Udbud.dk Brugervejledning til leverandører Vejledning til at anvende Udbud.dk Januar 2014
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2. OVERORDNET OPBYGNING AF UDBUD.DK... 4 2.1 FORSIDE OG NAVIGATION... 4 App - Forside... 5 2.2 NYHEDER... 6 App - Nyheder... 6 2.3 LOGIN SIDEN... 6 App - Login... 8 3. FUNKTIONALITET TILGÆNGELIG FOR LEVERANDØRER... 11 3.1 OVERBLIK OVER OFFENTLIGE INDKØB... 11 App - Overblik over offentlige indkøb... 13 App - Søgning... 19 3.2 ABONNEMENTER OG KONTAKTPUNKT... 22 App Abonnement på udbud... 25 App Abonnement på søgning... 27 3.3 VEDLIGEHOLD AF KONTAKTOPLYSNINGER... 29 App Vedligeholdelse af kontaktoplysninger... 31 3.4 SMV VENLIGT UDBUD... 31 3.5 FEEDBACK FUNKTION... 32 4. AFSLUTNINGSVIS... 33 Brugervejledning, leverandør Side 2 af 33
1. Indledning I denne vejledning beskrives den funktionalitet der er tilgængelig for brugere af udbud.dk med rollen leverandør. Først præsenteres udbud.dk generelt, herefter beskrives den funktionalitet der er specifik for leverandører. Brugerrolle: leverandør Brugerrollen leverandør kan søge og abonnere på indhold på udbud.dk. Yderligere kan leverandører søge om kontakt til andre, som de kan byde sammen med. Leverandører har også adgang til udbud.dk som app. App en er gratis, og er tilgængelig for Apple og Android telefoner, samt Ipad. App en kan hentes via app store og google play. Vejledningen til app en er skrevet med blåt, under hvert enkelt afsnit. Det er ikke alle funktioner fra hjemmesiden, der er tilgængelige på app en. Leverandører kan ikke oprette udbud eller indkøbsplaner. Brugervejledning, leverandør Side 3 af 33
2. Overordnet opbygning af udbud.dk Herunder beskrives den overordnede opbygning af udbud.dk. Beskrivelsen omfatter udelukkende indhold, der er tilgængeligt for alle besøgende. 2.1 Forside og navigation Udbud.dk s forside er tilgængeligt for alle besøgende. På forsiden er der mulighed for at foretage søgninger og manuelt inspicere udbud. Forsiden indeholder desuden en mængde information om selve sitet. Øverst på siden findes udbud.dk's navigationsbjælke, der benyttes til at navigere til den ønskede underside. Brugervejledning, leverandør Side 4 af 33
Indholdet af navigationsbjælken afhænger af hvilken underside du befinder dig på, samt om du er logget på udbud.dk eller ej. App - Forside Forsiden på app en er en oversigt over seneste nyt på udbud.dk. Der navigeres mellem de forskellige sider på app en, via menu ikonet i øverste venstre hjørne. Brugervejledning, leverandør Side 5 af 33
2.2 Nyheder Fra navigationsbjælken er det muligt at vælge siden Nyheder. Denne side indeholder en oversigt over samtlige aktive udbud, dvs. annoncerede udbud, hvor tilbudsfristen ikke er overskredet. App - Nyheder På app en vises nyheder på siden Seneste nyt på udbud.dk. 2.3 Login siden For at få adgang til yderligere funktionaliteter, skal du registrere dig som bruger på udbud.dk. Navigér til login siden Fra startsiden vælges linket Login i øverste højre hjørne. Log på som eksisterende bruger Såfremt du allerede er oprettet som leverandør på udbud.dk kan du logge direkte på udbud.dk. Som allerede eksisterende bruger af udbud.dk skal du indtaste dit brugernavn og dit kodeord. Herefter vælges Login. Brugervejledning, leverandør Side 6 af 33
Glemt kodeord Såfremt du har glemt dit kodeord eller brugernavn, er det muligt at få et nyt tilsendt per e-mail. Fra login siden vælges Glemt kodeord, hvorefter du bliver bedt om at indtaste din e-mail samt enten brugernavn eller kodeord. Det nye kodeord/brugernavn bliver tilsendt pr. e-mail. Hvis du ikke kan huske hverken dit brugernavn eller kodeord, kan du sende en mail til udbud.dk på udbud.dk@kfst.dk og bede om at få nulstillet dit kodeord. Brugervejledning, leverandør Side 7 af 33
