GLOSTRUP KOMMUNE Referat Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Torsdag den 2. november 2017 Mødetidspunkt: kl. 19.00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Møderum 5, Glostrup Fritidscenter Louise Lauge Thorsen (Idrætsforeningerne) Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Henrik Kahr (Idrætsforeningerne) Tommy Carlsson (Idrætsforeningerne) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Stefanie Gjelstrup (Glostrup Idrætsanlæg) Louise Lauge Thorsen ( Idrætsforeningerne) Lisa Ward (KB) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene)
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Officielle lukkedage 2018... 3 3. Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg... 4 4. Status på anlægsprojekter... 4 5. Udviklingsplan 2018... 5 6. Forbrugsoversigt - oktober 2017... 6 7. Meddelelser fra næstformanden... 7 8. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg... 7 9. Meddelelser fra øvrige... 7 2
1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at denne dagsorden danner grundlag for mødets afvikling. At dagsordenen godkendes. Godkendt 2. Officielle lukkedage 2018 Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen / Kulturudvalget På baggrund af oversigten over lukkedage de foregående år har Glostrup Idrætsanlæg udarbejdet en revideret oversigt over officielle lukkedage i 2018. Skolesommerferien i hhv. 2014 og 2015 var placeret i uge 27-32. I 2016 og 2017 var ferien placeret i uge 26-31. I 2018 er ferien placeret i uge 27-32. Glostrup Idrætspark holder ikke lukket i sommerferien. I dagtimerne afholdes der Åben Sommerhal. I hal 2 og hal 3 er der et adgangssystem hvor brugerne kan betjene sig selv også i aftentimerne når anlægget ikke er bemandet. Det er derfor muligt at tilbyde foreningerne træningstid i træningssal 2, hal 2 og hal 3 i sommerferien i det omfang det er muligt af hensyn til renoveringer. Glostrup Idrætspark er i normal drift igen fra den 6.8.2018 (mandag i uge 32). Ejbyhallen holder heller ikke lukket, da både brugere og lejere kan betjene sig selv via adgangssystemet. Hvissingehallen holder lukket i uge 27-31. De faste brugere af Hvissingehallen tilbydes træningstid i de øvrige hallen i lighed med i år. Glostrup Fritidscenter holder lukket i overensstemmelse med det som er vedtaget politisk. Kun ændringer i forhold til tidligere år skal videresendes og godkendes af Kulturudvalget. At Brugerbestyrelsen godkender forslag til officielle lukkedage i 2018. Godkendt 3
3. Gennemgang af ordensregler for Glostrup Idrætsanlæg Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Brugerbestyrelsen har i sit hidtidige arbejde med udarbejdelse af regler og principper haft som grundlag, at have så få regler som muligt af hensyn til en smidig afvikling af de daglige aktiviteter og en forenklet regeladministration. Jfr. Brugerbestyrelsens vedtægter 10, stk. 5 er der udarbejdet ordensregler for følgende områder: - Ordensregler for Glostrup Idrætsanlægs haller og lokaler. - Ordensregler for Glostrup Stadions opvisningsbane. At Brugerbestyrelsen drøfter og godkender ordensreglerne. Godkendt 4. Status på anlægsprojekter For at Brugerbestyrelsen kan følge med i aktuelle anlægsprojekter vil Glostrup Idrætsanlæg på hvert møde give en status på igangværende anlægsprojekter. Salto adgangssystem i Hvissingehallen Saltosystemet vil blive etableret i Hvissingehallen, så det er klar til brug i november. Det understøtter Åben Kommune. Ny kunstgræsbane Afventer udbud. Gammel Kunstgræsbane Den er blev repareret. At orienteringen tages til efterretning. Saltosystem i Hvissingehallen forventes i drift den 1.12.2017 Tilbud på kunstgræsbane forventes den 3.11.2017. Brugerne vil fortsat blive inddraget. Orientering taget til efterretning. 4
5. Udviklingsplan 2018 I Udviklingsplanen samles alle ønsker til idrætsfaciliteter. Formålet er at sikre en hensigtsmæssig og koordineret udvikling af idrætsområdet i Glostrup Kommune samt at det politiske niveau kan få et samlet overblik over ønskerne på idrætsområdet. Udviklingsplanen for 2017 følger overordnet set den retning der er sat i de tidligere udgaver af Udviklingsplanen. Dynamikken i Udviklingsplanen er søgt forøget via en proces i forhold til optagelse af ønsker i Udviklingsplanen. Processen har til formål, at den/de der har søgt om at få et ønske optaget eller genoptaget i Udviklingsplanen, er blevet stillet overfor en række spørgsmål, som bl.a. baggrunden