VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE Indhold Vejledning i RejsUd - Den Rejsende... 1 1.1 Log på Rejsud... 2 1.2 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse... 3 1.2.1 Opret nyt dokument... 3 1.2.2 Trin 1 af 4... 4 1.2.3 Trin 2 af 4... 5 1.2.4 Trin 3 af 4... 8 2.2.5 Fanebladet Rejsedage... 9 1.2.6 Fanebladet Kørsler... 11 2.2.7 Fanebladet Udgifter Betalingskort- og CWT-transaktioner... 13 1.2.8 Fanebladet Udgifter Egne udlæg... 16 1.2.9 Fanebladet Bilag... 18 1.2.10 Fanebladet Kommentarer... 20 1.2.11 Fanebladet Godtgørelser... 21 1.2.12 Fanebladet Posteringer... 22 1.2.13 Fanebladet Historik... 23 1.2.14 Trin 4 af 4... 24 1.3 Processen efter videresendelse til kontrol og godkendelse... 25 Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 1
1.1 LOG PÅ REJSUD Inden en rejsende logger på RejsUd vil det være en fordel at alle kvitteringer og bilag er indscannet og klar til at blive vedhæftet en afregning. Læs særvejledning om at logge på RejsUd første gang. Log in billedet ser ud som vist nedenfor, hvis en medarbejder har været logget på RejsUd før. Medarbejderen skal klikke på Relogin Herefter kommer nedenstående billede frem. Klik på Log på. Link til Rejs Ud. Alternativt find link til RejsUd på KUnet under Systemadgange. Logininfo er kommet til flertallet af KU ansatte den 10. januar 2014. Er der problemer med login kan der rettes henvendelse til oesupport@adm.ku.dk, som er Regnskabssektionens økonomisystemsupport. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 2
RejsUd er et webbaseret system, som en rejsende kan logge på i hele verden. Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse for at have disponeringer i frisk erindring for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et tilgængeligt, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt. 1.2 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF EN REJSE Om afregningen defineres som rejse eller udlæg afhænger af rejsens længde. En rejse over 24 timer med en overnatning skal ifølge Cirkulære om Tjenesterejseaftalen afregnes som en rejse. I denne case har den rejsende købt en rejse dvs. fly og hotel hos rejsebureauet Carlson Wagonlit Travel (herefter CWT). Den rejsende skal være væk mere end 24 timer. Senest 14 dage efter hjemkomstdato skal den rejsende afregne rejsen. Indledende trin er, at den rejsende opretter et dokument i RejsUd til afregning af rejsen. 1 Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ser ud som vist nedenfor. 1.2.1 Opret nyt dokument Hvis alle transaktioner er disponeret med personligt firmahæftende betalingskort vil transaktioner ligge klar i RejsUd 1. 2 1 Klik på Opret nyt dokument 2. 1 Hvis en rejse er bestilt hos CWT, ligger der et udkast klar til den rejsende, som den rejsende kan klikke på. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 3
1.2.2 Trin 1 af 4 Herefter kommer brugeren til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en Rejseafregning, fordi rejsen har varet mere end 24 timer og den rejsende har haft en overnatning. Klik på 1. Rejseafregning 2. Næste trin 2 1 RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster: Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal håndteres ellers kan den rejsende ikke gå videre til næste trin i afregningen. Sorte hjælpetekster er tekst om forslag til ting den rejsende skal huske, f.eks. at tage stilling til ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke afgørende at håndtere sorte hjælpetekster. Det er blot påmindelser til den rejsende. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 4
1.2.3 Trin 2 af 4 Da den rejsende har købt rejsen hos CWT vil oplysningerne som Land 2, By, Starttid og Sluttid i trin to være forhåndsregistreret i rejseafregningen. Hvis rejsen ikke er købt hos CWT skal den rejsende selv taste disse oplysninger. Registreringer i trin to for den rejsende, når rejsen er bestilt hos CWT: 1. Vælg Rejseformål: Tjenesterejse. 2. Skriv Anledning uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Anledning er et obligatorisk felt. 3. Skriv en forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Skriv evt. hvem rejsen er forhåndsgodkendt af. Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender. 4. Tjek at parametrene Land, By, Startdato og tid og Slutdato og tid er korrekte (markeret med cirkler). 5. Klik på Rediger nederst i feltet for at kunne påføre afregningstype, stedkode og alias (projekt-/sagsnr.). 1 2 3 5 Herefter kommer den rejsende til nedenstående skærmbillede. 2 Hvis det er første gang der skal fremsøges en værdi f.eks. et land eller en by er det nødvendigt først at klikke på Alle lande/destinationer. Herefter bliver værdilisten aktiveret og der kan klikkes på pil ned, hvorefter alle lande i systemet vises. Klik nu på et land. Næste gang der logges på vil valgte land optræde som første værdi i værdilisten som en favorit. Det samme gælder for alle andre værdilister i RejsUd. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 5
