N O TAT Geodata implementeringsplan I handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indgår et geodataprojekt, hvis mål det er, at alle kommuner ultimo 2014 anvender en fælleskommunal geodatamodel, og at kommunerne indhøster effektiviseringsgevinster ved denne standardisering. Den fælleskommunale geodatamodel blev offentliggjort i version 2.1. i se p- tember 2011 og den er tiltrådt af bestyrelsen for KL. I det følgende omtales denne fælleskommunale geodatamodel også som FKG-datamodellen.. I denne implementeringsplan vil der blive oplistet en række aktiviteter og delmål i implementeringsprojektet. Bestyrelsen for fælleskommunalt geodatasamarbejde (FKG-bestyrelsen) har påtaget sig ansvaret for implementeringsprojektet i samarbejde med KL. Den 29. januar 2012 Jnr 10.04.00 A09 Sagsid 000232982 Ref JOB job@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/9 Indhold Generel ressourcemodel Overordnet implementeringsplan Aktiviteter og delmål 2012 Aktiviteter og delmål 2013 Aktiviteter og delmål 2014 Effektiviseringsmetoder i projektet
Generel ressourcemodel Implementeringsmodellen kræver koordinerende ressourcer, en række fælles tiltag samt en række aktiviteter i den enkelte kommune. Projektet har opnået tilskud fra digitaliseringspuljen således at der har ku n- net ansættes en implementeringskoordinator, som kan bistå implementeringsprojektet i perioden 2012-2014. Herudover er aftalt, at kommunerne disponerer ressourcer svarende til 20 timer pr.10.000 indbyggere pr. år i 3 år til implementeringsprojektet. Disse ressourcer søges frigjort ved effektivisering af ressourcer der p.t. anvendes til andre fælles geodata aktiviteter. Frigørelsen af disse aktiviteter drøftes med bestyrelserne for de regional kortsamarbejder og de regionale kortsamarbejder inddrages i vid udstrækning i planlægning og praktisk gennemførelse af implementeringen i de enkelte kommuner. Den herved frigjorte ressource anvendes primært til konvertering til den nye geodatamodel i de enkelte kommuner. Men ressourcen anvendes også til løsning af en række fælles opgaver herunder fx vedligehold og videreudvikling af FKG-datamodellen. Overordnet implementeringsplan Det forventes, at ultimo 2012 har 10 kommuner konverterer til 80% af FKG-datamodellen og 15 % af FKG-datamodellen er implementeret i 70 kommuner ultimo 2013 har 55 kommuner konverteret til 90% af geodatamodellen og 50 % af FKG-datamodellen er implementeret i 90 kommuner ultimo 2014 er FKG-datamodellen implementeret og i funktion anvendt i alle kommuner der primo 2015 kan konstateres en effektiviseringsgevinst på 60 mio.kr årligt set i forhold til det omkostningsniveau for geodataområdet, der blev konstateret i en benchmark fra 2010. Aktiviteter og delmål i 2012 2
I 2012 starter projektets nye implementeringskoordinator, som har ansvaret for de operative opgaver i projektet. Implementeringskoordinatoren er fysisk placeret i KL og har de regionale kortsamarbejder som hovedsamarbejdspart. Informationskampagne Februar-marts 2012 gennemføres en landsdækkende informationskampagne rettet mod såvel topledelsen i kommunerne, mellemledelsen og kommunernes medarbejdere. Informationskampagnen tilrettelægges af implementeringskoordinatoren i samarbejde med KL, KTC, KTCs regioner og de regionale kortsamarbejder. På møderne gennemgås implementeringsplanens elementer, og der søges konkret efter kommuner, som er villige til at indgå i implementeringsprojektets delmål og projekter. Fx 70% implementering i 2012, 15% implementering i 2012, medlemskab af miniudbudsprojekt, medlemskab af datamodelprojekt, medlemskab af datamodel vedligeholdelses- og udviklingsgruppen. I sammenhæng med informationskampagnen oprettes digitale dialogværktøjer (fx blogs). Projekt om miniudbud Der er indgået en rammeaftale om leverance af standardiserede geodatasystemer til kommunerne. Kommunerne foretager indkøb ved at gennemføre såkaldte miniudbud. Det indgår i rammeaftalen, at leverandørerne skal levere systemer, der overholder den fælleskommunale geodatamodel. I forbindelse med informationskampagnen præsenteres et projekt, hvor kommunerne indbydes til at deltage i mininudbud, som gennemføres på en for kommunerne smidig måde. Projektet forventes igangsat ca. 1.april 2012. Projektet skal vise, at miniudbud kan gennemføres smidig og hurtigt. Projektet tager sammen med KL en dialog med leverandørerne på rammeaftalen samt med de to grupper af kommuner, som ved årsskiftet 2011/12 er i gang med miniudbud. Dialogen skal medvirke til at sikre, at miniudbuddene i projektet bygger på erfaringer fra de første miniudbud. 3
