165 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 10. april 2012 Start kl. 17.00, slut kl. 21.45 Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen, Christian Vestergaard, Eigil Stausholm, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Søren Andersen, Liselotte Kjær og Iver Eriksen gik mellem 21.00 og 21.15 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Fusion færdiggørelse af Due diligence 4. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik 5. Introduktion til I-pad ved Logicmedia 6. Politik for I-pad 7. Politik for drift og vedligeholdelse, herunder håndværkerafdelingen 8. Code of Conduct 9. Dato og forslag til emner til næste møde 10. Eventuelt 11. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Side 162 Christian Vestergaard - fjerne et ikke Side 163 eventuelt, meningsudveksling Christian Vestergaard havde lovet en tilbagemelding, hvilket han ikke havde gjort. Iver og han er blevet enige om, at de ikke kan bruge det til noget. I går blev de enige om ikke at bruge mere krudt på det og ønsker at og han beklager sprogbruget og at han har forulempet ham. Iver beklager at temperamentet løb af med ham det har bestyrelsen ikke fortjent og heller ikke Christian. Aftalt at de snakker sammen inden bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen accepterede det. 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport Christian Vestergaard spørger om sagen i beboerklagenævnet, som lyder underlig. Lotte Bang er enig i at det er underligt at vi taber sagen fordi vi ikke har indbragt sagen i beboerklagenævnet når lejer har indbragt den. 3. Fusion færdiggørelse af Due diligence Christian Vestergaard, Iver Eriksen og Lotte Bang tager ud til alle bestyrelser i april, maj måned. 4. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik. Frede Skrubbeltrang har bedt Lotte Bang om at formulere et forslag til forretningsgang, som han fremlagde: Firmarepræsentation i form af at give eller modtage en gave, et måltid, kulturelle- eller
166 sports arrangementer m.v. i beskedent omfang benyttes i udstrakt grad til at skabe og bibeholde et godt og værdifuldt forhold til leverandører og forretningsforbindelser samt at styrke samarbejds-relationerne mellem forretningsforbindelser. - Hovedformålet med arrangementet skal være forretningsrelateret - Den står i rimelig forhold til et legitimt forretningsformål f.eks. et teaterbesøg, overværelse af en lokal sportsbegivenhed eller et forretningsmåltid sammen med leverandøren eller forretningsforbindelsen, såfremt der deltager politikkere skal ledelsen også deltage. - Repræsentation tilbydes/modtages kun med lange mellemrum Det må ikke have indflydelse på medarbejderens eller bestyrelsesmedlemmets dømmekraft eller giver anledning til at vedkommendes dømmekraft kan være på virket heraf. Må ikke give indtryk af at giveren opnår ret til fortrinsbehandling, tildeling af en kontrakt eller lignende. Det må ikke sætte nogen i forlegenhed, hvis forholdet kom til offentlighedens kendskab. Følgende gavetyper er aldrig passende: - Kontante penge - Gaver der gives som bestikkelse eller returkommission Vi forventer af medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, at de bruger deres sunde dømmekraft i forbindelse med modtagelse af gaver, forretningsmiddage eller andet fra leverandører og forretningsforbindelser. I tilfælde af tvivl bør forholdet diskuteres med ledelsen og/eller bestyrelsen. Christian Vestergaard mener ikke bestyrelsesmedlemmer skal deltage i kulturelle arrangementer og sportsbegivenhed, detn ligger ud over det acceptable. Han har svært at lave en positiv eller negativ liste, og mener alle forhold skal vendes i bestyrelsen på baggrund af et skriftligt grundlag med en dagsorden eller andet til at vurdere faglighed og etik. Søren Andersen er principielt enig med Christian Vestergaard langt hen ad vejen, med hensyn til kulturelleformål eller sportsbegivenheder, men mener ikke der er noget i vejen for at tage til et dagsmøde som eksempelvis med Nørresundby Bank eller rådgiverne da vi har vore ydelser i udbud. Stridspunktet har været Nørresundby Bank og Nords invitationer. Palle Christensen er enig med Søren Andersen, og mener som Christian Vestergaard at det skal tages op fra gang til gang. Omvendt mener han også at han gerne vil have mere indsigt. Eigil Stausholm mener det har været kutyme i Limfjorden at deltage bl.a. i Nørresundby Bank og Nord, men det behøver ikke at være som det har været. Iver Eriksen - mener vi kan henvise til habilitetserklæringerne Lotte Bang orienterer på opfordring på om tidligere formand og forretningsfører i Østparken tidligere har deltaget Brian skræm og Mogens B. Hansen har tidligere deltaget. Lotte Bang spørger med hensyn til bl.a. antenneforeningerne Yousee og Stofa hvor vi har repræsentanter i bestyrelse og repræsentantskab.
