Referat af Bestyrelsesmøde Sønderborg Forsyning i selskabet Sønderborg Forsyning Holding A/S Sønderborg Forsyningsservice A/S Sønderborg Vandforsyning A/S Sønderborg Spildevandsforsyning A/S Sønderborg Affald A/S Nordborg Kraftvarmeværk A/S Østerlund Varme A/S Mandag den 7.februar 2011 kl. 14.00-16.00 Deltagere Peter Hansen, Jan Prokopek, Ole Stisen, Erik Lauritzen, Lisa Nielsen, Christian Gregersen, Svend Albrechtsen Lars Riemann, Erik Renner Afbud Jan Callesen Referent Lars Riemann Dagsorden bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 22/11-2010 3. Godkendelse af tegningsprotokollat 4. Beretning - Direktørens beretning - Økonomi Perioderegnskab og likviditet - Projektstatus 5. Forretningsplan og overordnede mål 2011 6. Orientering Opkrævning af vejbidrag Forbrugervalg til bestyrelsen Internt kontrolprogram Redegørelse for de budgetterede takststigninger 7. Eventuelt 8. Næste møde LBRI/2011-02-24 Side 1 af 7
Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 22/11-2010 Referatet fra det sidste bestyrelsesmødet den 22. oktober 2010 blev godkendt og underskrevet af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 3. Godkendelse af tegningsprotokollat Tegningsprotokollatet dateret den 7. februar 2011 blev rundsendt og godkendt af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 4. Beretning Direktørens beretning Der var forud for bestyrelsesmødet fremsendt en skriftlig beretning. De tre væsentligste punkter fra beretningen blev præsenteret: Overførsel af driftsmidler Umiddelbart før jul udsendte Forsyningssekretariatet en meddelelse om hvordan de vil håndtere reguleringen af vandselskabernes eventuelle over/underdækning, da der nu ikke er noget prisloft for 2009/2010. Dette ville medføre en række uheldige økonomiske konsekvenser for Sønderborg Forsyning som følge af vores selskabsopdeling og placering af driftsaktiver (driftsmidler). Efter et møde med vores revisor, hvor emnet blev drøftet og også mulighederne for at afbøde virkningerne af Forsyningssekretariatets dispositioner, blev det besluttet, at vandselskaberne køber de driftsmidler - biler/maskiner - ud af serviceselskabet, som de i øjeblikket kun lejer at serviceselskabet. Derudover sørger vi for at få betalt så meget af vores driftsrelaterede gæld som overhovedet muligt inden den 1/1-2011 for at nedbringe vores likvide beholdning. Hvis dette ikke var blevet gjort ville Forsyningssekretariatets beslutning have medført, at vi kun kunne have fratrukket driftsrelateret gæld i vores likvider og ikke anlægsrelateret gæld. Dette ville igen have medført at vi for 2010 ville have fået en relativ stor overdækning, som i yderste konsekvens skulle tilbagebetales i 2011. Dette ville så igen medføre en stor underdækning i 2011, der sandsynligvis ikke kan holdes indenfor prisloftet for 2011, med deraf følgende konsekvenser for drift- og anlægsinvesteringer i 2012. Alt dette for at Sønderborg Forsyning får så vide rammer som muligt til selv at disponere i 2011 og 2012. Implementering af affaldsplan Tidsplanen for implementeringen af kildesorteringsordningen i henhold til den nye affaldsplan er blevet rykket til foråret 2012, grundet et ønske fra Sønderborg Kommunes miljøafdeling om godkendelse af ordningen i byrådet samt høringsrunde ved kommunen borgere. LBRI/2011-02-24 Side 2 af 7
Udbud og indkøb af containere forsinkes derved så de i givet fald skulle uddeles i vinterperioden 2011/2012. Dette har vi fundet uhensigtsmæssig set i relation til de sidste to vintres udfordringer for affaldsindsamlingen. Derfor er implementeringsfasen udskudt til foråret 2012. Tidsregistrering / Lønsystem Overgangen til det nye lønsystem er gennemført og januarlønnen udbetales gennem det nye system. Dette forløb uden væsentlige vanskeligheder. Der er indført tidsregistrering for alle timelønnede medarbejdere, i form af et elektronisk komme/gå registreringssystem - Promark. Systemet muliggør en mere smidig og nøjagtig registrering af medarbejdernes reelle arbejdstid, inklusiv ferie og sygdom. Der forventes en væsentlig administrativ besparelse ved dette. Samtidigt er der indført et fælles tidsregistreringsskema for alle øvrige medarbejdere, der giver samme funktioner som Promark Bestyrelsen tog beretningen til efterretning. Økonomi Perioderegnskab og likviditet Perioderegnskab Perioderegnskab for 2010 indtil 31/12 dvs. det ureviderede årsregnskab - blev præsenteret. Direktøren orienterede om, at der er afholdt møde med Danbo i Nordborg i forbindelse med drøftelse af aftale om varmeleverance fra Nordborg Kraftvarmeværk(NKVV). Danbos udmelding er, at de ikke ønsker at forlænge den nuværende kontrakt der løber til og med 2014. Dette gør at Sønderborg Forsyning skal overveje hvad der sker efter 2014. Der vil derfor til bestyrelsesmødet i august blive udarbejdet en række scenarier for NKVV fremtid, til drøftelse og beslutning for bestyrelsen. Bestyrelsen tog herefter perioderegnskabet til efterretning. Likviditet Likviditeten blev præsenteret og bestyrelsen tog likviditeten til efterretning uden kommentarer. En yderligere spredning af Sønderborg Forsynings midler blev drøftet. Idet Sønderborg Forsynings samlede likviditet svinger mellem 130 mio. DKK og 5 mio. DKK i en cyklus på ca. 6 måneder, vil det være forbundet med væsentlige administrative omkostninger at fordele disse midler i portioner på 750.000 DKK og ikke mindst lige så vanskeligt at få disse midler frigivet igen. Bestyrelsen ønsker den lavest mulige risiko for Sønderborg Forsynings penge, og er trygge ved den nuværende placering af pengene. LBRI/2011-02-24 Side 3 af 7
Projektstatus Status for de igangværende projekters status og økonomi blev præsenteret. Synliggørelse af Sønderborg Forsynings evne til at forvalte projekter og midler blev drøftet. Direktøren foreslog at de eksisterende benchmarktal for henholdsvis vand, spildevand og affaldsområdet i en forkortet version offentliggøres på hjemmesiden, sammen med en oversigt over planlagte projekter. Dette bifaldt bestyrelsen og det iværksættes så hurtigt som muligt. Bestyrelsen tog herefter projektstatus til efterretning. 5. Forretningsplan og overordnede mål 2011 Direktøren gennemgik de overordnede mål og forretningsplanen for 2011. De to overordnede temaer for 2011 er driftsoptimering og forsyningssikkerhed og vil danne grundlag for virksomhedens kommende arbejde. Målene er: Driftsoptimering Aftalegennemgang Gennemgang af driftsprocesser Afklaring af kundekrav Afklaring af kundetilfredshed Kundeportal Kommunikationsplan Intern/ekstern kommunikation Budget 2012-2015 Forretningsplan 2012 Forsyningssikkerhed Opgradering af vandværker Beredskabsplaner vand, spildevand, affald og varme Opgradering af renseanlæg Samling og evaluering af driftsdata Strukturplan for spildevandsforsyningen Nedlægning af Augustenborg Havn Vandværk For at få et større perspektiv på budgetlægning og for at sikre en kobling mellem budget og strategi, vil der i 2011 blive udarbejdet et budget med en 3-5 årig horisont. Dette budget vil være et oplæg til bestyrelsen til en diskussion af Sønderborg Forsynings strategi og målsætninger forud for den detaljerede budgetlægning for 2012. Bestyrelsen ønskede, at der kom forslag til et miniseminar i stil med det, der blev gennemfør i sommeren 2009. Bestyrelsen tog målsætning og forretningsplan til efterretning. LBRI/2011-02-24 Side 4 af 7
6. Orientering Opkrævning af vejbidrag Konkurrencestyrelsen har vurderet at hvis forsyningsselskaberne opkræver et for lille vejbidrag for vandafledning fra de kommunale veje, kan det medføre en modregning i kommunens bloktilskud, idet dette betragtes som en udlodning af midler til kommunen. Sønderborg Kommune betaler i dag 1 % af anlægsomkostningerne i vejbidrag til Sønderborg Forsyning. Dette er den laveste takst der kan opkræves og det bør overvejes om bidraget skal hæves for at undgå modregning. Sønderborg Forsyning vil ikke kunne hæve indtægterne på denne måde idet prisloftet vil regulere indtægterne og medføre at gebyrerne til de øvrige kunder skulle sænkes tilsvarende. Bestyrelsen vil afvente en endelig udmelding fra Forsyningssekretariatet og sideløbende informere