Referat Børne- og Undervisningsudvalget Møde nr.: 9/2018 Dannet den: Tirsdag den 23-10-2018 Mødedato: Mandag den 22-10-2018 Mødetidspunkt: 18:00-19:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Klaus Hansen (hjkh) V Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A (Orlov) Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (hjjoda) V Sadik Topcu (hjsato) A Britta Nielsen (hjbrni) F Finn Andersen (hjfian) C Daniel Nørhave (hjdan) O Nichlas Riise (nrii) A (stedfortræder for Mette Ahm-Petersen) Fraværende Sadik Topcu (hjsato) A Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Styringsstrategi for det specialiserede område...2 2. Den fremtidige organisering af Ungdommens Uddannelsesvejledning i Ringsted Kommune6
Side 2 1. Styringsstrategi for det specialiserede område Åben sag Sagsid: 18/9030 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Styringsstrategi endelig.pdf (145524/18) 2 Analyse og baggrundsrapport til styringsstrategi endelig.pdf (145528/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet besluttede i forbindelse med behandling af regnskabet for 2017 den 9. april 2018, at der skulle igangsættes et bredt funderet arbejde med en samlet styringsstrategi i relation til hele det specialiserede område. Administrationen har på den baggrund udarbejdet et forslag til en styringsstrategi, der fremlægges til politisk behandling. Beskrivelse af sagen Styringsstrategien er vedhæftet som bilag sammen med en analyse- og baggrundsrapport. Analyse- og baggrundsrapporten er resultatet af et større internt analysearbejde, der har haft til formål at få klarhed over de udfordringer og uhensigtsmæssigheder, der er på området. Det er væsentligt at understrege, at eftersom analysen har haft dette formål for øje, kan den ikke betragtes som en evaluering af den samlede opgaveløsning på området. Behovet for at udarbejde både analyse og styringsstrategi udspringer dels af stigende udgifter på området, som det blandt andet kom til udtryk i regnskabsresultatet for 2017 med et væsentligt merforbrug på det specialiserede børne- og ungeområde. Dels af et ønske om at afdække udfordringer og forbedringsmuligheder i områdernes organisering og opgaveløsning, fx i forhold til ledelsesinformation og systematiske sagsgange. Derudover er behovet for at se på den faglige kvalitet og styring af området blevet aktualiseret af nye benchmarkanalyser: VIVE s benchmarkanalyse fra august 2018 viser, at Ringsted Kommunes udgiftsniveau på børneområdet (0-18-årige) er højere end på landsplan og højere end gennemsnittet for de øvrige kommuner i region sjælland. Det skyldes dyrere anbringelser og ikke at der er flere børn i foranstaltninger i Ringsted. Samme billede ses ikke for voksenområdet. Økonomi- og Indenrigsministeriets Benchmarkenhed har i september 2018 udgivet en analyse, der viser at Ringsted Kommune er blandt de dårligste kommuner til at sikre, at unge starter på en ungdomsuddannelse et år efter 9. klasse.
