Referat Møde: HUM Ph.d.-udvalg Mødedato og tidspunkt: 10. april 2018, kl. 13.00-15.00 Sted: Fib. 5, mødelokale 35 Deltagere: Christian Jantzen (CJ), Anette Therkelsen (AT), Hanne Mette O. Ridder (HMOR), Paul McIlvenny (PM), Trine L. Thomsen (TLT), Birgitte Henningsen (BH), Bjarke Zinck Winther (BZW), Lars B. Andreasen (LBA), Jeanette M. Arboe (JMA), Merete B. Rasmussen (/ref) Afbud: Brady Wagoner, Helene Pristed, Marianne Høgsbro, Hanne P. Clausen, Anne K. Teilskov Referat godkendt: Punkter 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at ph.d.-udvalget godkender dagsordenen. Dagsorden godkendt. Opfølgning 2. Valg af næstformand Det indstilles, at ph.d.-udvalget vælger en næstformand blandt de nye ph.d.- repræsentanter. Næstformandens primære opgave er at kommentere på og godkende dagsordenen. Derudover vil næstformanden blive inddraget i initiativer efter behov. Bjarne Zinck Winther vælges som næstformand for indeværende valgperiode. Ph.d.-udvalg og ph.d.-skoleleder/prodekan ønsker at øge timekompensationen til ph.d.- repræsentanterne i ph.d.-udvalget fra 12 til 20 timer om året med henblik på at inddrage ph.d.-repræsentanterne i højere grad end tidligere. Ph.d.-repræsentanterne har dels til opgave at agere bindeled mellem udvalget og de øvrige ph.d.-studerende og opfordres derfor til at deltage i netværksaktiviteterne i regi af henholdsvis NERDS i Aalborg og PhD Forum i København. 3. Opfølgning på ph.d.-skolens strategiske handleplan Det indstilles, at ph.d.-udvalget tager orienteringen til efterretning og drøfter, hvilke initiativer, der skal igangsættes i 2018. AT gennemgik status på initiativerne under handleplanen: 1.1 The responsibilities and qualifications of the supervisor Der er udarbejdet nye guidelines til vejledere. Dokumentet sendes til vejledere og ph.d.- studerende ved udpegning, men det er vigtigt, at programlederne fortsat gør opmærksom på dokumentet ved møder med vejledere, så det sikres, at dokumentet anvendes i praksis. Derudover er der indført krav om deltagelse i vejlederkurser minimum hvert femte år. følger løbende op på aktive hovedvejlederes deltagelse. I forlængelse heraf blev der blev gjort opmærksom på, at vejlederkurser skal annonceres mindst et halvt år i forvejen. Programledere 1.2. Strengthening the PhD environments in Aalborg and Copenhagen Der er etableret netværk for HUM/SAMF-ph.d.-studerende i Aalborg (NERDS) og på tværs af alle fakulteter i København (PhD Forum). har møde med de ph.d.- studerende i København den 30. maj bl.a. for at drøfte netværksaktiviteter. 1.3. Evaluations during the PhD process 1
Der er implementeret en ny model for progress reports med fire evalueringer, hvoraf to også har et mundtligt element; en 12 mdr. samtale med fokus på faglig progression og evt. trivsel samt et pre-defence ved 30 mdr. Den nye model evalueres første gang i efteråret i ph.d.-udvalget. LB gjorde opmærksom på, at der ifm. en evaluering af den nye model også bør være en drøftelse af effekten vs. den arbejdsindsats der er forbundet med mundtlige evalueringer. I forlængelse af punktet blev der gjort opmærksom på, at der er en fejl i skabelonen for portfolio-dokumentet. 1.4. Change of research environment and international sparring Nye modeller for internationalt miljøskifte er indført pr. 1. april. Vejledende hjemmesidetekst og testimonials følger snarest. TLT påpegede, at det bør fremgå af dokumenterne om double og joint degree, at opholdet på partnerinstitutionen betragtes som internationalt miljøskifte og at ph.d.-studerende under en aftale om double eller joint degree ikke skal have yderligere miljøskifte. 1.5. Improved integration of PhD students into the research group, with special focus on external PhD students Drøftes under pkt. 4. 2.1. Funding opportunities with external partners Der vil være fokus på erhvervsph.d. og Marie Curie i 2018. 2.2. Interdisciplinary Research Der afrapporteres på de tværvidenskabelige forskningsprojekter i efteråret 2018. 3.1. Simplifying administrative processes Indsatsen er ikke afsluttet, men der igangsættes ikke yderligere initiativer før den administrative omorganisering er afsluttet. 4. Ph.d.-studerendes integration i forskningsgruppen Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter udmøntningen af følgende punkt under ph.d.