PROJECT MANAGEMENT TIMELOG & PROCESSOR RETNINGSLINJER - 2015 Intern Information / RG 1
Indhold Formål 4 Generelt 4 Kunder og kontaktpersoner 5 Projektkategorisering 5 Projektoprettelse 7 Projektstyring 9 Fakturering 10 Ressourceplanlægning 10 Møder 10 Intern Information / RG 2
Formål OUTPUT = PRODUKT Processor for oprettelse og styring af projekter Processor for projektforløb Informerede medarbejdere UDBYTTE = ÆNDRINGER Bedre overtagelsesevne Bedre kommunikation Bedre arbejdsgang Bedre overblik RESULTAT = FORBEDRINGER Bedre projektfaktor Større fortjeneste Generelt PROJEKTLEDELSE Projektledelse er ansvaret og opgaven med at planlægge, organisere og styre en afsat mængde ressourcer på at nå frem til et fastlagt mål. Som fagområde trækker projektledelse på elementer fra både styring og ledelse. Det ligger i projekters natur, at de skaber forandringer, hvorfor projektledelse som regel også vil være tæt forbundet med forandringsledelse og kommunikation. Vigtige opgaver i projektlederens dagligdag: Estimering af tidsforbrug Projektplanlægning Ressourcestyring Økonomistyring Leverancestyring Porteføljestyring Risikostyring ACCOUNT MANAGEMENT Account Management omhandler forvaltning af salg og relationer med forskellige kunder. Account Manageren styrer ikke den daglige drift af kontoen selv, men agerer som grænsefladen mellem kundeservice og salgsteam i virksomheden. Rollens primære formål er at forstå kundens behov, planlægge hvordan disse opfyldes og dermed generere salg for virksomheden. Vigtige opgaver i Account Managerens dagligdag: Identificere nye salgsmuligheder inden for de eksisterende konti med henblik på mersalg. Generere salg for portefølje af regnskaber og nå virksomhedens salgsmål. Intern Information / RG 4
Interagere og koordinere med salgsteams og andre medarbejdere. Etablere budgetter med kunden og selskabet. Håndtere og løse konflikter med kunder. Møde tidsfrister for regnskaber. TIMELOG TimeLog Project er designet til konsulenters særlige behov for integreret tids- og udgiftsregistrering, økonomisk projektstyring og kontrakter på medgået tid, fast pris og kombinationer af disse to. TimeLog Project samler alle de vitale processer i ét og samme system uden at være et økonomisystem. Samtidig er det en løsning, der er opbygget efter konsulentens tankesæt og krav til enkelhed, funktionalitet og fleksibilitet. E-CONOMIC E-conomic er et komplet regnskabsprogram med alle de funktioner, der skal til for at få styr på ens forretning. E-conomic ordner hurtigt ens bogføring, momsopgørelse og man kan nemt oprette ordrer og sende rykkere, efter behov. Kunder og kontaktpersoner TELEFONNUMRE Alle telefonnumre holdes i formatet +45 9999 9999 OPRETTELSE AF KUNDE Når kunder oprettes i TimeLog, får de automatisk et løbenummer startende fra 001. Efter kunden er oprettet i TimeLog, oprettes kunden manuelt i E-conomic og der synkroniseres efterfølgende fra TimeLog med dennes data som den primære. På denne måde bibeholder E-conomic sine egne kundenumre. OPRETTELSE AF KONTAKTPERSONER For at både TimeLog og E-conomic kan fremvise kontaktpersoners navne korrekt samt at undgå dobbeltopretning af kontaktpersoner i E-conomic ved synkronisering, skal navne inddateres på følgende måde i TimeLog. I Fornavn(e): udfyldes Fornavn. I Initialer: udfyldes Fornavn. I Efternavn: udfyldes Mellemnavn, Efternavn og Initialer. Projektkategorisering For at skabe ensretning i eksekveringen af projekter, er der udtænkt 3 projektkategorier. Hver kategori definerer rammerne, hvori et givent projekt vil trives og eksekveres bedst. Kategorier er defineret ud fra projektets størrelse og kompleksitet. KATEGORI 1 Kategorien er tilegnet mindre projekter, der har et behov for fleksibilitet. Intern Information / RG 5
