Styringsdialogmøder med boligorganisationerne 2018 De individuelle styringsdialogmøder Kommunen og boligorganisationerne er lovgivningsmæssigt forpligtet til at føre en styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunen skal således sørge for, at der holdes et årligt dialogmøde med hver af boligorganisationerne med hjemsted i kommunen, og at der bliver offentliggjort en redegørelse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside. NOTAT Februar 2019 Journal nr. Sagsbehandler Som grundlag for styringsdialogen udarbejder og fremsender boligorganisationerne inden en nærmere fastsat frist, efter regnskabsårets afslutning, en dokumentationspakke til kommunen. Den samlede dokumentationspakke udgøres af en styringsrapport med tilhørende afdelingsskemaer og boligorganisationens regnskabsmateriale, herunder et regnskabsspørgeskema, årsberetning og revisionsprotokol samt resultater af eventuelle relevante analyser 1. Efter møderne udarbejder administrationen redegørelser (referater), som sendes til de pågældende boligorganisationer og offentliggøres på kommunens hjemmeside 2. Hvis der på styringsdialogmødet viser sig at være nye, konkrete sager eller problemstillinger, der kræver opfølgende handlinger, indgås der aftaler på mødet om, hvilken opfølgning, der er behov for. Faste punkter på styringsdialogmøderne er: Meddelelser, herunder evaluering af sidste års styringsdialog Gennemgang af dokumentationspakke Oplæg til nye aftaler Gennemgang samt evaluering af eksisterende aftaler Nyt støttet byggeri Renoveringssager Godkendelser Kommunal anvisning Flygtninge og integration Emner til det årlige fælles dialogmøde med politikere Andre emner 1 Det regnskab, som danner grundlag for møderne, vedrører således det forrige år. Regnskaberne og tallene, der blev taget udgangspunkt i ved styringsdialogmøderne for 2018, er således fra regnskabsåret 2016/17 eller 2017 afhængig af regnskabsårets begyndelse. 2 Se https://www.frederikssund.dk/borger/bolig-- byggeri/boligforeninger/boligselskaber/aftaler-medboligselskaber/redegoerelser-for-dialogmoeder
Der har i 2018 (oktober/november) været afholdt 10 individuelle møder med boligorganisationer 3. Administrationen har således på trods af, at kommunen alene, lovgivningsmæssigt, er forpligtet til at afholde dialogmøder med boligorganisationer med hjemsted i kommunen, valgt at indkalde til årlige dialogmøder med 2 af de 3 boligorganisationer, der har afdelinger, men ikke hjemsted, i kommunen. Årsagen til dette er bl.a., at de to pågældende boligorganisationer har flere afdelinger i kommunen, herunder afdelinger, hvor der i forvejen er løbende dialog og sagsbehandling i konkrete sager, der kræver tæt samarbejde 4. Sammenfatning af årets dialogmøder I forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning af 12. december 2018 er der som orientering til Økonomiudvalget, nedenfor, lavet en overordnet sammenfatning af årets individuelle dialogmøder med boligorganisationerne. Sammenfatningen tager udgangspunkt i de mest relevante emner fra møderne. Såfremt der ønskes et mere detaljeret indblik i dialogmøderne med de enkelte boligorganisationer henvises til de individuelle redegørelser for dialogmøderne med boligorganisationerne på kommunens hjemmeside (se note 2). Evaluering af sidste års styringsdialog Samtlige boligorganisationer gav ved årets dialogmøder udtryk for, at de er tilfredse med mødets tilrettelæggelse og indhold. Enkelte boligorganisationer - med dialogmøder i andre kommuner også - udtrykte anerkendelse i forhold til Frederikssund Kommunes store engagement i forbindelse med møderne, herunder antal medarbejdere og antal afdelinger, der er repræsenteret. Gennemgang af dokumentationspakke Der var på møderne bl.a. en gennemgang af niveauet for boligorganisationernes administrationsbidrag, dispositionsfond, arbejdskapital, henlæggelser samt effektivitetstal. Især forslag til effektiviseringer og besparelser var i fokus. Overordnet gav boligorganisationerne udtryk for at arbejde omfattende med effektiviseringer, og mange havde indført nye systemer og tiltag, fx fælles indkøbsordning, sammenlægning af afdelinger, udbud af opgaver mv., der gerne skulle give sig udslag i besparelser fremadrettet. Der var 4 boligorganisationer, der havde en eller flere røde afdelinger, dvs. afdelinger, der har en beregnet effektivitet på under 70 %, og som minimum er 30 % dyrere end bedste praksis. 