Side 3 Analysen dækker hele det specialiserede område dvs. både det specialiserede børne-, unge- og voksenområde samt de dele af Sundhedstjenesten, dagplejeområdet og skoleområdet, der har relevans for det specialiserede område, fx i forhold til forebyggelse og inklusion. Analysen baserer sig på følgende kilder: Data om økonomi og aktivitet, fortrinsvis fra kommunens økonomisystem Benchmarktal og analyser fra bl.a. KL og fra forsknings- og analysecentret VIVE Beskrivelser af organisering og opgaveløsning samt statusredegørelser for tidligere iværksatte handleplaner og initiativer på området. Disse redegørelser er udarbejdet af de forskellige relevante enheder i administrationen, fortrinsvis på ledelsesniveau. Interviews med relevante ledere og medarbejdergrupper. Analysen peger generelt på et behov for at styrke samarbejdsprocedurer og den relationelle koordinering flere steder i organisationen. Analysen peger desuden på en lang række af udfordringer og forbedringspunkter i forhold til bl.a. kvalitetsstandarder, visitationsprocedurer, opfølgning i sager, ledelsesinformation og i samarbejdet med eksterne leverandører. Analysen viser også, at Ringsted Kommune kan styrke indsatserne i forhold til forebyggelse, tidlig opsporing og inklusion og at der er et væsentligt potentiale både i forhold til kvalitet og økonomi ved at udvikle eksisterende og nye tilbud i kommunen. På baggrund af analysen har administrationen udarbejdet et udkast til en styringsstrategi. Styringsstrategien har til formål at sætte overordnede rammer og principper for den faglige og økonomiske styring af området i Ringsted Kommune. Styringsstrategien består af: Syv fælles principper for al sagsbehandling og opgaveløsning på det specialiserede område En række anbefalinger til konkrete samt forebyggende tiltag til at forbedre kvalitet og styring på det specialiserede område. Med styringsstrategien bliver der identificeret handlinger og ændringer i kommunens indsatser på de specialiserede områder, som kan være med til at dæmme op for udgiftsudviklingen, og samtidig sikre fokus på kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Ambitionen med styringsstrategien er at igangsætte indsatser og ændringer, der vil medføre et samlet fald i udgifterne til det specialiserede område fra 2020. Anbefalingerne falder inden for følgende temaer: 1. Styring og kvalitet - organisatorisk og formel rammesætning 2. Prisforhandling og fælles tilgang til leverandører 3. Øget fokus på kvalitet og effekt i sagsbehandlingen (mål og opfølgning) 4. Ledelsesinformation 5. Bedre forebyggende indsatser 6. Udvikling af tilbudsviften I alt fremsættes 43 anbefalinger til tiltag, herunder bl.a. at: Styrke det tværprofessionelle samarbejde i de enkelte fagcentre og på tværs af organisationen. Fastlægge niveauer og principper for bevillingskompetence på tværs af alle områder og indrette visitationsprocesser herefter. Sikre sammenhæng i kvalitetsstandarderne på tværs af børne-, unge- og voksenområdet. Justere ressourcetildelingen på skoleområdet for at styrke det økonomiske incitament for inklusion.
Side 4 Ansætte to forhandlingskonsulenter til at bistå med at forhandle priser og kontrakter med eksterne tilbud (botilbud mv.). Justere praksis i forhold til fastsættelse af plejevederlag på børneområdet. Udvide samarbejdet med udvalgte eksterne tilbud ud fra en nærhedsstrategi. Sikre hyppigere opfølgning i sager for at styre og justere indsatser gennem handleplaner med fokus på mål og effekt for borgeren. Udvikle bedre ledelsesinformation for at skabe forudsætning for en sikker budgetstyring og faglig udvikling. Gennemføre en analyse af skole- og ungeområdet for at identificere tiltag, der kan øge antallet af unge, der påbegynder og fuldfører en ungdomsuddannelse markant. Styrke fokus på recovery - herunder på midlertidige & intensive indsatser på voksenområdet. Udvikle flere tilbud i Ringsted Kommune, når dette kan imødekomme borgerens behov for hjælp og støtte. En del af de 43 anbefalinger kan iværksættes administrativt, mens andre skal godkendes politisk. Der vil blive forelagt særskilte politiske sager for de anbefalinger, der skal godkendes politisk. De 43 anbefalinger fremgår af tabellerne i vedhæftede styringsstrategi sammen med en tydelig markering af, hvilke der vil blive forelagt til politisk beslutning. Det skal bemærkes, at anbefalingerne er dynamiske og vil blive løbende udvidet og justeret, med respekt for behandling i de rette foraer. Anbefalingerne vil ikke kunne gennemføres på én