kommunens administration om forholdet. Forbrugervalg til bestyrelsen Reglerne for valg af en forbrugerrepræsentant står for troende. Det betyder at Sønderborg Forsyning er pålagt at få indvalgt mindst en forbruger i bestyrelserne for henholdsvis vandselskabet og spildevandsselskabet. Bestyrelsen ønsker et oplæg på hvordan et sådant valg kan gennemføres så billigt og enkelt som muligt. Endvidere udestår det stadig hvordan bestyrelsessammensætningen skal være når det forbrugervalgte medlem indtræder i bestyrelsen. Internt kontrolprogram Sønderborg Forsyning er som alle andre forsyningsselskaber blevet pålagt at udarbejde et internt kontrolprogram, der skal tilse at der laves udbud på alle relevante opgaver, og at der bliver lavet egentlige aftaler på opgaverne. Dette kontrolprogram er under udarbejdelse og første udkast ligger i chefgruppen til gennemgang. Det interne kontrolprogram vil også sikre en professionalisering af hele Sønderborg Forsyning s indkøb af udstyr og tjenesteydelser. Til kontrolprogrammet kræves der et sæt prokuraregler til fastsættelse af den enkelte medarbejders økonomiske beføjelser. Det blev foreslået at den generelle regel er, at alle budgetansvarlige kan indgå aftaler op til en beløbsramme på 50.000 DKK. Alle chefer kan indgå aftaler op til en beløbsramme på 500.000 DKK og at direktøren kan indgå aftaler op til en beløbsramme på 5.000.000 DKK. Forudsætningen for alle aftaler er at de er af sædvanlig art og derved ligger indenfor rammerne af virksomhedens forretningsorden. LBRI/2011-02-24 Side 5 af 7
Endvidere kan direktøren indgå aftaler over 5.000.000 DKK, forudsat at disse opgaver er specifikt angivet i det af bestyrelsen godkendte budget for virksomheden. Bestyrelsen tiltrådte disse prokuraregler. Redegørelse for de budgetterede takststigninger Den udsendte redegørelse for de budgetterede takststigninger blev gennemgået. Der skal forsat være fokus på en effektiv udnyttelse af driftsmidlerne og alle anlægsinvesteringer skal understøtte en effektiv drift. 7. Eventuelt Grønne tiltag De grønne tiltag, her særligt håndtering af overfaldevand, får et specielt fokus ved Sønderborg Forsyning. Der er ansat en ny medarbejder i Projekt og Planlægningsafdelingen som får denne opgave som særligt område. Der vil snarest muligt blive udarbejdet et notat der beskriver hvilke tiltage og metoder der kan anvendes fra forsyningens side for at fremme reduktionen af overfladevand i kloakkerne. Derudover vil der blive etableret kontakt til eksterne videncentre på området, herunder Malmøs bydel Augustenborg. Der vil blive arrangeret en grøn dag sammen med disse videncentre, samt med deltagelse af Kommunens medarbejdere på området. Dåsepresse Orientering om dåseindsamlingsordningens behandling i pressen. Forsyningen modtog en henvendelse fra EU parlamentariker Anne E. Jensens politiske assistent Karsten Schøn, hvor han spørger til vores dåseindsamlingsordning. Sønderborg Forsynings medarbejder svarer på Karsten Schøns spørgsmål og giver ham de aktuelle indsamlingstal for ordningen. Det næste der sker, er at oplysningerne dukker op i en pressemeddelelse fra Sønderborg Kommune, hvor man kan få det indtryk at Sønderborg Kommune står for ordningen. Historien ville have været en af vores gode historier, men nu har Sønderborg Kommune bragt den til torvs og vi håber at Forsyningen inddrages i den kommende diskussion af ordeningen. Der er en dialog med kommunens presseansvarlige om håndteringen af historien. Renosam - repræsentantskab Der blev spurgt ind til hvem der er udpeget til at repræsentere Sønderborg Kommune og Sønderborg Affald i Renosams repræsentantskab. Bestyrelsen fastslog at den nuværende udpegning af Erik Lauritzen fastholdes. LBRI/2011-02-24 Side 6 af 7
8. Møder 2011 Næste møde afholdes mandag den - 9. maj 2011- kl. 14:00-16:00 Der udsendes foreløbige mødeindkaldelser via Outlook, som opdateres med dagsorden og materiale ved indkaldelse. Erik Lauritzen Peter Hansen Jan Prokopek Jan Callesen Ole Stisen Lisa Nielsen Svend Albrechtsen Christian Gregersen LBRI/2011-02-24 Side 7 af 7