Bestyrelsesmøde i Atlética 20/1-2015 Der forelå følgende agenda for mødet: 1. Godkendelse af sidste referat 2. Klubture 2015 3. Økonomi Atlética 4. Ansøgningsskema til økonomi 5. Kort referat af tri-møde 6. Træner-info 7. Eventuelt. Herunder a. Fastlæggelse af de næste 4 bestyrelsesmøder b. Fit & Sund c. Kontingent d. Sidste nyt omkring klubhus e. Næste klubaften i Sportigan Jørn Jacobsen, Ulla Gadeberg Vinther og Morten Bundgaard havde ikke mulighed for at være til stede ved mødet. 1. Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen godkendte referatet af sidste møde 2. Klubture 2015 Vigtig info: Både tilmelding og afbud til klubture foregår gennem Rudi Jørgensen. Bestyrelsen har på tidligere møde, drøftet mulighederne for indførelse af brugerbetaling til klubturene, idet der tidligere har været stort frafald og ledige startnumre efter tilmelding. Bestyrelsen har truffet beslutning om gratis medlemsture, men samtidig indstillet til, at der skal defineres nogle afbudsregler, så man bliver opkrævet i tilfælde af afbud, der ikke er omfattet af afbudsreglerne. Rudi Jørgensen udarbejder et regelsæt og kommer med et oplæg til næste bestyrelsesmøde. Udsolgte planlagte klubture m.v.: To løb er allerede udsolgt. Det drejer sig om kalkmineløbet og Bestseller Aarhus City halvmarathon. Da der hurtigt bliver udsolgt til potentielle løb, vil bestyrelsen
træffe beslutning om klubture i 2016 allerede efter sommerferien 2015 og evt. tage kontakt til løbsarrangørerne og lave aftaler, så der ikke bliver udsolgt. Siden sidste bestyrelsesmøde, har Paw Rademacher indgivet forslag om klubtur til Volkslauf Neumünster, d. 11/10-2015, men bestyrelsen har truffet beslutning om, at der ikke bliver klubtur til udlandet i 2015 og turen på 240 km ud og hjem samme dag bliver for langt. Vedtagne klubture: Bestyrelsen vedtog en klubtur i foråret og en klubtur i efteråret: Aalborg Craft Activ Run, søndag d. 19/4-2015: Følgende distancer tilbydes: 5 km, 10 km og halvmarathon. Bestyrelsen ønsker at transporten mellem Aalborg og Horsens foregår i bus, så det bliver en samlet, social oplevelse. Yderligere ligger starttidspunktet for de tre distancer tæt, så klubben i højere grad er samlet. Nykredit Invest Vejle Ådal, søndag d. 18/10-2015: Følgende distancer tilbydes: 5 km, 10 km og halvmarathon. 3. Økonomi Atlética Bestyrelsen ønsker en mere detaljeret udarbejdelse af regnskaber fra klubbens udvalg, derunder en fastlæggelse af, hvem der har ansvaret for økonomien i udvalgene og eventuelt at de underliggende regnskaber fremover også skal godkendes af AtléticAs revisor. Henrik Læsø anfører, at klubben har fire aktiviteter 1) Drift af klubben (bestyrelsen) 2) Løbeaktiviteter (trænerteamet) 3) Stævneafholdelse (to udvalg: Beringsstafetten og Horsens Folkeblad Løbet) 4) Tri afdelingen (Tri-udvalg) Keld Olsen anfører, at overskud i udvalgene overføres til AtléticA og de interne regnskaber forbliver i udvalgene, som det forholder sig lige nu. Henrik Læsø fremhæver Horsens Folkeblad Løbet som eksempel: Sidste år gav løbet et pænt resultat, men da AtléticA som moderklub havde betalt nogle af udgifterne, er billedet ikke helt reelt. Fremover ønsker bestyrelsen de reelle udgifter indført, hvor de hører til, så man får et større regnskabsteknisk indblik.