Oprettelse af ny leverandør Hvis det er første gang du skal logge på som leverandør, skal du klikke på linket Ny leverandør/bruger. Herefter indtastes dine kontaktoplysninger og din profil oprettes, når du trykker på knappen Opret ny bruger. App - Login For at logge ind og få adgang til de forskellige funktioner på app en, skal du være registeret som leverandør på hjemmesiden udbud.dk. Se hvordan du registrerer dig som bruger på hjemmesiden udbud.dk, i vejledningen ovenfor. Du logger ind på app en via menupunktet Login. I login feltet skriver du dit brugernavn og kodeord, som du har fået via hjemmesiden udbud.dk Brugervejledning, leverandør Side 8 af 33
Vil du oprette dig som ny leverandør eller har du glemt dit kodeord, kan du få hjælp på hjemmesiden udbud.dk. Se vejledningen ovenfor. Når du er logget ind på app en fremkommer tre ekstra menupunkter, Mine udbud og Min profil, samt Log ud. Du behøver ikke logge ind, hver gang du åbner app en. Du skal blot logge ind første gang du åbner app en, så husker den dine brugeroplysninger. Brugervejledning, leverandør Side 9 af 33
Menupunktet Mine udbud viser en oversigt over dine gemte udbud og søgninger. Brugervejledning, leverandør Side 10 af 33
3. Funktionalitet tilgængelig for leverandører Her beskrives den funktionalitet, der stilles til rådighed for brugere med rollen leverandør. 3.1 Overblik over offentlige indkøb Alle besøgende kan tilgå en oversigt over aktive udbud og indkøbsplaner, samt finde tidligere gennemførte udbud. Tidligere gennemførte udbud findes ved hjælp af udbud.dk s søgefunktionalitet, hvilket er beskrevet i detaljer i næste afsnit. Som registeret bruger, få du mulighed for at abonnere på ændringer, og søge kontakt til andre leverandører, som du kan byde sammen med på et givent udbud. Dette bliver ligeledes beskrevet i detaljer i et senere afsnit. Oversigten over aktive udbud og indkøbsplaner tilgås fra udbud.dk s forside. Nederst på siden vises en kort oversigt over de seneste udbud og indkøbsplaner. Såfremt du ønsker at se samtlige seneste udbud og indkøbsplaner vælges Se alle seneste udbud og indkøbsplaner, der kan findes nederst til højre på forsiden. Herefter, vises en udvidet oversigt over aktive udbud og indkøbsplaner. Udbuddene kan sorteres efter type (nationalt udbud eller EU-udbud), betegnelse, ordregiver mm. Oversigten sorteres, idet du markerer den ønskede sortering. Brugervejledning, leverandør Side 11 af 33
Såfremt du ønsker at se detaljer om et givent udbud, trykkes på udbuddets betegnelse. Herefter videresendes du til det pågældende udbud. Visning af udbud Når du vælger et udbud, videresendes du til det pågældende udbuds udbudsdetaljeside. Udbudsdetaljesiden indeholder omfattende oplysninger om selve udbuddet. Yderligere er det muligt at se en oversigt over leverandører, der søger kontakt til andre, som de kan byde sammen med på det pågældende udbud. Det ses under Kontaktpunkt. Udbudssiden indeholder også en oversigt over de ændringer, som den ordregivende myndighed har angivet ved ændring udbuddet. Oversigten vises ved at åbne Kommentarer til ændringer eller aflysning. Brugervejledning, leverandør Side 12 af 33
Endelig er det muligt at hente udbudsmateriale, såfremt dette er vedhæftet udbuddet. Udbudsmaterialet åbnes lokalt på din egen pc er. App - Overblik over offentlige indkøb På app en får du overblik over de offentlige indkøb på siden Seneste nyt på udbud.dk. I bunden af siden kan du trykke på Se flere aktuelle udbud, og derved vises flere udbud. Udbuddene står i kronologisk rækkefølge, med det nyeste udbud først. Visning af udbud Ved at trykke på et udbud i oversigten, åbnes udbudsdetaljesiden for det pågældende udbud. Her står alle oplysninger om udbuddet. Alt efter hvilken mobil eller tablet du bruger, skal du scrolle ned på siden for at se alle oplysningerne. Søgning Samtlige besøgende har adgang til udbud.dk s søgefunktionalitet. Gennem søgefunktionaliteten, er det muligt at lokalisere både aktive udbud og indkøbsplaner, såvel som tidligere gennemførte udbud. En søgning foretages fra startsiden. Forsiden understøtter både standard søgning og udvidet søgning. Såfremt der ikke er valgt udvidet søgning, er det muligt at filtrere på: Udbudstype Brugervejledning, leverandør Side 13 af 33
