REFERAT DCUs BESTYRELSESMØDE Dato: Tirsdag d. 10. december 2013 kl. 09.00-16.00 Sted: DCUs lokaler, Idrættens Hus Deltagere: Niels Sørensen (NS), Torben Kristensen (TK), Jakob Knudsen (JK), Henrik Jess Jensen (HJJ), Klaus Bach (KB), Bo Belhage (BB), David Gullberg (DG) og Hanne Algot Olsen (HAO). Projektleder Brian Samuelsson deltog ved punkt 5. 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 1. november 2013 Referatet godkendt uden bemærkninger. 2. Bestyrelsesarbejde - evaluering af 2013 Bestyrelsen evaluerede deres bestyrelsesarbejde for 2013. Lukket punkt. 3. Indkomne forslag/ansøgninger: A) Dispensation for antal juniorer tilknyttet et DCU junior team i 2014 Punktet slået sammen med punkt 10B. B) Etablering af håndbog for DM trøjer forslag indsendt af DCU s TK. Bestyrelsen har modtaget et forslag fra Teknisk Kommission om at udarbejde en håndbog for DM trøjer. Bestyrelsen er meget begejstret over arbejdet og bifalder forslaget, og diskuterede herefter opsætningen af håndbogen, der bør indeholde samtlige DM-trøjer. DG tager inputs videre til TK til håndbogen. Det er vigtigt at DCUs regler afspejler UCIs regler. C) Midtvejskongres form og format? Bestyrelsen diskuterede afviklingen af DCUs årlige midtvejskongres, for at udnytte kongressen bedre. DG udarbejder et oplæg for midtvejskongressen i samarbejde med de to distriktsformænd. 4. Økonomi / Budget 2014 DG præsenterede første udkast til budget 2014 for bestyrelsen, og præsenterede ligeledes et udkast for udvalgenes budgetfordeling for bestyrelsen. Bestyrelsen diskuterede budgetudkastet, og gav forskelligt input. Bestyrelsen diskuterede herefter fordelingen af udvalgenes budgetter ud fra udvalgenes fremlagte ønsker i Faaborg. DG justerer budgettet til på baggrund af bestyrelsens input. Det endelige budget drøftes og vedtages på bestyrelsesmødet den 7. januar. DG udarbejder et oplæg for retningslinjer og deadlines for bilagsafregninger og indbetalinger for DCU.
5. Orientering fra udviklingskonsulenterne A) Status fra projektleder Brian Samuelsson (BRS). BRS berettede at projektet er kommet godt i gang, og at både BRS og projektet er blevet taget godt imod af alle i sporten. BRS gav bestyrelsen en status på projektet efter halvanden måned i gang, samt satte fokus på DCUs udfordringer, set ud fra ambassadørgrupperes tilbagemeldinger, der primært går på synlighed og kommunikation. BRS orienterede herefter bestyrelsen om tiltag, der er sat i gang i projektet for at brande DCU bedre, og for at gøre vi kulturen mere attraktiv i DCU. Bestyrelsen roser og anerkender BRS arbejde. BRS er en god repræsentant for projektet. 6. Kongres 2014 A) Tidsplan DG præsenterede et forslag med aktuelle emner for lørdagens distrikts- og bestyrelsesdeltagere. Programindlæg lørdag eftermiddag blev drøftet. DG opdaterer programindlægget og sender det rundt til bestyrelsen. B) Bestyrelses og udvalgsmedlemmer på valg Bestyrelsen gennemgik listen over bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer på valg til kongressen. 7. Officiel bestyrelsesrepræsentation ved vinteren DM mesterskaber 12. december UCI bane løb Ballerup David Gullberg 14. december DM bane Ballerup Claus Rasmussen 15. december DM bane Ballerup Klaus Bach 30. december DM parløb Ballerup Bo Belhage 12. januar 2014 DM Cross Sorø Bo Belhage 8. Vision og strategi - status Med udgangspunkt i bestyrelsens visions og strategimålsætninger udvalgte bestyrelsen 5 af målsætningerne, som særlige fokusområder for det kommende år. Bestyrelsen diskuterede arbejdsgangen samt behandlingen af målsætningerne frem mod kongressen. Målsætningerne tages op igen på næste bestyrelsesmøde med henblik på at få dem klar til offentliggørelse for repræsentantskabet inden kongressen. Bestyrelsens målsætninger vil ligeledes blive forelagt for repræsentantskabet om lørdagen før kongressen, hvor de udpegede punkter vil blive uddybet og drøftet med repræsentantskabet. 