Ordinært møde i ÅKS repræsentantskabet onsdag den 4. november 2015 Referat: Ad 1) Valg af referent og ordstyrer Referent: Carsten L. Buus (Viking) Ordstyrer: Erik Madsen (Viking) Ad 2) Præsentation af repræsentantskabet Erik Madsen (Formand, Kajakklubben Viking) Ejlev Kuur (ÅKS repræsentant fra Kajakklubben Viking) Kenneth Andersen (Medlem af bestyrelsen i Kajakklubben Viking) Jeanette Kristiansen (Medlem af bestyrelsen i Kajakklubben Viking) Max Jacobsen (ÅKS repræsentant fra Marselisborg Kajak Club) Carsten Buus (ÅKS repræsentant fra Kajakklubben Viking) Espen Kjeldsen (Formand for Marselisborg Kajak Club) Per Krogh (Medlem af bestyrelsen i Marselisborg Kajak Club) Anne Mette Nielsen (Formand for Marselisborg Kajak Club) Claus Iversen (ÅKS repræsentant fra Egå Rosport) Trine Færch (ÅKS repræsentant fra Kajakklubben Skjold) Det blev noteret, at Aarhus Kano- og Kajakklub ikke var fremmødt. Mødedato blev fastlagt ved sidste ÅKS møde, og dagsorden blev sendt ud per mail få dage inden mødet, hvilket er for sent ifølge retningslinjerne. Hvis manglende fremmøde skyldes, at Aarhus Kano- og Kajakklub ikke har kunnet nå at reagere efter udsendelse af dagsordenen, samt at Aarhus Kano- og Kajakklub ikke kan tilslutte sig beslutningerne der er taget på mødet, indkaldes der til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Ad 3) Kommentarer til beretning (bilag 1) Beretningen blev fremlagt (Anne Mette). Formandsperioden har budt på fem flotte arrangementer, og etablering af et stærkt ungdomsarbejde på tværs af klubberne. Udover beretningen, blev der gjort opmærksom på, at ÅKS fik en hjemmeside, som blev etableret af Jurij Fedorov (Aarhus Kano- og Kajakklub), og ÅKS fik et nyt logo, som blev tegnet at Rikke Brink (Marselisborg Kajak Club). Repræsentantskabet godkendte beretningen, og det flotte formandskab fik en klapsalve. Ad 4a) Indkomne forslag; Ændringsforslag til ÅKS Statutter (se mail af 6. oktober 2015 fra Ejlev Kuur) Ejlev præsenterede sit forslag til ændringer i statutterne for ÅM. Det drejer sig om punkter, der ikke efterleves af forskellige årsager, bl.a. tid og sted som vil blive fjernet, startgebyr er der nu er 20 og 40 kr., ungdomsklasserne U12, U14 og U16 ror nu sammen. Der var en diskussion om turklasse versus kapklasse, og præcisering af reglerne for sammensætningen af holdet til holdkonkurrencen (Max). Espen
argumenterede for bredden, og Max argumenterede for have så mange med som muligt i holdkonkurrencen. Claus mener ikke, at der er så mange der kan stille hold med de nuværende regler, mens Espen mener, at det kun var i år, at det var et problem. Trine argumenterede for, at håndhæve turbådsklassen, Erik foreslog en system baseret på rotider (evt. med seedninger og forventede rotider) og Ejlev foreslog at bådens breddemål kunne bruges (fx 50 cm). Anne Mette spurgte forsamlingen: Hvis turbådsreglementet ikke findes mere, hvorfor skal vi så opretopholde det. Espen mener at turbådsklasen skal være der, ellers kun en klasse, der er ingen andre muligheder. Anne Mette: begynderklassen er vigtig. Trine: vigtig med opdelingen