KATEGORI 2 Kategorien er tilegnet projekter af mellemstørrelse, der har et behov for struktur. KATEGORI 3 Kategorien er tilegnet store projekter, der har et højt behov for struktur. TABEL Efterfølgende tabel viser hvilke møder/processer, der indgår i de forskellige projektkategorier. Møde Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Organisation x x x Briefing x x x Estimering x x x Planlægning x x x Tilbud x x x Sprint x x Productview x x Fasestatus Overdragelse Evaluering x x x ORGANISATION I projektets opstartsfase fastslås det, hvem der er Projektleder og hvem der er Account Manager på kunden/projektet. Projektets udviklergruppe defineres og bookes i forhold til TimeLog s ressourceplanlægning. BRIEFING Ved opstart af projekter samles alle relevante brief-informationer i PLAN tavlen, under Account-listen, for det givne projekt. Den agerende projektleder informerer alle involverede medarbejdere om opgavens omfang og scope. Spørgsmål til opgaven afklares her. Intern Information / RG 6
ESTIMERING For at få den bedste estimering af opgavernes udførsel, indkaldes de involverede medarbejdere til et estimeringsmøde. Her er det vigtigt at opgaven bliver snakket igennem og den nødvendige teknologi drøftes for at løse opgaven. Opgaven opdeles i delopgaver og repræsentanter for de nødvendige teknologier, giver deres bud på, hvad de enkelte delopgaver tager at udføre. Estimeringsprocessen følger retningslinierne, som beskrevet i Account manualen. PLANLÆGNING Når projektet er opdelt og estimeret, oprettes delopgaverne som faser i TimeLog, med tilknyttede ressourcer, allokeringer og budgetterede timer. På denne måde udformes der et overskueligt Gant-diagram i vandfaldsmodel. I planlægningen vurderes det om flere faser kan startes samtidig og om der er ledige ressourcer. SPRINT Tilhører projektet kategori 2-3 anbefales det at projektet udvikles i sprints. Det besluttes individuelt, hvor langt et sprint skal være, men holdes normalt mellem 7-14 dage. Oplæg til sprint s planlægges i projektets PLAN board og justeres i forhold til udviklernes input ved sprintmøde. PRODUCTVIEW Sprint s tilstræbes at være færdige fredag, så kunden kan lave et productview henover weekenden og have evt. rettelser og godkendelser klar til den kommende uge og sprintmøde. Productview s sikrer produktets retning justeres kontinuerligt i forhold til kundens ønsker. FASESTATUS Kategori 3 projekter har en størrelse, der udover sprintmøder, kræver en mere overordnet fasestyring. Det kan derfor være nødvendigt, at holde månedlige statusmøder eller ved overståede planlagte fase. OVERDRAGELSE Projekter i kategori 3 har ofte en størrelse og kompleksitet, der stiller krav til overdragelsen af produktet. Ofte skal kunden sættes ind i hvordan sitet er sat op, eller også skal der drøftes fremtidig drift & vedligeholdelse. Det kan derfor være fordelagtigt at indkalde til et overdragelsesmøde hvor den nødvendige information bliver overdraget korrekt. EVALUERING Projekter i kategori 3 bør evalueres i forhold til udførsel, organisation, planlægning, projektstyring, totaløkonomi, risikostyring samt teknologivalg. Større projekter er per automatik mere komplekse og de nævnte discipliner bliver derfor også mere udfordrende at styre. Det er god praksis at gøre status på disse og tage de dårlige, samt de gode erfaringer med til næste projekt. Projektoprettelse PROJEKTINDSTILLINGER Ved oprettelse af projekter i TimeLog tilpasses projektets indstillinger altid som det første. Det bør altid være den agerende projektleder, der opdaterer projektets indstillinger. I rubrikkerne projektleder Intern Information / RG 7
