Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 9. december 2014 kl. 18.00 i fælleshuset, Baunebjergvej 3050 Humlebæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra administrationen... 2 3.3 Boligorganisationens årsregnskab... 3 3.4 Revisionsprotokol... 3 3.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.6 Godkendelse af styringsrapport... 3 3.7 Boligorganisationens budget... 4 3.8 Udlejningsforhold... 4 4 Boligorganisationens afdelinger... 5 4.1 Årsregnskaber... 5 5 Mødeplanlægning... 5 6 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Maria Beckwith Bent Irgens Jørgensen Mette Nyrup Ole Meier Tina Thomsen Formand Næstformand (Afbud) Medlem Medlem Medlem (Afbud) Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea Udsendt den 22. december 2014
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt. Det blev dog besluttet at indføre et punkt med orientering fra administrationen. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 2. oktober 2014. Det indstilles, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Maria Beckwith orienterede om, at Domea Fredensborg har anlagt erstatningskrav overfor Domea pga. af budgetoverskridelsen i byggeriet af Brønsholmdal. Dette er sket i samarbejde og i overensstemmelse med Domea. Hun orienterede videre om, at der er modtaget en indbydelse til kredsarbejdet i BL. Invitationen gælder også ejendomsmestrene. Maria deltager selv. Endvidere orienterede hun om, at bestyrelsen har modtaget et tilbud om udarbejdelse af en multimediebrochure omhandlende selskabet og selskabets afdelinger. Brochuren er gratis og reklamefinansieret. 3.2 Orientering fra administrationen Michael Jørgensen orienterede om, at Brønsholmdals ejendomsmester Eddie Laursen pr. 1. april 2015 overgår til at være fuldtidsansat i Domea Fredensborg. Han er pt. ansat 70% i Brønsholmdal og 30% i den selvejende institution Bakkehaven. Bakkehaven overgår som en konsekvens af Domea 2015-strategien til en anden administrator d. 1. januar 2015, og i perioden frem til d. 1. april hjælper Eddie fortsat til her. Bestyrelsen udtalte, at det er en god plan, som den kan bakke op om. Side 2 af 5
Michael Jørgensen orienterede endvidere om, at der i Egeparken er rotteproblemer, især 2 lejemål er plaget. Disse har fået et midlertidigt nedslag i huslejen. Rottebekæmpelsen er en større udgift for afdelingen, og afdelingens økonomi er i forvejen presset, og huslejen er høj. Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag. Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Årsregnskabet blev godkendt. 3.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 3.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Beretningen blev godkendt. 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Side 3 af 5
Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporterne blev godkendt. 3.7 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt. 3.8 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 607 personer. Heraf har 374 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal familieboliger Aktive på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 68-1 Egeparken 37 33 141 0,9 68-2 Bøgelunden 66 71 213 1,1 68-3 Frøparken 52 87 175 1,7 68-6 Brønsholmdal 54 42 78 0,8 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er bekymrende, som tidligere orienterede om er husleje i afdelingerne generelt høj, og det er givetvis hovedgrunden til de tynde ventelister. Til gengæld ligger selskabets boliger i vækstområde og trods de tynde ventelister vurderer Domea ikke at der vil opstå udlejningsvanskeligheder i den nærmeste fremtid. I forlængelse heraf bemærkes det at der ikke er mange fraflytninger i sel- Side 4 af 5
skabets familieboliger. I løbet af det seneste år er der samlet set kun flyttet 19 lejligheder, svarende til en fraflytningsprocent på 9%. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes af afdelingsmødet med endelig godkendelse af organisationsbestyrelsen. Regnskaberne forelægges på afdelingernes der planlægges afholdt til februar. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014vedlægges som bilag. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskaberne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber med forbehold for godkendelse på afdelingsmøderne. Bestyrelsen fulgte indstillingen. 5 Mødeplanlægning Det blev aftalt at næste møde planlægges på Domeas initiativ, når Domea er klar med servicecenterberegninger mv. 6 Eventuelt Maria Beckwith spurgte ind til sammenlægningsberegninger for Humlebæk Seniorpark og Frøparken. Domea vender tilbage med status. Side 5 af 5