REFERAT AF SÆRLIGT AFDELINGSMØDE FOR GRENHUSENE D. 3. DECEMBER 2009 1. Valg af dirigent Henrik Berg blev valgt som dirigent og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 2. Valg af stemmeudvalg Til stemmeudvalget blev valgt: Connie W., Niels og Jess. Det blev godkendt at punkt nr. 5 B blev taget efter beretningen. 3. Beretning Vandforbruget er faldet gennem det sidste år, så vi nu sparer 57.000 kr. på det kommende budget, og der bliver tale om yderligere fald i el- og vandforbrug, når der bliver opsat nye vaskmaskiner. Fremover kan man i forbindelse med den frivillige køkkenudskiftning vælge Svanekøkken, som er billigere end HTH og derfor udløser et lavere huslejetillæg, eller man kan vælge at gå op til maksimumbeløbet og til gengæld få flere elementer. Desværre er vi løbet ind i nogle uventede udgifter, som betyder, at visse vedligeholdelseskonti er kraftigt overskredet. Der er udarbejdet udtyndingsplan for alle friarealer mellem husene. Deadline for fældningsønsker ændres fra næste år til d. 1. oktober. Der er blevet malet ekstra meget i år, hvilket betyder, at behovet for g-d-s-malerarbejde i 2010 bliver meget begrænset. 5 sydvendte gavlpartier er blevet udskiftet, og der er udført en hel del betonreparationer. Betonvægge på Øen er blevet afrenset, men afrensning i gangene mod Havnevejen udsættes et år. Der er foretaget gennemgang af tagene, og der skal til næste år foretages reparationer for ca. 60.000 kr. Der er planer om at flytte grusdepotet til Grenhusenes containerplads, hvilket forsamlingen tilsluttede sig. Spørgsmål og bemærkninger til beretningen: En beboer spurgte om det ikke er muligt, at beboerne selv afvasker væggene i gangene for at spare den udgift? Henning Davidsen svarede, at firmaet der udfører afvaskningen af betonvæggene først kommer og smører noget på murene der dræber algerne, så det er en omstændig proces. Bestyrelsens/udvalgets beretning blev taget til efterretning. 1
4. Budget 2010/11 Børge indledte med at oplyse omkring den varslede huslejestigning på 5,9 %. En stor del af denne huslejestigning, skyldes bl.a. stigende renovationsudgifter, forsikringer og ejendomsskatter. Udgiften til boligadministrationen (DAB) stiger samtidig med 25 % idet det er vedtaget ved lov, at der bliver lagt moms på denne udgift. Udskiftningen af vaskemaskiner i de 2 vaskerier, betyder, at der årligt kan spares ca. 50.000 kr. Denne besparelse forslår bestyrelsen bliver benyttet sådan at konto 118 (vaskerier og beboerhus) bliver nedsat med 50.000 kr. og konto 115 (vedligeholdelsesarbejder) bliver forhøjet med 50.000 kr. det vil på den måde ikke påvirke huslejen. Budgettet blev herefter enstemmigt vedtaget med en huslejestigning på 5,9 %. 5. Renoveringsarbejder m.m. a. Renovering af sydvendte gavle over dørpartier Malerbehandlingen på de gavle der er renoveret er foregået for sent, derfor ser de nye gavle i øjeblikket lysere ud end de andre gavle. Bestyrelsen foreslå, at der i 2010 bliver foretaget en gennemgang af beklædningen på gavlene, og der efterfølgende bliver fugerepareret der hvor det er nødvendigt. Der vil så først blive renoveret sydvendte gavle i næste budget år (2011/12), på den måde kan det undgås at påvirke huslejen. Det blev herefter sat til afstemning at der i 2010 vil blive foretaget en midlertidig reparation af gavlene, i 2011 vil halvdelen af gavlene blive renoveret og i 2012 vil den resterende del af gavlene blive renoveret. Anslået udgift 925.000 kr. finansieret med 2/3 Landsbyggefondsmidler og 1/3 lån af egne midler. Forslaget blev herefter enstemmigt vedtaget. Spørgsmål og bemærkninger til renoveringsarbejder: En beboer spurgte til hvor stor en del af udgiften til renoveringsarbejdet, der er udgifter til maler? Til dette svarede Børge Jensen, at udgiften ligger lidt over 500 kr. pr. gavl. En anden beboer spurgte hvorfor der ikke bliver valgt vedligeholdelsesfri materialer? Michael Skov fra DAB, svarede at der er blevet valgt den profil, der i forvejen er benyttet på gavlene. Det vedligeholdelsesfri materiale er plastic. Børge Jensen svarede, at bestyrelsen gerne vil undersøge dette nærmere, men at det har været undersøgt tidligere og det var ikke særligt kønt med vedligeholdelsesfri materiale. En beboer spurgte om hvor de gavle der er renoveret kan ses henne. Der blev svaret, af gavlene ved nr. 96 + 135 + 205 allerede er renoverede. b. Udskiftning af vaskemaskiner. Det blev vedtaget, at der kommer 3 nye vaskemaskiner i hvert vaskeri, og at centrifugerne fjernes. 2
c. Modernisering af badeværelser mod huslejetillæg Den ordning der er i øjeblikket er meget gammel. Der er lister på hvem der har fået foretaget renovering + isolering af badeværelser tilbage fra 1986. Forslaget omkring modernisering af badeværelser gælder også for de beboere der tidligere har fået renoveret badeværelse. Forslaget indebærer at afdelingen optager lånet og pengene tilbagebetales ved huslejetillæg. Forslaget blev sat til afstemning og blev enstemmigt vedtaget. 6. Forslag til ændringer af Vedligeholdelsesreglementet og Vedligeholdelsesstandard a. Forslag til ændringer i Vedligeholdelsesreglementet Alle punkter blev vedtaget med overvældende flertal. b. Forslag til ændringer i Vedligeholdelsesstandard Alle punkter blev vedtaget med overvældende flertal. 7. Godkendelse af ordensregler/benyttelse af Fællesgrenen - Bilag Spørgsmål til uddelte bilag: En beboer spurgte om hvor man afhenter nøgle til Fællesgrenen og om der skal betales for lån af Fællesgrenen, hvis der afholdes fællesarrangementer for beboerne i Grenhusene? Til dette svarede Gitte Andersen fra Aktivgruppen, at nøgleafhentning samt betaling kan foretages hos en af medlemmer hos Aktivgruppen. Navnene på medlemmerne af Aktivgruppen står i den omdelte folder. Der skal ikke betales for lån af Fællesgrenen hvis lokalet benyttes til fællesarrangementer for Grenhusene s beboere. Ordensregler/benyttelse af Fællesgrenen blev herefter enstemmigt godkendt. 8. Indkomne forslag a. Fældning af nogle af de store træer bag lagepladsen v GH. 99 Forslagsstiller fortalte, at forslaget indebærer at få fældet en del af de træer der står og skygger ned på legepladsen. Det gør at legeredskaberne ofte er våde. Børge Jensen, svarede at der er afsat 25.000 kr. til fældning af træer i Grenhusene, og at forslaget vil blive behandlet sammen med de øvrige fældningsønsker, hvilket blev taget til efterretning. b. Der nedsættes en arbejdsgruppe med henblik på at etablere en solvarmeløsning til det varme vand Forslagsstillere fortalte, at det kan være attraktivt for beboerne med brug af solvarme da der kan spares penge og CO2. Det er derfor de foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe med beboere og folk fra bestyrelsen til at undersøge mulighederne. c. Hvis solvarmeprojektet kan gennemføres med en huslejestigning på max. 200 kr. pr. måned, må bestyrelsen igangsætte projektet. Forslagsstillere trak forslaget tilbage, da forslaget vil kræve et stort indgreb i husene, og det vil derfor kræve et ekstraordinært møde for at beslutte det. 3
