Referat af generalforsamlingen, tirsdag den 3. december 2013, kl. 19.00 i Auditoriet på Hotel Nyborg Strand. Tilstede: Bestyrelsen: Fra administrationen: Beboere: Max Rasmussen, Kurt Bjørnø, Alice Nielsen, Grethe Holm, Henrik Aa. Pedersen og Flemming Petersen Christian Nielsen, Mona K. Jensen, Jette Egebjerg, Helle Brix, Stine Lilja og Hanne Løkkebø. I alt var der udleveret 128 stemmesedler, 64 husstande (2 stemmer pr. husstand). DAGSORDEN: Pkt. 01 Valg af dirigent. Pkt. 02 Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Pkt. 03 Fremlæggelse og endelig godkendelse af årsregnskabet for perioden 01.07.2012 30.06.2013, med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for 2013-2014. Pkt. 04 Behandling af eventuelt indkomne forslag. Pkt. 05 Valg af 3 medlemmer til bestyrelsen Pkt. 06 Valg af 2 suppleanter Pkt. 07 Valg af revisor. Pkt. 08 Eventuelt. Formand Max Rasmussen bød velkommen til de fremmødte medlemmer til den ordinære generalforsamling. Ad punkt 1 Valg af dirigent På bestyrelsens vegne foreslog formanden Peder Hansen som dirigent. Peder Hansen blev valgt med applaus og takkede for valget. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt ved brev til samtlige beboere den 24. oktober 2013, og ved annonce i Lokalavisen samt Fyens Stiftstidende den 5. november 2013. Generalforsamlingen var dermed lovligt indvarslet i henhold til vedtægternes 8. Dirigenten konstaterede på baggrund heraf generalforsamlingen for beslutningsdygtig. Dirigenten forelagde dagsorden, der blev godkendt. AB Holmegaarden Side 1
Der blev valgt et stemmeudvalg, bestående af: Fra afdelingerne: Erling Olsen, Tove Pedersen Fra administrationen: Stine Lilja, Christian Nielsen Ad punkt 2 Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Velkommen til dette års Generalforsamling. Jeg skal hermed aflægge organisationsbestyrelsens beretning for det forgangne år 2012 og 13. Først vil jeg takke for fremmødet til vores generalforsamling. Det er en stor glæde, at så mange beboere og medlemmer viser interesse for vores fælles boligforening. Året har igen været præget af mange forskellige aktiviteter. Jeg vil her komme ind på nogle af de mange spændende opgaver, der er løst samt de opgaver der ligger for AB Holmegaarden. Som bekendt har vi flyttet vort kontor til nye lokaler på Sølystvej 10 A, som vi præsenterede med vin, øl og snacks for vore beboere og medlemmer, og jeg må sige der var et rigtigt flot fremmøde og stor ros til vore nye lokaler. Dernæst skal vi jo opføre 40 nye ungdomsboliger/studieboliger i de tidligere lokaler på Frisengårdsvej, og projekt er kommet i stand i tæt dialog med Nyborg Gymnasium. Opgaverne med nye byggerier, har fyldt meget rent tids og arbejdsmæssigt for administrationen. Vort meget roste byggeri ved havnekvarteret er forløbet planmæssigt og alle boliger er udlejet med indflytning som planlagt i juni og august 2013. I vor fortsatte bestræbelse på, at gøre forholdene omkring boligsituationen for beboerne i AB Holmegaarden så gode som overhovedet muligt, skal vi forsætte med at renovere de ældre afdelinger. Afdelingsbestyrelser samt beboere skal så vidt mulig inddrages i processen. Det er boligforeningens ønske, at uddanne og styrke afdelingsbestyrelserne til gavn for beboerdemokratiet. Den store renovering i afd. 12 Møllervangen er sandsynligvis den største udfordring for vore beboere, administration samt vore ejendomsfunktionærer. En dårlig licitation, samt at man i opstarten af projektet måtte udskifte Projekt og Byggeleder, har gjort, at Projektet er blevet forsinket. Udlejning af de nyrenovere boliger i afdelingen er så småt påbegyndt. Vi er blevet færdig med vort Aktivitetshus og alle beboere i møllerne har fået Møllerhuset, som er en del af den sociale helhedsplan, og hvor beboerne fra de tre Møller har nedsat en hus gruppe og