- skolens handleplan: Improved integration of PhD students into the research group, with special focus on external PhD students: (1) requirements of the ongoing active participation in seminars, through the 12 and 30-month oral evaluations; (2) opportunities for engaging in written collaboration with research group colleague Med udgangspunkt i programmernes erfaringer diskuterede ph.d.-udvalget, hvordan man kan få fagligt og socialt udbytte af at være en del af en forskningsgruppe Det blev drøftet, om den mundtlige del af 12 mdr. progress report burde være en obligatorisk forskningsgruppeaktivitet med det formål at øge synligheden af eksterne ph.d.- studerende. Der var enighed om, at det vil være problematisk at gøre det til en obligatorisk aktivitet for forskningsgruppen, idet den mundtlige del af 12 mdr. progress report også kan handle om trivsel. Det bør fortsat blot være en mulighed at invitere forskningsgruppen. Forskningsgrupperne har forskellige kulturer og derfor er det ikke alle grupper, der er udfordret ift. faglig integration. På InterDisc har man regelmæssige seminarer, hvor ph.d.- studerende har mulighed for at fremlægge og få feedback fra forskningsgruppen. Programleder oplever ikke, at der er udfordringer, idet der er et tæt fagfællesskab. Det foreslås, at der etableres mere snævre fagfællesskaber i de større programmer, hvor ph.d.- studerende har mulighed for at fremlægge uden det nødvendigvis kræver den grad af forberedelse, som kræves til den mundtlige del af 12 mdr. progress report. På Læring er alle ph.d.-studerende tilknyttet en forskningsgruppe og ansvar for ph.d.- studerendes inklusion i gruppens aktiviteter fremgår af funktionsbeskrivelsen for forsk- 2
ningsgruppeledere. Det blev pointeret, at der i nogle mindre miljøer allerede er mange aktiviteter og at de ph.d.-studerende ikke nødvendigvis skal pålægges at deltage i yderligere aktivitet. Dette vil være tilfældet for de AAU-ansatte på Musikterapi. En stor andel af de ph.d.- studerende på Musikterapi er dog ansat eksternt og i udlandet og denne gruppe deltager derfor ikke i andre forskningsgruppeaktiviteter end de to årlige ugekurser, hvor hele forskningsgruppen deltager. Det er også i forbindelse med ugekurserne, at der afholdes forsvar. Musikterapi har gode erfaringer med at koble faglige arrangementer med middag eller andet socialt efterfølgende. Der blev gjort opmærksom på, at der er konkrete eksempler på, at vejleder og ph.d.- studerende har forskellige oplevelser af, hvor velintegreret den ph.d.-studerende er. Derfor er det vigtigt, at der tages udgangspunkt i den ph.d.-studerendes perspektiv. Der kan være andre kolleger end vejleder, som den ph.d.-studerende ønsker at sparre med. Det foreslås derfor, at tilknytningen af bivejledere er fleksibel i forhold til den ph.d.- studerende behov undervejs, således at det er muligt at bruge en aftalt pulje af bivejledningstimerne til at hente sparring hos andre end hoved- og bivejleder. Det blev drøftet, om der er en særlig udfordring ift. internationale ph.d.-studerende, herunder om der er behov for at reetablere den arbejdsgruppe, der tidligere blev nedsat på SAMF. Det er pt. uklart, om der er andre grupper, der kan have særlige udfordringer ift. faglig integration, hvorfor der er behov for at få dette afdækket inden der træffes beslutning om initiativer og evt. reetablering af en arbejdsgruppe. Programlederne afdækker, hvilke udfordringer der opleves i hvilke grupper samt omfanget heraf og overvejer mulige løsningsforslag inden det næste ph.d.-udvalgsmøde. Efter drøftelsen på næste møde videreformidles forslag til initiativer til institutterne. Integration af ph.d.-studerende vil være et oplagt tema for et forskningsgruppeledermøde, hvor drøftelsen også kunne omhandle postdoc og adjunkter. Programledere 5. International evaluering Det indstilles, at ph.d.-udvalget tager en indledende diskussion af, hvilke emner der bør indgå i den næste internationale evaluering. Materiale fra den tidligere evaluering af ph.d.-skolen vedlægges til orientering. AT orienterede om, at ph.d.-skolen sidst gennemførte en international evaluering i 2013/14, hvorfor der skal evalueres igen i 2018/19. Af Universitetsloven 14 stk.5 fremgår følgende: Rektor skal efter drøftelse med ph.d.-skolelederne igangsætte evalueringer, herunder internationale evalueringer, af ph.d.-skolerne og følge op på evalueringerne. Af de specielle bemærkninger fremgår følgende: De internationale evalueringer skal gennemføres med regelmæssigt mellemrum, fx hvert 5. år, og ved brug af internationale paneler. Inden igangsættelsen skal evalueringen drøftes med ph.d.