Spørgsmål til punkt b og c: En beboer sagde, at det er et virkelig godt initiativ, at der er nogen der har rejst dette forslag. Beboeren spurgte til muligheder for at undersøge omkring brug af solceller i stedet, da det vil kunne spare på al el-forbruget i boligerne. Beboeren foreslår derfor at det udvalgt der skal nedsættes undersøge både brug af solvarme og solceller. En anden beboer sagde, at de tal der er fremsat ikke kan passe, og at der i stedet burde bruges energi på at vedligeholde andre steder, eller spares på varmen og vandet. Børge Jensen, fortalte at Grenhusudvalget støtter at der bliver nedsat en arbejdsgruppe til at undersøge mulighederne, men at der må påregnes ydereligere 4.500 kr. pr. hus og at det kræver en tilpasning af de eksisterende forhold i husene. Det vil samtidig kræve at yderligere 50-60 store træer skal fældes for at det er muligt at tilbyde alle solvarme. Det vil samtidig være en fordel at undersøge forslaget med brug af større solpaneler på 6,6 m 2. Det må forventes at en samlet udgift vil blive på 5,5 mio. kr. og projektet vil kræve en kommunal godkendelse og projektet skal ud i licitation. Den besparelse der vil kunne opnås ved at få solvarme på elvandvarmerne vil være: 1 person ca. 1275 kr. årligt 3 personer ca. 1875 kr. årligt 4 personer ca. 2090 kr. årligt. Udgiften til afvikling af lån på 5,5 mio kr. over 15 år vil være ca. 3400 kr. årligt pr. hus Hertil kommer henlæggelser til nyt anlæg, anslået udgift ca. 200 kr. mdl. pr. hus. Kommentar fra en af forslagsstillerne: De synes selv det er en god idé at nedsætte et udvalg der består at beboere og medlemmer af bestyrelsen. En beboer sagde, at det er vigtigt også at undersøge muligheden for brug af solceller. Det blev herefter vedtaget, at der nedsættes et udvalg til at undersøge mulighederne omkring solvarme. Følgende blev valgt til udvalget: Ole Barklund, Jesper Bjerg, Henrik Persson, Ole Smidt + repræsentanter fra grenhusudvalget/bestyrelse. Det blev taget til efterretning, at undersøge omkring brug af solceller samtidig. d. Bestyrelsen pålægges at følge vedtægternes 13 stk. 1,2. afsnit: Afholdes der ikke regnskabsmøde jf. 12, stk.3, udsendes endvidere sidst godkendte årsregnskab. Forslagsstilleren fortalte, at der i vedtægterne 13 står, at hvis der ikke afholdes regnskabsmøde, skal det sidste godkendte regnskab også udsendes. Det der udsendes inden afdelingsmødet er et budget over indtægter og udgifter, men der mangler aktiver og passiver. 4
Børge Jensen svarede, at der aldrig tidligere har været protesteret over den benyttede fremgangsmåde, som i øvrigt benyttes i alle andre afdelinger administreret af DAB, og DAB s juridiske afdeling har oplyst, at det er ok at gøre som vi gør, da det komplette regnskab kan afhentes på ejendomskontoret. Hvis der kræves et regnskabsmøde, skal dette ændres på det store afdelingsmøde i Bredalsparken. Forslaget blev forkastet. 9. Valg af medlemmer til Grenhusudvalget Bo Volfing, Gitte Andersen og Jimmy Andersen blev alle 3 genvalgt til Grenhusudvalget. 10. Orientering ved IT-grupen Henrik Persson fortalte at dette punkt ikke blev færdigbehandlet på afdelingsmødet d. 11/11. Der bliver afholdt et nyt møde den 19. januar 2010. Det blev vedtaget på det store afdelingsmøde, at der altid skal være en børnekanal og en musikkanal i TV-pakkerne. TV2 Sport, TV3 Puls og 6 eren blev valgt på det store afdelingsmøde, dette betyder at den store TV-pakke pr.1/4-10 stiger til 271 kr. pr. måned. Hele hovedstationen med TV er blevet fornyet. Dette har skabt problemer og udfald på TV kanalerne en gang i mellem. Jesper fra IT-gruppen orienterede herefter omkring internet og TV. 11. Eventuelt Flere beboere spurgte til om der kan gøres noget ved parkering af store lastbiler i Grenhusene. Børge Jensen svarede, at store varevogne altid skal parkeres ved garagerne. Såfremt der er nogen der ikke overholder ordensreglementet omkring parkering skal man klage skriftligt over det og klagen skal så sendes til juridisk afdeling i DAB. En anden beboer spurgte til en seddel der i sin tid blev sendt til de beboere der ikke har deres hund i snor og ikke samler efterladenskaber op efter hundene. Dirigent Henrik Berg Referent Tanja E. Mahler 5