stemt for en formand og bestyrelse, der skal bistå aktivitetskoordinator med aktiviteter og arrangementer fremover. Den næste store renovering vil blive afd.11 (Møllervej 1-87), hvor vi forventer endeligt tilsagn fra Landsbyggefonden, så vi kan afholde beboermøder ca. i august 2014, for derefter at komme i gang med renoveringen. Afdeling 08 (Frisengårdsvej 101-129), der også er en større renovering afventer ligeledes Landsbyggefonden med en forventet opstart også i 2014. Endvidere skal der udarbejdes en helhedsplan for afd. 20 (byejendommene) også med støtte fra Landsbyggefonden. En del af bygningerne er fredede, hvilket gør projektet mere omstendigt. Vi arbejder fortsat på at forbedre kommunikation samt information til vore beboere, dette ses tydeligt gennem vores Nyhedsbreve, der udarbejdes 4 gange årligt. Endvidere arbejdes der fortsat på udvikling af vores hjemmeside, hvilket I tydeligt kan se, senest med informationerne AB Holmegaarden Side 2
om vores renoveringer og nybyggerier. Pr. 1. juli 2014 overgår AB Holmegaarden helt til egen administration, idet den eksterne aftale med Boligkontoret Danmark er opsagt pr. 30. juni 2013. Dette bevirker, at der skal installeres nyt IT udstyr, og det fremtidige samarbejde skal foregå med EG-Bolig, der i forvejen er kendt af administrationen. I den forbindelse har AB Holmegaarden ansat Stine Lilja, idet alle opgaver helt skal løses af egen administration. Jeg vil herfra gerne slutte af med at takke vor forretningsfører og ikke mindst alle på kontoret, samt alle vore ejendomsfunktionærer for en rigtig god indsats og et godt og loyalt samarbejde. Jeg vil også takke kommunens politikere og embedsmænd for et rigtigt godt samarbejde, og for en god og konstruktiv dialog på såvel det politiske som det administrative plan. Tak til afdelingsbestyrelserne for et godt samarbejde til gavn for afdelingerne. Til mine kollegaer i bestyrelsen skal der også lyde en tak, for mange lange gode debatter i årets løb. Hermed vil jeg overlade beretningen til debat og forhåbentlig godkendelse af generalforsamlingen. Efter bestyrelsens beretning gav dirigenten mulighed for spørgsmål: En beboer havde spørgsmål til renoveringen i afdeling 15 (Møllerparken). Kunne ikke forstå at planen var, at der skulle være væv på badeværelserne - og at der ikke var penge til det, men at regnskabet kom ud med overskud? Ligeledes spurgte beboeren: Er aktivitetshuset i Møllerne afleveret fra håndværkernes side? Hvis ikke ville beboeren gerne tilbyde sin assistance ved gennemgangen. Han gav sluttelig råd til afdeling 11 (Møllervej 1-87): husk at beboerne er lovet at skulle deltage i møderne. Formand Max Rasmussen svarede herpå, at han ville vende tilbage med svar vedr. renoveringen i afd. 15(Møllerparken) og at Møllerhuset ikke var afleveret endnu. Afleveres ikke før hele afd. 12 er færdig. Afdelingsformand fra afd. 17 (Gl. Vindingevej) spurgte til aktivitetskoordinator er hun kun i Møllerne eller alle afdelinger? Og hvorfor sidder hele bestyrelsen ikke oppe foran.? Formand Max Rasmussen svarede hertil at aktivitetskoordinator var ansat gennem Landsbyggefonden som en del af den sociale helhedsplan for Møllerne. Pt. er der barselsvikar på. Boligforeningen så gerne en forlængelse af helhedsplanen. En beboer fra afdeling 20 (byejendomme): Vi har haft en sommer og efterår med skadedyr - Problemet er løst langt om længe men bygningerne trænger til en kærlig hånd. Er der tidshorisont herpå? Formand Max Rasmussen svarede hertil at Boligforeningen var fuldt ud klar over problematikken. Mange af bygningerne er fredet og der har været arbejdet på sagen i 2 år. Der er møde den 19. december 2013 med byggeforretningsfører og tidshorisont forventes til ca. 5 år. Der skal i afdeling 20 arbejdes med tilgængelighed. En beboer fra afd. 35 havde spørgsmål til forsikring: Nu er det 2. gang at det regner ind. Er det Holmegaardens forsikring der dækker? Driftschef Christian Nielsen svarede hertil at det blev dækket via 1. års gennemgangen. AB Holmegaarden Side 3