Opgavetype Myndighedstype Leveringssted Desuden er det muligt at foretage fritekstsøgninger. Fritekstsøgningen kan bestå af flere søgekriterier, såfremt disse adskilles af OG eller ELLER. En søgning adskilt af OG søger efter udbud, hvor begge ord optræder samtidigt. En søgning adskilt af ELLER søger efter udbud, hvor et af ordene indgår. Der kan benyttes * efter et ord, fx hjælp* søger bl.a. efter hjælp, hjælper, hjælpemidler, hjælpestoffer, hjælpesystemer m.fl. Ønskes en mere detaljeret søgning, er det muligt at benytte udvidet søgning. Dette gøres ved vælge Åbn udvidet søgning. Den udvidede søgning indeholder følgende yderligere filtreringer: CPV koder Offentliggørelsesdato Tilbudsfrist Myndighed Søgning på myndighed Vær opmærksom på at en myndighed kan fremgå af listen med flere navne, fordi myndigheden har anvendt flere forskellige myndighedsnavne i EU-udbud på TED. Søgningen viser kun resultater på det konkrete myndighedsnavn, som der er søgt på. Derfor anbefales det at du supplerer denne søgning med en anden søgning på fx CPV-koder eller med en fritekstsøgning. Brugervejledning, leverandør Side 14 af 33
Yderligere er det muligt at indskrænke søgningen til kun at inkludere aktive udbud eller gennemførte udbud. Dette specificeres vha. dropdown-menuen Søg i. En indtastet søgning udføres, idet du vælger Søg. Herefter føres du videre til en oversigt over søgeresultaterne. Gemte søgninger Såfremt du er logget ind som leverandør, har du mulighed for at gemme dine søgninger til senere brug. For at gemme en søgning, skal der indtastes en passende søgetitel i feltet Gem ovenstående søgning, hvorefter søgningen kan gemmes idet brugeren trykker på Gem søgekriterier. Feltet Gem ovenstående søgning fremkommer kun når udvidet søgning er åben. Brugervejledning, leverandør Side 15 af 33
En tidligere oprettet søgning kan fremfindes, idet du vælger denne i dropdownmenuen Vælg gemt søgning. Ønskes tidligere gennemførte søgninger rettet, vælges Ret gemte søgninger. Når denne knap vælges, videresendes du til en oversigt over gemte søgninger. I kolonnen Handling, er det muligt at rette og slette søgning. Efter du har klikket på Ret oplysninger vil du kunne se din søgning. Åbn eventuelt den udvidede søgning for at få vist hele søgningen, fx ved søgning på CPV-koder eller tilbudsfrist. Brugervejledning, leverandør Side 16 af 33
Ret din søgning, fx tilføjelse af yderligere CPV-koder, tilbudsfrister mv. Brugervejledning, leverandør Side 17 af 33
Udfyld feltet Gem ovenstående søgning (der hvor der med grå skrift står "Søgetitel") og klikke på Gem søgekriterier. Hvis du vil overskrive din nuværende søgning skal du blot indtaste samme navn. Hvis du ønsker at det skal være en ny søgning skal du indtaste et nyt navn. Brugervejledning, leverandør Side 18 af 33
Din søgning er nu gemt. Desuden er det muligt at abonnere på søgeresultaterne, som beskrevet i det næste afsnit. Såfremt søgetitlen vælges, videresendes du til søgeresultaterne. App - Søgning For at søge i udbud på app en, skal du trykke på forstørrelsesglasset i øverste højre hjørne. Herefter vises søgesiden. Brugervejledning, leverandør Side 19 af 33