3 Oppe Sundby Boligselskab, Skibby Boligselskab, Jægerspris Boligselskab, Boligselskabet Rosenvænget, Slangerup Boligselskab, Hornsherred Almennyttige Boligselskab, Danske Funktionærers Boligselskab, Frederikssund Boligselskab, Lejerbo Fredensborg og FAB (Frederikssund Andels Boligforening). 4 Den ene boligorganisation (uden hjemsted i Frederikssund Kommune), som ikke indkaldes til møde (Boligselskabet Sjælland), har alene én afdeling, der fungerer uden større udfordringer, og hvor afholdelse af møde ikke vurderes at ville give et forholdsmæssigt udbytte for hverken boligorganisation eller kommune. 2/8
De konkrete boligorganisationer havde flere pågående tiltag vedrørende effektiviseringer for de pågældende afdelinger. Oplæg til nye aftaler 5 Det var en enkelt boligorganisation, FAB (Frederikssund Andel Boligforening), hvor det var aktuelt med ny aftale - vedrørende friholdelse fra kommunal anvisningsret i 4 afdelinger mod, at et tilsvarende antal boliger (primært små og billige boliger) bliver stillet til rådighed for kommunen i andre afdelinger. Der vil blive afholdt særskilt møde herom med henblik på skriftlig aftale. Gennemgang samt evaluering af eksisterende aftaler 6 Administrationen og den enkelte boligorganisation gennemgik eksisterende aftaler med henblik på status og evaluering, herunder eventuel forlængelse eller ophør. Aftaler om særlige kriterier for udlejning Der er indgået aftaler vedrørende fleksibel udlejning med henholdsvis Jægerspris Boligselskab, Hornsherred almennyttige Boligselskab, Frederikssund Boligselskab og FAB (Frederikssund Andels Boligforening). Boligorganisationerne oplyste generelt, at aftalerne overordnet fungerer fint og efter hensigten. Frederikssund Boligselskab oplyste vedrørende aftale om udlejning efter særlige kriterier for afdeling Gyldenstens Vænge, at der har været udfordringer i forhold til, at for mange lejere ikke har bidraget i tilstrækkeligt omfang i forhold til de fælles forpligtelser i afdelingen, og at der muligvis vil være behov for at justere kriterierne for udlejning. Boligorganisationen vil kontakte kommunen, såfremt det bliver aktuelt. Aftaler om særlig anvisning Der er indgået i alt 7 aftaler vedrørende særlig anvisning til familie- og ungdomsboliger. Aftalerne er med henholdsvis Frederikssund Boligselskab, Boligselskabet Rosenvænget, Danske Funktionærers Boligselskab og FAB (Frederikssund Andels Boligforening). Administrationen og boligorganisationerne var enige om, at hovedparten af aftalerne fungerer efter hensigten. Administrationen har som følge af den lave integrationsydelse samt kontanthjælpsloftet dog svært ved at anvise lejere til boligerne i henhold til anvisningsaftalen med Danske Funktionærers Boligselskab vedrørende 7 ungdomsboliger i afdeling Kongensgade. Administrationen vil tage aftalen op til revision i forhold til behovet for boliger. Frederikssund Boligselskab oplyste, at det for så vidt angår aftalen vedrørende kommunal anvisning til 20 øremærkede boliger i afdeling Færgeparken III (aftale 1) har været vanskeligt for kommunen at anvise beboere i 5 Som led i tilsynsopgaven kan kommunen og den enkelte boligorganisation i vidt omfang indgå aftaler af forskellig styringsmæssig karakter. 6 Aftaler mellem kommunen og boligorganisationerne kan findes på kommunens hjemmeside: https://www.frederikssund.dk/borger/bolig-- byggeri/boligforeninger/boligselskaber/aftaler-med-boligselskaber 3/8