Etablering af arbejdsgruppe til vedligehold og videreudviklingen af FKG-datamodel (FKG_VV-gruppen) Geodatamodellen ver.2.1 blev udviklet af en arbejdsgruppe i 2011. Geodatamodellen skal løbende vedligeholdes og videreudvikles. I 2012 skal der etableres en governancemodel og en arbejdsgruppe, som påtager sig vedligeholdet og videreudviklingen af geodatamodellen fremover. FKG-bestyrelsen har udpeget Flemming Christensen, Silkeborg kommune til at påtage sig det overordnede ledelsesmæssige ansvar for vedligeholde l- sen og videreudviklingen af geodatamodellen. Det forventes, at nogle kommuner med udgangspunkt i den i indledningen beskrevne ressourcemodel vil udpege medarbejdere til at medvirke i arbejdsgruppen. Blandt arbejdsgruppen første opgaver kan være en overvejelse om opdeling af geodatamodellen, således at de dele som omfatter personhenførbare data separeres tydeligt fra dele, der ikke indeholder personhenførbare data. Med en sådan opdeling, kan ikke-personhenførbare geodata placeres på Cloudløsninger. Blandt de tidligere omtalte digitale dialogværktøjer skal der udvikles særlige systemer, der sikrer et godt samspil med alle kommuner om FKG geodatamodellen. Det forventes, at arbejdsgruppen er etableret ca.1. marts 2012.. Validering, fysisk implementering og teknisk drift af geodatamodel Der er i efteråret 2011 udviklet en fysisk implementering af geodatamode l- len ver.2.1. FKG-bestyrelsen udbyder i foråret 2012 en konsulentopgave, som indebærer en validering af FKG-datamodelen (herunder den fysiske geodatamodel). Konsulentopgaven udbydes, så effektiviseringsdimensionen betones. Der etableres en fysisk testserver, hvor alle kommuner kan arbejde med en spatial database og hvor den standardiserede fysiske geodatamodel er tilgængelig for alle kommuner. Til testserveren uploades en række ikkepersonhenførbare kommunale geodata. 4
Implementeringskoordinatoren vil tage initiativ til, at alle kommunale skoledistrikter i foråret 2012 samles på den fælleskommunale server. Dette datasæt indemeldes til Geodata-info, således at viden om fælleskommunale data udbredes. Samarbejde med Geoforum om FKG-services Geoforum har etableret et FKG-udvalg, som skal medvirke til at sikre samspillet mellem geodatabrnachen og FKG-udviklingen. Geoforum FIKGudvalg vil i første omgang fokusere på to punkter: Stille forslag til specifikation af services Rådgive aktørerne i FKG-rammeaftalen vedrørende opstilling af krav og specifikationer Dette initiativ fra Geoforums side, er meget nyttigt for Implementeringsprojektet. Der skal sikres et godt og konstruktivt samarbejde mellem FKGbestyrelsen, Implementeringskoordinatores og Geoforum i hele implementeringsprojektets løbetid. Konverteringsprojekt Der udbydes et projekt, hvor kommunerne tilbydes til i samarbejde at foretage en konvertering af geodata til den fælleskommunale geodatamodel. Der skal medvirke en konsulent i dette arbejde. Det vil blive undersøgt, om denne konsulent kan komme fra en kommune, der allerede har foretaget konverteringen. Konsulentens tid vil formentligt kunne findes inden indenfor den generelt aftalte ressourcemodel (20t/10000indb/år), idet det denne ressource især for større kommuner i en del tilfælde vil overskride det timebehov, som kommunens egen konvertering kræver. Projektet udbydes, når valideringsprojektet ovenfor er gennemført. Projektet formidles i forbindelse med informationskampagnen i foråret 2012. Kursusvirksomhed Implementeringskoordinatoren vurderer, om der er behov for at udbyde kurser i gennemførsel af miniudbud, datakonvertering el lign. Etablering af opfølgningmetode Implementeringskoordinatoren skal fremlægge forslag til opfølgningsmetode for FKG-bestyrelsen i foråret 2012. Opfølgningsmetoden skal kunne 5