Du kan søge på en række søgekriterier (Udbudstype, opgavetype mm.), og du kan også lave en fritekstsøgning. Hvis du vil søge på et søgekriterium skal du trykke på feltet nedenfor kriteriet, og derefter åbner din telefon en dropdown menu, med de mulige søgekriterier du kan vælge i mellem. Du starter søgningen ved at trykke på Søg. Udvidet søgning Under udvidet søgning har du mulighed for at søge på en række mere specifikke kriterier. Du åbner udvidet søgning, ved at trykke på Åbn udvidet søgning, og derefter vises de udvidede søge muligheder. Brugervejledning, leverandør Side 20 af 33
Gem søgning Under udvidet søgning kan du gemme en relevant søgning. Det gøres ved at indtaste et navn på søgningen i feltet Gem søgning, og derefter trykke Gem søgekriterier. Herefter gemmes søgningen under Mine udbud. Du skal være logget ind på app en, for at kunne gemme en søgning. Brugervejledning, leverandør Side 21 af 33
3.2 Abonnementer og kontaktpunkt Som leverandør har du mulighed at abonnere på udbud, samt oprette kontaktpunkter. Begge muligheder er beskrevet i det følgende. Abonnementer Du kan med rollen leverandør abonnere på udbud, således at du modtager notifikationer om disse udbud via e-mail eller RSS. Det er muligt for en leverandør at gemme udbud og søgninger og herefter at oprette abonnement på de gemte udbud/søgninger. Du kan se en oversigt over gemte udbud under Mine udbud, der kan tilgås via navigationsbjælken. Brugervejledning, leverandør Side 22 af 33
Ydermere kan du se en oversigt over gemte søgninger. Under Mine udbud vises kun en kort oversigt over gemte udbud og søgninger. Det er muligt at se en oversigt over samtlige gemte udbud, ved at vælge Se alle gemte udbud. Herefter videresendes du til siden Gemte udbud. Ligeledes er det muligt at se en fuld oversigt over gemte søgninger, ved at vælge Se alle gemte søgninger. Herefter videresendes du til siden Gemte søgninger. Gemte udbud og søgninger, samt oprettelse af abonnementer Du kan gemme søgninger som beskrevet i afsnittet Søgning. Udvalgte udbud kan ligeledes gemmes. Dette gøres ved at vælge et udbud via oversigten over aktive udbud eller via søgning (se tidligere afsnit). Brugervejledning, leverandør Side 23 af 33
På udbudsdetaljesiden vises knapperne Gem udbud og Opret abonnement. Såfremt du vælger Gem udbud bliver udbuddet gemt. Såfremt du vælger Opret abonnement bliver udbuddet gemt og der oprettes abonnement på udbuddet. Hvis du ikke er logget ind, vil du også kunne se disse knapper, men vil blive bedt om at logge på eller registrere dig for at kunne benytte funktionaliteten. Det er muligt at slå de abonnementer fra eller til, som findes på gemte udbud/søgninger. Fra oversigten over gemte udbud/søgninger kan dette gøres, idet du vælger Start besked hhv. Stop besked fra kolonnen Handling. Det er ligeledes muligt at slette gemte udbud/søgninger ved at vælge Slet gemt udbud hhv. Slet søgning. Brugervejledning, leverandør Side 24 af 33
Abonnementsindstillinger Du kan konfigurere dine abonnementsindstillinger på siden Beskeder, der en underside til Mine udbud. På denne side har du mulighed for at vælge, hvorvidt du ønsker at modtage notifikationer per e-mail og/eller RSS. Desuden er det muligt at bestemme det ønskede tidsinterval mellem notifikationerne. Du modtager e-mails med notifikationer på den e-mailadresse, der fremgår af dine stamdata (se afsnittet Vedligehold af kontaktoplysninger, for at se hvordan stamdata redigeres). På siden Beskeder er der desuden en oversigt over dine nuværende abonnementer. Du kan stoppe et abonnement, ved at vælge Stop besked under Handling. App Abonnement på udbud Du kan gemme og oprette abonnement på udbud, som du finder interessant. Nederste på udbudsdetaljesiden kan du vælge at gemme udbuddet og oprette abonnement på udbuddet. Du kan kun gemme og oprette abonnement på udbud, hvis du er logget ind på app en. Brugervejledning, leverandør Side 25 af 33
