BILAG 2 DELAFTALE 2 RAMMEAFTALE På levering af høretekniske hjælpemidler til KomUdbud Januar 2017
Indholdsfortegnelse 1 Parterne...3 4 Rammeaftalen...3 Stk. 4.5. Aftaleperiode...3 Stk. 4.6. Opsigelse af rammeaftalen...3 5 Leverandøren...4 Stk. 5.2. Leverandørens forpligtigelse...4 Stk. 5.2.2. Afprøvning...4 Stk. 5.2.3. Udlevering...4 Stk. 5.2.4. Opsætning/installation...4 Stk. 5.2.4.1. Instruktion til borgeren...4 Stk. 5.2.5. Reparation...4 Stk. 5.2.5.1. Andre mærker...5 Stk. 5.2.6. Undervisning og support...5 Stk. 5.2.7. Myndigheds- og lovkrav...5 Stk. 5.2.7.1. Sikker post...5 Stk. 5.3. Sprog...5 Stk. 5.4. Medarbejdere...6 Stk. 5.4.1. Habilitet...6 Stk. 5.4.2. Straffeattest...6 Stk. 5.4.3. Beklædning og ID...6 Stk. 5.4.4. Erklæring om tavshedspligt...6 Stk. 5.4.5. Udskiftning af medarbejdere...6 6 Leveringfrister og ferielukning...7 Stk. 6.1. Opsætning/installation...7 Stk. 6.2. Reparation...7 Stk. 6.3. Ferielukning...7 Side 2/7
1 Parterne Denne rammeaftale er indgået mellem nedenstående medlemmer af KomUdbud: Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Herning Kommune (tovholder) Ikast-Brande Kommune Kolding Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Randers Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune (vicetovholder) Aarhus Kommune Herefter samlet kaldet Kommunen - eller afhængig af sammenhæng - den enkelte kommune eller tovholderkommunen med navn, Herning Kommune. Og Navn på Leverandøren Adresse på Leverandøren Postnr. By CVR-nr.: Herefter kaldet Leverandøren. 4 Rammeaftalen Stk. 4.5. Aftaleperiode Rammeaftalens aftaleperiode er fra den 1. september 2017 til og med den 31. august 2021. Stk. 4.6. Opsigelse af rammeaftalen Rammeaftalen er uopsigelig for Leverandøren i hele aftaleperioden. Rammeaftalen er uopsigelig for Kommunen indtil to (2) år efter rammeaftalens ikrafttræden. Herefter kan rammeaftalen opsiges af Kommunen med en varsel på seks (6) måneder. Den enkelte kommune kan efter to (2) år opsige rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.. Side 3/7
5 Leverandøren Stk. 5.2. Leverandørens forpligtigelse Leverandøren er forpligtiget til at levere hjælpemidler i overensstemmelse med Leverandørens tilbud, jr. bilag 2.1. Leverandøren er forpligtiget til at levere service, installation og reparation i aftaleperioden. Dette gælder også til de kommuner, som ved rammeaftalens ikrafttræden ikke har tilmeldt sig denne del, og senere ønskes at være omfattet heraf. Stk. 5.2.2. Afprøvning Det skal være muligt at iværksætte afprøvning af hjælpemidlerne på borgerens arbejdsplads. Afprøvningen skal være muligt i minimum 30 dage. Det er Leverandøren der i samarbejde med Kommunen, står for levering og eventuelt tilbagelevering af det pågældende hjælpemiddel. Afregningen herfor vil ske til taksterne jf. bilag 2.1. Stk. 5.2.3. Udlevering Leverandøren skal udlevere hjælpemidlet til borgeren i overensstemmelse med den udstedte bevilling. Stk. 5.2.4. Opsætning/installation Leverandøren skal opsætte/installere hjælpemidler på borgerens arbejdsplads eller andet sted, såfremt dette fremgår af bevilling. Opsætning/installation bevilges samtidigt med hjælpemidlet. Hvor Leverandøren skal opsætte/installere hjælpemidlet, står Leverandøren selv for kontakten til borgeren vedrørende aftale om leveringstidspunkt mv. jf. retningslinjerne og fristerne i 6. Afregningen herfor vil ske til taksterne jf. bilag 2.1. Stk. 5.2.4.1. Instruktion til borgeren I forbindelse med opsætningen/installationen skal Leverandøren yde borgeren og evt. kollegaer en fyldestgørende instruktion til hjælpemidlets anvendelsesmuligheder og funktionalitet. Leverandøren skal, inden borgeren og borgerens arbejdsplads forlades, kontrollere, at hjælpemidlet fungerer optimalt. Stk. 5.2.5. Reparation En reparation skal, så vidt det er muligt, foregå der hvor hjælpemidlet anvendes/er installeret. Side 4/7
Med mindre en reparation er omfattet af garantiperioden, må en reparation kun ske, såfremt Leverandøren har haft kontakt til bevillingsenheden. Leverandøren skal informere Kommunen, hvis der er gennemført en garantireparation. Såfremt Leverandøren foretager en reparation, som ikke er omfattet af garantien og uden Kommunen har været inddraget, er omkostningerne hertil Kommunen uvedkommende. Leverandøren skal kontakte Kommunen, hvis Leverandøren skønner, at en reparation er uforholdsmæssigt dyrt i forhold til udskiftning af det defekte hjælpemiddel. Leverandøren sørger selv for kontakten til borgeren vedrørende aftale om tidspunkt mv. jf. fristerne i 6. Stk. 5.2.5.1. Andre mærker Leverandøren skal kunne håndtere egne tilbudte hjælpemidler såvel som andre mærker, og skal i den forbindelse kunne skaffe reservedele til disse efter behov, forudsat at Leverandørens egne hjælpemidler ikke passer til de eksisterende installationer. Stk. 5.2.6. Undervisning og support Leverandøren skal efter behov yde undervisning og support til fagpersonalet