Bovia Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den 13. september 2018 kl. 14.00 Mødested: Engstien 2A, Kolding ( Der serveres kaffe og kage under mødet ) Mødedeltagere: Karl-Jørn Petersen KJP Anni Damgaard AD Mogens Hinrichsen MOH Jørgen Bjerg Sørensen JBS Sigfred Kristensen SKR Leif Nielsen LN Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Eva Kristensen Johannes Nielsen Tage Øhlenschlæger Per Nielsen Bente Slaikjær Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bethina J. Lorentzen EK JNN TO PN BSN DOR NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 03. maj 2018 2. Konstituering 3. Nedsættelse af udvalg 4. God almen ledelse bestyrelsesevaluering 5. Nyt fra formandskabet 6. Nyt fra administrationen 7. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet 8. Landsbyggefonden orienterer 9. BL informere
Dagsorden Godkendelse af referat fra mødet den 03. maj 2018 1. Referatet fra bestyrelsesmøde den 03. maj 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand. Formanden indstiller Jørgen Bjerg Sørensen til genvalg. Jørgen Bjerg Sørensen blev genvalgt som næstformand. 3. Nedsættelse af udvalg Der er tradition for at arbejde med emner via udvalg, der sammensættes af bestyrelsens medlemmer fra de enkelte boligorganisationer. 1. Medlemmer til PR udvalget for Bovia beboermagasin I forbindelse med udgivelse af Bovia beboermagasinet, sidder der et redaktionsudvalg der fastlægger indholdet i udgivelserne. For nærværende sidder Anni Damgaard ( AAB ), Sigfred Kristensen ( BF ) og Tage Øhlenschlæger ( VB ) i PR udvalget. For nuværende er Anni Damgaard ansvarshavende redaktør for Bovia beboermagasinet. Der holdes ca. 4 møder årligt. 2. Udvalg for udvikling af beboerdemokratiet Tidligere er der nedsat en arbejdsgruppe der skulle kigge på beboerdemokratiet og udvikling heraf.
Udvalget for beboerdemokratiets udvikling, består på nuværende tidspunkt af : Helle Pagh (AAB), Hans Andersen (AAB), Børge Brink (AAB), Johannes Nielsen (GB), Leif Nielsen (VB) og Eva Kristensen ( BB ). På baggrund af drøftelserne på mødet, træffes der endelig beslutning om udvalgets sammensætning. Formanden indstiller følgende: 1. Udvalg for Bovia beboermagasinet Anni Damgaard ( AAB ), Tage Øhlenschlæger ( VB ) og Sigfred Kristensen ( BF). Anni Damgaard indstilles som ansvarshavende redaktør for Bovia beboermagasin. 2. Udvalg for beboerdemokratiets udvikling - Helle Pagh( AAB ), Hans Andersen(AAB), Børge Brink (AAB), Johannes Nielsen (GB), Leif Nielsen (VB) og Eva Kristensen (BB). Ad1.: Anni Damgård, Tage Øhlenschlæger og Sigfred Kristensen blev genvalgt som udvalg til Bovia beboermagasinet. Anni Damgård blev genvalg som ansvarshavende redaktør for Bovia beboermagasinet. Ad2.: Udvalget for beboerdemokratiets udvikling, bestående af Helle T. Pagh, Hans Andersen, Børge Brink, Johannes Nielsen, Leif Nielsen og Eva Kristensen blev alle genvalgt. 4. God almen ledelse bestyrelsesevaluering Bestyrelsen har tidligere behandlet emnet God almen ledelse og fik bl.a. udarbejdet Tjekliste for God almen Ledelse af almene boliger Resume: I regi af BL er der bl.a. udtalt følgende om God almen ledelse: Det er en stadig større udfordring at arbejde med moderne ledelse af virksomheder. Det kræver langt større dynamik end tidligere at løse opgaverne - i såvel den private som i den offentlige sektor. Ledelsesopgaven kompliceres ofte af, at mange aktører ofte har modsatrettede interesser. Samtidig undergår samfundet så hastige forandringer, at planlagte mål og strategier ofte næsten er forældede, inden blækket er tørt. Det stiller krav til alle involverede - men ikke mindst til
ledelsen af den enkelte virksomhed. Hastige forandringer udfordrer lederes intuition, fantasi og omstillingsparathed på alle niveauer - og sætter gældende normer og værdier på prøve. God ledelse i den almene boligsektor En million mennesker bor i almene boliger. Den almene boligsektor omsætter for 25-30 mia. kroner om året i bygningsvedligeholdelse, drift og nybyggeri. Mere end 700 selvstændige boligorganisationer med ca. 25.000 organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer fungerer som små og store virksomheder. Virksomheder der beskæftiger mere end 7000 ansatte. Der er en massiv offentlig interesse i driften af almene boliger. Mange forskellige aktører med hver deres interesser, kompetencer og ansvar opererer i sektoren. Nye udfordringer De almene boligorganisationer står overfor mange nye udfordringer. Det er noget andet at lede en almen boligorganisation i dag, end det var for 10-20 år siden. Der er et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet, fleksibilitet og udvikling. Boligorganisationernes ledelse sidder ofte i en situation, hvor de nære og individuelle ønsker ikke harmonerer med mere overordnede strategier på boligmarkedet. Samtidig skal boligorganisationerne agere indenfor de rammer, lovgivningen sætter. Denne virkelighed skaber dagligt mange dilemmaer. Derfor giver det mening at rejse diskussionen om god ledelse af de almene boliger. Status: Bestyrelsen har igangsat den løbende proces om emnet God ledelse af almene boliger bl. a. via Tjekliste for God ledelse af almene boliger ( ajourført i 2016/ajourføres i 2018 ). I tjeklisten er der bl.a. et emne der hedder: Sikring af evalueringer af bestyrelsens arbejde herunder internt samarbejde og samarbejde med den administrative ledelse. Bestyrelsen har tidligere tilkendegivet at dette emne løbende er relevant for en drøftelse uden dog at der skulle arbejdes ned i detaljer. Som et input har administrationen udarbejdet evalueringsskema med anførte hovedpunkter. Formanden bemærker at det udarbejdede evalueringsskema blot indgår som inspiration og ikke som sådan skal udfyldes. Evt. bilag: Godt bestyrelsesarbejde i Bovia Skema evaluering af bestyrelsens arbejde Evalueringen af bestyrelsens arbejde drøftes på mødet.