Hvis du trykker Gem, gemmer du udbuddet under Mine udbud. Hvis du trykker på Følg udbud, opretter du et abonnement på udbuddet. Det vil sige, at du vil modtage notifikationer på din telefon, hvis der sker ændringer i udbuddet. Før du kan modtage notifikation skal du huske markere, at du gerne vil modtage notifikationer. Det gør du under menupunktet Mine udbud, under Indstillinger. Her skal du krydser af i boksen Modtage notifikationer. Du kan stoppe dit abonnement på et udbud, under Mine udbud. Her skal du trykke på ikonet Følg udbud, når det skifter farve fra rødt til gråt, er abonnementet stoppet. Brugervejledning, leverandør Side 26 af 33
App Abonnement på søgning Du kan oprette et abonnement på din gemte søgning, og modtage notifikationer når der offentligøres nye udbud der matcher din søgning. Du gemmer en søgning under udvidet søgning, se hvordan i afsnittet for søgning. Du opretter abonnement på en gemt søgning ved at gå til menupunktet Mine udbud. Her vises en oversigt over alle dine gemte udbud og søgninger. Hvis du ønsker at oprette et abonnement på din gemte søgning, skal du trykke Følg søgning. Ikonet og teksten Følg søgning bliver rød, når abonnementet er aktiveret. Hvis du ønsker at stoppe dit abonnement på en søgning, skal du blot trykke på ikonet igen. Når ikonet er gråt er abonnementet på søgningen stoppet. Før du kan modtage notifikation, skal du markere, at du gerne vil modtage notifikationer. Det gør du under menupunktet Mine udbud, under Indstillinger. Her skal du krydser af i boksen Modtage notifikationer. Brugervejledning, leverandør Side 27 af 33
Kontaktpunkt Det er udelukkende leverandører, der kan søge om kontakt til andre, som de kan byde sammen via kontaktpunkt. Såfremt en leverandør ønsker at byde sammen med andre leverandører på et konkret udbud, er det muligt at søge kontakt via kontaktpunkt. Dette sker ved at navigere til det ønskede udbud, som beskrevet i de tidligere afsnit. På udbudssiden findes knappen Anvend kontaktpunkt. Du kan søge kontakt til andre leverandører ved at vælge denne. Leverandører, der søger om kontakt, bliver vist på udbudssiden (inkl. Kontaktoplysninger). Du kan se dine tidligere oprettede kontaktpunkter på siden Kontaktpunkt, der er en underside til Mine udbud. Siden Kontaktpunkt indeholder en oversigt over dine ønskede kontakter. Brugervejledning, leverandør Side 28 af 33
Det er muligt at slette en tidligere oprettet ansøgning om kontakt, ved at vælge Slet fra kolonnen Handling. Såfremt du ønsker at skabe kontakt til en anden leverandør, der har ansøgt om kontakt, kan du anvende dennes kontaktoplysninger til at komme i kontakt efterfølgende. 3.3 Vedligehold af kontaktoplysninger Det er muligt for samtlige registrerede brugere at vedligeholde sine kontaktoplysninger. Dette gøres under siden Min profil, der kan tilgås via navigationsbjælken. En profil med brugerrollen leverandør er personlig og indeholder både information om virksomhed samt den til profilen tilknyttede person. Brugervejledning, leverandør Side 29 af 33
Udover dette er der også tilknyttet et brugernavn og et kodeord. Du kan skifte dit kodeord under Min profil. Kodeordene på udbud.dk skal indeholde små og store bogstaver samt et special tegn og være på 8 karakter. Et specialtegn kan være et af disse tegn! " # % & / ( =? + mfl. Opdatering af kontaktoplysninger Du kan opdatere dine kontaktoplysninger ved at redigere i de passende felter under Min profil. Brugervejledning, leverandør Side 30 af 33