167 Søren Andersen er ikke sikker på at vi kan blive enige, men så må vi demokratisk tage en beslutning fra gang til gang. Christian Vestergaard - mener vi skal skelne mellem PR og fagligt indhold, såfremt der er fagligt indhold er det ok Palle Christensen er enig med Søren Andersen i at det er en demokratisk beslutning, hver gang og man så er tro overfor beslutningen. Er ikke helt enig omkring Yousee messe i Bellacentret. Søren Andersen er enig i at flertallet bestemmer og er glad for at nogle har antenne interesse og nogle andre interesser. Han kan godt være bange for at alle arrangementer skal omkring bestyrelsens bord, da der kan være kortere tidsfrister. Christian Vestergaard pointerer, at det kan mailes rundt og han skal nok acceptere bestyrelsens beslutning, hvis den er taget på et fornuftig grundlag. Frede Skrubbeltrang mener når man er valgt til en bestyrelse eller et repræsentantskab skal man også deltage i arrangementer og mener ikke disse arrangementer skal omkring bordet. Søren Andersen er enig i at såfremt man er valgt i en bestyrelse som Stofanet, Yousee, AKU, Lokalrådet m.v. er det en selvfølgelighed at man kan deltage i arrangementer. Christian Vestergaard er enig med Søren Andersen og mener blot det er arrangementer der lægger ud over det. Palle Christensen networking i Østparken politikkere til politikkere. skal på som et punkt til næste møde. Søren Andersen - mener det er godt at der er nogen der gider debattere. Lotte Bang - siger formændene får flere invitationer end resten af bestyrelserne, det er vigtigt at I som bestyrelse tager stilling til om formand/formændene skal være udadrettede og repræsentere virksomheden. Christian Vestergaard mener ikke at bestyrelsesmedlemmer nødvendigvis skal repræsentere til receptioner. Lise Lotte Kjær - mener det er vigtigt at vi viser ansigt og skaber et netværk til de andre boligorganisationer uanset om det er formænd, direktør eller medarbejdere. Tina Holm blev usikker på om hun kunne tage imod en gratis billet til forårsudstillingen, men det er der enighed om at det er der ingen problem i at modtage.
168 Konklusionen I en periode på et år tager vi på forkant alle invitationer til bestyrelsesmedlemmer op til overvejelse på faglighed og etik på baggrund af en skriftlig redegørelse/dagsorden eller lign ellers må Formanden vurdere og efter rationalisere med bestyrelsen. Networking Frede Skrubbeltrang nævner konference Rum til vidensbyen den 17. april 2012. Politik for Networking og hvad kan vi bruge det til. Christian Vestergaard - mener ikke det er Frede Skrubbeltrang der skal deltage i reception, hvem repræsenterer hvad. Lotte Bang har svært ved at skille det ad til en politik, networking er på mange niveauer. Iver Eriksen - mener det er svært at sætte rammer op og er bange for at begrænse for snævert., han mener vi skal være synlige. Søren Andersen mener f.eks. ikke styringsdialogen er for ham. Frede Skrubbeltrang pointerer at vi har forskellige fokuspunkter 5. Introduktion til I-pad ved Logicmedia Tonni Bjerregaard og Hans Jakob orienterede om brug af I-pad og gave gode råd til brugen af den. Efterfølgende supporterede de i opsætning af I-paden. 6. Politik for I-pad Den udleverede politik godkendes med den ændring at Ipaden tilbydes overtaget til en nedskreven værdi, ved udtrædelse af bestyrelsen. 7. Politik for drift og vedligeholdelse, herunder håndværkerafdelingen Iver Eriksen - mener håndværkerafdelingen som udgangspunkt skal balancere. Potientiel risiko for at varmemestrene ikke ønsker at bruge håndværkerafdeling. Christian Vestergaard - Det er en ikke reel risiko da det er en politisk beslutning. Eigil Stausholm skal håndværkerafdelingens eksistens tages op til revurdering eller skal vi afvente højkonjuktur. Palle Christensen vi skal blive enige med os selv om vi vil eller ikke vil, ellers risikerer vi de rejser. Iver Eriksen hvis vi beslutter vi skal beholde den syntes han det skal balancere.
169 Christian Vestergaard mener ikke nødvendigvis den skal balancere, det er for at sikre god kvalitet og god service. Frede Skrubbeltrang selvfølgelig skal vi bruge håndværkerafdelingen så meget som muligt. I hans afdeling har de valgt at entredørene skal i udbud, men kælderdøre m.v. skal håndværkerafdelingen lave. Palle Christensen det kunne være sjovt at se priserne på eksterne i højkonjuktur de ligger meget højere. Frede Skrubbeltrang foreslår at målsætningen max. Er den gennemsnitlig pris på eksterne håndværkere, vi vil acceptere et underskud på den bekostning. Egne håndværkere har lokalkendskab, mulighed for at levere en ekstra god service og en tryghed knowhow har eksterne ikke på samme måde. Vi vil beholde vores egen håndværkerafdeling og vi giver den ro til at arbejde fremadrettet og får tryghed i ansættelsen. Vedtaget at timepriserne max må ligge på et gennemsnit af de eksterne håndværkere og vi accepterer et underskud på den bekostning. 8. Code of Conduct Udsættes til næste møde 9. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: 9. maj 2012 kl. 17 Christian Vestergaard melder fra til spisning Punkter til næste møde: Regnskab for Vivabolig Repræsentantskabsmøde 22. maj 2012 kl. 17.00 godkendelse af due diligence og fusion Networking Code of conduct Punkter til kommende møder: Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 10. Eventuelt Kursus for nye bestyrelsesmedlemmer 2. maj 2012 11. Resume af beslutninger Punkter for invitationer til bestyrelsesmedlemmer optages fra gang til gang på bestyrelsesmøder, vurderes i forhold til faglighed og etik og genvurderes efter 1 år.
170 Politik for I-pad godkendt Håndværkerafdelingen skal beholdes som nu og max prisen skal være som alternativ 2 et gennemsnit af de eksterne håndværker priser. Næste møde 9. maj 2012 kl. 17 Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Konstitueret Formand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen