Møde i kommunikationsgruppen D. 5. august 2015
Dagsordenspunkter 1. Orientering siden sidst (fast punkt) 2. Status på driftsopgaver 3. Kommunikationsnetværk 4. Intern formidling 5. Brochure 6. Kommunikationsressourcer i tovholdergrupperne 7. Eventuelt 2
1. Orientering siden sidst
1. Orientering siden sidst Kommunikationsbudget godkendt i direktionen d. 12. juni 2015 Kommunikationsguide godkendt (dog ønskes øget fokus på anvendelse af kommunernes infoboard-pladser mm i bybilledet) Konsulent fra Jyllandsposten på besøg til mødet d. 08.10.15 til snak om muligheder for regional synliggørelse i 2016 Pressemeddelelser for Bredbånd i Nordjylland og Incoming Nordjylland. Bestyrelsen har godkendt, at kommunikationsgruppen har det fulde ansvar for at kommunikere kommende projekter, så snart de er godkendt i bestyrelsen. 4
2. Status på driftsopgaver
2. Status på driftsopgaver Sagsbeskrivelse Kommunikationsgruppen gør status over de to første kommunikationsopgaver i forbindelse med offentliggørelse af godkendte projekter fra bestyrelsen. De to første pressemeddelelser/nyheder og LinkedIn-opslag i forbindelse med godkendte projekter fra bestyrelsen er hermed færdig. I den forbindelse ønskes en drøftelse af, hvordan processen har været og om der er procedurer, der bør ændres eller tilpasses. Den nuværende aftale lyder som følgende jf. mødet d. 4. juni 2015: - Den ansvarlige kommunikationsperson for tovholdergruppen, hvorfra et nytilkommet projekt udspringer, har ansvaret for at der udarbejdes en pressemeddelelse, en nyhed på hjemmesiden og et LinkedIn-opslag i et passende tidsrum efter offentliggørelsen af projektet. Der er IKKE et krav, at den ansvarlige kommunikationsperson selv udfører opgaverne, men har ansvaret for at opgaven løses. Derved må opgaven gerne overlades til andre i kommunikationsgruppen eller kollegaer, hvis det er nødvendigt. 6
3. Kommunikationsnetværk
3. Kommunikationsnetværk Sagsbeskrivelse Kommunikationsgruppen drøfter planlægning af arrangement for kommunikationsnetværket i efteråret 2015 med henblik på at lave en konkret plan for indhold, dato, lokaler. Baggrund for netværket Kommunikationsgruppen har sammen med sekretariatsledelsen, på mødet d. 22. maj 2015, besluttet, at der skal oprettes et kommunikationsnetværk bestående af kommunikationsfolk fra alle 12 samarbejdspartnere i BRN. Formålet med netværket er, at de involverede skal kunne bistå kommunikationsopgaverne, bringe usete eller nye perspektiver ind i gruppen samt fungere som kontaktperson for kommunikationsgruppen, når det er nødvendigt. På sekretariatsledelsesmødet d. 10. august bliver de konkrete personer til kommunikationsnetværket udvalgt, hvorefter der sendes besked rundt. Der bliver i alt tilkoblet personer fra følgende kommuner: Brønderslev, Frederikshavn, Læsø, Morsø og Mariagerfjord. Der er afsat kr. 10.000 til arrangementet. Disse midler skal bruges til at igangsætte netværket eventuelt igennem teambuilding, kursus eller lign. 8
4. Intern formidling
4. Intern formidling Sagsbeskrivelse Kommunikationsgruppen drøfter implementering af nyhedsbreve, pressemeddelelser og kommunikationsflow vedr. dagsordner og referater og udpeger ansvarlige for arbejdet. Bestyrelsen har på mødet d. 26.juni 2015 ytret ønske om, at der hurtigst muligt igangsættes et kommunikationsflow, som tilgodeser behovet for intern videndeling og formidling. Der ønskes et system, som både indebærer nyhedsbreve til offentligheden, mulighed for at modtage besked om dagsordner/referater mm. samt udsendelse af pressemeddelelser. Udfordringen er, at flere byrådsmedlemmer, erhvervsfolk, medlemmer af organisationen og andre interesserede har tilkendegivet et ønske om automatisk at blive opdateret på, hvordan når udsendes dagsordner/referater, pressemeddelelser og kommende nyhedsbreve. Derudover ønsker formand for BRN Lene Kjelgaard Jensen at få en fast månedlig klumme, hvor hun kan udtale sig om relevante emner i BRN. Der er afsat kr. 15.000 i kommunikationsbudgettet til implementering af et kommunikationssystem De ansvarlige for opgaven, mødes senere i august og laver et bud på, hvordan opgaven kan løftes fremadrettet i kommunikationsgruppen for at sikre en hurtig implementering 10
5. Brochure
5. Brochure Sagsbeskrivelse Kommunikationsgruppen drøfter indhold i den kommende BRN-brochure og udpeger ansvarspersoner for udarbejdelse heraf. Der skal laves en profilbrochure for BRN, som kan bruges ved events, rejser, møder og online på web. Formålet med brochuren er at have et håndgribeligt og kortfattet præsentationsmateriale til internt brug, til projektejere og kommende samarbejdspartnere. Bestyrelsen og KKR ønsker, at brochuren både laves på engelsk og på dansk, ligesom den skal være tilgængelig både online og offline. Til udarbejdelse af den engelske version står den internationale tovholdergruppe til rådighed med sparring. Der er afsat kr. 15.000 i kommunikationsbudgettet til udarbejdelse af brochuren De ansvarlige for opgaven skal have et konkret bud på indhold og layout klar til næste møde i kommunikationsgruppen d. 8. oktober 2015 12
6. Kommunikationsressourcer i tovholdergrupperne
6. Kommunikationsressourcer i tovholdergrupperne Sagsbeskrivelse Den ansvarlige kommunikationsressource for den enkelte tovholdergruppe skal inden næste møde d. 8. oktober have været i dialog med egen tovholdergruppe el. formand. På sidste møde i kommunikationsgruppen d. 4. juni 2015 blev det besluttet, at hvert medlem af gruppen tildeles en tovholdergruppe, som vedkommende er kommunikationsressource for. For at sikre, at der etableres et effektivt samarbejde herimellem, skal hver enkelt tage kontakt til deres tovholdergruppenog arrangere deltagelse i et kommende møde. Formålet med deltagelse i mødet er, at præsentere sig selv og sin funktion, således der skabes et naturligt samarbejde. Derudover opfordres der til, at deltage i resten af mødet for at blive mere bekendt med tovholdergruppens arbejdsmåde, aktuelle sager og kommende møder. Hvert kommunikationsmedlem sættes fremover CC på dagsordner/referater fra deres tovholdergruppe. Rasmus Engsig bistår tovholdergruppen med at videreformidle behov for kommunikation til den ansvarlige kommunikationsperson. Rasmus Engsig sørger for at invitere den respektive kommunikationsressource med til et kommende møde i tovholdergruppen. 14
7. Eventuelt