Udført 21 Indretning af mødelokale i kælderen JB/ HH 17/11/14Udskudt 22 Lukning af udhæng på klubhus HH 14/04/15 Udført 23 Naboarrangement, 20/11 kl. 18.00 JB 08/12/14Udskudt 24 Kasse omkring springvand så urenheder holdes ude HH 11/05/15Udskudt 25 Blokering af tilkørsel foran klubhus for vareleverandører HH 17/11/14Udskudt 26 Skilt til Kongeegen JB 20/04/15 Udført 27 Maling indendørs, tilbud på JB 17/11/14Udskudt 28 Hæk bag ved 16 green / drivingrange JG / Karl 14/04/15 Udført 29 Vinterkørsel, nyt oplæg udsendes LS / JB 17/11/14 Udført 30 Boldopsamling - frivillig hjælp weekend og eventuelt hverdage PB / JB 20/04/15 Udført 31 Infomateriale om Tjekkisk samarbejdspartner JB / JG 08/12/14-32 Baneservice 2015 PB/JB 24/08/15 Udført 33 Polsk samarbejdspartner LS/JB 16/02/15 I GANG 34 Uddeling af brochurer til ældresagen, turistorganisationer m.m. LS 15/06/15 Udført 35 Bestyrelsessamling vedr. frivillighed PB 16/02/15-36 Vision/værdi/måldebat LS 16/02/15 37 Kontakt til udvalgsformænd vedr. revision/justering af op. Mål LS 24/08/15 Udført 38 Sponsorauktioner JB 24/08/15 Udført 39 Pakketilbud klubber i klubberne andre baner JB 24/08/15 Udført 40 Simulatormøde Simgolf JB 15/06/15 I GANG 41 Information om hunde på golfbox og i klubhus JB 24/08/15 Udført
42 Avis omtale af handicap OL med en 4. plads JB 24/08/15 I GANG 43 Info om invitationsturnering JB 24/08/15 I GANG