den aftalte målgruppe (ældre) til samtlige ledige boliger, hvilket har resulteret i, at KAB har udlejet boligerne efter den almindelige venteliste. Dette har medført nogle udfordringer i forhold til beboersammensætningen med både småbørnsfamilier og anviste ældre beboere, der har behov for ro. Administrationen vil undersøge forholdet mellem behov og antal boliger, der stilles til rådighed. Der pågår et større analysearbejde i forbindelse med udarbejdelse af en samlet plan for ældre- og plejeboliger og botilbud. Aftaler om udlejning Der foreligger 3 særaftaler vedrørende udlejning for henholdsvis afdeling Klostergården (DFB), afdeling Nordmandsvænget seniorboligerne (Hornsherred Almennyttige Boligselskab) og afdeling Firkløveret, afs. Esrogård (Jægerspris Boligselskab). Boligorganisationerne oplyste, at aftalerne overordnet fungerer fint og efter hensigten. Aftaler om fortrinsret for børnefamilier 7 Der foreligger en enkelt aftale om fortrinsret for husstande med et eller flere børn til boliger med 3 eller flere beboelsesrum med FAB (Frederikssund Andels Boligforening). Aftalen fungerer efter hensigten og det blev aftalt, at den forlænges i yderligere 4 år indtil 2022. Nyt støttet byggeri Det blev drøftet med boligorganisationerne, hvorvidt der er planer eller ønsker om at opføre nyt støttet byggeri. De fleste boligorganisationer havde ikke aktuelt ønsker om at opføre nyt byggeri. Boligselskabet Rosenvænget gav dog udtryk for, at boligorganisationen gerne vil være større, og at de er interesseret i at bygge nye afdelinger med minimum 30 boliger (ud fra driftsmæssige betragtninger) fx i Vinge. Boligorganisationen afventer løbende udmeldinger fra kommunen angående planerne for almene boliger i Vinge. Danske Funktionærers Boligselskab oplyste, at de er interesseret i at udvide med nye afdelinger i områder, hvor boligorganisationen i forvejen har afdelinger. Frederikssund Boligselskab orienterede om, at de ønsker at bygge nyt, og at de tidligere havde et projekt parat i Deltakvarteret i Vinge med 80-100 boliger efter Almenbolig+ konceptet (som Gyldenstens Vænge). Renoveringssager, helhedsplaner mv. 8 Samtlige boligorganisationer havde igangværende renoveringsprojekter, hvoraf en stor del er sager med støtte fra Landsbyggefonden. Nedenfor 8 Under punktet på møderne gennemgår boligorganisationerne igangværende og kommende renoveringssager der er overvejende tale om sager af ekstraordinær karakter, og som ikke har karakter af almindelig vedligeholdelse. Der er både tale om større renoveringsprojekter, som formentlig vil kræve helhedsplaner og Landsbyggefondens medvirken samt sager af mindre karakter, hvor boligorganisationen vil kunne finansiere projekterne selv, uden støtte. 4/8
gennemgås alene status på igangværende Landsbyggefondssager samt særligt udfordrede afdelinger, hvor der kræves opfølgning. Landsbyggefondssager med skema A-status Afdeling Kærvænget (Hornsherred Almennyttige Boligselskab) Der har i den igangværende støttesag været udfordringer med skellinjer i forbindelse med de påtænkte tilbygninger, hvilket dog i samarbejde med administrationen er blevet løst. Boligorganisationen og Landsbyggefonden er i dialog om en opjustering af støtte. Kommunen har meddelt fristforlængelse for indberetning af skema B. Afdeling Morelhaven (Danske Funktionærers Boligselskab) Boligorganisationen oplyste, at der er ved at blive udarbejdet skema B. Der er givet fristforlængelse for indberetning af skemaet. Afdeling Banevænget (Lejerbo Fredensborg) Boligorganisationen tilkendegav, at der er ved at blive udarbejdet skema B for renoveringssagen. Landsbyggefondssager med skema B-status Afsnit Møllehegnet og Esrogård (afd. Firkløveret, Jægerspris Boligselskab) For afsnittene Møllehegnet og Esrogård var renoveringsarbejderne afsluttet og boligorganisationen ved at udarbejde skema C (endeligt byggeregnskab). For afsnit Esrogård er der tale om en større merudgift til renovering af tag som følge af defekt