hos Kommunen. Hvis Kommunen samarbejder med et eksternt konsulentfirma 1 omkring hjælpemidlerne, omfatter undervisningen og supporten også de medarbejdere, som konsulentfirmaet har tilknyttet til opgaven hos Kommunen. Stk. 5.2.7. Myndigheds- og lovkrav Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende i henhold til denne rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Kommunen til at ophæve rammeaftalen jf. stk. 20.1. Stk. 5.2.7.1. Sikker post Leverandøren er forpligtiget til at anvende sikker post ved fremsendelse af personfølsomme oplysninger. Stk. 5.3. Sprog Al kontakt i rammeaftalens aftaleperiode skal foregå på dansk. De forpligtigelser Leverandøren har i henhold til denne rammeaftale skal udføres af medarbejder, der behersker det danske sprog således, at der ikke vil kunne opstå sproglige vanskeligheder i forbindelse med en ydelses udførelse. 1 Se i bilag 2.2 hvilke kommuner der anvender eksterne samarbejdspartnerne til udregning af borgeres behov samt hvilke kommuner, der varetager ydelsen/-erne internt. Side 5/7
Stk. 5.4. Medarbejdere Leverandøren skal sikre, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for udførelsen af ydelserne i henhold til denne rammeaftale. Medarbejderne, der skal udføre ydelser i henhold til denne rammeaftale, skal være kvalificerede og have den fornødne erfaring til at levere de efterspurgte ydelser, herunder være ajourført med den nyeste viden på det høretekniske område (indenfor høreapparater o. lign.). Hvis der gøres brug af nyuddannede eller medarbejdere uden praktisk erfaring, er Leverandøren forpligtiget til at sikre, at der sker sidemandsoplæring, så Kommunen ikke påføres unødvendige ekstra omkostninger i den forbindelse, ligesom det ikke må betyde at en opsætning/installering/montering forsinkes. Det forventes, at medarbejderne udviser forståelse for de relevante borgeres situation, er serviceminded og udviser god opførsel og imødekommenhed i den direkte kontakt med borgernes og dennes eventuelle pårørende og samarbejdspartner i Kommunen. Medarbejderne skal således tilstræbe, at det bliver et ligeværdigt møde. Stk. 5.4.1. Habilitet Leverandøren må ikke anvende medarbejdere, hvor der kan rejses rimelig tvivl om vedkommendes evne til fuldt ud at varetage Kommunens interesse. Stk. 5.4.2. Straffeattest Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af straffeattester på de medarbejdere, som skal udføre ydelser i henhold til denne rammeaftale. Dette gælder også de medarbejdere, der er ansat af eventuelle underleverandører. En ikke ren straffeattest skal forevises til den enkelte kommunes kontaktperson jf. de kommunespecifikke oplysninger (bilag 2.2), som så afgør, om det konkrete forhold har betydning for, om vedkommende kan beskæftiges på rammeaftalen. Stk. 5.4.3. Beklædning og ID Leverandørens medarbejdere skal optræde soignerede. Leverandøren skal sikre, at en medarbejder, der skal foretage installation på en borgers arbejdsplads, bærer synlig legitimation forsynet med medarbejderens billede og en entydig identifikation af medarbejderen, samt oplysninger om hvilken leverandør de kommer fra. Stk. 5.4.4. Erklæring om tavshedspligt De medarbejdere, der skal færdes på borgerens arbejdsplads skal underskrive en erklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderen har tavshedspligt jf. borgerlig straffelov 152. Stk. 5.4.5. Udskiftning af medarbejdere Leverandøren skal, på Kommunens anmodning, udskifte en medarbejder der er tilknyttet ydelserne i henhold til denne rammeaftale, hvis Kommunens anmodning er rimeligt begrundet. Eksempelvis; hvis medarbejderen ikke overholder sin tavshedspligt. Side 6/7
Såfremt der sker udskiftning af en medarbejder, skal Leverandøren tilbyde en ny medarbejder med mindst de samme faglige kvalifikationer, som den tidligere medarbejder var i besiddelse af. Udskiftningen må ikke påføre Kommunen unødigt gene eller omkostninger. Kommunen skal således eksempelvis ikke instruere eller betale for, at den nye medarbejder opnår indsigt i de ydelser, der er omfattet af denne rammeaftale. 6 Leveringfrister og ferielukning Stk. 6.1. Opsætning/installation Kontakten til borgeren skal ske indenfor fem (5) arbejdsdage fra Leverandøren har modtaget bestillingen. Opsætning/installation skal tilbydes udført indenfor 10 arbejdsdage fra Leverandøren har modtaget bestillingen. Hvis det er nødvendigt, skal Leverandøren tilbyde et servicebesøg op til 30 dage efter opsætningen/installationen er foretaget. Dette besøg er uden ekstra omkostninger for Kommunen. Stk. 6.2. Reparation Reparationen skal være udført indenfor 72 timer fra Leverandøren har modtaget bestillingen. Kan hjælpemidlet ikke repareres inden for den anførte frist, skal der stilles erstatningshjælpemiddel til rådighed. Stk. 6.3. Ferielukning Leverandøren skal ved afvikling af ferie sikre, at leveringsfrister for henholdsvis opsætning/installation og reparationer overholdes. Side 7/7