En beboer fra afd. 9 oplyste at det var dejligt at høre vi gik solo og ikke være afhængig af Boligkontoret Danmark. Hertil om boligforeningens skulle have deres eget EDB-system? Formand Max Rasmussen svarede hertil at EG bolig er ikke Boligkontoret Danmarks, men selvstændigt firma. Alle data overføres til nyt/eget system. Udgifter til Boligkontoret Danmark ophører pr. 30.06.14. Afdelingsformand fra afdeling 11 ( Møllervej) mente at formand Max Rasmussen misforstod spørgsmålet omkring aflevering af Møllerhuset. Spørgsmålet gik på håndværkerne. Han forsikrede, at han som afdelingsformand skulle følge den kommende renoveringssag i afdeling 11. Formand Max Rasmussen svarede hertil at der skal være mere medindflydelse fra beboerne i afdelingerne. Beboerne skal have indsigt i ønsker til boligerne. Beboerne skal selv sætte deres præg på boligerne indenfor rammerne. Møllerhuset er ikke afleveret endnu og der arbejdes/slås stadig med håndværkerne omkring de sidste opgaver. Herefter lod dirigenten bestyrelsens beretning gå til afstemning. BESLUTNING: Beretningen blev godkendt med applaus. Ad punkt 3 Fremlæggelse og endelig godkendelse af årsregnskabet for perioden 01/07-2012 til 30/06-2013, med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget for 2013-2014 Revisor Benny Lundgaard fra PWC forelagde organisationens regnskab for regnskabsåret 2012-2013: Regnskab 2012-2013 Revisor Benny Lundgaard var glad for at komme et sted med visioner. I har en bestyrelse som gerne vil renovere. Der er det tidsmæssige perspektiv ved at søge midler i Landsbyggefonden. De sidste puljemidler er disponeret og derfor tales om 5 årig perspektiv. Projekter af den karakter som f.eks. afdeling 20 (byejendomme) kan kun gennemføres med Landsbyggefondens hjælp. En del af huslejen er penge til Landsdispositionsfonden samt egen dispositionsfond og midler i Landsdispositionsfond kan søges tilbage ved renoveringer. Når man nu vælger at gå selvstændigt skyldes det at Boligforeningen har de nødvendige kompetencer. Revisionen oplevede et godt samarbejde og en stigende kvalitet og så fortrøstningsfuldt på egen administration. Afdelingsregnskaberne ser fornuftige ud - kun 3 afdelinger er med underskud. Der er en pæn drift i afdelingerne. Ikke dermed sagt at der ikke er udfordringer i afdelingerne. Men ikke udfordringer, der ikke kan klares. Administrationen er en del af renoveringerne og der aflægges byggeregnskaber, der ligeledes revideres. Der er lagt et budget fra årets start. Det er holdt til næsten punkt og prikke. Et overskud på tkr. 18. Regnskabet ser fornuftigt ud. Bedre forretning end budgetlagt. Midlerne skal forrentes AB Holmegaarden Side 4
bedst muligt. Forrentning af indestående er fornuftigt ift. markedet. Dispositionsfonden på ca. 13 mill. er pænt, men arbejdskapitalen er for lille. Denne dækker budgetudsvingene. Denne arbejdskapital skal gerne være højere enten via bidrag fra afdelingerne eller overskud. Balancen ser fornuftig ud. Nye lokaliteter er lejet, hvilket er fornuftigt - både i forhold til fleksibilitet og pris. Største balancepost er midlerne - som primært er afdelingernes midler. Boligforeningen står overfor investeringer i forbindelse med egen administration. Der kommer udgifter til personale og IT. Der findes d.d. kun 2 systemer som kan varetage dette (Unik og EG Bolig). Det er en fordel at fortsætte i samme system. Samlet konklusion er at I kan være stolte over det, der er sat i søen. Idet der ingen spørgsmål var til regnskabet konkluderede dirigenten, at det hermed var godkendt. Budget 2013-2014 Budget 2013-2014 er det sidste budget med udgifter til