undertag med deraf følgende opfugtning af spær mv. Det blev oplyst, at Landsbyggefonden har tilkendegivet støtte til udbedring af forholdet på 2/3 af udgiften, mens 1/3 vil blive egenfinansieret via henlæggelser. Nye, større renoveringssager, herunder særligt udfordrede afdelinger Afsnit Mølleparken II (Jægerspris Boligselskab) Projektet indebærer en meget omfattende renovering, hvor samtlige lejere vil skulle genhuses. Boligorganisationen oplyste, at der foreligger finansieringsskitse fra Landsbyggefonden, og at boligorganisationen ville fremsende skema A-ansøgning med helhedsplan og diverse bilag primo 2019. Afdeling 08/26, Græse Bakkeby (Boligselskabet Rosenvænget) Vedrørende kommende renoveringsprojekt i afdelingen oplyste boligorganisationen, at foreløbig helhedsplan er udarbejdet og indsendt til Landsbyggefonden til videre behandling. Landsbyggefonden har været på besigtigelse og renoveringen forventes at kunne påbegynde 2020/2021. Afdeling Ø-parken (Slangerup Boligselskab) Der er udarbejdet tilstandsvurdering for afdelingen, der viser behov for omfattende arbejder. Landsbyggefonden har været på besigtigelse i afdelingen og har efterfølgende afsat beløb til støtte. Tilsagnet forventes tidligst at kunne gives i 2021. 5/8
Boligorganisationen oplyste, at de arbejder videre med yderligere undersøgelser i forhold til behovet for renovering mv. Undersøgelserne skal skabe et overblik over, hvor mange renoveringsarbejder, der kan søges støtte til og hvor meget, afdelingen eventuelt selv skal finansiere. Afdeling Parkvej (Hornsherred Almennyttige Boligselskab) I afdeling Parkvej (32 ældreboliger) er der større udfordringer med afdelingen, idet der er et omfattende renoveringsbehov, og huslejen i afdelingen i forvejen er relativ høj. Det blev aftalt, at boligorganisationen vil arbejde videre med en redegørelse med beskrivelse af flere scenarier, herunder økonomiske beregninger og konsekvenser, vedrørende afdeling Parkvejs fremtid. Afdeling Kongensgade (16 ungdomsboliger, DFB) Der var enighed om, at afdelingen har behov for en helhedsplan med en gennemgribende renovering. Boligorganisationen oplyste, at området ikke ser indbydende ud længere, og at de ønsker, at de forholdsvis dyre (lejeniveau) ungdomsboliger på Kongensgade gennemgår en omfattende renovering, hvor de sammenlægges og omdannes til familieboliger, og hvor afdelingen sammenlægges med en anden afdeling for at optimere driften. Landsbyggefonden har besigtiget afdelingen og har tilkendegivet, at de vil kunne yde støtte til afdelingen. Tilsagnet forventes tidligst at kunne gives i 2021 (under forudsætning af kommunens medvirken). Afdeling Kirkegade (Frederikssund Boligselskab) Det fremgik af styringsrapporten, at afdelingen havde store udfordringer med den påtrængende renoveringsindsats, idet der har pågået en længere dialog med Landsbyggefonden om en god løsning. Landsbyggefonden har nu accepteret det projekt, der foreligger. Boligorganisationen er meget interesseret i en sammenlægning af de 6 ungdomsboliger i tagetagen til familieboliger, idet dette vil medføre en væsentligt mere harmonisk beboersammensætning. Administrationen oplyste til dette, at de modtager væsentligt færre flygtninge end tidligere, men at de på grund af nedsatte socialydelser til flygtninge og kontanthjælpsmodtagere stadig i høj grad har brug for små, billige boliger til max 2500 kr. pr. bolig. Administrationen tilkendegav at ville se på igen, hvorvidt kommunen har behov for de konkrete ungdomsboliger i afdelingen i forhold til anvisning. Boligorganisationen ville i den forbindelse fremsende materiale med beregninger af priser på de små boliger efter renovering (med støtte fra Landsbyggefonden) samt oplæg til planer for boligerne. Afdeling Lundevej ( Ungekollegiet, Frederikssund Boligselskab) Der var enighed om, at der er påkrævede renoveringer, som delvist afventer kommunens stillingtagen i forhold til fremtidig brug af boligerne. Huslejen er pt. meget høj, og eventuelle renoveringer vil medføre en endnu højere husleje. Administrationen oplyste, at der i en længere periode har været undersøgelser i gang i forhold til kapacitetstilpasninger på alle tilbud inden for området. 6/8