9. Eliteorientering ved Lars Bonde LB er i øjeblikket i Rio, inviteret af OL komiteen, for at se nærmere på faciliteterne for OL 016. Status herom gives på det kommende bestyrelsesmøde. 10. Regelændringsforslag A) Klasseinddeling til Veteran DM Bestyrelsen har modtaget et forslag om at dele H40 feltet til DM op i to felter. Forslaget har været sendt i høring i henholdsvis Veteranudvalget og Teknisk Kommission, der begge anbefaler at forslaget afvises. Bestyrelsen tiltræder Veteranudvalget og Teknisk Kommissions anbefaling, hvorfor forslaget afvises.
Det skal ligeledes bemærkes at indsendelse af dette regelændringsforslag ikke er sket efter normal arbejdsgang, da regelændringsforslag skal gå gennem udvalg eller distrikterne. Procedure for regelændringsforslag vil blive præciseret på hjemmesiden. B) Max antal juniorryttere på DCU Junior teams Der er fremsendt et forslag om begrænsning af antal juniorryttere på DCU Junior teams til maksimalt 9 ryttere. Forslaget har været sendt til høring hos Teknisk Kommission. Bestyrelsen diskuterede forudsætningen for regelændringen, hvorefter det blev besluttet at der i 2014 er frit antal på junior ryttere på DCU Junior team, men at ændringen til max 9 ryttere på Junior teams træder i kraft pr. 1. januar 2015 sæsonen. Antallet for max 9 ryttere i Junior cuppen fastholdes. C) Seedning til DM enkeltstart Der er fremsendt et forslag om DM seedning. Forslaget har været sendt til høring hos Teknisk Kommission, der havde tilføjet et par kommentarer til forslaget. Bestyrelsen diskuterede forslaget med Teknisk Kommissions kommentarer, der gav anledning til enkelte tilføjelser i forslaget. Bestyrelsen anerkender forslaget, og vedtager at optage det i en prøveordning for 2014. Sekretariatet renskriver forslaget. D) Første års senior på DCU teams Der er fremsendt et forslag omhandlende at hjælpe årgangen fra junior til A- teams, således at 1. års U23 ryttere der starter i B-klassen kan tilknyttes et DCU Team. Forslaget har været sendt til høring hos Teknisk Kommission. Bestyrelsen diskuterede TKs kommenterer, hvorefter bestyrelsen vedtog forslaget, med den tilføjelse, at et DCU team skal have overvægt af A-ryttere med A-licens fra sæsonstart. Alle sportslige regelændringer vil blive indarbejdet i DCU s sportslige regler for 2014. 11. IT systemer (tilmelding, tidstagning og resultatformidling) BB præsenterede et oplæg for et samlet system, der skal forene DCUs forskellige IT løsninger, som tilmelding, tidstagning og resultatformidling. Bestyrelsen anerkender projektet og det blev vedtaget at man arbejder videre med det eksisterende system, som skal gøres til et fælles system, så tilmelding og resultat formidlings findes samme sted. Der skal tilknyttes en konsulent til at udvikle og servicere systemet i løbet af året. Det er vigtigt at opgaven sættes op på en funktion og ikke på en person. Der skal udarbejdes en udviklingsplan for 2015 ud fra eget system. 12. Indførelse af ét rygnummersystem og én chip for alle DCU licenser BB præsenterede et oplæg for et rygnummer/startplade og en chip uanset disciplin. Bestyrelsen bifalder forslaget, og diskuterede udfordringerne ved tiltaget. Det er vigtigt at have alle parter med i processen, og vigtigst at have distrikterne med i oplægget, da det i sidste ende er distrikterne, der skal være klar til at yde den service for de mange ryttere. BB og JK undersøger nærmere med baglandet.