Keld Olsen bemærker at dette kan blive besværligt, idet man f.eks. afholder fælles hjælperfest for de to løbsudvalg. 4. Ansøgningsskema til økonomi Henrik Læsø har udarbejdet et forslag til ansøgningsskema, hvilket er vedlagt som bilag. Formålet med skemaet er bedre overskuelighed og en højere grad af ensartethed. Paw Rademacher har indgivet ansøgning om 1.495 kr. til et weekendkursus i bjergtrail. Dette er en opfølger på kurset Trail for alle, som Paw tidligere har gennemført. Bestyrelsen bevilligede beløbet. AtléticA Tri har indgivet ansøgning om betaling af omkostningerne i forbindelse med et ernæringskursus. Bestyrelsen henstiller til, at triudvalget selv må stå for disse omkostninger, da det er for specifikt og for individuelt baseret, samt et dyrt kursus. 5. Kort referat af tri-møde Henrik Læsø fremlagde et kort referat fra trimødet den 17/1-2015. Tom Ryom har trukket sig som formand for triklubben og den resterende del af triudvalget har grupperet sig og arbejder videre. Henrik Læsø anfører at triklubben kun er et udvalg og må drøfte, om de ønsker at være en selvstændig klub med egen bestyrelse, egne vedtægter og regler. Såfremt triklubben fortsat ønsker at være en del af AtléticA, skal AtléticA i højere grad have indsigt i og besked om økonomi, væsentlige beslutninger m.v. og der skal afholder kontinuerlige møder. Triklubben afholder et medlemsmøde og vil indføre skriftlige regler den 7/2-2015, hvor fremtiden skal afklares og derefter vil de komme med et oplæg. 6. Træner-info Mikael Kristensen har indkaldt til trænermøde, tirsdag d. 27/1-2015, henblik på, at få tilpasset træningen i forhold til klubturene. Henrik Læsø ønsker at Ole Frantz coretræning, samt øvrige almene oplysninger bliver annonceret på hjemmesiden (Mikael Kristensen tager action på det konkrete eksempel).
Det er besluttet i udvalget for Horsens Folkeblad Løbet, at fortræning fremover ligger om tirsdagen i forbindelse med fællestræning. Dette sker fordi man ønsker at fastholde de deltagende, ved at integrere dem i klubben og indstille dem på, at indrette deres hverdag efter træning om tirsdagen. Yderligere vil det være nemmere, at skaffe hjælpere om tirsdagen og de fremmødte har mulighed for, at deltage på de almindelige hold, på lige vilkår med klubbens medlemmer, hvilket er en fordel, da det er en bred gruppe, der kommer til fortræning. Mikael fremlægger, at trænerteamet ønsker en bedre tøjordning end den der er nu og bestyrelsen henstiller trænerteamet til at udarbejde en ansøgning med forslag til tøjordningen, til behandling på næste bestyrelsesmøde. 7. Eventuelt. Herunder a.fastlæggelse af de næste 4 bestyrelsesmøder Bestyrelsen har vedtaget, at møderne fremover starter kl. 18. De næste møder finder sted på følgende datoer: 17/2-2015 31/3-2015 12/5-2015 9/6-2015 b.fit & Sund Rikke Møller spørger til en eventuelt aftale med Fit & Sund. Henrik Læsø bemærker, at der er en bestående aftale om 12 måneders medlemskab for 1500 kr. Julie Bertelsen kontakter Anders Steffensen og følger op på dette. c. Kontingent Rikke Møller foreslår at indholdet af de forskellige kontingenter fremgår af hjemmesiden. Dette vil fremgå på klubmodulet, når det kommer op at køre, hvilket forventes at være indenfor 2-3 måneder. d.sidste nyt omkring klubhus Alt kører fortsat efter planen og onsdag den 11/2-2015 kl. 16.39 er der møde med kommunen ang. klubhus Vesthallen. e. Næste klubaften i Sportigan Næste klubaften er onsdag den 18/3-2015. Sortimentet til næste klubaften følger og kommer på opslagstavlen efter næste bestyrelsesmøde.
Yderligere fra bestyrelsesmødet: Henrik Læsø har talt med Vejle Atletikklub, der er indstillet på, at AtléticA må opstille en bod den 31/5-2015, til Vejleløbet, ugen inden Horsens Folkeblad Løbet, da dette måske kan indbringe ekstra tilmeldinger til Horsens Folkeblad Løbet. Bestyrelsen ønsker mere konsekvente, ensartede overskrifter på hjemmesiden, så al information er strømlinet. Horsens, den 24/1-2015. Julie B. Bertelsen.