AAB - Bestyrelsesmøde

Transkript

1 AAB - Bestyrelsesmøde Mødetid: Onsdag den 22. april 2015 kl Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Comwell, Skovbrynet 1, Kolding Karl-Jørn Petersen Anni Damgaard Helle Thrane Pagh Svend Erik Jensen Mogens Hinrichsen Lis Ravn Ebbesen Hans Andersen Per Nielsen Niels Klausen Dorte Radik Bethina J. Lorentzen KJP AD HTP SVJ MOH RAVN HA PN NKL DOR BJL 1. Godkendelse af referat fra mødet den 29. januar Kommunal anvisningsret flygtninge pendler ordning og sociale klausuler 3. Administrationsaftale med Bovia, herunder honorarer i forbindelse med renoverings- og nybyggeriprojekter 4. Låneomlægning 5. Afd. 21 afhændelse af areal 105 m2 til kommunen 6. Tilskud til fritidsaktiviteter i afdelingerne 7. Frivillighed i boligområderne 8. Repræsentantskabsmødet maj valg til bestyrelsen 9. Repræsentantskabsmødet maj indkomne forslag 10. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet maj Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket) 12. Evaluering af besigtigelse tur den 18. april 2015 for repræsentantskabet 13. Bestyrelsen i Bovia 14. Fjernaflæsning afdeling 56 Hvidtjørnevej 15. Nyt fra administrationen 16. Nyt fra afdelingerne 17. Landsbyggefonden orienterer 18. BL informerer 1

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 29. januar 2015 Referatet fra bestyrelsesmøde den 29. januar 2015 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Kommunal anvisningsret flygtninge pendler ordning og sociale klausuler Boligorganisationerne i Kolding har været til fællesmøde med kommunen den 26. marts 2015 omkring boligplacering af flygtninge, fortrinsret for pendlere og sociale klausuler/arbejdsklausuler. Administrationen har efterfølgende arbejdet med de forskellige elementer i udfordringen omkring flygtninge og pendlere jf. vedlagte notater. Efterfølgende har kommunen via mail forelagt konkrete spørgsmål til belysningen af løsningsmodeller, hertil er der ligeledes udarbejdet notat Evt. bilag: Notater kommunal anvisningsret af boliger til flygtninge og fleksibel udlejning (pendlerordning) Mailkorrespondance og referat fra møde med Kommunen den 26. marts 2015 Notat vedr. konkrete spørgsmål stillet af kommunen jf. mailkorrespondancen. AAB og Lejerbo er de største spillere på det almene boligmarked og der er naturligt at de kommer til at spille den største rolle i løsningen af de opstillede udfordringer. Det foreslås, at formand og direktør holder møde med Lejerbo, for at afstemme fælles holdning til sagen. Sagen drøftes og beslutninger føres til referat. Bestyrelsen besluttede, at administrationen skal arbejde for at kommunen anvender anvisningsretten fleksibelt, det letter det administrative arbejde både for kommune og administration. 2

3 Bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, at flygtningene bliver fordelt i de ressourcestærke afdelinger. Dermed udelades afdelinger med boligsociale helhedsplaner, så dannelse af nye ghettoområder kan undgås. Det anbefales, at der laves en fælles aftale for alle boligorganisationer med boliger i Kolding Kommune. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt at hæve anvisningsprocenten, da der pt. ikke er mange tomme boliger i AAB Kolding Bestyrelsen kan gå med til en pendlerordning i de afdelinger hvor der er boligsociale helhedsplaner hvor der i forvejen er kort ventetid til en bolig. Disse afdelinger anbefales for at styrke beboersammensætningen som også er anført i lovgivningen omkring pendlerordningen. 3. Administrationsaftale med Bovia, herunder honorarer i forbindelse med renoverings- og nybyggeriprojekter I forbindelse med renoverings- og nybyggeriprojekter for AAB indarbejdes der i budgettet sædvanlig honorar til Bovia der skal dække de arbejder der udføres i forbindelse med projekterne. For at synliggøre hvorledes honorarerne sammensættes har administrationen udarbejdet et samlet dokument hvor honorarberegningerne er beskrevet. I den nuværende administrationsaftale er der henvisning til at der opkræves særskilt for disse ydelser, dog uden angivelse af beregningsmodel. Honorarberegningen gælder for alle boligorganisationer som Bovia administrerer. Evt. bilag: Oversigt honorarberegning Honorar oversigten godkendes som et tillæg til nuværende administrationsaftale. Godkendt. 4. Låneomlægning Der er modtaget forslag fra kreditforingen i januar måned om lånekonvertering af forskellige lån i afdelingerne. Der er tale om forbedringslån. Baggrunden for ønsket om en lånekonvertering er, at der herved opnås en lavere rente og ydelse på lånet. 3