og sælger angives hvem der er den agerende Projektleder og Account Manager for projektet. Projektet gruppéres i rubrikkerne projekttype og projektkategori. Projektets status opdateres løbende under fremdrift i rubrikkerne projektstatus og projektkategori disse er særligt vigtige at opdatere, da de hjælper på det fortløbende filtreringsbehov. FASTPRIS Projekter som har et fast defineret scope og som udføres til en fast defineret pris, betegnes som fastprisprojekter. Projektets projektkategori indstilles altid til Fastpris. MEDGÅET TID Projekter som har et udefineret scope og som udføres på løbende timer, betegnes som projekter på Medgået tid. Projektets projektkategori indstilles altid til Medgået tid. KLIPPEKORT Ved klippekort forstås salg af en samlet mængde timer til en reduceret pris. Et klippekort-projekt bør oprettes som fastprisprojekt. Totaløkonomien på projektet bør altid afspejle den samlede kontraktsum af alle solgte klippekort i projektet. Navngivningen af projektet bør afspejle den kontaktperson eller den afdeling som timerne er købt af, hos kunden. Klippekortene oprettes som fasrprisprojekt faser og de budgetterede timer, sættes altid til klippekortets samlede timesum. Fasen kan naturligvis naturligvis opjusteres ved mersalg. Salg af nye klippekort oprettes i samme projekt men i en ny fase. Ved mersalg eller salg af nyt klippekort opjusteres den samlede totaløkonomi for projektet. Navngivning af faserne bør indeholde besrivende data eks.: KK001 JAN 100 timer. SUPPORT Ved supportsager forstås løbende support eller projekter af mindre karakter der ikke, helt eller delvist kan faktureres. Der oprettes derfor et Support projekt på den pågældende kunde, der indekseres i 2 container faser henholdsvis Billable og Non Billable. Under Billable oprettes faser med afregningstypen Medgået tid eller Fastprisfase alt efter opgavernes karakter. Under Non Billable oprettes udelukkende faser med afregningstyperne Medgået tid og sættes til ikke faktuerbare. NEWBIZ For at imødekomme behovet for at kunne registrere den tid, der bliver brugt på at danne newbiz, er der oprettet et projekt kaldet Newbiz under "CPH Cloud Company ApS". Der oprettes faser for hver nyt prospekt og der registreres tid på disse individuelt. Kunder med større og længerevarende forretningspotentiale, har deres egne Newbiz projekter registreret under deres eget kundenavn. INTERNE Hvis projektet bærer præg af at være internt, sættes der hak i Internt projekt under projektets indstillinger. Interne opgaver er altid på Medgået tid og defineret som Intern opgave i projekttype. Sættes tidsregistreringen For alle medarbejdere vil projektet fremtræde som et generelt projekt og alle vil kunne allokere sigselv på projektet, ved at registrere tid på projektet. Intern Information / RG 8
Projektstyring FASETYPER Der findes 3 afregningstyper i en fase hhv. Medgået tid, fastprisfase og fastprisprojekt. Medgået tid adderer timeprisen løbende imod en endegyldig kontraktsum. Fastprisfaser udgør en fast kontraktsum. Fastprisprojekt udgør en anpart af den samlede kontraktsum for det samlede projekt. FASEOPDELING Et projekt opdeles altid i containere navngivet Forberedelse og planlægning, PM/AM, Design, Udvikling, UX, IA. Under disse oprettes faser for hver delopgave. RESSOURCEALLOKERING For at ressourceplanlæggeren kan registrere de allokerede timer på en enkelt medarbejder, er det vigtigt at fordele den budgetterede fasetid på de tilknyttede ressourcer i fasen. Dette gøres i feltet Allok.. Dette hjælper til med at kontrollere om en medarbejder er overbooket i en bestemt periode. PROJEKTTOTALER Ethvert projekt har et skema for dets projekttotal. Dette kan findes under fanen Projektplan. I kolonnen Budget findes kolonnen Projekt, hvor man finder rækken Arbejde, fastprisprojekt. Når projektets totaløkonomi skal sættes eller opjusteres, klikker man på lommeregner-ikonet til højre for input feltet. 