Når kontaktoplysningerne er korrekte vælges opdater stamdata, hvorefter dine kontaktoplysninger bliver gemt. App Vedligeholdelse af kontaktoplysninger På udbud.dk app en kan du opdaterer dine kontaktoplysninger og kodeord. Du skal være logget ind for at kunne opdatere og rette i dine brugeroplysninger. For at opdaterer dine oplysninger skal du trykke på menupunktet Min profil, og herefter vises en side med dine brugeroplysninger. Du kan frit ændre i dine oplysninger. Husk at gemme dine nye oplysninger, ved trykke Opdater stamdata i bunden af siden. 3.4 SMV venligt udbud Udbud, der er angivet som SMV venligt er særligt velegnede for små og mellemstore virksomheder (SMV er). Det er den ordregivende myndighed, der fra udbud til udbud, foretager en konkret vurdering af, om udbud er SMV venlige. Brugervejledning, leverandør Side 31 af 33
Markeringen er vejledende. SMV er kan fortsat byde på alle opgaver, der udsættes for konkurrence. Større virksomheder kan naturligvis også byde på kontrakter, der er markeret som SMV venlige. Når en ordregivende myndighed markerer et udbud som SMV venligt, er der eksempelvis taget stilling til følgende spørgsmål: (1) Står kravene til sikkerhed og erfaring mål med kontraktens værdi? (2) Er udbuddet tilrettelagt så det er let for konsortier at deltage? Og (3) Er minimumskravene for teknisk faglighed økonomisk og finansiel formåen tilpasset kontrakten? Formålet med funktionen er at skærpe ordregivers opmærksomhed omkring, hvordan udbud tilrettelægges. Hvis der stilles krav, som ikke står mål med kontraktens værdi, kan det utilsigtet holde relevante SMV er ude af konkurrencen. SMV er udgøre en stor del af det private marked i Danmark, og det er derfor vigtigt, at konkurrencen om de offentlige opgaver, i det omfang det er muligt, er let tilgængeligt for SMV er. 3.5 Feedback funktion Feedback funktionen på udbud.dk giver leverandører mulighed for at komme med konkret og konstruktiv feedback på udbudsmateriale eller udbudsbekendtgørelser. Funktionen er etableret for at ordregivere kan forbedre fremtidige udbud. Den ordregivende myndighed vælger selv, om den vil modtage feedback på et udbud, og feedbacken bliver tilsendt myndigheden i et samlet dokument lige efter tilbudsfristens udløb. Leverandører har mulighed for at give feedback på konkret udbudsmateriale frem til udbudsfristen. Specifikke kommentarer vil ikke påvirke evalueringen eller tildelingen af det konkret udbud. Det er ikke muligt for ordregiveren at svare på feedbacken, og der vil blive set bort fra spørgsmål og lignende. Feedback funktionen er tilgængelig for alle nationale udbud på udbud.dk Hvordan fungerer feedback funktionen? Når en ordregivende myndighed opretter et udbud i en skabelon på udbud.dk, kan ordregiveren vælge, om der ønskes feedback på udbuddet. I de tilfælde, hvor ordregiver har valgt at modtage feedback, vil det være muligt for leverandører at give skriftlig feedback på udbudsmaterialet eller udbudsbekendtgørelsen. Eksempelvis på specifikke krav, frister eller lignede. Brugervejledning, leverandør Side 32 af 33
Efter tilbudsfristen, modtager ordregiveren et samlet dokument med den feedback, der er indkommet på det konkrete udbud via udbud.dk. Hvis ordregiveren vælger at forlænge tilbudsfristen for et udbud, vil tilsendelsen af feedbacken først ske på den nye dato. 4. Afslutningsvis Vejledningen tager forbehold for ændringer, der måtte opstå på udbud.dk. I tilfælde af større ændringer, vil denne vejledning blive opdateret. Har du spørgsmål til udbud.dk eller brug for vejledning for at kunne anvende udbud.dk, kan du kontakte Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen pr. e-mail på adressen udbud.dk@kfst.dk eller telefonisk tirsdag og torsdag kl. 10-13 på tlf. 41 71 51 21. Udbud.dk Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf.: 4171 5121 E-mail: udbud.dk@kfst.dk Brugervejledning, leverandør Side 33 af 33