Boligkontoret Danmark - Der bliver formentlig en merudgift i regnskabsåret 2013-2014, idet man vælger at bemande op til den nye situation. Budgettet ligner på mange punkter det forrige. Det er ikke kun økonomi der ligger bag en beslutning om at være egen administration. Der er en stigning på budgettet på tkr. 400 og der er ligeledes kommet flere boliger til. Renterne budgetteres forsigtigt. En beboer så gerne at regnskabet blev sendt ud sammen med indkaldelsen og ville gerne have tid til forberedelse. Dirigenten svarede hertil at det stod i indkaldelsen at regnskabet kunne rekvireres ved administrationen. BESLUTNING: Årsregnskab 2012/2013 for organisationen og afdelingerne samt protokollat blev godkendt. Budgettet for 2013-2014 blev taget til efterretning. Ad punkt 4 Behandling af eventuelt indkomne forslag. Ingen indkomne forslag. Ad punkt 5 Valg af 3 medlemmer til bestyrelsen AB Holmegaarden Side 5
Dirigenten oplyste, at Grethe Holm og Lasse Fjordhøj ikke ønskede genvalg. Flemming Pedersen ønskede genvalg. Dirigenten oplæste skrivelse fra Erik Aamand Andersen, som ønskede at stille op til bestyrelsen. Dirigenten ønskede yderligere forslag: Kandidater: Flemming Pedersen afd. 35 Erik Aamand Andersen afd. 9 Leif Christensen afd. 11 Inge Madsen afd. 8 Annemarie Munck afd. 9 Susanne Christensen afd. 5 Per Kreutzfeldt afd. 35 En beboer spurgte ind til, hvor det stod i vedtægterne, at man kunne være valgbar uden at være tilstede. Dirigenten svarede hertil at dette var undersøgt ved Boligselskabernes Landsforening og at det var muligt. Af vedtægternes 11 fremgår, at lejere og disse myndige husstandsmedlemmer er valgbare. Herefter var der en længere drøftelse af valgprocedure. Kandidaterne præsenterede sig og i præsentationsrunden oplyste Inge Madsen, at hun ikke ønskede at være kandidat. Afstemningsresultat: Flemming Pedersen afd. 35 112 stemmer Erik Aamand Andersen afd. 9 61 stemmer Leif Christensen afd. 11 48 stemmer Annemarie Munk afd. 9 31 stemmer Susanne Christensen afd. 5 21 stemmer Per Kreutzfeldt afd. 35 92 stemmer Blanke 7 stemmer Ugyldige 11 stemmer Ej afleveret 1 stemme BESLUTNING: Nye medlemmer til bestyrelsen blev: Flemming Pedersen afd. 35 112 stemmer Per Kreutzfeldt afd. 35 92 stemmer Erik Aamand Andersen afd. 9 61 stemmer AB Holmegaarden Side 6
Ad punkt 6 Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen Dirigenten spurgte forsamlingen om muligt, at dem der var 4 og 5 medlem kunne blive suppleanter. Dirigentens forslag blev afslået, idet der kom nye forslag til suppleanter. Kandidater: Svend Erik Andersen afd. 35 Peter Thomsen afd. 19 Patrick Lønsmann afd. 35 Susanne Christensen afd. 05 Leif Christensen afd. 11 Annemarie Munk afd. 9 Dirigenten oplyste, at valgperioden var et år. Kandidaterne præsenterede sig selv. Afstemningsresultat: Svend Erik Andersen afd. 35 40 stemmer Peter Thomsen afd. 19 34 stemmer Patrick Lønsmann afd. 35 84 stemmer Susanne Christensen afd. 05 21 stemmer Leif Christensen afd. 11 37 stemmer Annemarie Munk afd. 9 27 stemmer Ugyldige 12 stemmer Ej afleveret 1 stemme BESLUTNING: Patrick Lønsmann afd. 35 84 stemmer 1. suppleant Svend Erik Andersen afd. 35 40 stemmer 2. suppleant Organisationsbestyrelsen består herefter af: Formand Max Rasmussen, afd. 19 (valgt i 2012 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Kurt Bjørnø, afd. 18 (valgt i 2012 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Henrik Aa. Pedersen, afd. 12 (valgt i 2012 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Alice Nielsen, afd. 7 (valgt i 2012 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Flemming Petersen, afd 35 (valgt i 2013 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Per Kreutzfeldt, afd. 35 (valgt i 2013 for 2 år) Bestyrelsesmedlem Erik Aa. Andersen, afd. 9 (valgt i 2013 for 2 år) 1. suppleant Patrick Lønsmann, afd. 35 (valgt i 2013 for 1 år) 2. suppleant Svend Erik Andersen, afd. 35 (valgt i 2013 for 1 år) AB Holmegaarden Side 7