Der lægges op til at Bovias bestyrelsesmøder fremadrettet også kan afholdes på lokalkontorerne under Bovia. Bestyrelsen synes der er en god balance i informationsniveauet fra administrationen, samt god dialog mellem bestyrelse og administrationen på bestyrelsesmøderne. Orienteringssager ( 5-9 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 5. Nyt fra formandskabet Hvis der er nyt fra formandskabet orienteres der på mødet. Formanden orienterede om, at han har deltaget på et møde hos BL, vedr. Hårde ghettoer. 6. Nyt fra administrationen 1. Status administrationsbygningen 2. Status organisationen Bovia 3. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 22. maj 2018 4. Oversigt over tomgang i Bovia pr. august 2018 - vedlagt 5. Mødekalender for 2019 vedlagt 6. Fællesmøde for alle bestyrelser den 14. januar 2019, Styringsrapport, forvaltningsrevision mv. 7. Budget opfølgning for 1. halvår 2018 udleveres på mødet. 8. minside.dk flyer vedlagt 9. Status IT samarbejdet Ad1: Kort orientering om status på ny administrationsbygning. For eventuelle beslutninger senere i forløbet, kan det blive nødvendigt at indkalde til ekstraordinær bestyrelsesmøde. Ad2: Der blev kort orienteret om status i forhold til kontrakter for de tidligere medarbejdere i Bosyd. Kort orientering om IT-samarbejde, hvor Østerbo har ønsket at udtræde af det strategiske samarbejde. Ad4: Mødekalender for 2019 blev godkendt. Ad7: Kort gennemgang af budget opfølgning for 1. halvår 2018. Opfølgningen viser at regnskabet ser fornuftigt ud.
7. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet De enkelte bestyrelsesmedlemmer har mulighed for, at orientere om nyt fra boligorganisationerne. BF: Opstart af afdelingsmøder, der afholdes 4 møder i alt. VB: Afdelingsmøder er godt i gang. Byggeprojekt, hvor projekt på Peugeot grunden nu er en realitet og projektet i St. Darum også er igangsat. BB: Byggeprojekt, der afholdes arkitekt konkurrence i oktober 3 forslag på grunden ved Q8. Kirkbi, opstart efter jul der bygges 32 lejligheder. Ankelbo, alt er udlejet og første afdelingsmøde afholdt. AAB: Ny byggeri ved universitetet er godt i gang. Den 9. okt. er fastsat til bedømmelsesudvalget vedr. Bertram Knudsensvej, bedømmelse af tilbudsprojekter. 8. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/: 768 Ændringer i Driftsstoette.lbf.dk 769 Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv. 770 To forskningsrapporter om boligsociale indsatser støttet af Landsbyggefonden 9. BL informere Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://bl.dk/bl-informerer/ 1318 Moms på administration 1418 Juridiske henvendelser til BL
1518 Status på opdatering af persondata 1618 Arbejdet med "De hårde ghettoer" 1718 Initiativer der modvirker parallelsamfund 1818 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar 2019 1918 Nyt aftalesæt for byggeriet AB/ABR/ABT 18 2018 Forvaltningskonferencen 2018 afholdes den 21. og 22. august på Hotel Nyborg Strand 2118 Temadag om den nye ferielov 2218 Danmarks Statistik - nøgletal for boligområder 2018 2318 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v. 2418 Ændring af Bygningsreglement 2018 Referatet godkendt den 04. december 2018 Karl-Jørn Petersen Anni Damgård Leif Nielsen Sigfred Kristensen Jørgen Bjerg Sørensen Mogens Hinrichsen