i tur og kap. Claus/Max/Espen: vi skal definere klassen efter turbådsreglerne. Espen: DKF s gamle turbådsreglement findes frem, og det skrives i statuttern. Ejlev opfordrer til, at vi ser ÅM Maraton statutterne igennem til næste gang. Beslutning: Efter diskussion af sammensætningen af klubholdet, kom forsamlingen frem til en ny fordeling bestående af 3 herreroere, 3 dameroere, 2 C-roere og 2 m/k-roere. Mødet vedtog ændringerne i statutterne, og godkender det endelige dokument på næste ÅKS møde. Ad 4b) Kajakpladser på Rostadion (Viking v. Erik Madsen) Erik: Der er øget interesse for bådpladser pga. ungdomstræningen. Hvad er der af regler, lige regler for alle og mere transparens i bådpladsfordelingen. Trine: Morten har lavet et betydeligt oprydningsarbejde. Espen: Er det reelt et problem?. Erik: Der er ingen ledige pladser. Per: Hver enkelt klub må tage en diskussion, for at få nye pladser. Max: Der er anarki som det er nu, der handles indbyrdes, og fx er der lagt en MKC turbåd ind, der er masser af eksempler. Trine: Nu er der ryddet op, hvem skal tage det arbejde Morten har lavet hidtil. Espen: Det skal gå igennem en person, desuden er der behov for nyt fælles materiel. Det nuværende er gammelt og aflagt, hvilket er ærgerligt. Max: De grønmalede både har været en succes. Espen foreslog at et ÅKS-bådbudget tages med ud i klubberne. Erik: Bakker op om Espen, ÅKS skal have en plan for investering i materiel. Max: Mener at materiellet til en hvis grad er der. Espen: MKC kaproere ror udelukkende i privatbåde. Vi skal blive mere samlet på rostadion. Carsten: Fonds- og sponsorbåde kunne søges fra ÅKS fremfor fra klubberne. Max: ÅKS kar ikke status som en klub, måske et problem. Espen tilbyder at prikke roere til at tage tjansen som bådpladskoordinator. Max: Bådene tilhører klubberne, og de bliver ikke repareret. Espen: En fordel med fællesbåde fremfor klubbåde, og der skal ikke være ubrugte privatbåde. Trine åbner en debat om at tage både med til stævner, og spørger om træneren kan tage både med. Espen: Det er et positivt problem, hvis der mangle både, hvis de er taget med til stævner. Vi skal have flere kajakker, hvis der er et kapacitetsproblem. Erik: Det er træneren der bestemmer, om der må tages både med til stævner. Anne Mette: Der skal være en langtidsplan. Espen: Der skal være en prioritering, fx har MKC prioriteret, at købe en ny kap K2. Erik bakker op om en langtidsplan, og foreslår, at regler for bådpladser evt. en langtidsplan for anskaffelse af materiel diskuteres på møde mellem formænd/bestyrelser. Ældre medlemmer mangler både, og der kunne komme mere aktivitet på andre tidspunkter (Erik). Max har en plan om at bygge kajakstativet om, og spørger om man skal vente til der en langtidsplan og nye regler. Mødet mener ikke, at man skal vente med bygge kajakstativet om. Beslutning: Klubbernes formænd samles og laver en revideret bådpladsordning og evt. en langtidsplan for anskaffelse af nyt materiel. Opgaven overdrages til ÅKS, som også finder en bådpladskontaktperson, og hvis der er behov, en kontaktperson fra hver klub.