-skolelederen og i ph.d.-udvalget. Der er ikke faste rammer for hvad evalueringen skal indeholde, hvorfor den tilrettelægges ud fra det der giver mening for ph.d.-skolen og programmerne. Ph.d.-udvalget havde følgende forslag til temaer for evalueringen: - Finansieringstyper - Uddannelsesbaggrund, herunder masterbaggrund - Nye modeller for miljøskifte og opgørelse over udlandsophold - Inden for hvilke områder har vi ph.d.-studerende og er der sammenhæng med forskningsmæssig positionering - Har vi fulgt op på anbefalingerne fra sidste evaluering 3
- Hvordan bidrager det at have ph.d-studerende og hvad kan vi løfte ved at have ph.d.-programmer (finansiering og strategisk) - Hvordan integrerer vi PBL i ph.d.-uddannelsen fokus på AAUs særlige profil - Impact - Videnformidling Øvrige bemærkninger til evalueringen: - Såfremt der skal være fokus på PBL, vil det være relevant med panelmedlemmer fra Maastricht eller Linköping. - Det blev foreslået at nytænke dataindsamlingen og eventuelt bruge erfaringer fra ILD. udarbejder oplæg til drøftelse til næste møde. 6. Formidlingsforpligtelse Det indstilles, at ph.d.-udvalget drøfter forslag til vejledning om formidlingsforpligtelse. SAMFs vejledning har været sendt i skriftlig høring. Udvalgets bemærkninger fra den skriftlige høring er indarbejdet i vedlagte forslag. Udvalget havde følgende bemærkninger til det reviderede udkast: - Det er vigtigt, at det fremgår klart, at der er en formidlingsforpligtelse udover undervisningspligten. - Aktiviteter der allerede meriteres ift. afhandlingen og undervisning kan ikke tælle som formidling. - Det skal fremgå klart, at aktiviteterne på listen er formidlingspublikationer og ikke forskningspublikationer. - Listen over aktiviteter gennemgås sprogligt. Hvis HUM-ph.d.-studerende på nuværende tidspunkt kan erstatte undervisningspligten med anden formidling er det nedfældet i den enkelte kontrakt. Vejledningen tilrettes og sendes til skriftlig godkendelse i ph.d.-udvalget. 7. Udbud af skrivekurser Det indstilles, at ph.d.-udvalget beslutter, hvilke skrivekurser der skal udbydes fremadrettet. I lyset af den administrative reorganisering af ph.d.-området ændres der pt. ikke på ansvarsfordelingen ifm. udbud af skrivekurser. Punktet sendes i skriftlig høring. På baggrund af de indkomne bemærkninger er det siden mødet besluttet, at der i 2018 udbydes følgende skrivekurser: Skriverliv v. Charlotte Wegner og Lene Tanggaard, Aalborg, HCCI Workshop on Publishing in International Journals v. Srikant Sarangi, Aalborg, HCCI Skriveprocesser v. Mirjam Godskesen, København, ph.d.-skolen. 8. Kursusansøgning Det indstilles, at ph.d.-udvalget godkender følgende kursusansøgning: - Method Reflection, CGS Punktet sendes i skriftlig høring. Kursusansøgningen er godkendt i skriftlig høring efter mødet. 9. Orientering Opgørelse over ph.d.-bestanden ved de humanistiske ph.d.-skoler i Danmark AU har udarbejdet opgørelsen pba. oplysninger fra ph.d.-skolerne. Bestanden på HUM- AAU er faldet, ligesom det gør sig gældende på de andre humanistiske ph.d.-skoler. Det- 4
te skyldes dels den nationale ph.d.-satsning, som medførte en kraftig stigning for en periode, men også ny udskrivningsprocedure på AAU, hvor alle ph.d.-studerende maksimalt kan forlænges med 2 x 6 mdr. Status på ny administrativ organisering Der er nedsat en arbejdsgruppe for ph.d.-området, som pt. arbejder på at kortlægge arbejdsopgaverne på alle niveauer. Ledelse og medarbejdere fra institutter og fakultetskontorer er inviteret til workshops undervejs i processen, dels for at bidrage til kortlægningen og dels for at diskutere ønsker til og rammer for den kommende ph.d.-administration. Omorganiseringen af ph.d.-administrationen følger samme proces som de øvrige fire søjler i omorganiseringen. Processen kan følges her: http://www.organisationsudvikling.aau.dk Udfasning af tillæg til ph.d.-hovedvejledere ved færdiggørelse Med i ikrafttrædelse af den nye VIP lokallønaftale pr. 1/9-2017 var en af ændringerne, at engangsvederlaget på 5.000 kr. for varetagelse af hovedvejledning af ph.d. studerende blev udfaset. Dette er ikke blevet meldt ud tidligere og derfor er engangsvederlag for afsluttet ph.d. vejledning indtil 1. februar blevet udbetalt, men er nu udfaset. 10. Eventuelt Intet at referere. 5