Kommunal anvisning 9 Der var overordnet enighed om, at samarbejdet omkring den kommunale anvisning fungerer fint. En enkelt boligorganisation ytrede ønske om hurtigere tilbagemelding på, hvorvidt kommunen ønsker at benytte boliger, der tilbydes kommunen. Såvel Slangerup Boligselskab som FAB (Frederikssund Andels Boligforening) tilkendegav utilfredshed med Byrådets beslutning om at benytte sig af muligheden for op til 25 % anvisning. Boligorganisationerne blev generelt opfordret til at tage kontakt til kommunens Borgercenter, såfremt der er udfordringer med kommunalt anviste borgere. Det blev oplyst, at kommunen har et udkørende team, der håndterer eventuelle udfordringer. Flygtninge og integration Administrationen orienterede generelt om procedure og status i forhold til kommunens modtagelse af flygtninge, og eventuelle udfordringer med anviste flygtninge blev drøftet. Det blev oplyst, at der ikke længere er samme pres på kommunen som tidligere i forhold til at skulle finde boliger til flygtninge, idet kommunen ikke længere får tildelt så mange flygtninge. Generelt oplever både administrationen og boligorganisationerne et godt samarbejde både i forhold til indflytning og efterfølgende udfordringer, og flere boligorganisationer tilkendegav kun at have positive oplevelser med de boligplacerede flygtninge. Enkelte boligorganisationer gav udtryk for forskelligartede udfordringer i forbindelse med boliganviste flygtninge. Administrationen opfordrede generelt boligorganisationerne til at tage kontakt til kommunen, såfremt der opstår udfordringer eller spørgsmål i forbindelse med anviste flygtninge. Der er iværksat en procedure, hvor boliganvisningen i Borgercentret følger op på disse henvendelser samt tager kontakt til Aktiv indsats og integration ved udfordringer i forhold til flygtningene. Emner til det årlige fælles dialogmøde med politikere Byrådet besluttede den 24. juni 2015, at der som supplement til de lovbestemte, obligatoriske individuelle styringsdialogmøder, afholdes et årligt fællesmøde for alle boligorganisationer i kommunen med deltagelse af udvalgsformænd 10. 9 Den kommunale anvisning består som udgangspunkt af den af Byrådet vedtagne anvisning på 25 % for ungdoms- og familieboliger, samt den lovbestemte 100 % anvisning for ældre- og plejeboliger. Eventuelle særaftaler om anvisning bliver også behandlet under punktet om Gennemgang samt evaluering af eksisterende aftaler. 10 Baggrunden for indførelse af det årlige fællesmøde var bl.a. et ønske om en styrkelse af samarbejdet og opgaveløsningen på det boligsociale område, samt et ønske fra enkelte boligorganisationer om et yderligere samarbejde, med det politiske niveau i kommunen. 7/8
Til møderne inviteres formænd og forretningsførere for boligorganisationerne. Fra kommunen deltager fremadrettet - borgmesteren og formændene for henholdsvis Velfærdsudvalget, Teknisk Udvalg og Plan- og Miljøudvalget. Øvrige udvalgsformænd gives også mulighed for at deltage. Dette års fællesmøde afholdes den 30. april 2019. Boligorganisationerne foreslog på dialogmøderne følgende emner til fællesmødet: Kommunens bosætningspolitik Kommunens visioner for fremtidigt nybyggeri af almene boliger Strategi for ældreboliger i kommunen Opfølgning på ændringer i den kollektive trafik siden sidste års møde Politisk pres for ændring af reglerne om kommunal dækning af udgifter ved fraflytninger af boliganviste lejere (Kommunen skal kunne dække flere udgifter) Gebyrer for affald på genbrugspladsen (Boligorganisationen ønsker at blive undtaget for opkrævning af erhvervsgebyr) Overordnet var der tilfredshed blandt boligorganisationerne i forhold til det politiske dialogmøde. 8/8