Ad 5) Næste års samarbejde, f.eks.: Stævner: Havneræs den 3. april 2016. Paddle Battle Cup (ÅKS Ungdom) evt. omkring 1. juni 2016. Datoer for ÅM kortbane, ÅM Maraton og evt. andre ting planlægges ved det næste møde i januar 2016. Ad 6) Kommentarer til regnskab Regnskab: Saldo på 30.000 Kr. Indtægter fra Havneræs 5000 Kr. og udgift til en ny brugt båd 5000 Kr. Claus og Anne Mette tjekker en ekstra gang, om alle klubber har betalt deltagergebyr. Regnskabet blev godkendt. Ad 7) Overdragelse af formandskab til næste klub Formandskabet blev overdraget til Kajakklubben Viking. (Per og Trine forlod mødet) Ad 8) Eventuelt Diskussion af aftale med kommunen vedr. opsyn (ringe til kommunen, hvis reparation er nødvendig) og let rengøring et par gange om året af de 2 flydebroerne der nu er anlagt, og de 1-3 broer der er planlagt. Der blev diskuteret forskellige modeller for at organisere det, og forsamlingen var overvejende positiv, men samtidig blev det påpeget, at der er grænser for hvor meget ansvar, og hvor meget arbejde der organiseres via ÅKS og frivillige kajakroer. Status for Kajak-hotel ved Åbrinken: Krav om nye tegninger har forsinket projektet, og det forventes opført i begyndelsen af 2016. ÅKS skal foreslå en driftsmodel for faciliteten. Carsten foreslår, at der evt. bliver nedsat en ÅKS ad hoc gruppe af roere (fx kommende brugere), der har en mere direkte interesse i faciliteten.
Tidligere har ÅKS og kajakklubberne fået tilbud via Den Blå Rambla om at stå for udlejning af kanoer ved Folkestedet ved Aarhus A, og sagde der samlet set nej til opgaven. Kanoudlejningen har kørt hen over sommeren med en professionel aktør, og det har været en stor succes. ÅKS bliver spurgt igen, og bliver oplyst om hvilke indtægter der kan forventes, men ÅKS siger nej til opgaven. Erik foreslår, at man (Den Blå Rambla) henvender sig direkte til klubberne, og efterfølgende indkalder til et møde, for at afsøge, om der kan samles en gruppe på tværs af klubberne, som kunne være interesseret i opgaven og mulighederne. Fire grønne organisationer har indsendt en klage til kommunen over kajakroernes ureglementeret brug af Brabrand Sø, og der bliver desuden foreslået, at begrænse brug af åen pga. forekomst af oddere. Vi starter en dialog på området gennem de organisationer der varetager vores interesser (bl.a. DKF). Indtil der er andre regler, må klubberne og ÅKS gøre et bedre arbejde for, at oplyse medlemmerne om hvor og hvordan man må ro på Brabrand Sø. Kajaklubbernes arbejde i brugerudvalget blev diskuteret, og i det hele taget om at stå sammen på tværs af klubberne for at skabe bedre forhold for alle kajakroere i Aarhus. Et forslag var, at holde et stormøde hvor ÅKS, kajak-repræsentanter i brugerudvalget og andre interesserede er til stede. Jørn Maler fra MKC meddelte før mødet, at han stopper sit mange års virke i ÅKS sammenhæng. Repræsentantskabet takket for det fantastiske og vedholdende arbejde, som Jørn har ydet gennem årene, og håber på, stadig at kunne trække på Jørns ekspertise ved fx stævnearrangementerne. Næste møde blev fastsat til onsdag 20. januar 2016.
Dagsorden udsendt per mail: Ordinært møde i ÅKS repræsentantskabet onsdag den 4. november 2015 Dagsorden: 1. Valg af referent og ordstyrer 2. Præsentation af repræsentantskabet 3. Kommentarer til beretning (bilag 1) 4. Indkomne forslag. a) Ændringsforslag til ÅKS Statutter (se mail af 6. oktober 2015 far Ejlev Kuur) b) Kajakpladser på Rostadion (Viking v. Erik Madsen) - En gennemgang af nuværende regler. Der er båd type krav og kilometer krav, der ikke håndhæves, skal de det? - Styring af tildeling af pladser. Der er behov for gennemskuelighed, og at de daglige bruger inddrages. 5. Næste års samarbejde, f.eks.: - stævner - fastlæggelse af datoer - nedsættelse af ad hoc grupper. 6. Kommentarer til regnskab (bilag 2) og valg af administrator for ÅKS kontoen. 7. Overdragelse af formandskab til næste klub 8. Eventuelt