Pixi vejledning til TeamShare TeamShare er et dokument håndteringssystem, der bl.a. sikre at dokumenter bliver journaliseret og kan findes frem. Det er et åbent system. Det betyder, at alle kan se og arbejde i alle dokumenter med mindre de er placeret i lukkede arbejdsområder. Fx vores personalesager og alle studentersager, hvor kun udvalgte personer har adgang. Du kan kun arbejde i TeamShare, hvis du er koblet op på UCL s net værk, eller har fået installeret en VPN klient på din PC. (Der er lettest at gøre på en arbejds PC). Denne vejledning skal hjælpe dig med at arbejde i TeamShare og omhandler følgende elementer: Åbning af dokument i TeamShare. Søgning efter dokument i TeamShare. Oprettelse af dokument i TeamShare. Sikring af at dokument er tjekket ind, så andre kan arbejde i dokumentet. Publicering til Weeb. (skal kun anvendes, hvis dokumentet skal gøres tilgængeligt for personer der ikke har adgang til TeamShare). Åbning af dokument i TeamShare Start med at åbne TeamShare. Dette kan fx gøres via Word. Klik på nedenstående link i Words Startside: Følgende billede kommer frem, som viser de arbejdsområder du er medlem af. Antallet af arbejdsområder er meget forskelligt. Her er det Karstens arbejdsområder. En underviser har normalt kun få arbejdsområder. Klik nu på det arbejdsområde, hvor du vil åbne et dokument. Her er arbejdsområdet Interne møder valgt. KAPE april 2014 Side 1
Fold mappen ud ved at trykke på +. Klik på den mappe dokumentet er arkiveret i. Herefter vælges det dokument du vil arbejde i eller se ved at højreklikke på dokumentet. Skal du arbejde med dokumentet er det nødvendigt at åbne det. Skal du blot læse det, så vælg vis, da du herved ikke tjekker dokumentet ud. Hvis du har arbejdet i dokumentet skal du huske at gemme det. Tryk på dette ikon. Husk når du lukker dokumentet, at tjekke det ind. Nogen gange KAPE april 2014 Side 2
spørger programmet dig om det. Andre gange må du selv sikre det. Hvis du ikke tjekker det ind, kan andre ikke arbejde i dokumentet. Se, hvordan du sikrer det her. Søgning efter dokument i TeamShare. Du kan søge efter dokumenter i TeamShare. Du skal enten kende dokumentets nummer (giver mest præcis søgning); men du kan også søge på dokumentets navn. Åbn først TeamShare vejledning her. Du vælger nu feltet søg dokument. Følgende billede kommer frem: Du kan nu udfylde det felt du kender fx Titel. Når du trykker på søg søges der i alle åbne arbejdsområder og ikke kun i dem du er medlem af. Derfor vil fx søgning på referat uden dato give mange træf. Derfor er det vigtigt med så præcis en titel som muligt. Her søgning på PBL : KAPE april 2014 Side 3
Oprettele af dokument i TeamShare. Der er flere måder at oprette dokumenter i TeamShare. En simpel måde er at oprette et dokument i Word som du normalt gør. Du skal blot gemme det i TeamShare i stedet for på p-drev eller USB nøgle. Når du har oprettet dokumentet trykker du på følgende ikon til venstre i Words start menu: Følgende billede kommer frem: Vælg det arbejdsområde (du har kun adgang til dem du er medlem af), vælg mappe og giv dokumentet et navn. TeamShare giver det samtidig et dokument nr. Du har stadig tjekket dokumentet ud og andre kan kun KAPE april 2014 Side 4
se; men ikke arbejde i dokumentet. Når du lukker dokumentet skal du huske at tjekke dokumentet ind. Hvis programmet ikke beder dig om du vil tjekke det ind, skal du selv sikre det. Se næste afsnit. Normalt kommer følgende billede frem når du lukker et dokument i fx Word: Her skal du vælge Ja. Du får nu følgende billede: Du kan skrive kommentarer; men det er ikke nødvendigt. Du kan blot klikke på OK. KAPE april 2014 Side 5
Sikring af at dokument er tjekket ind, så andre kan arbejde i dokumentet. Hvergang du starter TeamShare op skal du tjekke om du har dokumenter der er tjekke ud. Du kan se det ved at klikke på dette sted: Du får nu følgende billede: Her er tre dokumenter tjekket ud. Jeg vil nu tjekke de to dokumenter ind (arbejder pt. på det sidste). Jeg har derfor sat flueben ved disse dokumenter og klikker på Chedkind. Følgende billede kommer: KAPE april 2014 Side 6
Du behøver ikke lave kommentarer; men det er en mulighed. Du skal efterfølgende klikke på OK. Husk hver gang du forlader TeamShare eller har arbejdet i et dokument i TeamShare at kontrollere om alle dokumenter er tjekket ind. Publicering til Web. (skal kun anvendes, hvis dokumentet skal gøres tilgængeligt for personer der ikke har adgang til TeamShare). Denne funktion anvendes kun af personer, der skal have materiale publiceret på fx hjemmesider eller i Fronter via link. Denne funktion laver en PDF kopi af dit dokument og placerer det på en åben server, således at der kan linkes til dokumentet. Placering: http://esdhweb.ucl.dk/. Her kan dokumentet søges på dokument nummer eller titel. Når dokumentet efterfølgende opdateres i TeamShare bliver det i løbet af ca. 10 min. også opdateret på serveren og vil fremstå i den nye form på de steder, hvor der linkes til dokumentet. Fremgangsmåde: Find dokumentet i TeamShare og højreklik på dokumentet. Følgende billede kommer frem: KAPE april 2014 Side 7
Vælg egenskaber. Følgende billede kommer frem (tager lidt tid). Klik på Status pilen og vælg Klar til web. I løbet af ca. 10 min skulle dokumentet være klar på tidligere angiven server og der kan nu linkes til pdf version af dokumentet. KAPE april 2014 Side 8