13. Antidoping Intet at berette under punktet. 14. Post Danmark Rundt Post Danmark Rundt 2013 forventes at ramme det økonomiske fastsatte mål. Arbejdet med Post Danmark Rundt 2014 er i fuld gang, og der er ved at blive lagt sidste hånd på ruten. 15. Grønt Forbund Intet at berette under punktet. 16. Nyt fra udvalg A) Politik for skattefri godtgørelse for DCU i 2014 DCU har modtaget et par henvendelser fra udvalgsformænd omkring et skattefrit vederlag. Bestyrelsen ønsker en politik på området, dækkende DCU bestyrelse, DCU udvalgsformænd samt kommissærer, hvorfor der var fremsendt et oplæg til dette. Bestyrelsen vedtog politikken for skattefri godtgørelse for disse. Udvalgsformænd mv. bliver orienteret herom ved førstkommende lejlighed. 17. Orientering bordet rundt JK spurgte ind til sikkerhed i cykelløb, der var et stort tema på distriktsniveau, og henstiller til at dette tages til politiet på højeste niveau. NS bekræfter at kontakten er i gang. TK har deltaget i et møde blandt DIF s specialforbund den 27. november, indkaldt af DBU, som ønskede en begyndende drøftelse af en profil for en fremtidig næstformand (og på senere tidspunkt en profil for en ny formand for DIF). Der blev foreslået nedsat en gruppe som skal lave oplæg på en profil til næstformandsposten, som forventes skal have nyvalg i 2016. NS kom med i den nedsatte gruppe som består af: Formand Flemming Olsson, Dansk Faldskærm Union (DFU) o Frans Hammer, KFUM s Idrætsforbund o Karsten Munkvad, Dansk Atletik Forbund (DAF) o Flemming Knudsen, Danmarks Gymnastik forbund (DGF) o Niels Sørensen Danmarks Cykle Union (DCU) NS deltager i et DIF lederseminar for alle forbundsformænd i weekenden den 3. -4. januar 2014. Seminaret afslutter med Sport 2013 arrangementet. NS har sammen med Claus Rasmussen og Ole Iversen, holdt et møde med streaming-virksomheden Stream Factory, der mener ud fra deres erfaringer igennem de seneste sæsoner, at de med rette indsats kan live-streame fra cykelløb med et ordentligt resultat. Efterfølgende har DG og NS holdt møde med DIF omkring medie aftalen og rettigheder. DIF har solgt rettigheder på nyhedsindslag på op til 10 min. til DR og TV2. Alle aftaler om transmissioner er op til det enkelte forbund. NS vil nu høre nogle tv stationer om det vil være interessant at lave et projekt, hvor de live-streamer 8-10 cykelløb om året på deres hjemmeside. Nærmere følger naturligvis. Som nævnt tidligere har NS modtaget et forslag om at oprette et advisory board. Bestyrelsen vedtog på det tidspunkt at det først var relevant at tage op når vores
direktør stilling var besat. Punktet vil blive genoptages først i det nye år, efter kongressen i januar. Bestyrelsen har modtaget en mail fra crossudvalget omkring udvalgets indstilling af ryttere til VM i cross. Sportschefen og direktøren vil besvare henvendelsen. Fremover vil følgende punkter indsættes som standardpunkter på dagsordenen: Orientering/nyt fra UCI og UEC Orientering/nyt fra DIF Status på visions og strategiarbejdet Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 7. januar 2014 i Idrættens Hus kl. 09.00 til 16.00