Referat bestyrelsesmøde MØDETID: 27-10-2015 Kl.18.30 MØDESTED: Klubhuset, Grønningen 15, Kld., 1270 Kbh. K MEDVIRKENDE: Titel: Navn: Formand Kasserer Sekretær Medlem Medlem Suppleant Suppleant Rebecca Friis Hjortegaard Flemming Steen Danni Jacobsen Tine Holmgaard Larsen Nanna Dehlsen Leif Bodilsen Anne Donaldson FRAVÆRENDE: Titel: Navn: Medlemssekretær Rikke Paving NÆSTE MØDE: 23-11-2015 Kl. 18:00
1. Opfølgning på opgaver fra sidst a. Aflevering af nøgler til B93 (Tine) Nøglerne er afleveret hos B93. b. Sikkerhedsprocedure for KTK86 (Mads Jørgensen) Er endnu ikke opdateret med de kommentarer bestyrelsen har til manualen c. Flytning af filer til Rushfiles (Rikke) Der er fortsat fejlmeddelelser på systemet. Morten Strømstad vender tilbage når dette er løst. 2. Meddelelser fra formanden a. Opdatering på klubhus Der er et fællesrum i forbindelse med lejemålet som vi kan bruge frit. Der vil blive opsat en postkasse så klubbens officielle adresse kan flyttes hertil. Der vil komme en kodelås ved porten, så vi kan komme ind i gården. Her vil der blive opsat en nøgleboks til nøglen ind til vores lokale. b. Lønadministration Vi har fået en ekstern lønadministration. Da NETS endnu ikke har fået oprettet trænerne i systemet vil der fortsat gå en måned før vi kan tage systemet i brug. c. Medlemsundersøgelse udskudt Det er endnu for tidligt at evaluere klubhuset. Samtidigt vil det være fordelagtigt at Jens som cheftræner får muligheden for at påbegynde sit første fulde træningsår inden denne evaluering finder steder. d. Peter Thygesen OD/TD Peter er trådt (inviteret) ind i DTRIF's Overdommer /Teknisk Delegeret gruppe og dermed er påbegyndt sin uddannelse til OD/TD. Peter repræsenterer ikke klubben i sin funktion som dommer, men vi er selvfølgelig glade og stolte over at Peter er nået så langt som dommer. I fremtiden kan Peter måske også lære fra sig omkring reglerne på både nationalt og evt. internationalt niveau.
3. Nyt fra udvalgene a. Træningsudvalg Løbetræningen rykkes fra mandag til tirsdag kl. 17:30, hvor denne vil blive ledsaget af en coretræning. Årsagen er at efterkomme medlemmerne ønske om tidligere træning og coretræning. Samtidig kan vi benytte klubhuset til træningen også, hvilket giver god mening. Træningsudvalget og Jens vil teste træningen frem til jul. Hvis det viser sig at der er en markant nedgang i antallet til træning sammenlignet med mandag vil træningspasset blive taget op til evaluering og hhv. tidspunkt tirsdag evt. tilflytning til mandag vil blive overvejet Bellahøj Svømmestadion har udsendt en oversigt over fremmødet til træningspassene tirsdag og torsdag morgen, hvor det fremgår, at vi kun har haft et fremmøde på gennemsnitligt 8 personer i alt til vores to baner. Generelt er reglen, at vi skal være 8 personer per bane, for at vi kan være sikre på at beholde vores baner. Derfor opfordres der til at medlemmerne møder op til disse træningspas. b. Aktivitetsudvalg Hovedaktiviteten er for nuværende at få arrangeret en kanon klubfest, som alle medlemmerne opfordres til at melde sig til. Ligeledes arbejdes der på en juleafslutning. c. Kommunikationsudvalg Medlemsoptaget har fyldt meget den sidste måned, men dette er nu veloverstået. d. Eliteudvalg Tri Team Copenhagen (TTC) lukkes ned med udgangen af året. Alle atleterne er blevet informeret og der er møde d. 4. november mellem interesserede atleter, Rebecca og Jens for at diskutere de fremadrettede rammer for eliten i KTK. e. Sponsorudvalg Afholder snarligt møde med den nye sponsoransvarlige hos Kaiser Sport. I forbindelse hermed vil tøjbestillingen for 2016 blive planlagt. Der skal afholdes møde med Eliteudvalget om hvordan vi bedst muligt kan samarbejde om at skaffe sponsorer og bedst muligt støtte vores atleter både eliten, men også bredden. Der er i samarbejde med vores sponsorer fundet præmier til henholdsvis Klubcuppen og Årets KTK86 er. f. Stævneudvalg Tine overtager rollen fra Christoffer som repræsentant for stævneudvalget i bestyrelsen.