2 ud af de 3 felter Budget, Gns. Timepris eller Budget skal udfyldes som minimum. BETALINGSPLAN I fanebladet økonomi forefindes projektets betalingsplan. For fastprisprojekter oprettes rater manuelt. Fastpris og Medgået tid faser opretter automatisk rate i egen betalingssektion. Som agerende projektleder er det løbende nødvendigt at rette ratens status fra ikke faktuerbar til faktuerbar afhængigt af fasens status. EKSTRA ARBEJDER Forekommer der ekstraarbejder på et projekt, kan projektet tildeles nye faser der repræsenterer disse. Har ekstraarbejdet et fast defineret scope og udføres det til en fast defineret pris, sættes fasens afregningstype til Fastprisfase. Har ekstraarbejdet et udefineret scope og udføres på løbende timer, sættes fasens afregningstype til Medgået tid, begge af disse fasetype opretter automatisk en betalingsrate under projektets betalingslan. AGIL PROJEKTSTYRING Se Collaboration Retningslinjer 2015 Trello & Processor Intern Information / RG 9
Fakturering DEBITORLISTE Når man skal danne sig et overblik over hvilke faktura, der er klar til fakturering, kan man benytte sig af Debitorliste - faktura, som findes under menupunktet Fakturaer. Her er fakturerbare opgaver markeret med en grønt cirkel. FAKTURAKLADDE Skal der oprettes en faktura, oprettes først en fakturakladde. Dette gøres via Debitorliste - faktura. Find via Debitorlisten den opgave der ønskes faktureret og klik på ikonet med $ tegnet. Fakturakladden er nu oprettet og man kan nu fra bunden af siden, tilføje de arbejder man ønsker skal med på fakturaen. Dette gøres ved hjælp af + ikonet. Tryk på gem når kladden er fyldestgørende. BOGFØRING Så snart fakrurakladden er udført, kan den bogføres. Dette gøres ved at trykke på Bogfør. Herefter indgår den i TimeLogs bogførte regnskab og er klar til at blive overført i E-conomic. OVERFØRSEL TIL E-CONOMIC Hvis en faktura ønskes overført til E-conomic kan dette gøres via menupunktet Faktura >> Overfør faktura til E-conomic. Overførslen sker via den vedligeholdte integration mellem TimeLog og E- conomic. Status for overførslen kan ses i integrationsloggen, som findes under Genveje til højre i skærmbilledet. Ressourceplanlægning RESSOURCEALLOKERING Før at de enkelte medarbejdere bliver vist i ressourceplanlæggeren, er det nødvendigt at allokere timer på faserne, hvor de er tilknyttet i projektet. Undlader man dette vil de ikke kunne bookes. BOOKING Ved bookning forstås planlagt reserveret arbejde. Bookning af medarbejdere foregår i ressourceplanlæggeren under medarbejdere >> ressourceplanlægger. Her kan inddateres timer for planlagt arbejde over en defineret periode. Hvis medarbejderen er overbooket vil det fremgå her. Møder UGENTLIGT PROJEKTLEDERMØDE En gang ugentligt samles projektledere og Account Managere. Ved mødet gennemgås igangværende arbejder og den projektansvarlige gennemgår projektets status. Ligeledes tilføjes nye arbejder og ting der venter opfølgning. Intern Information / RG 10
MÅNEDLIGT FAKTUERINGSMØDE Ved månedens sidste arbejdsdag, afholdes der faktueringsmøde. Alle arbejder der kan faktureres faktureres. Intern Information / RG 11