4 Der er kort opsigelsesfrist på lånene ift kreditforeningen ultimo januar hvilket indebærer at der ikke kan nås endelig godkendelse hos kommunen, men det vil ske efterfølgende (godkendelse er modtaget). Reglerne Reglerne om konvertering er fastsat i Konverteringsbekendtgørelsen. Bekendtgørelsens 5 fastlægger betingelserne for konvertering af realkreditlån i støttet byggeri, herunder betingelser i forhold til låneprovenuet og bruttoydelsens størrelse, lånets løbetid mv. Når de i 5 nævnte betingelser er opfyldt, er kommunen forpligtet til at godkende konverteringen, vedstå garantier, samt give tilladelse til udstedelse af pantebrev efter almenboliglovens 29. Boligforeningerne har ret til at konvertere lån og indhente kommunens godkendelse efterfølgende, jf. konverteringsbekendtgørelsens 12. Ifølge kommunens delegerings- og kompetencefordelingsplanen skal sager vedrørende godkendelse af garantier godkendes endeligt af Byrådet. Bovias strategi i forbindelse med frivillig lånomlægning har følgende forudsætninger: lånets årlige ydelse skal samlet set reduceres med minimum kr. og / eller der skal forekomme en huslejereduktion på minimum 2 kr. pr. kvadratmeter om året. Evt. bilag: Bovias strategi i forbindelse med frivillig lånomlægning for ustøttede lån Oversigt låneomlægning Låneomlægningerne godkendes. Godkendt. Kompetencen til at træffe beslutning om omlægning af lån uddelegeres til administrationen. 5. Afd. 21 afhændelse af areal 105 m2 til kommunen Kolding Kommune har rettet henvendelse omkring køb af et areal på 105 m2 tilhørende afd. 21, Skovparken. Arealet skal anvendes til udvidelse af vejbane iforbindelse med tilkørselsforholdene til Sygehuset. Kommunen har i marts måned solgt et vejareal på Skamlingvejen til Domea (Teglgårdsvej 25) for 300 kr. pr. m². Kommunen finder det således rimeligt, at den så 4

5 også betaler 300 kr. pr. m² svarende til kr. for 105 m² areal. Arbejdet skal gerne i gang i uge 24. Formalia ifm med salget vil ske efterfølgende (kommunal godkendelse etc.). Kommunen afholder udgifter ifm salget. Da beløbet er under kr. forventes der ikke et krav om at der skal ske ekstraordinær indfrielse af prioritetsgæld, så beløbet vil indgå som indtægt i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen i afd. 21 er orienteret om sagen og har godkendt det på deres afdelingsbestyrelsesmøde den 14. april Evt. bilag. Oversigtskort fra kommunen. Ekspropriationskort Salg af arealet til kommunen godkendes. Godkendt. 6. Tilskud til fritidsaktiviteter i afdelingerne Orientering om fordeling af midler til fritidsaktiviteter i afdelingerne. Udvalget har kompetencen til at tildele tilskudsbeløb. Der har været op til kr. til fordeling. Evt. bilag: Oversigt over tildelinger Orienteringen tages til efterretning Fordeling af tildelinger taget til efterretning. En for sent fremsendt ansøgning fra Gademix, blev ekstraordinært bevilliget kr. I skrivelse til Gademix skal der kort orienteres om ansøgningsmåde og tidsfrister, idet der ikke fremover vil blive tildelt midler til Gademix ved for sent fremsendt ansøgning. 7. Frivillighed i boligområderne Det nedsatte udvalg til beboerdemokratiets udvikling har gennem en række møder arbejdet med at arrangere et forløb (kursus), der giver frivillige i og omkring beboerdemokratierne i boligforeningen muligheden for at møde andre og blive inspireret i arbejdet som frivillig i de lokale boligafdelinger samt udvikle egne kompetencer. Rambøll Management Consulting er inddraget i processen og der arbejdes med et forløb 5