1 2 3 4 Vælg fire ting: 1. Afregningstype brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste 2. Sted brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste 3. Alias brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste 4. KU specifikation (først mulig at vise i RejsUd ultimo november 2013) Klikkes der på luppen 4 udfor f.eks. Sted ser skærmbilledet ud som nedenfor: Objekt betyder i denne sammenhæng talværdi. Navn betyder tekstværdi. Hvis den rejsende husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet Objekt. Husker den rejsende projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet Navn. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 6
Efter valg af Afregningstype, Sted, Alias og Specifikation (Specifikationsdimensionen er ikke endnu at se i eksisterende RejsUd version, den kan ses sidst i november 2013) er kontostrengen udfyldt. Klik Gem og fortsæt. Herefter er trin to færdig. Vær opmærksom på at afregningsudkastet ikke er gemt før den rejsende er nået til Trin 3. For at gemme registreringer til og med Trin 2 er det derfor nødvendigt at klikke på Næste trin i næste billedet og komme til Trin 3. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 7
1.2.4 Trin 3 af 4 Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i rejseafregningen. Logikken i RejsUd er, at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage. I stedet er det altid muligt at redigere alle felter. Dvs. vil en rejsende ændre registreringer i trin to efter den rejsende er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på Rediger 1 i næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 8
1 2 3 2.2.5 Fanebladet Rejsedage Under fanebladet Rejsedage 2 i ovenstående skræmbillede registreres Gratis måltider. RejsUd er som standard sat op til at have flueben i alle Gratis måltider dog med undtagelse af morgenmad på første rejsedag. Den rejsende skal sikre at disse flueben er korrekt sat i forhold til rejsens virkelighed. Dvs. hvis den rejsende har fået morgenmad den 2. oktober 2013 på udrejsedagen, så skal fluebenet på denne dag blive stående. Klik på den første dag 3 hvorefter følgende skærmbillede vises. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 9
4 1 3 2 Eksempel: Den rejsende har fået morgenmad betalt den første dag. Sæt et flueben i kassen Morgenmad, 1 som registrering af den gratis morgenmad. Hvis den rejsende også har fået morgenmad de øvrige dage klik da på Kopier til rest. Dage 2. Lad fluebenet stå i Refunderes, pågældende dag. ellers afregnes der ikke time- og dagpenge for den Såfremt den rejsende ikke har fået alle måltider betalt, fjern da flueben ud for de relevante Gratis måltider /dage. Den rejsende kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige tak for ulejligheden. Er rejsen afbrudt af en feriedag, så se særlig vejledning om registrering af afbrydelser af rejser i RejsUd (VejledningRejsUdPrivatOphold). Fortsæt ved at klikke på Gem og fortsæt 4. 3 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 10
1.2.6 Fanebladet Kørsler Fanebladet Kørsler giver mulighed for at registrere kørsel i egen bil f.eks. transport til lufthavnen og hjem igen i privat bil/motorcykel. Vælg Ny tur for at registrere en ny tur. Efter at have klikket på Ny tur fremkommer næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 11
6 1 2 3 4 5 Registrer her følgende: 1. Tjek at Dag er den dag kørslen er foretaget 2. Køretøj har typisk standardværdien Privat bil/motorkørsel, lav sats 3. Vælg evt. rute fra Rute værdiliste ellers sæt flueben i Anden rute og skriv et navn til en rute 4. Angiv Længde 5. Angiv Forklaring så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen Næste gang den rejsende logger på vil den rejsende kunne vælge ruten under Rute, fordi RejsUd registrerer og tilknytter ruten til den rejsende i RejsUd som en favoritværdi. Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på Kopier kørsel. Klik herefter på Gem og fortsæt 6 og derefter påfanebladet Udgifter i næste skærmbilled, hvis den rejsende har udgifter der skal registreres. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 12
2.2.7 Fanebladet Udgifter Betalingskort- og CWT-transaktioner Den enkle måde at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende betalingskort og/eller ved at have købt rejsen hos CWT. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og den rejsende vil kunne tilvælge dem enkeltvis. Det antages indledningsvist, at den rejsende har betalt med et personligt firmahæftende betalingskort. Klik på Hent kreditkorttransaktioner. Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra CWT og betalingskortet for den rejsende i den aktuelle rejseperiode. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 13
Hvis den rejsende mener der mangler nogle transaktioner, kan den rejsende få samtlige transaktioner registreret på den rejsendes ID indlæst i RejsUd uafhængig af periode ved at klikke på Vis alle 1 i ovenstående skærmbillede. Herefter vil flere transaktioner muligvis vise sig og den rejsende kan tilvælge de transaktioner den rejsende ved hører til den rejse den rejsende er ved at registrere 2. Dette gøres ved at klikke på hver enkelt rejse i firkanten helt til venstre og derefter klikke på Vælg markerede transaktioner 3. 3 2 1 Herefter ses udgifterne under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede. Den rejsende klikker på en udgift og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være registreret fra betalingskort- eller CWT-transaktionen. Det anbefales, at vedhæfte alle bilag under fanen Bilag. Mere beskrivelse herom i afsnittet om fanen Bilag senere i denne vejledning. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 14
