Emne Bestyrelsesmøde Dato: 03. december 2012 kl. 17:30 21:30 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Michael Nielsen (MN) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Budgetmøde torsdag den 27.12.12 kl. 10.00 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: 4. Bestyrelsen Vision Elev til SGK 5. Husudvalget Ny forpagter 6. Baneudvalg Masterplan 7. Markedsføringsudvalg Annoncering 8. Sponsorudvalg Gennemgang af sponsorkontrakter 10. Sportsudvalg Aktivitetskalenderen 2013 11. Klubberne i klubben 12. Administration Generalforsamling 2013 Voucher 2013 Venskabsaftaler i 2013 Priser på greenfee Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Budgetmøde torsdag den 27.12 kl. 10.00 i SGK. 9. IT-udvalg Nye computere Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: Bestyrelsen gennemgik regnskab og stillede spørgsmål til kasserer. Forventet årsresultat svarer til budget. Bestyrelsen drøftede vores finansielle situation, da vi har trukket mere på kassekreditten end forventet. Årsagen er at den medlemstilgang vi havde budgetteret med er udeblevet og ligeledes har indretning af klubhuset trukket på likviditeten. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Elev til SGK Vores chefgreenkeeper Mads er blevet kontaktet af produktionsskolen i Køge med henblik på at få en elev i praktik i 7 måneder i 2013. Bestyrelsen blev præsenteret for det økonomiske og praktiske i aftalen, og besluttede at indgå en aftale. Bestyrelsen takker for medlemmernes massive opbakning til vedtægtsændringerne, hvor obligationslånet blev afskaffet. Side 2
Golf ved Køge (GVK) En af de bærende forudsætninger for samarbejdet var, at klubberne havde et indskud/ansvarligt lån i samme størrelsesorden, og da Harekær i en kampagne afskaffede deres indskud bortfaldt grundlaget for samarbejdet efter vores mening. Samtidig er efterspørgslen efter GVK yderst begrænset i klubben (14 seniorer i 2012) og vi udtræder derfor af samarbejdet. 5. Husudvalget Ny forpagter Vi har indgået en samarbejdsaftale med ny forpagter, som er blevet præsenteret for hele bestyrelsen. Forpagter starter 01.03.2013 og vil præsentere sig selv på hjemmesiden snarest muligt. Bestyrelsen opfordrer alle til at give den nye forpagter lejlighed til at bevise, at der kan leveres god mad, god service og et smil i vores cafe fremover. 6. Baneudvalg Masterplan Efter mødet, hvor forslag til masterplanen blev præsenteret for medlemmerne, udarbejder vores banearkitekt en færdig masterplan. Planen skal godkendes af bestyrelsen og vil derefter blive offentliggjort på hjemmesiden. Masterplanens katalog over potentielle ændringer på banen skal efterfølgende godkendes som en del af budgettet i de forhold, hvor der er udgifter forbundet med ændringerne på banen. Planen vil ikke indeholde dramatiske ændringer på banen i denne omgang. Der mangler en generel oprydning i skoven ved hul 18, efter at træerne er blevet fældet. Oprydningen vil blive foretaget samtidig med ny beplantning. 7. Markedsføringsudvalg Annoncering Side 3
Efter at vi har afskaffet vores ansvarlige lån, har vi annonceret massivt i dagbladene i Ringsted, Roskilde og Køge samt i Inde og Ude liv efter nye medlemmer. Vi overvejer at være repræsenteret i Bella Centret til januar 2013 til udstillingen Golf i Bella. Hvis der er medlemmer, som er interesseret i at bruge et par timer på vores stand, så kontakt Michael Nielsen eller kontoret. 8. Sponsorudvalg Gennemgang af sponsorkontrakter Sponsorudvalget holder møde i uge 50, for at gennemgå sponsoraftalerne for 2013. Udover, at vi i 2013 får Tømrerfirmaet Egon Olsen og Søn A/S til en lynhytte, får vi også Vesterbro Kontorforsyning til et springvand på hul 9. Der er flere sponsorer på vej i 2013. 9. IT-udvalg Nye computere Kontoret skal have nye pc ere. En af de nuværende bliver opsat i mødelokalet til afløser for den, der står der. 10. Sportsudvalg Aktivitetskalenderen 2013 Der har været møde i sportsudvalget og aktivitets planlægningskalenderen for 2013 er nu på plads. Mads Bjørn er ny formand for turneringsudvalget. 5 nye turneringsledere har her i efteråret gennemgået turneringsleder kurset og er nu klar til en ny sæson. 11. Klubberne i klubben Side 4
12. Administration Generalforsamling 2013 Generalforsamlingen i 2013 bliver afholdt på Asgaard Skolen i Køge. Datoen er tirsdag den 05. marts 2013. Voucher 2013 Bestyrelsen vedtog, at vi ved indmeldelser i 2013 tilbyder nye fuldtidsmedlemmer et gavekort på kr. 1.000,-, enten til cafeen eller til en af vores golf samarbejdspartnere. Derudover tilbyder vi det medlem, der har anbefalet et nyt medlem et gavekort til cafeen på kr. 500,-. Venskabsaftaler i 2013 Vi skal til at genforhandle vores venskabsaftaler for 2013. Formålet er at få en mere ensartet prissætning. Bestyrelsen vedtog, at vi fortsætter med Golfhäftet og Tee-time kortet i 2013, men disse gæster kan først spille til en rabatteret pris efter kl. 13.00 i weekenderne. Priser på greenfee Bestyrelsen drøftede priserne på greenfee. Bestyrelsen vedtog, at vi opererer med nye priser i 2013. Priserne vil fremkomme på vores hjemmeside samt ved opslag i klubben og ved greenfee indskrivningen. Priser i 2013: Spillere med et F-mærket DGU kort (Flexmedlemmer) skal altid betale fuld pris og kan ikke spille til rabatteret sats. Hverdage, weekends/helligdage før 8 og efter 13: 300 kr. Weekends/helligdage 8-13: 400 kr. Gæst med medlem alle dage: 225 kr. (et medlem kan medtage de, han spiller i bold med til den rabatterede pris.) Alle venskabsaftaler skal betale samme pris hos os, d.v.s: Hverdage: 225 kr. Weekends/helligdage: 275 kr. Juniorer: Halv pris Juniorer, gæst hos medlem: 150 kr./200 kr. 125 kr. Side 5
Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 1-18 år 63 fuldtidsmedlemmer 19 26 år 11 fuldtidsmedlemmer 26 99 år 678 fuldtidsmedlemmer 65+ 45 pensionistmedlemmer 94 fleksmedlemmer 891 aktive i alt. Derudover har vi følgende 106 ikke DGU medlemmer, som er fordelt således: 48 passive medlemmer 5 prøvemedlemmer 51 par-3 medlemmer 2 senior plus medlemmer 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Budgetmøde torsdag den 27.12 kl. 10.00 i SGK. Side 6