Dagsorden til bestyrelsesmøde den 15. november 2018 Tidspunkt: 15/11 2018 kl. 10:00-12:00. Mødested: Skype, https://meet.lync.com/aarhuskommune/rafr/i81pwa0b Mødedeltagere: Afbud: Referent: Rasmus Frey Indhold Dagsordenpunkt 1, OS2mo [Status 10 min]... 1 Dagsordenpunkt 2, OS2iot [Status 10 min]... 2 Dagsordenpunkt 3, Bestyrelsesseminar [Drøftelse og beslutning 20 min]... 2 Dagsordenpunkt 4, Fælles governance for OS2s Lokal Rammearkitektur løsninger [Drøftelse og beslutning 20 min]... 4 Dagsordenpunkt 5, Når et OS2-produkt mangler en styregruppe [Drøftelse og beslutning 15 min]... 5 Dagsordenpunkt 6, Projektideer [Drøftelse 10 min]... 6 Dagsordenpunkt 7, Orienteringer [Status 10 min]... 6 Dagsordenpunkt 8, Eventuelt [10 min]... 7 Dagsordenpunkt 1, OS2mo [Status 10 min] Hvad er status på action punkter fra sidste møde: Udviklingsprojekt version 2.5? Review af kodebase? Projektleder til projektet? Kommunikation til omverden er udsendt: 1. https://os2.eu/blog/lokal-rammearkitektur-og-idm-med-os2mo-os2rollekatalog 2. https://os2.eu/blog/os2mos-naeste-sprint-gaar-i-retning-af-os2-produktet-ogudvikling-af-integrationer 3. https://os2.eu/blog/lora-og-integrationerne-en-temadag-med-os2-produkter KOMBIT og Holstebro i styregruppe? Review af kodebasen er gennemført. Der afholdes møde mellem Strongminds og Magenta hvor findings løbes igennem inden jul. Når kode review er afsluttet udmeldes en tidsplan for version 2.5. Side: 1
Det overordnede billede af produktet er at det er solidt og her er en god arkitektur. Overordnet plan er at version 2.5 er færdig omkring marts. Så er løsningen klar også bredt. Der ansættes en projektleder. Ansættelsesprocessen er igangværende. Holstebro kommer med i styregruppen. Nikolaj Kolte. Dagsordenpunkt 2, OS2iot [Status 10 min] En kort status på projektets fremdrift. Ansøgning til Region Hovedstaden er godkendt. Ansøgning til Erhvervsstyrelsen afventer, der er lidt detaljer som skal på plads i forhold til at det er et OPI-samarbejde. Møde den 4/1 hos Erhvervsstyrelsen hvor det sidste gerne skulle falde på plads. Vi er i en situation hvor der er virkelig mange aktører som alle siger de har lavet løsningen. Nogen har lavet dele af løsningen men den er lukket. Vi har behov for den fulde løsning og vi har behov for at den er frit tilgængelig. KOMBIT er orienteret om projektet. KOMBIT skal komme til vores strategiseminar og vi skal sørge dialog. Henrik rækker ud i forhold til den 17/1 på Hotel Frederiksminde, Præstø. Drøftelserne afføder en ny projektide: En OS2autoproces for IOT-projekter. Dagsordenpunkt 3, Bestyrelsesseminar [Drøftelse og beslutning 20 min] Den 16-17/1 2019 afholdes bestyrelsesseminar. Sekretariatet har udarbejdet en ramme for dagen som skal udfyldes med konkrete drøftelser. Program er vedlagt som bilag. Sekretariatet har ligeledes udsendt et spørgeskema med det formål at få data på hvad medlemmer og interessenter forventer af OS2. Dette data bringes i spil i løbet af seminaret. Dag 1 Der lægges op til et program hvor vi starter med et tilbageblik på det seneste år. Her ser vi på hvad der er gået godt, hvad der er gået mindre godt og hvad vi bør forbedre. Tilbageblikket vil Side: 2
også indeholde plads til dagsordenspunkter hvor vi går i dybden med konkrete udfordringer fra året som er gået. Sekretariatet foreslår at vi midt på dagen spiller Business Model Game (https://cfiaarhus.dk/forretningsmodelleringskanvas) og derved får uddraget nye vinkler og elementer i OS2s forretningsmodel. Som en afslutning på første dage kigger vi fremad og ser på hvad vi skal fokusere på i 2019 og længere ud i fremtiden. Dag 2 Her lægges op til besøg af eksterne. KOMBIT og innovationsenheden er oplagt og har været drøftet tidligere, hvad er status? Er andet besøg evt. DIGIT, DSD eller andet fællesskab? Eller skal vi have fat i nogle