gang, men vil kunne iværksættes løbende over nogle år. Såfremt styringsstrategien bliver vedtaget, vil der blive nedsat en tværgående styregruppe, der skal planlægge den videre proces, herunder prioritering og rækkefølge for anbefalingerne. Inddragelse og høring Til høring i Handicaprådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at analysen identificerer relevante tiltag til at forbedre kvalitet og styring af det specialiserede område. Administrationen vurderer, at en del af de anbefalede indsatser i forslaget til en styringsstrategi kan bidrage til at reducere udgifterne på området, samtidig med at kvaliteteten løftes. Det gælder fx anbefalingerne i forhold til styrket opfølgning i sager og styrkelse af det fagprofessionelle samarbejde på tværs af organisationen. Andre af de anbefalede tiltag vurderes at ville kunne medføre udgiftsreduktioner uden at påvirke serviceniveau eller indhold i ydelser det gælder fx de forslag, der handler om prisforhandlinger og styrkede procedurer for samarbejde med eksterne leverandører. Administrationen vurderer dog også, at nogle af styringsstrategiens anbefalinger vil indebære ændringer i kommunens eksisterende serviceniveau. Det gælder fx forslaget om at justere fastsættelse af plejevederlag og potentielt også forslaget om at sikre sammenhæng i kvalitetsstandarderne på tværs af børne-, unge- og voksenområdet. Alle de anbefalinger, der kan have konsekvenser for serviceniveauet, vil blive konkretiseret med stort fokus på lovmedholdelighed og sammenlignelige serviceniveauer i andre kommuner, og de vil blive forelagt til særskilt politisk godkendelse. Administrationen vurderer, at det er nødvendigt at arbejde videre med en bred palette af tiltag og indsatser både dem med og uden betydning for kommunens serviceniveau for at imø-
Side 5 degå de seneste års udvikling i økonomi og aktivitet og for at kunne skabe mærkbare udgiftsreduktioner fra 2020 og frem. Det vurderes også at være nødvendigt at arbejde med en bred palette af tiltag og indsatser, af hensyn til at sikre kvaliteten, dels i sagsbehandlingen, dels i forbindelse med kvaliteten i de ydelser de enkelte borger modtager. Indstilling Direktionen indstiller, at styringsstrategien, inklusiv de syv fælles principper for sagsbehandling og opgaveløsning på området, godkendes. Beslutning i Handicaprådet den 10-10-2018 Handicaprådet savner inddragelse under den fremadrettede proces såvel politisk som for relevante råd og grupper af borgere. Desuden anbefales en offentlig høring med en høringsfrist på minimum seks uger. Ej til stede: Britta Nielsen, Nichlas Riise, Alice Morsbøl (blev erstattet af Maria Brændstrup) Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 22-10-2018 Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget indstiller Styringsstrategiens 7 fælles principper til Byrådets godkendelse. Administrationen anmodes om at udarbejde en tidsplan for en mulig implementering af de konkrete anbefalinger, hvor høringsproces og inddragelse af interessenter, herunder borgere, medarbejdere og brugere, fremgår. Tidsplanen fremlægges til politisk behandling. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 22-10-2018 Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget indstiller Styringsstrategiens 7 fælles principper til Byrådets godkendelse. Administrationen anmodes om at udarbejde en tidsplan for en mulig implementering af de konkrete anbefalinger, hvor høringsproces og inddragelse af interessenter, herunder borgere, medarbejdere og brugere, fremgår. Tidsplanen fremlægges til politisk behandling.
Side 6 2. Den fremtidige organisering af Ungdommens Uddannelsesvejledning i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 18/19266 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages beslutning om, hvordan Ungdommens Uddannelsesvejledningsopgaver skal organiseres, efter hjemtagelse til Ringsted af opgaven pr.1.januar 2019. Beskrivelse af sagen Byrådet fik på møde den 26. juni 2018 en orientering om opsigelse af samarbejdsaftale med Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) i Vestsjælland. Som følge heraf, skal Ringsted Kommune fastlægge opgaveløsningen for målgruppen for UU i kommunen. Ungdommens Uddannelsesvejledning blev ved lov etableret i 2004 med henblik på at styrke vejledningen af unge i grundskolen og op til 25 år. UU Vestsjælland blev etableret som et tværkommunalt samarbejde bestående af de nuværende Ringsted, Slagelse og Sorø kommuner. Slagelse Kommune er administrationskommune for UU Vestsjælland, og alle medarbejdere er i dag ansat i Slagelse Kommune, ligesom UU Vestsjællands sekretariat er placeret i Slagelse. Med folketingets beslutning om etablering af en forberedende Grunduddannelse (FGU) til unge under 25 år får kommunerne det fulde ansvar for at gøre alle unge parate til at gennemføre en ungdomsuddannelse eller komme i beskæftigelse, og herunder også ansvaret for koordinering af den samlede ungeindsats i den enkelte kommune på tværs af uddannelses-, beskæftigelses- og socialindsatsen. Initiativet indebærer, at kravet om, at kommunens uddannelsesvejledning skal ske i regi af Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), fjernes. Det bliver således op til kommunerne selv at afgøre hvordan Ungdommens Uddannelsesvejlednings funktioner videreføres. Der er syv medarbejdere med opgaver i Ringsted, bestående af seks vejledere og en administrativ medarbejder. De syv medarbejdere overgår via Lov om Virksomhedsoverdragelse, til ansættelse i Ringsted Kommune pr. 1. januar 2019 Inddragelse og høring Ingen fomel høring. Der har været gennemført dialogmøder med de berørte medarbejdere
Side 7 Økonomi Budget afsat til UU i 2019 er kr. 3.761.255. dette svarer til den udgift som Ringsted Kommune har som betaling til Slagelse Kommune for varetagelse af opgaven. Heraf er afsat kr. 3.508.120 til lønninger. De resterende midler er afsat til IT-system (kr. 94.000) og øvrig driftsunderstøttelse (kørsel, IT-arbejdsplads, uddannelse og lignende (i alt 159.155)). UU-Vestsjælland har haft indtægter fra projektmidler, som er anvendt til lønmidler, det vurderes derfor at det nuværende budget for 2019 at i underkanten i forhold til at opretholde det hidtidige serviceniveau. En nærmere beskrivelse af denne økonomi er bestilt hos UU-Vestsjælland. Når denne er modtaget,vil der blive fremlagt en politisk sag med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og serviceniveau Vurdering Det er, efter administrationens vurdering hensigtsmæssigt, at opgaveløsningen deles mellem Arbejdsmarkedscentret og Skolecentret således, at vejledningsopgaven, der følger af Vejledningsloven, Loven om særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU-loven) og Produktionsskoleloven placeres i Arbejdsmarkedscentret og at vejledningsopgaven, der følger af Folkeskoleloven, placeres i skolecentret. Det vurderes samtidig hensigtsmæssigt, at de pågældende UU-medarbejdere, som i dag løser de beskrevne opgaver i Ringsted Kommune, virksomhedsoverdrages til Ringsted Kommune efter gældende bestemmelser. Der tilknyttes 3 UU-vejledere til Skolcenteret, som pt. arbejder med opgaver jævnfør Folkeskoleloven, de refererer fremadrettet til skolelederen på Campusskolen. På samme måde tilknyttes 3 UU-vejledere, som arbejder med opgaver jævnfør Vejledningsloven, STU-loven og Produktionsskoleloven til Arbejdsmarkedscentrets Ungeenhed med reference til lederen heraf. Den administrative medarbejder har ligeledes reference til lederen af Ungeenheden, men betjener den samlede vejledningsopgave i både Skolecenter og Arbejdsmarkedscenter. Endelig vurderes det hensigtsmæssigt, af hensyn til det faglige miljø og koordineringsmæssige behov, at der sikres en sammenhæng i og et samarbejdsforum om opgaveløsningen samt at løn- og personaleforhold koordineres hvorfor Arbejdsmarkedschefen og Skolechefen udarbejder et samarbejdsdokument herom. Indstilling Direktionen indstiller, at 7 af de nuværende UU-medarbejdere virksomhedsoverdrages til Ringsted Kommune og tilknyttes henholdsvis Arbejdsmarkedscentret og Skolecentret. De syv medarbejdere er seks vejledere og en administrativ medarbejder. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 22-10-2018 Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler indstillingen godkendt med bemærkning om, at der er tale en midlertidig organisering, der følges op i forbindelse med opfølgning på analysen af det specialiserede område. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 22-10-2018 Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler indstillingen godkendt med bemærkning om, at der er tale en midlertidig organisering, der følges op i forbindelse med opfølgning på analysen af det specialiserede område.
Side 8 Underskriftsside Klaus Hansen (hjkh) V Britta Nielsen (hjbrni) F Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A (Orlov) Finn Andersen (hjfian) C Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (hjjoda) V Daniel Nørhave (hjdan) O Sadik Topcu (hjsato) A Nichlas Riise (nrii) A (stedfortræder for Mette Ahm-Petersen)