vise, hvor langt alle kommuner er kommet med implementeringen af FKGgeodatamodellen, og metoden skal sikres, at det billede, som gives, er validt. Det skal vurderes, hvorledes kommunerne informeres om status på implementeringen. Årlig evaluering januar 2013 FKG-bestyrelsen foretager i januar 2013 en evaluering af forløbet gennem 2012. Det vurderes om de planlagte aktiviteter er gennemført, og om de har givet de forventede resultater. Det vurderes om det forventede antal kommuner har gennemført konverteringen. Hvis målene ikke er nået, justeres implementeringsplanen. FKG-bestyrelsen offentliggør en årsrapport.2012. Aktiviteter og delmål 2013 Forløbet i 2012 er rettet mod at komme i gang med projektet. I 2013 forventes projektet godt i gang. Derfor skal der i 2013 fokuseres på effektiviseringsresultater. Konference Der gennemføres en landsdækkende konference om implementeringsprojektet og effektiviseringsgevinster i efteråret 2013. Det forventes, at der på konferencen kan fremvises gode eksempler på opnåede effektiviseringsresultater. Besøgsrunde Der gennemføres en besøgsrunde til alle kommuner, hvor deres respektive implementerings- og effektiviseringsplaner drøftes. Det vurderes om besøgene kan gennemføres som videokonferencer. Opfølgningssystemet opdateres løbende under denne besøgsrunde. Fælleskommunal geodatabase Byggende på erfaringerne fra 2012 etableres primo 2013 en professionelt drevet fælleskommunal geodatabase, som har kapacitet til at være fælles 6
database for et større antal kommuner evt alle. Det forventes, at geodatabasen bygger på Cloud-teknologi. Gentagne aktiviteter fra 2012 Implementeringsprojektet gentager projekter med miniudbud, databasekonvertering og modelkommuner. Årlig evaluering januar 2014 FKG-bestyrelsen foretager i januar 2014 en evaluering af forløbet gennem 2013. Det vurderes om de planlagte aktiviteter er gennemført, og om de har givet de forventede resultater. Det vurderes om det forventede antal kommuner har gennemført konverteringen. I modsætning til evalueringen foretaget i januar 2013 skal evalueringen i januar 2014 give et underbygget svar på, om implementeringsprojektet tegner til at give effektiviseringsresultater. Hvis målene ikke er nået, justeres implementeringsplanen. FKG-bestyrelsen vurderer, om der er behov for kontakt med specifikke kommuner om implementeringen af geodatamodellen eller angående effektiviseringsgevinster. FKG-bestyrelsen offentliggør en årsrapport 2013 Aktiviteter og delmål 2014 2014 er året hvor projektet afsluttes. Det forventes, at mange kommuner allerede har konverteret til store dele af den fælleskommunale geodatamodel. Det forventes også, at mange kommuner har opnået effektiviseringsresultater. Men sandsynligheden taler for, at forløbet gennem 2012 og 2013 har vist en række udfordringer. Afhængigt af disse udfordringers karakter afholdes et bestyrelsesseminar i sammenhæng med evalueringen af 2013 omtalt ovenfor. På dette bestyrelsesseminar aftales en handlingsplan for, hvorledes de konstaterede udfordringer håndteres. 7
Der skal ikke her gisnes om de udfordringer, der måtte manifestere sig primo 2014, derfor vil aktiviteterne og delmålene for 2014 ikke blive nærmere beskrevet her. Der skal primo 2015 foretages en benchmark, som skal vise om der er opnået effektiviseringsresultater i forhold til den benchmark, der blev foretaget i 2010. Da verden ikke har stået stille i de 5 år kan forventes en række metodiske udfordringer i forbindelse med denne benchmark. FKG-bestyrelsen skal i efteråret 2014 drøfte tilrettelæggelse af den benchmark, der skal foretages i foråret 2015. 8
Effektiviseringsindsats i projektet Effektiviseringsmetoderne tager udgangspunkt i den benchmark, der blev gennemført i et geodataprojekt i 2010. Effektiviseringsmetoderne rækker videre end blot effekterne af implementeringen af FKG-geodatamodellen, idet der fokuseres på alle omkostningselementer i benchmarken. Der indgår følgende komponenter i kommunernes omkostninger til geodataområdet: Årlig gennemsnitlig udgift Lønudgifter (gennemsnitlig 2,5 gis- 1,7 og 0,3 it-medarbejder) Drift af servere 0,1 Nettoudgift til geodata og gis (licenser, dataproduktion og datakøb, 0,9 sw og hw fraregnet indtægter ved kortsalg) I alt i gennemsnit pr.kommune 2,7 Der henvises til benchmarken for flere detaljer. I benchmarken oplyses, at kommuner, der anvender en geodatabase, i gennemsnit årligt har 400.000 kr højere udgifter end kommuner uden geodatabase. Projektet forventer at opnå et effektiviseringsresultatet, der indebærer, at de samlede årlige omkostninger til geodataområdet i kommuner i foråret 2015 er reduceret med 60 mio.kr i forhold til de omkostninger, der blev konstateret i foråret 2010. Effektiviseringsresultatet i 2015 skal måles på eksakt de samme parametre, som blev taget i betragtning i benchmarken fra 2010. Der må forventes en række metodiske udfordringer, da mange rammebetingelser, der havde betydning for benchmarken gennemført i 2010, kan være ændret i 2015. De enkelte elementer i effektiviseringsindsatsen skal præciseres gennem 2012. Effektiviseringsindsatsen forventes indskrevet i budgetvejledningen for 2014, som udkommer primo 2013. 9