6 med 3 kursusaftener, med start i løbet af september måned. Allerede inden udgangen af maj måned og inden repræsentantskabsmødet vil der blive udsendt appetitvækker til afdelingsbestyrelser og andre relevante. Udvalget vil uddybe forløbet på mødet. Der er udsendt skrivelser til ansøgerne om størrelse på tilskud omkring 15. april Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning. Bestyrelsen finder arrangementet spændende. 8. Repræsentantskabsmødet maj valg til bestyrelsen I år skal der vælges 2 bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen På valg til bestyrelsen er: Svend Erik Jensen Mogens Hinrichsen Administrationen har udsendt mail og forespurgt til genopstilling. Både Svend Erik Jensen og Mogens Hinrichsen har meddelt at de modtager genvalg. Formanden indstiller og anbefaler til genvalg. Indstilling godkendt. 9. Repræsentantskabsmødet maj indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag fra beboerne for nærværende. Bestyrelsen har ingen forslag til behandling. Tages til efterretning. 6

7 Taget til efterretning. 10. Forholdsregler ved repræsentantskabsmødet maj 2015 For nærværende er der ingen forslag til behandling på repræsentantskabsmødet Ved afvikling af mødet vil der i lighed med tidligere blive udarbejdet køreplan til dirigenten. Iver Schriver har sagt ja tak til dirigentrollen. I lighed med sidste år sidder formand, direktør og dirigent på podiet. Resten af bestyrelsen er placeret i salen. Det indstilles at Iver Schriver foreslås som dirigent og der udarbejdes køreplan for afvikling af mødet jf. tidligere år. Indstilling godkendt. 11. Lukket punkt 12. Evaluering af besigtigelse tur den 18. april 2015 for repræsentantskabet På mødet foretages der en evaluering af det afholdte møde. Evalueringen indgår i planlægningen af de fremtidige møder for repræsentantskabet Der var enighed om at det var en god tur, dejligt at komme rundt i de forskellige afdelinger. Der må gerne udarbejdes oversigtskort med angivelser af de forskellige afdelinger i boligforeningen. Tidspunktet for afholdelse af turen er velvalgt. Der må gerne medbringes drikkevarer på turen. Kun positive tilbagemeldinger fra repræsentantskabet. 13. Bestyrelsen i Bovia I forbindelse med afholdelse af repræsentantskabsmøde i Bovia er der valg af bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen består af repræsentanter for AAB og Billund Boligforening jf. vedtægterne i Bovia. Status: 7

8 For AAB sidder Karl Jørn Petersen som formand. Anni Damgaard og Svend Erik Jensen er valgt som bestyrelsesmedlem. Mogens Hinrichsen er 1. suppleant og Helle Pagh er 2. suppleant. Suppleanter udpeges og indstilles af boligorganisationen. På det kommende repræsentantskabsmøde er følgende på valg fra AAB: Karl-Jørn Petersen - formand Svend Erik Jensen - bestyrelsesmedlem Karl-Jørn Petersen og Svend Erik Jensen er villige til genvalg. Som suppleanter foreslår formanden Mogens Hinrichsen som 1.suppleant. og Helle Pagh som 2. suppleant. Hverken byrådsudpegede eller medarbejdervalgte medlemmer af AAB`s bestyrelse kan sidde i Bovia`s bestyrelse. Det indstilles at bestyrelsesposter og suppleanter godkendes som beskrevet i indstillingen. Indstillingen godkendt. 14 Fjernaflæsning afdeling 56 Hvidtjørnevej Ved etableringen af fjernaflæste målere i afdeling 56 - Hvidtjørnevej har det ikke været muligt, at give beboerne en bedre, eller tilsvarende fysisk måleraflæsning som den de havde i forvejen i hvert enkelt lejemål. Det skyldes, at de tykke betonmurene i byggeriet ikke har givet BA technologies mulighed for at etablere rådiokommunikation på en teknisk og økonomisk forsvarlig måde. BA technologies har efterfølgende udarbejdet et specielt koncept til afdeling 56, hvor der kommunikeres via et trådet netværk i bygningen. Administrationen har udarbejdet en oversigt over økonomien, da der er store omkostninger ved at give beboerne en tilsvarende løsning, som den der sad der i forvejen. Beboerne havde i forvejen et målersystem som var opsat i forbindelse med byggeriet. Målerne og systemet er udgået af produktion og alderen på målerne gjorde at det var moden til udskiftning. At der tages stilling til, om der skal etableres en display løsning eventuelt suppleret med en navneskiltordning med tilskud fra dispositionsfonden, da afdelingen er nødlidende. 8