g. Ungdomsudvalg Der udarbejdes et koncept for et muligt setup, samt et budget, som vil blive præsenteret for klubbens medlemmer til generalforsamlingen 2016. 4. Dato for Generalforsamling Generalforsamlingen for næste år vil blive afholdt d. 23. januar 2016. 5. Studierabat/opdelt betaling a. På baggrund af en henvendelse efter den ekstraordinære generalforsamling opfordres bestyrelsen til at overveje studierabat på baggrund af det nye kontingent og/eller evt. todelt betaling b. Bestyrelsen diskuterede henvendelsen, men besluttede, ikke at stille forslag om hverken studierabat eller opdelt betaling til generalforsamlingen. Bestyrelsen mener, at kontingentet er overkommeligt også for studerende. Det skal dog være klart hvad kontingentet er på hjemmesiden således at man kan forberede sig på, hvor meget der skal betales. Især lige når man bliver optaget som nyt medlem kan det være en udfordring, men når først man er medlem kan man bedre lægge det ind i sit budget. c. Vedr. todelt betaling ønsker bestyrelsen ikke at indføre dette af to årsager. For det første fordi det kræver rigtig meget arbejde at optage nye medlemmer og dette vil vi gerne begrænse til en gang årligt. Derudover kan det skabe ustabilitet i økonomien hvis man betaler to gange årligt og ikke alle fornyer deres kontingent. Trænere og faciliteter betales nemlig for et år ad gangen. d. Selvom bestyrelsen har valgt ikke at stille forslag omkring dette til generalforsamlingen på baggrund af henvendelsen står det alle medlemmer frit for at stille ovenstående, eller andet, som forslag til generalforsamlingen og fremlægge deres argumenter. 6. Brug af fuldmagt til GF a. Bilag 1: Forslag til fuldmagt b. Bestyrelsen er enige i at der bør benyttes fuldmagt når man er stedfortræder for andre til generalforsamlingen eller en ekstraordinær generalforsamling. Udkastet til fuldmagten vedtages og bestyrelsen vil udarbejde et forslag til vedtægtstilføjelse i forbindelse med generalforsamlingen 2016. 7. Stemmeret for nye medlemmer Pt. står der i vedtægterne, at nye medlemmer skal have været en del af klubben i 3 måneder, og ikke være i kontingentrestance, for at være stemmeberettiget til generalforsamlingen. Bestyrelsen mener at dette bør ændres så nye medlemmer fremadrettet vil have stemmeret på førstkommende generalforsamling. Bestyrelsen vil komme med forslag til en ændring af ordlyden i vedtægterne i forbindelse med generalforsamlingen 2016.
8. 30 års jubilæum 9. Evt. Det foreslås at der afholdes en reception og at gamle formænd og andre stiftende medlemmer inviteres. Bestyrelsen synes det er en god ide med kage/kaffe efter lørdagstræning en gang til sommer. Dette vil blive taget op igen med henblik på at finde en ansvarlig for arrangementet efter generalforsamlingen i januar når der er kommet ny bestyrelse. Grundet coretræning i klubhuset flyttes bestyrelsesmødet tirsdag d. 24. november til mandag d. 23. november kl. 18.00 og bestyrelsesmødet d. 5. januar flyttes til onsdag d. 6. januar kl. 18.00