Ad punkt 7 Valg af revisor. Bestyrelsen indstillede revisorfirmaet PricewaterhouseCoopers til genvalg. BESLUTNING Generalforsamlingen godkendte genvalg af PWC som boligforeningens revisor. Ad punkt 8 Eventuelt Dirigenten gav ordet frit til debat. En afdelingsformand ville gerne vide noget omkring tavshedspligt i afdelingsbestyrelse og hovedbestyrelse. Dirigenten oplyste, at personsager ikke måtte drøftes udenfor bestyrelseslokalet. I forhold til almindelige sager måtte man kun give udtryk for egen holdning og ikke andres. Der var herefter en drøftelse af tavshedspligt. Afdelingsformand fra afd. 17 (Gl. Vindingevej). Afdelingsformanden ville gerne høre om AB Holmegaarden ville lave en aktivitetsdag en gang om året for alle afdelinger for se, hvad der skete rundt i afdelingerne - både indendørs og udendørs og give afdelingerne mulighed for at være sammen.? Formand Max Rasmussen svarede hertil han så velvilligt på et arrangement, der kom fra afdelingerne og gjorde opmærksom på, at det var afdelingerne, der skulle dele udgifterne hertil. Afdelingsformanden bad om en overvejelse af et arbejdsudvalg. Afdelingsformanden fra afd. 11 (Møllervej) var fortaler for at afdelingsbestyrelserne indkaldes til kurser, så de blev en forlænget arm til Hovedbestyrelsen. I forhold til arrangementer kunne han oplyse, at Møllerne havde den sociale helhedsplan, og at der 2 gange om måneden var bankospil, udflugt hvert år, Sct. Hans fest, Fastelavnsfest mv. Det er bare for afdelingerne om at komme i gang, men det kræver noget arbejde. Formand Max Rasmussen svarede hertil at afdelingsbestyrelserne fik oplysning om, hvor og hvornår der var kurser. At boligforeningen årligt afholdte kursus for afdelingsbestyrelserne med spisning. Afdelingsbestyrelserne skal selv holde sig orienteret ved Boligselskabernes Landsforening (BL). Kurser skal budgetteres. Han oplyste ligeledes at der igen næste år var fællesmøde for afdelingsbestyrelserne. Afdelingsformand fra afdeling 12 (Møllervangen) oplyste, at afdelingsbestyrelsen havde været til konference og at afdelingerne skulle være villige til at afsætte kr. 20.000 årligt til kurser. Afdelingsformand fra afdeling 17 (Gl. Vindingevej) oplyste at de havde fået tilbud om dyre kurser og at bestyrelsen var enige i, at det var mange penge. Han oplyste, at de ikke ville belaste huslejen med dette. Han så gerne en overvejelse om at lave kurserne i Nyborg. En beboer fra afdeling 23 (Toldbodgade, Jernbanegade, Havnegade) m.h.t. tavshedspligt. De må ikke sladres om personlige ting. Hovedbestyrelsen skal henstille til afdelingsbestyrelsen omkring tavshedspligt. Dirigenten oplyste, at alle nye medlemmer underskriver en tavshedspligtserklæring. AB Holmegaarden Side 8
En beboer fra afdeling 35 (Remisegade) havde spørgsmål til færdiggørelse af lejemålene. Hvornår gøres der noget ved ovnene? Driftschef Christian Nielsen svarede, at sagen lå ved rådgiverne. Der er sendt skrivelser rundt vedr. ovnene. Vi håber det snarest bliver bragt i orden, og sagen er ikke afleveret 100% endnu. Herefter gav dirigenten ordet til formand Max Rasmussen: Igen i år uddeles Ole Jørgensen fonden. Der er mange der har søgt i år. Bestyrelsen har valgt at årets Ole Jørgens Fond går til afdeling 1,3,4,5,7,16 til forbedring af boldbane. Der er søgt om hjælp til et hegn bagved målet. Afdelingsformand for afdeling 1,3,4,5,7,16 (Holmen) modtog prisen og fik overrakt blomster. Formand Max Rasmussen takkede dirigenten for hans arbejde og tålmodighed og takkede alle for deres fremmøde og for deres interesse for Holmegaarden. Generalforsamlingen sluttede kl. 21.35 Referent: Jette Egebjerg 3. december 2013 dirigenten formanden AB Holmegaarden Side 9