for ønsket, facilitetsdækning, mangfoldighed, økonomi mm. Ønsker der ikke realiseres bliver ikke automatisk stående i den efterfølgende udgave af Udviklingsplanen. Dette er for at sikre, at den/de der søger om at få et ønske optaget i Udviklingsplanen løbende reflekterer over ønskets fortsatte relevans og økonomiske forudsætninger. Men henblik på udarbejdelse af Udviklingsplan 2018 undersøger Glostrup Idrætsanlæg om de ikke indfriede ønsker i Udviklingsplanen stadig er relevante. Endvidere får alle både foreninger og borgere mulighed for at komme med nye ønsker til Udviklingsplan 2018. Ønsker til Udviklingsplan 2018 skal fremsendes til Glostrup Idrætsanlæg senest den 31. december 2017. At orienteringen tages til efterretning. Orientering taget til efterretning. 5
6. Forbrugsoversigt - oktober 2017 Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Budgetopfølgning for perioden januar til oktober 2017 83% I hele kr. Glostrup Idrætsanlæg Korrigeret budget 2017 Forbrug til og med oktober 2017 Afvigelse ift. korrigeret budget Forbrugsprocent (- = mindreforbrug/ + = merforbrug) Glostrup Idrætsanlæg 11.680.661 9.171.258 2.509.403 78,52% 031090 Glostrup Idrætanlæg 11.516.628 9.044.424 2.472.204 78,53% 022 Personale mv. 9.943.215 8.620.908 1.322.307 86,70% 023 Kompetenceudvikling 175.654 147.975 27.679 84,24% 028 Bygning og udendørsarealer 3.102.188 2.825.906 276.282 91,09% 030 Administration og markedsføring 414.366 236.012 178.354 56,96% 050 Indtægter -4.500.168-4.400.540-99.628 97,79% 10,5 Udlejning ekskl. mandskab -948.196-654.227-293.969 10,6 Udlejning, mandskab -219.504-121.165-98.339 11 Udlejning til foreninger 0-7.830 7.830 12 Diverse salg -49.887-105.202 55.315 18 Motionscentret -359.187-602.919 243.732 21 Svømmehal -2.693.912-2.701.517 7.605 24 Fordelingskonto 0 0 0 25 Golf -99.775-60.275-39.500 26 2v2-39.910-14.555-25.355 30 Reklamer -89.797-132.850 43.053 066 Events -49.549-21.966-27.583 44,33% 079 IT-pulje 129.509 28.260 101.249 21,82% 200 Ledelse og administration 2.301.413 1.607.869 693.544 69,86% 370016 Ejby 68 s klubhus 164.033 126.834 37.199 77,32% 024 Rengøring 149.534 112.335 37.199 75,12% 038 Vedligeholdelsesudgifter 14.499 14.499 0 100,00% Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 83,33 % pr. 31.10.2017. Der er således et mindreforbrug på 4,81 %. Dette afspejler et øjebliksbillede på opgørelsestidspunktet. At forbrugsoversigten tages til efterretning. Taget til efterretning. 6
7. Meddelelser fra næstformanden Orientering om valg til Brugerbestyrelsen den 23.11.2017 i Glostrup Fritidscenter. 8. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg - Status på sæsonstart af Åben Hal. Det har været forrygende med mange besøgende. På halinspektørenes campus skal Allan Christensen holde et oplæg om hvorfor Åben Hal er så stor en succes i Glostrup. - Status på sag om tennisklubbens vandforbrug. Der har været afholdt møde med tennisklubben. Endvidere er det konstateret bla. ved trykmålinger, at der ikke er en læk ledning, men at opgørelsen er reelt vandforbrug. - Orientering fra erfa-møde med Grøn Nøgle i Jylland om bortskaffelse af kunstgræstæppe. Endvidere blev der informeret om nedgravede affaldssystemer. - Orientering om at der har være afholde møde med brugerne af ny kunstgræsbane. - Orientering om udfordringer med unge omkring tennis klubhuset. Der er et samarbejde med politiet og Securitas som runderer omkring anlægget. - Status på nyt adgangsbriksystem i Hvissingehallen. Forventes klar den 1.12.2017. - Glostrup Idrætsanlæg har fået en række henvendelse fra foreninger som benytter Hvissingehallen. De føler sig utrygge pga. gruppering af unge som benytter Hvissingehallen som varmestue og har uhensigtsmæssig adfærd. Der afholdes møde med foreningsbrugerne af Hvissingehallen mandag den 13.11.2017. Vagten fra Glostrup Idrætsanlæg tilser Hvissingehallen så vidt muligt på en aftenvagt. - Evalueringsmøde af sommersæsonen med hhv. tennis og fodbold samt kommende vintersæson for fodbold. Fodboldklubberne er indbudt. - Orientering om at holde åbent i Glostrup Idrætspark mellem jul og nytår. Der er åbent i Idrætsparken den 27.-29. december 2017 kl. 9-17. - Orientering om at Glostrup Ejendomme er interesseret i at deltage i Brugerbestyrelsens møder 1-2 gange årligt. - Orientering om at Center for Kultur og Borgerkontakt også fra 2018 vil deltage i Brugerbestyrelsens møder 2 gange årligt. 9. Meddelelser fra øvrige - Intet 7