9 Det bemærkes at Karl Jørn Petersen er inhabil i behandling af punktet og deltog derfor ikke i debat og beslutning. Bestyrelsen godkendte at afdelingen indgår i forsøgsordning hvor forskellige fjernaflæste tiltag afprøves/testes. Det godkendtes at der etableres display løsning suppleret med en navneskiltordning (den store model) med tilskud fra dispositionsfonden til dækning af de samlede udgifter. Orienteringssager ( ) 15. Nyt fra administrationen 1. Trefor orientering vedr. repræsentantskabsmødet (lukket punkt) 2. Ny ansættelser Bovia regi 2 inspektører og 1 byggeleder 3. Obligationsbeholdning forrentning 1. kvt Falske mails udfordringer i organisationen Bem. fra mødet: Administrationen arbejder videre med undersøgelse af hvad det koster at tegne forsikring mod økonomisk kriminalitet 5. Lejetab i forbindelse med kommunal anvisningsret notat fra BL samt mail fra kommunen vedlagt punktet 6. Trafikale forhold Dannervej Brændkjærgade svar fra kommunen 7. Generalforsamling Billund Boligforening kort orientering om indkomne forslag omkring administration i Bovia. 16. Nyt fra afdelingerne 1,21,22,27,29,42, Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 9

10 659 Kortlægning af almene bebyggelsers bevaringsværdi. 660 Indberetning af ledige boliger pr. 1. februar Afhændelse/nedrivning af almene boliger med notat 662 Indberetning af eksterne fraflytninger for 2014 med eksempler. - Nyhedsbrev om brugen af Huslejeregisteret 663 Kollaps Provst Dreslersvej Frederikshavn 664 Nyt alment nøgletalskatalog med benchmark 665 Anvisninger i den almene boligsektor Indbydelse til informationsmøder om digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, særlig driftsstøtte, renoveringsstøtte mv. 667 Indberetning af ledige boliger pr. 1. marts Nyt tvillingeværktøj til benchmarking i den almene boligsektor 669 Årlige henlæggelser til vedligeholdelse i den almene boligsektor Indberetning af ledige boliger pr. 1. april BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar Nye regler for fratrædelsesgodtgørelse 0615 Ny udbudslov på vej 0715 Boligorganisationen skal betale medarbejdernes fartbøder 0815 Ny pjece om Boligstøtten Beskæftigelse for unge under 18 år 1015 Bedste Boligorganisation på Nettet 1115 Byggekartelsagen 1215 Energisyn i store virksomheder 1315 Fugtsugende vindspærreplader 1415 Nordic Built Cities Challenge - En nordisk konkurrence om løsninger til smarte, attraktive og bæredygtige byrum 1515 Fire ændringer af almenboligloven vedtaget i Folketinget 1615 Støtte til solcelleanlæg 1715 BL udvider praktikpladsindsatsen 1815 Refusion af sygedagpenge 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader Referat godkendt den 15. juni

11 Karl-Jørn Petersen Anni Damgaard Helle Thrane Pagh Hans Andersen Svend Erik Jensen Lis Ravn Ebbesen Mogens Hinrichsen 11