Idet der er krav om afregning senest 14 dage efter hjemrejsedato, skal afregningen sendes til kontrol senest 14 dage efter hjemrejse - selvom der mangler betalingskortstransaktioner. Manglende betalingskortstransaktioner afregnes som en udgiftsafregning efterfølgende. Klik på Gem og fortsæt i næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 15
1.2.8 Fanebladet Udgifter Egne udlæg Har den rejsende brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af betalingskort- og CWT-transaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser, hvordan den rejsende registrerer egne udlæg. Den rejsende klikker på Ny udgift nederst i næste skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 16
Herefter får den rejsende en skabelon til at registrere udgifter i. Den rejsende skal registrere følgende: 1. Vælg Udgiftstyper (udgifter håndterer moms) 2. Vælg Dag i kalender 3. Registrer Sum på udgiften 4. Vælg valuta 5. Betalingsmåde har standardværdi Kontantudlæg 6. Skriv obligatorisk forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces 7. Det anbefales at registrere bilag i fanebladet Bilag (gennemgås senere) og samle f.eks. 8 bonner/kvitteringer på en A4, dvs. lave så få sider bilag som muligt 8. I tilfælde af der i pkt. 4 er angivet andet end DKK Danske Kroner skal der evt. angives Egen valutakurs i feltet Yderligere data. Egen valutakurs er afregningskursen vist i en bankopgørelse 9 8 1 2 3 4 5 6 7 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 17
De anbefales at samle bilag under fanebladet Bilag. Mere herom i afsnittet Fanebladet Bilag nedenfor. Klik Gem og fortsæt 9 på forrige side. 1.2.9 Fanebladet Bilag I fanebladet Bilag anbefales det at registrere alle bilag samlet på så få sider som muligt med nummerering af hvert enkelt bilag. Fanebladet rummer samtidig den rejsendes mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag. F.eks. kan det være særdeles nyttigt for gruppen af folk, der efterfølgende skal kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om, hvad tjenesterejsen handler om. Men det kan også være Tro- og loveerklæringer mv. Klik på Ny vedhæftning. Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er: Følgende bilag skal forklares i tekstfelt: o Uklare pga. ringe scanning o Tekst er på utilgængeligt sprog o Aggregeret i en stor sum Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 18
Boarding Card skal ikke vedlægges som bilag hvis flybilletter er vedlagt Der er ikke særlige dokumentationskrav til EU projekter Klik på Vælg fil og vedhæft et indscannet bilag. 3 1 2 Er bilag vanskelige at læse pga. indscanningens kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da en forklaring i feltet Forklaring. Klik på Gem og fortsæt. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 19
1.2.10 Fanebladet Kommentarer I fanebladet Kommentarer findes en mulighed for at uddybe kommentarer tilligere registreret. Fanebladet Kommentarer er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at udnytte kommentarfanebladet kan den rejsende inkludere korrespondance og bevare forståelsen i ét og samme dokument. Eventuelle kommentarer kan læses af kontrollant og godkender af afregningen. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 20
Klik evt. på Ny kommentar og skriv en kommentar. Derefter Gem og fortsæt. 2 1 1.2.11 Fanebladet Godtgørelser I fanebladet Godtgørelser får den rejsende et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er fremkommet. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 21
1.2.12 Fanebladet Posteringer I fanebladet Posteringer fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 22
1.2.13 Fanebladet Historik Fanebladet Historik viser; hvem der registrerer i afregningen hvornår de registrerer i afregningen hvad de registrerer hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er godkendt Medarbejderen kan til en hver tid følge hvor i processen afregningen befinder sig også efter at afregningen er færdigregistreret og sendt til godkendelse. For at afslutte trin tre klikkes på Næste trin vist i ovenstående skærmbillede. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 23
1.2.14 Trin 4 af 4 I trin fire er den rejsende opsat med en kontrolgruppe og en godkender. Derved skal den rejsende klikke på Afslut og send, hvorefter rejseafregningen er færdigregistreret. Den rejsende får vist et Udført som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og godkendelse. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 24
1.3 PROCESSEN EFTER VIDERESENDELSE TIL KONTROL OG GODKENDELSE En færdigregistreret rejseafregning vil blive modtaget af en kontrollant, herefter godkendes den af en godkender. Tilsidst sluses afregningen videre til Navision Stat, hvor afregningen vil blive bogført og den rejsende afregnet. Status kan fremsøges under venstremenuen Mine opgaver og Dokumenter. Spørgsmål og kommentarer til mette.bjornlund@adm.ku.dk. 4 VejledningRejsUd_Rejsende Version 0.01 den 29. november 2013 Side 25