af dem som kører lidt under radaren. Udover besøg fra eksterne foreslår sekretariatet at vi også sætter igangværende projekter og ideer under lup. Ser hvilke karakteristika projekter i OS2 har i dag kontra tidligere. Et vigtigt punkt i forhold til vores nuværende governance samt fremtidige governance og porteføljestyring. Sekretariatet foreslår at der på dag 2 også er fokus på opsummering og konklusion. Sekretariatet vil forsøge at bringe simple metoder og øvelser i spil i løbet af seminaret så formatet ikke bliver ren drøftelse. Det indstilles at bestyrelsen drøfter oplægget og kommer med input hvor der er mangler eller andre forventninger. Det indstilles at bestyrelsen godkender oplægget til rammesætning for bestyrelsesseminar. : Programmet tages til efterretning. Bestyrelsen har følgende input til eksterne besøg: Region eller Digitaliseringsstyrelsen. Det er relevant at snakke med digitaliseringsstyrelsen. Henrik tager kontakt. Kan vi få en til at komme og give inspiration! Der er så meget nyt. Side: 3
Dagsordenpunkt 4, Fælles governance for OS2s Lokal Rammearkitektur løsninger [Drøftelse og beslutning 20 min] Mandag d. 5/11 afholdt vi temadag med fokus på OS2-produkter der indgår i den lokale rammearkitektur (LoRa). Fokus var rettet på OS2mo, OS2rollekatalog, OS2opgavefordeler, OS2kle og StsOrgSync. En af de drøftelser vi havde om eftermiddagen var spørgsmålet om hvordan vi fremadrettet bedriver governance på løsninger med så tæt et samspil som tilfældet er her. Et spørgsmål vi har vendt før. Konklusionen på drøftelserne er, at det både efterspørges og at vi er nødt til at have et organ som tænker på tværs samtidig med at de enkelte produkter er selvorganiserede. Der var enighed om at etablering bør tages i faser da produkterne er forskellige steder. Men vi har behov for en fælles og klar målsætning om at der på sigt bør være et fælles sekretariat for OS2- LoRa. Et oplæg er en fase 1 hvor man etablerer en fælles styregruppe og fælles arkitekturgruppe som skal skabe sammenhæng mellem løsningerne. Disse skal bemandes af repræsentanter for de produktspecifikke grupper. OS2s sekretariat vil betjene disse. LoRa styregruppe Skal sikre enfælles strategisk retning på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-styregrupper og evt. KL, KOMBIT osv. LoRa arkitekturgruppe Skal sikre enfælles koordinering på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-arbejdsgrupper og evt. KL, KOMBIT osv. OS2mo OS2rollekatalog OS2xyz Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Målbillede OS2LoRa fase 1 Man bør så arbejde imod en fase 2 hvor der skabes et grundlag for et fælles OS2-LoRa sekretariat med ansvaret for at drive samarbejdet i de enkelte løsninger og på tværs af løsninger. Det økonomiske grundlag for et fælles LoRa-sekretariat kommer ved at de enkelte produkter medfinansierer med en vægtet andel. Side: 4
LoRa styregruppe Skal sikre enfælles strategisk retning på tværs af løsningerne Sammensat af repræsentanter fra de enkelte produkt-styregrupper og evt. KL, KOMBIT osv. LoRa sekretariat Skal sikre en fælles koordinering på tværs af løsningerne samt supportere styregrupper og arbejdsgrupper 1-2 personer ansat i OS2s sekretariat eller lokalt hos en kommune Økonomi via bidrag fra produkter som indgår i LoRa samarbejdet OS2mo OS2rollekatalog OS2xyz Målbillede OS2LoRa fase 2 Sekretariatet ønsker bestyrelsens input til de tanker som er beskrevet. Det indstilles at målbillederne for fase 1 og fase 2 godkendes så sekretariatet i samarbejde med produkterne: OS2mo, OS2rollekatalog, OS2opgavefordeler, OS2kle og StsOrgSync kan igangsætte projektet med at skabe sammenhæng på tværs. Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Økonomi via tilslutning Punktet udsættes Dagsordenpunkt 5, Når et OS2-produkt mangler en styregruppe [Drøftelse og beslutning 15 min] Udsat fra tidligere møde Det er en udfordring når vi i OS2 har løsninger som ender i et vakuum af daglig drift og derfor mangler at få sat den strategiske retning. Samt mangler et organ der er med til at sikre koordinationsgruppens fokus. Konkret er det en udfordring når der er et ønske hos arkitekter, teknikere, projektledere og leverandør om at et produkt bør tage rejsen fra niveau 1 til 2. Her kan det ofte være svært at få anvendere til at påtage sig ejerskabet og stille med beslutningskraft omkring løsningen. Det vi kalder Accept fra lokal linjeledelse i vores produktniveauer. Et andet eksempel er OS2indberetning som i dag har en tilslutningsaftale der sikre et solidt økonomisk fundament for løsningen, samt har en velfungerende koordinationsgruppe. Men der kommer ikke flere med på løsningen og der mangler en strategisk roadmap for løsningen. Måske mangler der også en supplering eller udskiftning i koordinationsgruppe da tilslutningsaftalen tilsigter 2-årige perioder. Helt konkret er der også et behov for at justere tilslutningsaftalen i forhold til gældende praksis. Side: 5
Bestyrelsen bedes drøfte hvad vi kan gøre fra central hånd når det er tydeligt at en velfungere styregruppe er nødvendig. Hvordan får vi fat i de rigtige personer? Og hvordan skabes opbakningen fra den lokale ledelse. Hvad skal der kommunikeres og hvordan? Er vi ude i sanktioner eller opsigelse af aftaler? Accept fra lokal linjeledelse er nemt når løsningen er i drift og det hele kører meget godt. Dagsordenpunkt 6, Projektideer [Drøftelse 10 min] Sekretariatet modtager flere ideer. Bestyrelsen bedes give feedback og hjælpe med vurderingen i forhold til relevans og om opbakning vil kunne skabes i OS2. Dette er et nyt punkt som sekretariatschefen ønsker bliver et fast element. Bestyrelsen bedes drøfte og beslutte et minimumskrav for hvilken information en projektide skal indeholde for at kunne vurderes i dette fora. Eksempler på ideer frembragt for sekretariatet: En tværkommunal/offentlig CAPTCHA løsning til at erstatte Googles o Bør udvikles som en komponent der kan implementeres i alle løsninger hvor behovet er til stede. En tværkommunal/offentlig analytics platform til at erstatte Googles o Kan bygges på Piwik (nu Matomo https://matomo.org/) o Infrastruktur kan bygges på OS2cloud o https://www.version2.dk/artikel/flertal-stop-tredjepartscookies-paa-offentligesider-1086800 Integrationsplatform o En fleksibel måde at håndtere integrationer ind i kommunens ESDH-system på (der hvor man beder ens fagsystemleverandører om at aflevere data til ESDH'en) Et vagtplansystem, som kan håndtere forskellige overenskomster. Punktet udsættes Dagsordenpunkt 7, Orienteringer [Status 10 min] Sekretariatschefen orienterer om det seneste i OS2. Punkterne nedenfor uddybes. Ansætelse af kommunikations- og koordinationsmedarbejder LoRa temadag OS2faktor er nu et rigtigt OS2-projekt Flere og flere leverandører har opdaget open source som forretningsmulighed Side: 6
For Autoproces, Kravmotor, Rollekatalog, Kitos, KLE og Opgavefordeler er etableret solid organisering. Indberetning er der næsten. For Forms, Display, BorgerPC og Valghalla er solide samarbejder etableret og der er stort fokus på at hæve niveauet for løsningerne. Loop, Dagsorden, Datascanner og CPRbroker hænger fortsat i bremsen. Datascanner til live igen mens de andre nok forbliver på niveau 1 uden den store bevågenhed. Flere nye kommuner melder sig under fanerne (næste step er at hverve ikkemedlemmerne til medlemmer) Alle OS2-medlemmer bruger nu mindst et OS2-produkt Orienteringer tages til efterretning. Dagsordenpunkt 8, Eventuelt [10 min] Her behandles punkter til eventuelt. Bo nævner at KOMBIT viser interesse i OS2loop. Kort orientering fra KITOS, der er udfordringer. Endvidere overvejes et code-review. Side: 7